■概要
毎月の勤務データファイルの処理、特にGmailで受信し、内容をOCRで読み取り、Microsoft Excelへ手入力する作業は手間がかかり、ミスの原因にもなりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailでの特定メール受信をきっかけに、添付された勤務データファイルをOCRで自動的に読み取り、AI機能で給与計算に必要な情報を整理、そしてMicrosoft Excelへそのデータを追加するまでの一連のプロセスを自動化し、業務の効率化を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで勤務データファイルを受け取り、手作業でMicrosoft Excelに転記している人事労務担当の方
- OCRやAIを活用した給与計算関連業務の自動化によって、作業負担を軽減したいと考えている方
- 毎月の定型業務から解放され、より付加価値の高いコア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのファイル受信からMicrosoft Excelへのデータ追加までを自動化することで、手作業によるデータ処理時間を短縮します。
- OCRやAI機能の活用により、手入力に伴う転記ミスや計算漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、勤務データファイルが添付されたメールを特定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定して、受信したファイルから勤務データを抽出します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションを設定し、抽出した勤務データをもとに給与計算に必要な情報を整理・生成します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定して、整理・生成されたデータを指定のExcelファイルに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、受信を検知したいメールの件名や本文に含まれるキーワードを任意で指定可能です。
- OCR機能では、読み取り対象のファイルから抽出したい項目を任意でカスタムできます。
- AI機能では、テキストを生成するためのプロンプトを任意でカスタムでき、定型文の指示や、前段階のオペレーションで取得した情報を変数として設定することが可能です。
- Microsoft Excelへのレコード追加アクションでは、データを追加する先のファイルやシートを任意で指定でき、各項目に対して前段階で取得したどの情報を割り当てるか、または固定値を設定するかなど、柔軟にカスタムが可能です。
■注意事項
- Gmail、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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