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「Brushupで管理しているコンテンツの一覧、手作業でまとめるのが大変…」
「定期的にコンテンツの状況をリストアップして報告する必要があるけど、時間がかかって他の業務が進まない…」
このように、レビューツール「Brushup」で管理しているコンテンツの一覧作成や情報収集に、手間や時間を取られていませんか？
もし、指定した条件に基づいてBrushupからコンテンツの一覧を自動で取得し、使い慣れたスプレッドシートなどに素早く記録できる仕組みがあれば、こうした日々の定型業務から解放されます。
コンテンツの企画や分析といった、より創造的な業務に集中する時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、コンテンツ管理業務をもっと楽にしましょう！
YoomにはBrushupのコンテンツ一覧を取得する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから、フォームに回答があった際に、その内容をもとにBrushupからコンテンツの一覧を取得し、Google スプレッドシートに自動で追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Brushup／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
Brushupのマイアプリ連携
アプリ一覧の検索窓からBrushupを検索し、クリックします。
以下の画面が表示されます。
「アカウント名」：任意で管理用名称を設定
「アクセストークン」：Brushupの担当者へ問い合わせ
全ての設定が完了したら「追加」をクリックしましょう。
Google スプレッドシートのマイアプリ連携
基本ナビの手順に沿って登録してください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
コピーすると以下のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう。
ここからはフローボットの設定を進めていきます。
まず、「フォーム」をクリックしてください。
フォームは元から設定されており、【コンテンツ取得対象のアイテムID】や【連絡先メールアドレス】が送信できるようになっています。
フォームのカスタマイズも可能ですが、一部有料プランの機能も含まれています。
有料プランにはトライアル期間があるので、気になる方はお試しください！
下へスクロールすると、「完了ページの設定」が表示されます。
共有フォーム利用時のフローボット起動者設定では、フォームに回答が送信された際に、どのユーザーをフローボットの起動者とするかを選択できます。
この設定で、エラーが発生したときの通知が誰に届くかを管理できます。
任意で必要があれば変更し、「次へ」をクリックしましょう。
「フォームの表示設定と取得した値の設定」が、表示されます。
取得した値に【テストで使用する値】を入力していきましょう。
後続のアクションでBrushupとの紐づけが必要になるため、実際に登録してあるアイテム、またはテスト用のアイテムを作成してから進めることをおすすめします。
今回は下記のテスト用データをBrushupに作成しました。
全て入力したら「完了」を押してください。
フォームの内容を基にコンテンツ情報を取得する設定をしていきます。
「コンテンツの一覧を取得」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Brushupと連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
「アイテムID」を取得した値を引用し設定してください。
取得した値を引用することで、トリガーが実行されるたびに最新の値が反映されます。
テストが成功すると、下記のような取得した値が表示されます。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
アイテムの内容が反映していればOKです。「完了」を押して次に進みましょう！
取得したアイテムの数だけループ処理を行って、レコードに追加していきます。
「同じ処理を繰り返す」をクリックしてください。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。
フリープラン・ミニプランではエラーになってしまうためご注意ください。
有料プランには、2週間の無料トライアルができ、期間中は通常は制限されるアプリや機能（オペレーション）も使えますので、この機会にぜひお試しください。
繰り返し対象の取得した値を設定します。
「オペレーション」はプルダウンから「コンテンツの一覧を取得」を選択しましょう。
「取得した値」には、ループ処理で用いるレコードの項目(コンテンツの一覧やファイル名の一覧)を設定し、最後に「完了」をクリックしてください。
《参考》「同じ処理を繰り返す」の設定方法
取得したBrushupのコンテンツ情報をGoogle スプレッドシートに自動で追加する設定を行います。
設定を行う前に情報を転記するシートを作成しておきましょう。
作成が完了したらYoomに戻り設定を進めています。
「レコードを追加する」を、クリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Google スプレッドシートと連携するアカウントに間違いがないかを確認しましょう。
次に、データベースの連携を行います。
「スプレッドシートID」と「スプレッドシートのタブ名」は、入力欄をクリックして表示される候補から作成したシートを選択してください。
「テーブル範囲」は、作成したシートに合わせ直接入力してください。
設定が完了したら「次へ」をクリックしましょう。
追加するレコードの値を、設定しましょう。
「アイテムID」と「確認希望者の連絡先」は取得した値の【フォーム】から引用し、それ以外の項目は、取得した値の【ループ変数】を引用し設定してください。
この設定により、フォームが送信されるたびに最新のコンテンツを一覧で自動追加できます。
全ての設定が完了したら「テスト」を押してください。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
また、実際にレコードが追加されるので、Google スプレッドシートを確認してみましょう。
確認できたら、Yoomに戻り「完了」を押してください。
最後に、情報を取得したことを通知するメールの設定を行いましょう。
「メールを送る」を、クリックしてください。
「To」は、取得した値を引用し設定してください。
なお、特定の関係者への通知とする場合は、任意のメールアドレスを設定してください。
「件名」と「本文」は、下図のように取得した値を活用して自由に入力できます。
用途に合わせて、固定値と変数（取得した値）を組み合わせ設定してみましょう。
入力が完了したら「次へ」を押してください。
入力した内容が表示されます。
内容に誤りがないか確認し、問題なければ「テスト」を押してください。
テストに成功すると、指定したメールアドレス宛にメールが届くので確認してみましょう。
確認できたら、Yoomに戻り「完了」を押してください。
これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう！お疲れさまでした。
以上が、フォームに回答があった際に、その内容をもとにBrushupからコンテンツの一覧を取得し、Google スプレッドシートに自動で追加するフローの連携手順になります！
今回ご紹介した自動化フロー以外にも、Brushupと多様なアプリを連携して、さまざまな業務フローの自動化を実現するテンプレートが、Yoomにはすでに用意されています。
たとえば、Brushup上でのアイテム登録や更新などのアクションをきっかけに、チャットツールへの通知やデータベースへの追加なども自動化可能です。
Yoomを使えば幅広いアプリと連携できるので、ぜひ活用してみてくださいね！
■概要
Brushupで新しくアイテムが登録されたらMicrosoft Teamsに通知するフローです。
BrushupとMicrosoft Teamsを連携するとBrushupに登録されたアイテムをMicrosoft Teamsに自動的に通知することができるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
■注意事項
・Brushup、Microsoft TeamsそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Brushupで新たにアイテムが登録されたらMicrosoft Excelに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.フィードバックのやり取りでBrushupを活用している方
・Brushupを通じて制作物のレビューや修正を行っている方
・Brushupで登録したアイテムをMicrosoft Excelに自動で追加したい方
2.管理業務でMicrosoft Excelを利用している方
・制作物の進行状況をMicrosoft Excelで管理している方
・Microsoft ExcelへのBrushupのアイテム追加を手動で行っている方
■このテンプレートを使うメリット
Brushupを利用することで、制作物のレビューや修正を効率的に進めることができます。
しかし、BrushupのアイテムをMicrosoft Excelにも手動で追加している場合、手間だと感じているかもしれません。
Microsoft ExcelへのBrushupのアイテム追加を自動化したい方に、このテンプレートは適しています。
Brushupで新しいアイテムが登録されるとMicrosoft Excelにも追加されるため、管理業務を効率化することができます。
また、Brushupでの対応状況が可視化されるため、チーム全体での進捗をスピーディーに把握することが可能です。
■注意事項
・Brushup、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Brushupで新たにアイテムが登録されたらTrelloに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.制作物の管理でBrushupを活用している方
・業務でBrushupを導入しているチーム
・制作物に対するフィードバックの収集や管理をしているプロジェクトマネージャー
2.TrelloでBrushupのアイテムを管理している方
・BrushupのアイテムをTrelloで一元管理している方
・TrelloとBrushupの連携を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Brushupを利用することで、制作物に対するフィードバックの収集や管理を効率的に行うことができます。
しかし、BrushupのフィードバックをTrelloにタスクとして追加している場合、手動による追加作業は手間です。
このテンプレートは、Brushupで新たにアイテムが追加されるとTrelloにタスクとして追加することができます。
Trelloにタスクを追加する手間が無くなるため、常にタスクにおける最新情報を確認できるようになり、作業の抜け漏れを防止することができます。
また、タスクの自動追加により、Trelloにおけるタスク管理も楽になるため、プロジェクト管理における管理工数を削減することが可能です。
■注意事項
・Brushup、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Brushupで新たにアイテムが登録されたらZendeskに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でBrushupを活用している方
・制作物のレビューや修正対応でBrushupを利用している方
・複数のチームでBrushupを使用しているプロジェクト
2.管理業務でZendeskを使用している方
・BrushupとZendeskの連携を効率化したい方
・Zendeskのチケット管理を担当しているプロジェクトマネージャー
■このテンプレートを使うメリット
Brushupは制作物の管理に適したツールで、複数のチームで共同作業をしている場合でもレビューや修正対応を効率よく進めることができます。
しかし、BrushupのアイテムをZendeskにも手動で登録し管理している場合、時間がかかり手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Brushupでアイテムが登録されると自動でZendeskにも追加することができます。
Zendeskへの手動による追加作業が不要となるため、対応すべきチケットの誤入力や登録漏れを防止することが可能です。
■注意事項
・Brushup、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Brushupで登録されたタスクの期日をGoogleカレンダーに登録するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.タスク管理でBrushupを利用している方
・Brushupを活用してフィードバックやレビュー依頼を行っている方
・制作業務に携わっている方
2. 管理業務でGoogleカレンダーを利用している方
・スケジュール管理をGoogleカレンダーで行っている方
・Brushupのタスク期日をGoogleカレンダーに連携したい方
■このテンプレートを使うメリット
BrushupにおけるタスクをGoogleカレンダーでチームメンバーと共有している場合、毎回の登録作業は手間です。
また、Googleカレンダーへの反映が遅れてしまうとタスクの期日の共有にタイムラグが生じてしまい、業務の遅延が発生する恐れがあります。
Brushupに登録されたタスクをGoogleカレンダーに効率的に反映させたいという方に、このフローは適しています。
このフローでは、Brushupにタスクが登録されるとタスクの期日をGoogleカレンダーに自動で登録できるため、チームメンバーとの期日の共有がスピーディーなります。
タスクの期日が正確にGoogleカレンダーに連携されることで、作業漏れを防止し、スケジュール管理を効率化することが可能です。
■注意事項
・Brushup、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Brushupに新規アイテムが登録されたら、kintoneに連携してアイテムの内容を引用してレコードを登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Brushupを使用して校閲等行なっている方
・自身の制作物をチェックしてもらいたい業務委託を受けているデザイナー
・企業のマーケティングに関するものを制作するコンテンツクリエイターやマーケター
2.kintoneでデータなどを管理し、処理する必要のある方
・番号で制作物を管理しているデザイン会社の職員
・営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・Brushupのアイテムの登録をトリガーにフローボットが自動で起動するため、手作業による手間を省くことができます。
・自動でkintoneへ登録ができるため、制作物や帳票類の管理の制度を上げることができます。
・Brushupの更新情報をkintoneで共有することで、チームメンバー全員が常に最新の情報を把握することができます。
■注意事項
・Brushup、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Brushupでアイテムが更新される毎に、LINE WORKSに通知するフローです。
BrushupとLINE WORKSを連携するとBrushupに更新されたアイテムをLINE WORKSに自動的に通知することができるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができ作業効率の改善に繋がります。
LINE WORKSに通知する内容は自由にカスタマイズができます。
■注意事項
・Brushup、LINE WORKSそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Chatworkでメンションされたら、Brushupに連携して特定のアイテム情報を取得するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Chatworkを主なコミュニメーションツールとして使用している方
・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
・部署を超えたやりとりが発生する企業の方
2. Brushupを使用して校閲等行なっている方
・自身の制作物をチェックしてもらいたい業務委託を受けているデザイナー
・企業のマーケティングに関するものを制作するコンテンツクリエイターやマーケター
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・デジタルツールを利用してデータ管理を行なっているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・Chatworkでのメンションをトリガーにフローボットが起動するため、メッセージの確認がなくても業務を進めることができます。
・特定のアイテム情報を自動で取得できるため、手作業によって探す手間が省け、業務の効率化につながります。
■注意事項
・Brushup、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
Brushupのコンテンツ一覧取得を自動化することで、これまで手作業で行っていた情報収集やリスト作成の手間を削減し、転記ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、コンテンツの状況をスピーディーかつ正確に把握でき、分析や次の企画立案といったコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」は、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひアカウント登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：フォーム入力以外で自動実行できますか？
A：
はい、実行可能です。
トリガーとなるアクションは様々な設定ができ、特定のメール受信やお使いのアプリをトリガーとする自動化も可能です。
詳しくは基本的なフローボットの作成方法をご確認ください。
Q：Google スプレッドシートの既存の行を更新できますか？
A：
今回は「追加」を例にご紹介しましたが、既存行の「更新」も自動化できます。
設定は「レコードを追加」アクションを「レコードを更新」アクションに差し替えるとご利用いただけます。
Q：自動化が失敗した場合、どうなりますか？
A：
自動化が失敗した場合、Yoomに登録したメールアドレスに通知が届きます。
また、Yoom画面上に「認証に失敗しました」「設定内容に誤りがある」などのエラーメッセージが表示されます。
エラーが起きた際の対応方法については下記のサイトをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
