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「Brushupで管理しているコンテンツの一覧、手作業でまとめるのが大変…」
「定期的にコンテンツの状況をリストアップして報告する必要があるけど、時間がかかって他の業務が進まない…」
このように、レビューツール「Brushup」で管理しているコンテンツの一覧作成や情報収集に、手間や時間を取られていませんか？
もし、指定した条件に基づいてBrushupからコンテンツの一覧を自動で取得し、使い慣れたスプレッドシートなどに素早く記録できる仕組みがあれば、こうした日々の定型業務から解放されます。
コンテンツの企画や分析といった、より創造的な業務に集中する時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、コンテンツ管理業務をもっと楽にしましょう！
YoomにはBrushupのコンテンツ一覧を取得する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから、フォームに回答があった際に、その内容をもとにBrushupからコンテンツの一覧を取得し、Google スプレッドシートに自動で追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Brushup／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
Brushupのマイアプリ連携
アプリ一覧の検索窓からBrushupを検索し、クリックします。
以下の画面が表示されます。
「アカウント名」：任意で管理用名称を設定
「アクセストークン」：Brushupの担当者へ問い合わせ
全ての設定が完了したら「追加」をクリックしましょう。
Google スプレッドシートのマイアプリ連携
基本ナビの手順に沿って登録してください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
コピーすると以下のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう。
ここからはフローボットの設定を進めていきます。
まず、「フォーム」をクリックしてください。
フォームは元から設定されており、【コンテンツ取得対象のアイテムID】や【連絡先メールアドレス】が送信できるようになっています。
フォームのカスタマイズも可能ですが、一部有料プランの機能も含まれています。
有料プランにはトライアル期間があるので、気になる方はお試しください！
下へスクロールすると、「完了ページの設定」が表示されます。
共有フォーム利用時のフローボット起動者設定では、フォームに回答が送信された際に、どのユーザーをフローボットの起動者とするかを選択できます。
この設定で、エラーが発生したときの通知が誰に届くかを管理できます。
任意で必要があれば変更し、「次へ」をクリックしましょう。
「フォームの表示設定と取得した値の設定」が、表示されます。
取得した値に【テストで使用する値】を入力していきましょう。
後続のアクションでBrushupとの紐づけが必要になるため、実際に登録してあるアイテム、またはテスト用のアイテムを作成してから進めることをおすすめします。
今回は下記のテスト用データをBrushupに作成しました。
全て入力したら「完了」を押してください。
フォームの内容を基にコンテンツ情報を取得する設定をしていきます。
「コンテンツの一覧を取得」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Brushupと連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
「アイテムID」を取得した値を引用し設定してください。
取得した値を引用することで、トリガーが実行されるたびに最新の値が反映されます。
テストが成功すると、下記のような取得した値が表示されます。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
アイテムの内容が反映していればOKです。「完了」を押して次に進みましょう！
取得したアイテムの数だけループ処理を行って、レコードに追加していきます。
「同じ処理を繰り返す」をクリックしてください。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。
フリープラン・ミニプランではエラーになってしまうためご注意ください。
有料プランには、2週間の無料トライアルができ、期間中は通常は制限されるアプリや機能（オペレーション）も使えますので、この機会にぜひお試しください。
繰り返し対象の取得した値を設定します。
「オペレーション」はプルダウンから「コンテンツの一覧を取得」を選択しましょう。
「取得した値」には、ループ処理で用いるレコードの項目(コンテンツの一覧やファイル名の一覧)を設定し、最後に「完了」をクリックしてください。
《参考》「同じ処理を繰り返す」の設定方法
取得したBrushupのコンテンツ情報をGoogle スプレッドシートに自動で追加する設定を行います。
設定を行う前に情報を転記するシートを作成しておきましょう。
作成が完了したらYoomに戻り設定を進めています。
「レコードを追加する」を、クリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Google スプレッドシートと連携するアカウントに間違いがないかを確認しましょう。
次に、データベースの連携を行います。
「スプレッドシートID」と「スプレッドシートのタブ名」は、入力欄をクリックして表示される候補から作成したシートを選択してください。
「テーブル範囲」は、作成したシートに合わせ直接入力してください。
設定が完了したら「次へ」をクリックしましょう。
追加するレコードの値を、設定しましょう。
「アイテムID」と「確認希望者の連絡先」は取得した値の【フォーム】から引用し、それ以外の項目は、取得した値の【ループ変数】を引用し設定してください。
この設定により、フォームが送信されるたびに最新のコンテンツを一覧で自動追加できます。
全ての設定が完了したら「テスト」を押してください。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
また、実際にレコードが追加されるので、Google スプレッドシートを確認してみましょう。
確認できたら、Yoomに戻り「完了」を押してください。
最後に、情報を取得したことを通知するメールの設定を行いましょう。
「メールを送る」を、クリックしてください。
「To」は、取得した値を引用し設定してください。
なお、特定の関係者への通知とする場合は、任意のメールアドレスを設定してください。
