「受信したメール情報をZoho Sheetに手入力する作業、自動化できないかな…」
「受信日時や件名を一つずつZoho Sheetへコピペするのに時間がかかって、他の業務が進まない…」
このように、Zoho Sheetへの手作業でのデータ入力に限界を感じていませんか？
もしGmailで受信したメール情報をZoho Sheetのワークシートに自動でレコード追加できる仕組みがあればこれらの悩みから解放されますね。
その結果、より重要な業務に集中する時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化フローはノーコードで簡単に設定できます。手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには
GmailのデータをZoho Sheetに記録する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！
Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Zoho Sheetのワークシートにレコードを追加する
試してみる
■概要
Gmailで受信した特定メールの内容を、手作業でZoho Sheetに転記する作業に手間を感じていませんか。このような定型的な転記作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、自動でZoho Sheetのワークシートにレコードを追加できるため、手作業によるデータ入力を効率化し、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する問い合わせや注文情報を、手作業でZoho Sheetに転記している方
- Zoho Sheetへのワークシートレコード追加作業を自動化し、入力ミスを未然に防ぎたい方
- メールでのやり取りとデータ管理の連携を効率化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信をトリガーにZoho Sheetへレコードが自動で追加されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を削減します。
- システムが自動で処理を行うため、手作業による入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとZoho SheetをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでZoho Sheetを選択し、「ワークシートにレコードを追加」のアクションを設定し、メールから取得した情報を紐づけます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化のきっかけとしたいメールを特定するために、件名や本文に含まれる任意のキーワード（例：「お問い合わせ」「新規注文」など）を設定してください。
- Zoho Sheetのオペレーション設定では、レコードを追加したい対象のワークブックIDとワークシート名を任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、Zoho SheetのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailの受信メールをZoho Sheetに自動でレコード追加するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、
Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Zoho Sheetのワークシートにレコードを追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定していくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Gmail／Zoho Sheet
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- GmailとZoho Sheetのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Gmailのトリガー設定とZoho Sheetのアクション設定
- フローをONにし、動作を確認
Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Zoho Sheetのワークシートにレコードを追加する
試してみる
■概要
Gmailで受信した特定メールの内容を、手作業でZoho Sheetに転記する作業に手間を感じていませんか。このような定型的な転記作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、自動でZoho Sheetのワークシートにレコードを追加できるため、手作業によるデータ入力を効率化し、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する問い合わせや注文情報を、手作業でZoho Sheetに転記している方
- Zoho Sheetへのワークシートレコード追加作業を自動化し、入力ミスを未然に防ぎたい方
- メールでのやり取りとデータ管理の連携を効率化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信をトリガーにZoho Sheetへレコードが自動で追加されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を削減します。
- システムが自動で処理を行うため、手作業による入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとZoho SheetをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでZoho Sheetを選択し、「ワークシートにレコードを追加」のアクションを設定し、メールから取得した情報を紐づけます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化のきっかけとしたいメールを特定するために、件名や本文に含まれる任意のキーワード（例：「お問い合わせ」「新規注文」など）を設定してください。
- Zoho Sheetのオペレーション設定では、レコードを追加したい対象のワークブックIDとワークシート名を任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、Zoho SheetのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：GmailとZoho Sheetのマイアプリ連携
ここではYoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
GmailとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
Zoho SheetとYoomのマイアプリ登録
以下のナビで解説されているZoho CRMと同じ手順で連携可能です。
ステップ2：テンプレートをコピー
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Zoho Sheetのワークシートにレコードを追加する
試してみる
■概要
Gmailで受信した特定メールの内容を、手作業でZoho Sheetに転記する作業に手間を感じていませんか。このような定型的な転記作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、自動でZoho Sheetのワークシートにレコードを追加できるため、手作業によるデータ入力を効率化し、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する問い合わせや注文情報を、手作業でZoho Sheetに転記している方
- Zoho Sheetへのワークシートレコード追加作業を自動化し、入力ミスを未然に防ぎたい方
- メールでのやり取りとデータ管理の連携を効率化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信をトリガーにZoho Sheetへレコードが自動で追加されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を削減します。
- システムが自動で処理を行うため、手作業による入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとZoho SheetをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでZoho Sheetを選択し、「ワークシートにレコードを追加」のアクションを設定し、メールから取得した情報を紐づけます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化のきっかけとしたいメールを特定するために、件名や本文に含まれる任意のキーワード（例：「お問い合わせ」「新規注文」など）を設定してください。
- Zoho Sheetのオペレーション設定では、レコードを追加したい対象のワークブックIDとワークシート名を任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、Zoho SheetのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
ステップ3：Gmailのトリガー設定
取得するメールの条件を設定します。
「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」のまま「次へ」をクリックします。
まずトリガーの起動間隔をプルダウンから選択してください。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に、フローボットを起動するためのキーワードを設定しましょう。
今回は、件名の単語やフレーズでメールを検索する「subject:」という演算子を使っています。
※演算子についての詳細はGmail の検索を絞り込むをご参照ください。
続けて連携したGmailアドレスに、先ほど決めたキーワードを含むテストメールを送信しましょう。今回は以下のように、件名に「システム障害」というワードが入ったメールを送信しました。
ここまで完了したらYoomの設定画面に戻りテストしてください。
成功したら保存しましょう。ここで取得した値を次以降のステップで活用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に「テスト」を実行して取得した値のことです。後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：Zoho Sheetのアクション設定
先ほど取得したGmailのメール情報を、Zoho Sheetのワークシートに記録します。
準備として、記録するためのシートをご用意ください。
用意できたらYoomの設定画面に戻り「ワークシートにレコードを追加」をクリック。
