■概要
Gmailで受信した特定メールの内容を、手作業でZoho Sheetに転記する作業に手間を感じていませんか。このような定型的な転記作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、自動でZoho Sheetのワークシートにレコードを追加できるため、手作業によるデータ入力を効率化し、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する問い合わせや注文情報を、手作業でZoho Sheetに転記している方
- Zoho Sheetへのワークシートレコード追加作業を自動化し、入力ミスを未然に防ぎたい方
- メールでのやり取りとデータ管理の連携を効率化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信をトリガーにZoho Sheetへレコードが自動で追加されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を削減します。
- システムが自動で処理を行うため、手作業による入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとZoho SheetをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでZoho Sheetを選択し、「ワークシートにレコードを追加」のアクションを設定し、メールから取得した情報を紐づけます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化のきっかけとしたいメールを特定するために、件名や本文に含まれる任意のキーワード（例：「お問い合わせ」「新規注文」など）を設定してください。
- Zoho Sheetのオペレーション設定では、レコードを追加したい対象のワークブックIDとワークシート名を任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、Zoho SheetのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
