「Googleフォームで送られた情報を、手作業でZoho Sheetの管理表に転記するのが大変…」
「最新情報をZoho Sheetに反映させるのに時間がかかり、更新漏れも発生してしまう…」
このように、Zoho Sheetのワークシートを手作業で更新する業務に手間や課題を感じていませんか？
もしGoogleフォームに新しい回答が送信された際、Zoho Sheetの対応するレコードを探し出して自動更新する仕組みがあればこれらの悩みから解放されますね。
これにより正確なデータを維持しながら、より重要な分析業務などに集中する時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化フローはノーコードで簡単に設定できます。手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには
Zoho Sheetのワークシートを更新する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！
Googleフォームで回答があったら、Zoho Sheetの対象レコードを更新する
試してみる
■概要
Googleフォームに回答があるたびに、Zoho Sheetの情報を手作業で更新していませんか？この作業は単純ですが、入力漏れや転記ミスの原因になりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をトリガーにしてZoho Sheetのワークシートのレコードを自動更新できるため、手作業による手間やミスをなくし、常に最新のデータを維持できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとZoho Sheet間のデータ転記を手作業で行っている方
- Zoho Sheetのワークシートを自動更新することで、データ管理を効率化したい方
- フォームの回答内容をZoho Sheetに自動反映させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答をZoho Sheetへ自動的に反映し、手作業での更新作業にかかる時間を削減します
- 手動でのデータ転記に伴う入力ミスや更新漏れを防ぎ、Zoho Sheet上のデータの正確性を保つことに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとZoho SheetをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでZoho Sheetを選択し、「ワークシートのレコードを更新」アクションを設定し、フォームの回答内容と紐づけます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、連携対象としたい任意のフォームIDを設定してください
- Zoho Sheetのオペレーション設定では、更新対象となる任意のワークブックIDとワークシート名を設定してください
- Zoho Sheetの更新条件や更新内容は、Googleフォームで取得した情報や固定の値を使用して自由にカスタマイズできます
■注意事項
- Googleフォーム、Zoho SheetのそれぞれとYoomを連携してください
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
Googleフォームの回答をもとにZoho Sheetのレコードを更新するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、
Googleフォームで回答があったら、Zoho Sheetの対象レコードを更新するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定していくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Googleフォーム／Zoho Sheet
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- GoogleフォームとZoho Sheetのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Googleフォームのトリガー設定とZoho Sheetのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Googleフォームで回答があったら、Zoho Sheetの対象レコードを更新する
試してみる
■概要
Googleフォームに回答があるたびに、Zoho Sheetの情報を手作業で更新していませんか？この作業は単純ですが、入力漏れや転記ミスの原因になりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をトリガーにしてZoho Sheetのワークシートのレコードを自動更新できるため、手作業による手間やミスをなくし、常に最新のデータを維持できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとZoho Sheet間のデータ転記を手作業で行っている方
- Zoho Sheetのワークシートを自動更新することで、データ管理を効率化したい方
- フォームの回答内容をZoho Sheetに自動反映させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答をZoho Sheetへ自動的に反映し、手作業での更新作業にかかる時間を削減します
- 手動でのデータ転記に伴う入力ミスや更新漏れを防ぎ、Zoho Sheet上のデータの正確性を保つことに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとZoho SheetをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでZoho Sheetを選択し、「ワークシートのレコードを更新」アクションを設定し、フォームの回答内容と紐づけます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、連携対象としたい任意のフォームIDを設定してください
- Zoho Sheetのオペレーション設定では、更新対象となる任意のワークブックIDとワークシート名を設定してください
- Zoho Sheetの更新条件や更新内容は、Googleフォームで取得した情報や固定の値を使用して自由にカスタマイズできます
■注意事項
- Googleフォーム、Zoho SheetのそれぞれとYoomを連携してください
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
ステップ1：GoogleフォームとZoho Sheetのマイアプリ連携
ここではYoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！Googleフォームについては、以下のナビで解説されているGoogle スプレッドシートと同じ手順で連携できます。
Zoho Sheetについては、以下のZoho CRMと同じ手順で連携可能です。
ステップ2：テンプレートをコピー
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Googleフォームで回答があったら、Zoho Sheetの対象レコードを更新する
試してみる
■概要
Googleフォームに回答があるたびに、Zoho Sheetの情報を手作業で更新していませんか？この作業は単純ですが、入力漏れや転記ミスの原因になりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をトリガーにしてZoho Sheetのワークシートのレコードを自動更新できるため、手作業による手間やミスをなくし、常に最新のデータを維持できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとZoho Sheet間のデータ転記を手作業で行っている方
- Zoho Sheetのワークシートを自動更新することで、データ管理を効率化したい方
- フォームの回答内容をZoho Sheetに自動反映させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答をZoho Sheetへ自動的に反映し、手作業での更新作業にかかる時間を削減します
- 手動でのデータ転記に伴う入力ミスや更新漏れを防ぎ、Zoho Sheet上のデータの正確性を保つことに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとZoho SheetをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでZoho Sheetを選択し、「ワークシートのレコードを更新」アクションを設定し、フォームの回答内容と紐づけます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、連携対象としたい任意のフォームIDを設定してください
- Zoho Sheetのオペレーション設定では、更新対象となる任意のワークブックIDとワークシート名を設定してください
- Zoho Sheetの更新条件や更新内容は、Googleフォームで取得した情報や固定の値を使用して自由にカスタマイズできます
■注意事項
- Googleフォーム、Zoho SheetのそれぞれとYoomを連携してください
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
ステップ3：Googleフォームのトリガー設定
はじめに準備としてテスト用フォームを作成し、ご自身で回答してください。
用意できたらYoomの設定画面に戻り「フォームに回答が送信されたら」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「フォームに回答が送信されたら」のまま「次へ」をクリックします。
まず、トリガーの起動間隔をプルダウンから選択しましょう。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に、テキストボックス下部の説明通りにフォームIDを入力してテストしてください。
成功したら保存しましょう。ここで取得した値は次のステップで活用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に「テスト」を実行して取得した値のことです。後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
なお、取得した値に取得したいレコードが反映されていないことがあります。その場合「+ 取得する値を追加」から項目を追加可能です。Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法
ステップ4：Zoho Sheetのアクション設定
先ほど取得したGoogleフォームの回答内容をもとに、Zoho Sheetのワークシートを更新します。
準備として、更新するためのシートをご用意ください。今回は以下のように、社員情報を入力したシートを用意しました。
このシートのD列「改善提案」の欄に、Googleフォームの回答内容を記録する想定で進めていきます。
用意できたらYoomの設定画面に戻り「ワークシートのレコードを更新」をクリック。
