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「商談が成立するたびに、Backlogで新しいプロジェクトを手作業で作成している…」
「CRMの顧客情報を転記する作業は、時間がかかるだけでなく、入力ミスや設定漏れのリスクもあって気が抜けない…」
このように、プロジェクト開始時の定型的ながらも重要な作業に、手間やストレスを感じていませんか？
もし、お使いのCRMツールで商談が成立したタイミングで、Backlogに必要な情報が反映されたプロジェクトを自動で作成できる仕組みがあれば、こうした定型業務から解放されることも可能です。
そのうえ、プロジェクトのキックオフをスムーズに進め、より本質的な業務に集中できる時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化例はノーコードで簡単に設定でき、手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはBacklogのプロジェクトを自動作成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
Salesforceで商談が成立するたびに、Backlogで手動でプロジェクトを作成するのは手間がかかり、入力ミスや抜け漏れの原因にもなりかねません。このワークフローは、Salesforceの商談情報をトリガーとして、Backlogのプロジェクトを自動作成する仕組みを構築できるため、こうした定型業務から解放されます。手作業による二重入力の手間をなくし、迅速かつ正確なプロジェクトの立ち上げを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■ 注意事項
Salesforceの商談成立をトリガーにBacklogのプロジェクトを自動作成するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Salesforceで商談が成立した際にBacklogにプロジェクトを自動で作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Backlog／Salesforce
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
Salesforceで商談が成立するたびに、Backlogで手動でプロジェクトを作成するのは手間がかかり、入力ミスや抜け漏れの原因にもなりかねません。このワークフローは、Salesforceの商談情報をトリガーとして、Backlogのプロジェクトを自動作成する仕組みを構築できるため、こうした定型業務から解放されます。手作業による二重入力の手間をなくし、迅速かつ正確なプロジェクトの立ち上げを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■ 注意事項
ステップ1：SalesforceとBacklogのマイアプリ連携
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
※事前にYoomと使用するアプリにログインしてください。
Salesforceをマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
Backlogをマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
ステップ2：該当のテンプレートをコピー
以下のバナーにある試してみるボタンをクリックしてください。
■概要
Salesforceで商談が成立するたびに、Backlogで手動でプロジェクトを作成するのは手間がかかり、入力ミスや抜け漏れの原因にもなりかねません。このワークフローは、Salesforceの商談情報をトリガーとして、Backlogのプロジェクトを自動作成する仕組みを構築できるため、こうした定型業務から解放されます。手作業による二重入力の手間をなくし、迅速かつ正確なプロジェクトの立ち上げを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■ 注意事項
テンプレートのコピーに成功すると、以下の画面が表示されますのでOKをクリックしましょう。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
ステップ3：Salesforceの商談オブジェクトにレコードが登録または更新された際の設定
商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたらをクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
トリガーの起動間隔を設定します。
Salesforceの画面に移動し、商談オブジェクトにレコードを追加します。
今回ご紹介するテンプレートは、Salesforceの商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら起動します。
そのため、実際にテストを行うには商談オブジェクトにレコードを登録する必要があるのです。
今回は以下のレコードを登録しました。
※今回テストを行う際はフェーズをClosed Wonにしておく必要がありますのでご注意ください。
Yoomの画面に戻り、マイドメインURLを設定します。
注釈を確認して入力したらテストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面が表示され、取得した値が表示されます。
取得した値は実行した結果が設定される動的な値として利用できるため、このあとの設定でも使用します。
詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
確認できたら忘れずに完了をクリックしましょう。
ステップ4：分岐する設定
分岐するをクリックします。
今回ご紹介するテンプレートは、先ほどご説明したように商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら起動しますが、実際に処理をしたいのは商談が成立した際のみです。
ここではSalesforceで商談が成立した際のみ処理を行うために、分岐の設定を行っています。
デフォルトで設定されているため今回は変更を行いませんが、例えば商談が成立したタイミングではなく、別のタイミングや別条件で処理を行いたいといった場合はこの分岐の設定を変更してください。
今回は分岐条件がクローズフラグ、値と等しい、Closed Wonになっているのを確認できたら完了をクリックしましょう。
ステップ5：正規表現によるデータの置換の設定
正規表現によるデータの置換をクリックします。
正規表現についてより詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
置換対象を設定します。
今回正規表現によるデータの置換アクションでは、Backlogにプロジェクトを追加するためのプロジェクトキーを生成します。
置換対象はデフォルトで取得した値が設定されていますのでご確認ください。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
また、以下のように入力欄をクリックすることで取得した値を設定可能です。
置換箇所を正規表現で指定はデフォルトで設定されています。
変更がなければそのままで問題ありません。
確認できたらテストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値に置換後の値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
ステップ6：Backlogにプロジェクトの追加をする設定
プロジェクトの追加をクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
ドメインを設定します。
Backlogの管理画面からURLをコピーし、注釈を確認しながらドメインを抜き出して入力してください。
プロジェクト名、プロダクトキーにはデフォルトで取得した値が設定されています。
項目名だけではなく値が表示されていることを確認しましょう。
その他の項目について、今回は使用しないため設定しておりませんが、使用したい方は注釈を確認し設定してください。
※プルダウンメニューから選ぶと選択した値が固定値となり、このテンプレートを通して追加される全てのプロジェクトに適用されますのでご注意ください。
ここまで設定できたらテストをクリックしましょう。
※テストをクリックすると実際に、プロジェクトが追加されます。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
Backlogにプロジェクトが追加されていますのでご確認ください。
ステップ7：トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
先ほどのYoomの画面で完了をクリックすると以下の画面が表示されます。
トリガーをONをクリックしてください。
お疲れ様でした！ここまでで設定は完了です！
以上がSalesforceで商談が成立した際にBacklogにプロジェクトを自動で作成するフローでした！
Backlog APIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Backlogで登録されたタスクの期日をGoogleカレンダーやGaroonのカレンダーに登録したり、Backlogの課題のコメントで自身がメンションされたらMicrosoft TeamsやSlackに通知したりできます。また、Garoonでワークフローが承認されたら、Backlogにタスクを追加したり、Airtableで商談が受注になったらBacklogに課題を登録したりすることも可能です。さらに、Google スプレッドシートで行が更新されたらBacklogのステータスを更新したり、Asanaでタスクが追加されたら、説明を要約してBacklogに課題を追加したり、Backlogの課題が削除されたらNotionのデータも削除したりといった自動化も行えます。
■概要
Backlogで登録されたタスクの期日をGoogleカレンダーに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Backlogでプロジェクト管理を行っている方
・プロジェクトのタスクやイベントをBacklogで一元管理している方
2.Googleカレンダーでスケジュール管理をしている方
・チーム間のスケジュール共有でGoogleカレンダーを利用している方
■このテンプレートを使うメリット
Googleカレンダーにはリマインダーや通知機能があり、登録したタスクやイベントの期日を効率的に確認できます。
しかし、Backlogで追加されたタスクを手動でGoogleカレンダーに連携している場合、予定の登録漏れや期日の転記ミスが発生する可能性があります。
このテンプレートを利用することで、Backlogでタスクが登録されるとGoogleカレンダーに自動で予定を登録できるため、ヒューマンエラーの発生を防止することができます。また、手動によるGoogleカレンダーへの登録作業が効率化されるため、情報共有をスムーズにすることが可能です。
■注意事項
・Backlog、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Backlogで登録されたタスク情報をGaroonのカレンダーに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Garoonを業務に活用している方
・カレンダー機能を活用し、チームの予定を可視化している方
・登録情報に関連したスケジュール管理をしている方
2.Backlogを活用してプロジェクト進行を行う方
・視覚的にタスクを管理し活用している方
・優先度や状態の色分けで効率的にタスク解決を進める方
■このテンプレートを使うメリット
Garoonはチーム全体の予定やタスク期日の可視化に有効的なツールです。
Backlogでタスクを管理しその期日をGaroonに登録することで、迅速な課題解決へ繋げます。
しかし、Backlogのタスク内容をGaroonに手作業で入力するのは、ビジネスチャンスの損失につながることがあります。
作業にかかる時間を省き、コア業務に注力したいと考える方にこのフローは適しています。
このフローを活用すると、Backlogのタスク情報を自動でGaroonに登録できるため、手入力を省き手作業にかかっていた時間を他の業務に充てることができます。
定型業務を自動化することでチーム全体がタスク解決に集中できるため、生産性向上につながります。
■注意事項
・Garoon、BacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Backlogの課題のコメントで自身がメンションされたら、Microsoft Teamsの特定チャネルに通知するフローボットです。
通知先のチャネルや通知内容を自由に変更してご利用ください。
■注意事項
・Backlog、Microsoft TeamsそれぞれとYoomを連携してください。
・コメントに特定のメンション（@田中優夢など）が含まれた場合のみMicrosoft Teamsに通知します。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Garoonでワークフローが承認されたら、Backlogにタスクを追加するフローです。
Yoomはプログラミング不要で簡単にアプリ同士の連携が行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Garoonで承認業務を行いBacklogでタスク管理をしている方
・Garoonで承認されたワークフローを手動でBacklogにタスク登録する手間を省いて自動化することで業務効率化を図りたい方
2.Backlogを活用してチームプロジェクトを行う方
・タスク管理に活用している方
・プロジェクトの計画、実行、完了までのプロセスの可視化に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
Garoonは一貫した業務フローを使用することで進捗状況を可視化することができ、スムーズな業務進行につながります。
しかし、Garoonで承認されたワークフローをBacklogに手動でタスク登録するのは転記ミスや登録漏れなどの人的ミスの懸念があります。
[GaroonとBacklogを連携する]フローを使用することで、Garoonで承認された情報をBacklogにタスクとして自動で追加されます。
自動化することによって手入力によるミスや漏れを未然に防ぐことができ、人的なミスを軽減し業務の効率化にも繋がります。
■注意事項
・Garoon、BacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Airtableで商談が受注になったらBacklogに課題を自動登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Airtableを利用して案件管理を行っている企業
・Airtableで取引先の情報や商談の進捗状況を管理している方
・商談ステータス変更後、Backlogへのタスク追加を面倒に感じている方
2.タスク管理ツールとしてBacklogを採用している企業
・Backlogを利用してプロジェクト管理をしているプロジェクトマネージャー
・商談受注後のタスクを毎回手動でBacklogに追加している方
■このテンプレートを使うメリット
Backlogはプロジェクト管理をする上で非常に優れたツールです。
しかし、タスクが発生するたびに毎回手動で課題を追加しなければならないので、手間に感じることもあると思います。
このテンプレートを使うと、そんな手間を削減することが可能です。
Airtable上で商談のステータスが受注になった際に、自動でBacklogに課題を追加できます。
これにより、スムーズに受注後の処理を行うことができるでしょう。
また、課題の追加が自動化されることで、ヒューマエラーの防止に寄与します。
Backlogへ課題を追加し忘れてタスクの対応漏れがあった、といった事態を未然に防ぐことができます。
■注意事項
・AirtableとBacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Google スプレッドシートでプロジェクトの進捗を管理し、その情報をBacklogの課題ステータスに手作業で反映する際、手間や更新漏れを感じることはありませんか。このワークフローを利用することで、Google スプレッドシートの特定の行が更新されると、自動的にBacklogの該当する課題のステータスが更新され、二重入力の手間やヒューマンエラーを減らし、業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
このワークフローでは、Backlogで管理している課題情報を自動的にSalesforceに転送することで、データの一貫性を保ちながら効率的な情報共有が可能になります。この自動化により、チーム全体で最新の情報を漏れなく把握できるようになります。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■概要
プロジェクト管理ツールAsanaで新しいタスクが追加されるたびに、その内容を確認し、Backlogへ手動で課題を登録する作業は、手間がかかり入力ミスも起こりやすいのではないでしょうか。 このワークフローを活用すれば、Asanaへのタスク追加をトリガーに、AI機能がタスク説明を自動で要約し、その内容をBacklogに課題として登録するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Backlogの課題のコメントで自身がメンションされた場合のみ、Slackの特定チャネルに通知するフローボットです。
通知先のチャンネルや通知内容を自由に変更してご利用ください。
■このテンプレートをおすすめする方
1.BacklogとSlackを活用されている方
2.Backlogの情報追加や更新をSlackに自動連携したい方
3.Slackへの通知連携を高度に行いたい方
4.BacklogやSlackで業務効率化をしたい方
■このテンプレートを使うメリット
・Backlogの課題追加を起点にSlackに情報通知できるので、最新情報を漏れなく共有することができます。
・分岐を用いることで、メンションされた方だけに通知するという高度な設定もできるため複雑な業務フローを組むことができます。
■注意事項
・Backlog、SlackそれぞれとYoomを連携してください。
・コメントに特定のメンション（@田中優夢など）が含まれた場合のみSlackに通知します。
・Slackのプライベートチャンネルに通知を行う場合、YoomのSlackアプリを該当のチャンネルにインストールしてご利用ください。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Backlogで管理している課題が完了または不要になった際、Notionの関連データベースから手作業で情報を削除していませんか？この手作業は、削除漏れや誤削除といったミスの原因となり、データの不整合を招く可能性があります。このワークフローを活用すれば、Backlogで課題が削除されたタイミングをトリガーに、Notionの該当データを自動で削除し、データの整合性を保ちながら管理工数を削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
SalesforceとBacklogの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた商談成立後のプロジェクト作成の手間を削減し、情報の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、プロジェクトの立ち上げを迅速に行えるようになり、担当者は本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Salesforce以外のCRMでも連携できますか？
A：
はい、できます。
Yoomでは様々なアプリと連携ができます。
例えばHubSpotやkintoneと連携することも可能です。
また、フローボットは自由に編集できます。
連携できるアプリにご興味のある方、フローボットの作成にご興味のある方は以下のリンク先をご覧ください。
※新しくアプリを追加する場合はマイアプリ連携が必要です。
Q：自動化が失敗した場合、エラーに気づけますか？
A：
エラーが発生した場合はフローボットが停止し、Yoomにご登録いただいたメールアドレスに通知が送られます。また、SlackやChatworkに通知を送ることも可能です。
通知メールには、エラーが起きている箇所や詳細のリンクが記載されておりますのでご確認ください。
また、再実行は自動で行われません。エラー修正後に手動で再実行してください。
Q：作成後にSlackなどへの通知も自動化できますか？
A：
はい、できます。
フローボットの通知アクションを行いたい箇所にある+をクリックし、使用したいアプリを選択、設定を行ってください。
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