【ノーコードで実現】Backlogにプロジェクトを自動で作成する方法

「商談が成立するたびに、Backlogで新しいプロジェクトを手作業で作成している…」
「CRMの顧客情報を転記する作業は、時間がかかるだけでなく、入力ミスや設定漏れのリスクもあって気が抜けない…」

このように、プロジェクト開始時の定型的ながらも重要な作業に、手間やストレスを感じていませんか？

もし、お使いのCRMツールで商談が成立したタイミングで、Backlogに必要な情報が反映されたプロジェクトを自動で作成できる仕組みがあれば、こうした定型業務から解放されることも可能です。

そのうえ、プロジェクトのキックオフをスムーズに進め、より本質的な業務に集中できる時間を確保できます！

今回ご紹介する自動化例はノーコードで簡単に設定でき、手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！

とにかく早く試したい方へ

YoomにはBacklogのプロジェクトを自動作成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。

「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！

Salesforceで商談が成立したら、Backlogにプロジェクトを自動作成する

試してみる

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■概要
Salesforceで商談が成立するたびに、Backlogで手動でプロジェクトを作成するのは手間がかかり、入力ミスや抜け漏れの原因にもなりかねません。
このワークフローは、Salesforceの商談情報をトリガーとして、Backlogのプロジェクトを自動作成する仕組みを構築できるため、こうした定型業務から解放されます。
手作業による二重入力の手間をなくし、迅速かつ正確なプロジェクトの立ち上げを実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・SalesforceとBacklogを利用し、手作業でのプロジェクト作成に課題を感じている方
・Backlogでのプロジェクトの自動作成を実現し、業務効率を改善したいと考えている方
・商談成立からプロジェクト開始までのリードタイムを短縮したいプロジェクトマネージャーの方

■注意事項
・Salesforce、BacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・【Salesforce】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

詳細を見る 試してみる

Salesforceの商談成立をトリガーにBacklogのプロジェクトを自動作成するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Salesforceで商談が成立した際にBacklogにプロジェクトを自動で作成するフローを解説していきます！

ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

※今回連携するアプリの公式サイト：Backlog／Salesforce

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• SalesforceとBacklogのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Salesforceのトリガー設定と各アクション設定
• フローをONにし、動作を確認

Salesforceで商談が成立したら、Backlogにプロジェクトを自動作成する

試してみる

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■概要
Salesforceで商談が成立するたびに、Backlogで手動でプロジェクトを作成するのは手間がかかり、入力ミスや抜け漏れの原因にもなりかねません。
このワークフローは、Salesforceの商談情報をトリガーとして、Backlogのプロジェクトを自動作成する仕組みを構築できるため、こうした定型業務から解放されます。
手作業による二重入力の手間をなくし、迅速かつ正確なプロジェクトの立ち上げを実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・SalesforceとBacklogを利用し、手作業でのプロジェクト作成に課題を感じている方
・Backlogでのプロジェクトの自動作成を実現し、業務効率を改善したいと考えている方
・商談成立からプロジェクト開始までのリードタイムを短縮したいプロジェクトマネージャーの方

■注意事項
・Salesforce、BacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・【Salesforce】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

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ステップ1：SalesforceとBacklogのマイアプリ連携

それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
※事前にYoomと使用するアプリにログインしてください。

Salesforceをマイアプリ連携

• Salesforceは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
  有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中なら、普段は制限されているSalesforceも問題なくお試しいただけます。ぜひこの機会にいろいろと体験してみてくださいね。

以下の手順をご参照ください。

Backlogをマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。

ステップ2：該当のテンプレートをコピー

以下のバナーにある試してみるボタンをクリックしてください。

Salesforceで商談が成立したら、Backlogにプロジェクトを自動作成する

試してみる

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■概要
Salesforceで商談が成立するたびに、Backlogで手動でプロジェクトを作成するのは手間がかかり、入力ミスや抜け漏れの原因にもなりかねません。
このワークフローは、Salesforceの商談情報をトリガーとして、Backlogのプロジェクトを自動作成する仕組みを構築できるため、こうした定型業務から解放されます。
手作業による二重入力の手間をなくし、迅速かつ正確なプロジェクトの立ち上げを実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・SalesforceとBacklogを利用し、手作業でのプロジェクト作成に課題を感じている方
・Backlogでのプロジェクトの自動作成を実現し、業務効率を改善したいと考えている方
・商談成立からプロジェクト開始までのリードタイムを短縮したいプロジェクトマネージャーの方

■注意事項
・Salesforce、BacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・【Salesforce】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

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テンプレートのコピーに成功すると、以下の画面が表示されますのでOKをクリックしましょう。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。

ステップ3：Salesforceの商談オブジェクトにレコードが登録または更新された際の設定

商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたらをクリックします。

連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。

トリガーの起動間隔を設定します。

• トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
  ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
  なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

Salesforceの画面に移動し、商談オブジェクトにレコードを追加します。
今回ご紹介するテンプレートは、Salesforceの商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら起動します。
そのため、実際にテストを行うには商談オブジェクトにレコードを登録する必要があるのです。
今回は以下のレコードを登録しました。
※今回テストを行う際はフェーズをClosed Wonにしておく必要がありますのでご注意ください。

Yoomの画面に戻り、マイドメインURLを設定します。
注釈を確認して入力したらテストをクリックしましょう。

テストに成功するとテスト成功画面が表示され、取得した値が表示されます。
取得した値は実行した結果が設定される動的な値として利用できるため、このあとの設定でも使用します。
詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。

• 取得した値について

確認できたら忘れずに完了をクリックしましょう。

ステップ4：分岐する設定

分岐するをクリックします。

• 「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
  ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
• 「分岐」の設定方法

今回ご紹介するテンプレートは、先ほどご説明したように商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら起動しますが、実際に処理をしたいのは商談が成立した際のみです。
ここではSalesforceで商談が成立した際のみ処理を行うために、分岐の設定を行っています。
デフォルトで設定されているため今回は変更を行いませんが、例えば商談が成立したタイミングではなく、別のタイミングや別条件で処理を行いたいといった場合はこの分岐の設定を変更してください。
今回は分岐条件がクローズフラグ、値と等しい、Closed Wonになっているのを確認できたら完了をクリックしましょう。

ステップ5：正規表現によるデータの置換の設定

正規表現によるデータの置換をクリックします。
正規表現についてより詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。

• 正規表現に関するヘルプページの一覧

置換対象を設定します。
今回正規表現によるデータの置換アクションでは、Backlogにプロジェクトを追加するためのプロジェクトキーを生成します。

置換対象はデフォルトで取得した値が設定されていますのでご確認ください。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
また、以下のように入力欄をクリックすることで取得した値を設定可能です。

置換箇所を正規表現で指定はデフォルトで設定されています。
変更がなければそのままで問題ありません。
確認できたらテストをクリックしましょう。

テストに成功するとテスト成功画面と取得した値に置換後の値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。

ステップ6：Backlogにプロジェクトの追加をする設定

プロジェクトの追加をクリックします。

連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。

ドメインを設定します。
Backlogの管理画面からURLをコピーし、注釈を確認しながらドメインを抜き出して入力してください。

プロジェクト名、プロダクトキーにはデフォルトで取得した値が設定されています。
項目名だけではなく値が表示されていることを確認しましょう。

その他の項目について、今回は使用しないため設定しておりませんが、使用したい方は注釈を確認し設定してください。
※プルダウンメニューから選ぶと選択した値が固定値となり、このテンプレートを通して追加される全てのプロジェクトに適用されますのでご注意ください。

ここまで設定できたらテストをクリックしましょう。
※テストをクリックすると実際に、プロジェクトが追加されます。

テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。

Backlogにプロジェクトが追加されていますのでご確認ください。

ステップ7：トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

先ほどのYoomの画面で完了をクリックすると以下の画面が表示されます。
トリガーをONをクリックしてください。

お疲れ様でした！ここまでで設定は完了です！
以上がSalesforceで商談が成立した際にBacklogにプロジェクトを自動で作成するフローでした！

Backlog APIを使ったその他の自動化例

Backlog APIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。

Backlogを使った自動化例

Backlogで登録されたタスクの期日をGoogleカレンダーやGaroonのカレンダーに登録したり、Backlogの課題のコメントで自身がメンションされたらMicrosoft TeamsやSlackに通知したりできます。また、Garoonでワークフローが承認されたら、Backlogにタスクを追加したり、Airtableで商談が受注になったらBacklogに課題を登録したりすることも可能です。さらに、Google スプレッドシートで行が更新されたらBacklogのステータスを更新したり、Asanaでタスクが追加されたら、説明を要約してBacklogに課題を追加したり、Backlogの課題が削除されたらNotionのデータも削除したりといった自動化も行えます。

Backlogで登録されたタスクの期日をGoogleカレンダーに登録する

試してみる

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Backlogで登録されたタスクの期日をGoogleカレンダーに登録するフローです。

詳細を見る 試してみる

Backlogで登録されたタスク情報をGaroonのカレンダーに登録する

試してみる

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Backlogで登録されたタスク情報をGaroonのカレンダーに登録するフローです。

詳細を見る 試してみる

Backlogの課題のコメントで自身がメンションされたらMicrosoft Teamsに通知する

試してみる

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Backlogの課題のコメントで自身がメンションされたら、Microsoft Teamsの特定チャネルに通知するフローボットです。

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Backlogの課題のコメントで自身がメンションされたらSlackに通知する

試してみる

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Backlogの課題のコメントで自身がメンションされたら、Slackの特定チャンネルに通知するフローボットです。

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Garoonでワークフローが承認されたら、Backlogにタスクを追加する

試してみる

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Garoonでワークフローが承認されたら、Backlogにタスクを追加するフローです。

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Airtableで商談が受注になったらBacklogに課題を登録する

試してみる

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Airtableで商談が受注になったらBacklogに課題を登録するフローです。

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Google スプレッドシートで行が更新されたらBacklogのステータスを更新する

試してみる

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■概要
Google スプレッドシートでプロジェクトの進捗を管理し、その情報をBacklogの課題ステータスに手作業で反映する際、手間や更新漏れを感じることはありませんか。このワークフローを利用することで、Google スプレッドシートの特定の行が更新されると、自動的にBacklogの該当する課題のステータスが更新され、二重入力の手間やヒューマンエラーを減らし、業務の効率化に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートとBacklog間で情報同期を手作業で行っているプロジェクト管理者の方
・タスクの進捗状況の転記ミスや更新遅延を防ぎたいチームリーダーの方
・複数のツール間での定型的な更新作業を自動化し、業務効率を改善したいと考えている方

■注意事項
・Google スプレッドシート、BacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleスプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Googleスプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
　https://intercom.help/yoom/ja/articles/10010912

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Backlogの課題を定期的にSalesforceに一括登録する

試してみる

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■概要
このワークフローでは、Backlogで管理している課題情報を自動的にSalesforceに転送することで、データの一貫性を保ちながら効率的な情報共有が可能になります。この自動化により、チーム全体で最新の情報を漏れなく把握できるようになります。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Backlogでの課題管理とSalesforceでの顧客管理を連携させたいプロジェクトマネージャーの方
・手動でのデータ転送に時間を取られているチームリーダーの方
・複数のSaaSアプリを利用しており、データの一貫性を確保したい担当者の方
・業務の効率化を図り、リソースを有効活用したい経営者の方

■注意事項
・BacklogとSalesforceをYoomに連携させることが必要です。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

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Asanaでタスクが追加されたら、説明を要約してBacklogに課題を追加する

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■概要
Asanaでタスクが追加されると、その説明文をAIで自動要約し、Backlogに課題として登録する業務ワークフローです。
AsanaとBacklogをつなぎ、二重入力や確認作業を減らし、チームの情報共有をよりスムーズに進められます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Asanaで作成したタスク説明をBacklogへ手動でコピーしている担当者の方
・AsanaとBacklogを両方活用しているものの情報連携に時間がかかるチームリーダーの方
・BacklogとAsanaの自動化で二重入力を減らし、ミスを防ぎたいプロジェクトマネージャーの方
・タスク説明の要約が面倒で、共有内容の精度を保ちつつ効率化したいメンバーの方

■注意事項
・Asana、BacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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Backlogで課題が削除されたらNotionのデータも削除する

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■概要
「Backlogで課題が削除されたらNotionのデータも削除する」ワークフローは、タスクを整理する際に貢献します。
手動でタスクを削除する必要がなくなり、情報の一貫性が保ちやすくなります。。

■このテンプレートをおすすめする方
・Backlogを利用してプロジェクト管理やタスク管理を行っている方
・チームでBacklogを使ってタスク管理をしているが、課題の削除が頻繁に発生する方
・Notionを利用して情報を一元管理しているが、バックログの変更が反映されず困っている方
・迅速にBacklogとNotionのデータを同期させたいと考えている方
・日常的にBacklogとNotionを併用しているが、手作業でのデータ管理に手間を感じている方

■注意事項
・BacklogとNotionのそれぞれとYoomを連携してください。

詳細を見る 試してみる

SalesforceとBacklogの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた商談成立後のプロジェクト作成の手間を削減し、情報の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぐことができます。

これにより、プロジェクトの立ち上げを迅速に行えるようになり、担当者は本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！ 

よくあるご質問

Q：作成後にSlackなどへの通知も自動化できますか？

A：

 はい、できます。
フローボットの通知アクションを行いたい箇所にある+をクリックし、使用したいアプリを選択、設定を行ってください。