「見積もり明細をkintoneのサブテーブル（テーブル）に一行ずつ手入力するのが大変…」
「問い合わせ履歴をサブテーブル（テーブル）に転記する際に、入力ミスや漏れが発生してしまう…」
このように、kintoneのサブテーブル（テーブル）への手作業でのデータ入力に手間や課題を感じていませんか？
もし、フォームで受け付けた内容をkintoneのサブテーブル（テーブル）に自動で追加できる仕組みがあれば、これらの面倒な手作業や入力ミスから解放されるでしょう。
より重要な顧客対応や分析業務に時間を使えるようになります。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できて、導入の手間や時間もかかりません。
ぜひこの機会に自動化を取り入れて、日々の業務をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはkintoneのサブテーブル（テーブル）にデータを自動で追加する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Googleフォームの内容をもとにkintoneのサブテーブルにレコードを追加する
試してみる
■概要
Googleフォームで収集したアンケートや問い合わせ内容を、kintoneのサブテーブル（テーブル）に一件ずつ手作業で転記するのは手間がかかり、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに新しい回答が送信されると、指定したkintoneのサブテーブル（テーブル）へ自動でレコードを追加できます。
これにより、これまで手作業で行っていたkintoneのサブテーブル（テーブル）への情報登録が自動化され、業務効率の改善に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneのサブテーブル（テーブル）へのデータ入力を自動化したいと考えている業務担当者の方
・Googleフォームで収集した情報をkintoneで管理しており、手作業での転記に課題を感じている方
・問い合わせやアンケート回答をkintoneで一元管理し、対応を効率化したいチームリーダーの方
■注意事項
・Googleフォーム、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Googleフォームの内容をもとにkintoneのサブテーブル（テーブル）にレコードを追加するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Googleフォームに回答が送信された際に、その内容をkintoneのサブテーブル（テーブル）にレコードとして自動で追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Googleフォーム／kintone
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Googleフォームとkintoneのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Googleフォームのトリガー設定とkintoneのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Googleフォームの内容をもとにkintoneのサブテーブルにレコードを追加する
試してみる
■概要
Googleフォームで収集したアンケートや問い合わせ内容を、kintoneのサブテーブル（テーブル）に一件ずつ手作業で転記するのは手間がかかり、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに新しい回答が送信されると、指定したkintoneのサブテーブル（テーブル）へ自動でレコードを追加できます。
これにより、これまで手作業で行っていたkintoneのサブテーブル（テーブル）への情報登録が自動化され、業務効率の改善に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneのサブテーブル（テーブル）へのデータ入力を自動化したいと考えている業務担当者の方
・Googleフォームで収集した情報をkintoneで管理しており、手作業での転記に課題を感じている方
・問い合わせやアンケート回答をkintoneで一元管理し、対応を効率化したいチームリーダーの方
■注意事項
・Googleフォーム、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
ステップ1：Googleフォームとkintoneをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
1．Googleフォームのマイアプリ連携
ナビで紹介しているGoogle スプレッドシートを参考に、Googleフォームのマイアプリ連携を行ってください。
2．kintoneのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
Googleフォームの内容をもとにkintoneのサブテーブルにレコードを追加する
試してみる
■概要
Googleフォームで収集したアンケートや問い合わせ内容を、kintoneのサブテーブル（テーブル）に一件ずつ手作業で転記するのは手間がかかり、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに新しい回答が送信されると、指定したkintoneのサブテーブル（テーブル）へ自動でレコードを追加できます。
これにより、これまで手作業で行っていたkintoneのサブテーブル（テーブル）への情報登録が自動化され、業務効率の改善に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneのサブテーブル（テーブル）へのデータ入力を自動化したいと考えている業務担当者の方
・Googleフォームで収集した情報をkintoneで管理しており、手作業での転記に課題を感じている方
・問い合わせやアンケート回答をkintoneで一元管理し、対応を効率化したいチームリーダーの方
■注意事項
・Googleフォーム、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
以下の画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：Googleフォームでフォームに回答が送信されたら
「フォームに回答が送信されたら」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「Googleフォームと連携するアカウント情報」を確認し、「次へ」をクリックして進んでください。
「トリガーの起動間隔」を設定します。
【注意】
- トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
Googleフォームをまだ作成していない場合は、ここで作成しておきましょう。
今回は顧客情報にある活動情報のサブテーブルにレコードを追加する場合を想定して、以下のように作成しました！
作成できたらテスト用に回答を送信しましょう。
さきほど作成・回答したGoogleフォームの「フォームID」を手動で入力しましょう。
すべて設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
※取得した値とはトリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
なお、Googleフォームでは手動で「取得した値」を追加する必要があります。
Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法を確認して追加してください。
手動で追加できたら「完了」を選択しましょう。
ステップ4：kintoneの特定のレコードのサブテーブルに新しい行を追加する
「特定のレコードのサブテーブルに新しい行を追加する」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「kintoneと連携するアカウント情報」を確認してください。
今回のフローで使用したいkintoneのアプリを用意しておきましょう。
以下は例として作成しているので、必要に応じてカスタマイズしてくださいね。
「アプリID」を候補から選択しましょう。
候補にない場合は、注釈に沿って手動で入力してくださいね。
「サブテーブル フィールドコード」を候補から選択しましょう。
選択できたら次に進みます。
「①対象のレコード条件」を設定します。今回は以下のように設定しました！
取得した値は変数となります。固定値ではないため、トリガーが実行されるたびに取得した情報を反映できます。
「②サブテーブルに追加する行の値」を設定しましょう。
「取得した値」の使用が可能です！
「③行の追加位置」をカラムから選択します。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると以下のような画面が表示されます。
「完了」を選択しましょう。
kintoneのサブテーブルに新しい行が追加されました！
ステップ5：トリガーをONにする
設定完了です！
トリガーをONにすると、フローボットが起動します。
kintoneを活用したその他の自動化例
Yoomでは、kintoneを活用した様々な自動化を実現できます。 ここでは、kintoneに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
名刺OCRやSalesforce、Excelなどからのデータを自動でkintoneに登録・一括更新することが可能です。また、kintoneの更新をトリガーに、請求書発行、Zoom会議URL送付、Boxのフォルダ作成、Slack通知を自動実行します。
これにより、データ入力から帳票発行、連携までを自動化し、業務処理のスピードを劇的に向上させます。
kintoneのステータスが更新されたら、テーブル内の明細を用いて請求書を発行し、送付する
試してみる
■概要
・kintoneで請求に関するステータスが更新されたら、テーブル内の明細情報を取得します。
・その後予め用意したスプレッドシートの請求書雛形で明細情報等を用いて請求書を発行し、メールで送付します。
■実際に使用しているスプレッドシートの請求書雛形(閲覧権限のみ付与となります)
・https://docs.google.com/spreadsheets/d/1zkxfutABYs6smPd9Ui27vG1_b5481cRu2EN3yfduG-o/edit#gid=0
■作成方法
①アプリトリガーでkintoneのステータスが更新されたら(Webhook起動)アクションを選択し、以下の設定をして保存します。
・WebhookURLをコピーしてkintone側でWebhook設定を行います。
・実際にステータス変更を実施し、Yoomのトリガー設定画面に戻りテストを行いリクエストに成功したかを確認します。
※トリガーはステータス変更後、トリガー起動までのタイムラグが小さいWebhook起動を推奨します。
※kintoneのWebhook設定についてはこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/5974741
②＋マークを押し、データベースを操作するオペレーションからkintoneを選択して、対象のアプリIDの入力とレコードを取得するアクションを選択後、以下の設定を行いテスト・保存します。
・検索条件はレコード番号が等しいとして、値に①で取得したレコードIDを{{レコードID}}のように埋め込みます。
※アウトプットを動的に埋め込む設定詳細はこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
③＋マークを押し、データベースを操作するオペレーションからkintoneを選択して、特定のレコードの複数のサブテーブルを取得するアクションを選択後、指定のアプリIDと対象のサブテーブルのフィールドコードを候補から選択し、以下の設定を行いテスト・保存します。
・対象のレコード条件はレコードIDが等しいとして、値に①のトリガーで取得したレコード番号を{{レコード番号}}のように埋め込みます。
・取得したいサブテーブルの行の条件は、必ず値がある列(品目名など)が空でないと設定し、対象のテーブルデータがすべて取得できるように設定します。
④＋マークを押し、書類を発行するオペレーションからスプレッドシートを選択し、以下の設定を行ってテスト・保存します。
・スプレッドシートID：請求書の雛形として使用するスプレッドシートIDを候補から選択します。
・格納するGoogleDriveのフォルダID：書類発行後に格納するフォルダIDを候補から選択します。
・ファイル名：任意のファイル名を設定します。
・置換対象の文字列：対応する文字列に対して、②や③で取得した値を埋め込みます。
※書類を発行するオペレーションの設定方法はこちら。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
⑤メールを送るオペレーションを選択し、任意のメールツールを選択して以下の設定を行い保存します。
・To：②でアドレスを取得していたら埋め込みます。
・件名、本文：それぞれ入力します。②で取得した値を埋め込むことも可能です。
・添付ファイル：アウトプットを使用を選択し、値は発行した書類を選択します。
■実際のフローボットの動き
https://youtu.be/QM_-Y2rR_bw
Salesforceに新規リードが登録されたら、kintoneに登録する
試してみる
■概要
Salesforceに新しいリードが登録されるたびに、kintoneにも手作業で情報を転記するのは手間がかかりませんか？
二重入力の手間や、転記ミスなどのヒューマンエラーは、避けたい業務課題の一つです。
このワークフローを活用すれば、Salesforceに新規リードが登録されると、自動でkintoneにレコードが追加されるため、こうしたデータ連携の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceとkintoneを併用し、リード情報の手入力に手間を感じている方
・データ入力のミスや漏れを防ぎ、リード管理の精度を高めたい営業担当者の方
・SaaS間のデータ連携を自動化し、営業プロセスの効率化を目指すマネージャーの方
■注意事項
・Salesforce、KintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
kintoneにレコードが登録されたらSlackに通知
試してみる
kintoneにレコードが登録されたら、Slackの特定のチャンネルに通知をします。
kintoneにレコードが登録されたらboxにフォルダを作成
試してみる
kintoneにレコードが登録されたら、そのレコード情報でboxにフォルダを自動的に作成します。
kintoneの情報をもとにGoogleカレンダーに予定を作成する
試してみる
■概要
「kintoneの情報をもとにGoogleカレンダーに予定を作成する」ワークフローを利用すると、予定の作成作業がスピーディになります。
ワンクリックで作業が完結するため、業務効率化につながります。
■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneを利用して業務管理を行っている方
・会議や重要な予定を迅速に管理する必要がある方
・スケジュール管理の効率を上げたいと考えている方
・Googleカレンダーを日常的に使用している方
・kintoneのデータをGoogleカレンダーと連携して、スピーディにスケジュール登録を行いたい方
・複数のツールを統合して、業務プロセスを最適化したいと考えている方
■注意事項
・kintoneとGoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921
kintoneのステータスが更新されたらZoomの会議URLを発行し、メールで送付
試してみる
kintoneのステータスが指定のものに更新されたら、更新されたレコードの情報を元にZoomの会議URLを発行し、メールで送付します。
フォームに見積もり内容を入力後、kintoneのレコードとテーブル登録を行い、見積書雛形で見積書を作成後送付して、最後にそのレコードに見積書送付済みフラグをつける
試してみる
■概要
名刺データをフォームで送信すると、AIが自動で任意の情報を読み取りkintoneに格納し、メールを送信します。
■注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・kintoneの設定情報を任意の値に置き換えてご利用ください。
フォームで送信されたファイルをkintoneに自動でアップロードする
試してみる
■概要
Webフォームから受信したファイルを、都度kintoneへ手動でアップロードする作業は手間がかかるだけでなく、登録ミスが発生する原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、フォームに回答が送信されると添付されたファイルをkintoneへ自動でアップロード処理できるため、こうした手作業による課題を解消し、業務を効率化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・フォームで受け付けたファイルの、kintoneへのアップロード作業に時間を要している方
・kintoneへのファイルの手動アップロードによる、登録漏れやミスを防ぎたいと考えている方
・定型的なファイル管理業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■注意事項
・kintoneとYoomを連携してください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・データベース操作時のアウトプット取得については、「データベースを操作するオペレーションで、任意のアウトプットを取得する方法」をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9428540
指定日時にMicrosoft Excelから情報を取得してkintoneのレコードを一括更新する
試してみる
■概要
kintoneに登録された大量のレコード情報を、Microsoft Excelのリストを元に手作業で更新していませんか。
定期的に発生する更新作業は時間がかかるだけでなく、手作業による入力ミスや更新漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、指定した日時にMicrosoft Excelから自動で情報を取得し、kintoneのレコードを一括で更新できるため、こうした定型業務を効率化し、データの正確性を保つことが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneとMicrosoft Excelを併用し、定期的なデータの一括更新に手間を感じている方
・手作業によるkintoneのレコード更新作業での入力ミスや対応漏れを防ぎたい方
・kintoneのデータメンテナンス業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■注意事項
・Microsoft Excel、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
まとめ
kintoneのサブテーブル（テーブル）へのレコード追加を自動化することで、これまで手作業で行っていた見積もり明細や問い合わせ履歴などのデータ転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーの発生を防ぐことが可能です。これにより、データ入力にかかっていた時間を削減し、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築可能です！
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：Googleフォーム以外の情報も追加できますか？
A：
はい、可能です。例えば、Google スプレッドシートで行が追加された時をトリガーにしたい場合は、Googleフォームの「フォームに回答が送信されたら」トリガーを削除します。
「変更」を選択し、Google スプレッドシートを検索して「行が追加されたら」を選択しましょう。
Q：もっと複雑な条件でレコードを特定できますか？ （「会社名」と「担当者名」の両方が一致した場合など、複数の条件でレコードを絞り込む方法）
A：
はい、可能です！kintoneの「特定レコードのサブテーブルも新しい行を追加する」オペレーションで「①対象のレコードの条件」を設定する際に「+トリガー条件を追加」から条件を追加しましょう。
Q：連携が失敗した場合はどうなりますか？
A：
フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
また、通知先はメールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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