kintoneのステータスが更新されたら、テーブル内の明細を用いて請求書を発行し、送付する

■概要

‍kintoneで請求に関するステータスが更新されたら、テーブル内の明細情報を取得します。

その後予め用意したスプレッドシートの請求書雛形で明細情報等を用いて請求書を発行し、メールで送付します。

実際に使用しているスプレッドシートの請求書雛形(閲覧権限のみ付与となります)

‍https://docs.google.com/spreadsheets/d/1zkxfutABYs6smPd9Ui27vG1_b5481cRu2EN3yfduG-o/edit#gid=0

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■作成方法

‍①アプリトリガーでkintoneのステータスが更新されたら(Webhook起動)アクションを選択し、以下の設定をして保存します。

・WebhookURLをコピーしてkintone側でWebhook設定を行います。

・実際にステータス変更を実施し、Yoomのトリガー設定画面に戻りテストを行いリクエストに成功したかを確認します。

※トリガーはステータス変更後、トリガー起動までのタイムラグが小さいWebhook起動を推奨します。

※kintoneのWebhook設定についてはこちらをご参照ください。

②＋マークを押し、データベースを操作するオペレーションからkintoneを選択して、対象のアプリIDの入力とレコードを取得するアクションを選択後、以下の設定を行いテスト・保存します。

・ 検索条件はレコード番号が等しいとして、値に①で取得したレコードIDを{{レコードID}}のように埋め込みます。

※アウトプットを動的に埋め込む設定詳細はこちらをご参照ください。

③＋マークを押し、データベースを操作するオペレーションからkintoneを選択して、特定のレコードの複数のサブテーブルを取得するアクションを選択後、指定のアプリIDと対象のサブテーブルのフィールドコードを候補から選択し、以下の設定を行いテスト・保存します。

・ 対象のレコード条件はレコードIDが等しいとして、値に①のトリガーで取得したレコード番号を{{レコード番号}}のように埋め込みます。

・取得したいサブテーブルの行の条件は、必ず値がある列(品目名など)が空でないと設定し、対象のテーブルデータがすべて取得できるように設定します。

④＋マークを押し、書類を発行するオペレーションからスプレッドシートを選択し、以下の設定を行ってテスト・保存します。

・スプレッドシートID：請求書の雛形として使用するスプレッドシートIDを候補から選択します。

・格納するGoogleDriveのフォルダID：書類発行後に格納するフォルダIDを候補から選択します。

・ファイル名：任意のファイル名を設定します。

・置換対象の文字列：対応する文字列に対して、②や③で取得した値を埋め込みます。

※書類を発行するオペレーションの設定方法はこちら。

⑤メールを送るオペレーションを選択し、任意のメールツールを選択して以下の設定を行い保存します。

・To：②でアドレスを取得していたら埋め込みます。

・件名、本文：それぞれ入力します。②で取得した値を埋め込むことも可能です。

・添付ファイル：アウトプットを使用を選択し、値は発行した書類を選択します。

※実際のフローボットの動き：https://www.youtube.com/watch?v=QM_-Y2rR_bw