kintoneのステータスが更新されたら、テーブル内の明細を用いて請求書を発行し、送付する
kintoneのステータスが更新されたら、テーブル内の明細を用いて請求書を発行し、送付する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
kintone
と
Gmail
と
Google スプレッドシート
を自動連携できます。
■概要
kintone上で案件管理を行っているものの、請求フェーズになるとステータスを更新し、手作業で請求書を作成・送付する業務に手間を感じていないでしょうか。特にテーブル機能を利用している場合、明細の転記作業は複雑になりがちで、ミスが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、kintoneのステータス更新をトリガーに、テーブル内の明細情報を用いてGoogle スプレッドシートから請求書を自動で発行し、Gmailで送付する一連の流れを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneの情報を元に、手作業で請求書発行や送付を行っている経理や営業担当者の方
- テーブル機能の明細データを活用した請求書作成を自動化し、転記ミスをなくしたい方
- kintoneのステータス更新を起点として、後続の請求関連業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneのステータスを更新するだけで請求書が自動発行・送付されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 明細の転記や宛先設定などを自動化することで、入力間違いや送付漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintone、Google スプレッドシート、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「ステータスが更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、更新されたレコード情報を取得します。
- さらに、kintoneの「特定のレコードのサブテーブルの複数行を取得する」アクションで、請求明細にあたるテーブル情報を取得します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに請求書を作成します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、発行した請求書を添付して取引先に送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのトリガー設定では、対象としたいアプリのIDを任意で設定してください。
- Google スプレッドシートの書類発行オペレーションでは、元となる請求書の雛形ファイルや、発行する書類の保存先、ファイル名などを任意で設定できます。
- Gmailのメール送信オペレーションでは、宛先（To, CC, BCC）を任意で設定できるほか、本文にkintoneから取得した顧客名や金額などの情報を変数として埋め込むことも可能です。
■注意事項
- kintone、Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
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