重要な契約書や請求書などのPDFファイルを取り扱う際、セキュリティ対策は必須です。
しかし、ファイルごとに手動でパスワードを設定したり、印刷やコピーなどの権限を管理する作業は非常に時間がかかり、設定漏れや入力ミスのリスクも伴います。
もし、特定のフォルダにPDFファイルをアップロードするだけで、パスワード設定や権限管理などのセキュリティ対策が自動で完了する仕組みがあれば、面倒な手作業から解放され、セキュアなファイル管理体制を簡単に構築できます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはPDFファイルにパスワードなどのセキュリティ設定を自動で追加する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Google DriveにPDFファイルがアップロードされたら、PDF.coでセキュリティ設定を行う
試してみる
■概要
PDFファイルを共有する際、一つひとつに手作業でセキュリティ設定を追加することに手間を感じていませんか？ 特にファイル数が多い場合や、設定漏れが許されない重要な書類を扱う際には、大きな負担となりがちです。 このワークフローを活用すれば、Google DriveにPDFファイルがアップロードされるだけで、PDF.coが自動でPDFのセキュリティ設定を追加し、指定のフォルダに格納することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveで管理するPDFに、手作業でセキュリティ設定を追加している方
- 契約書や請求書など、機密性の高いPDFファイルのセキュリティ管理を徹底したい方
- PDF.coを活用して、PDFファイルに関する一連の定型業務を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google DriveへのアップロードだけでPDFへのセキュリティ設定追加が完了するため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます
- 手作業による設定の適用漏れやパスワードの間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の安全性を高めることができます
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとPDF.coをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします
- 次に、オペレーションでPDF.coの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをアップロードします
- 次に、オペレーションでPDF.coの「セキュリティ設定」アクションを設定し、パスワードなどのセキュリティを追加します
- 次に、オペレーションでPDF.coの「PDFファイルをダウンロード」アクションを設定し、セキュリティ設定後のファイルをダウンロードします
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、セキュリティが追加されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」では、ワークフローの起動対象としたいフォルダのIDを任意で設定してください
- PDF.coでは、 PDFファイルに対するパスワードやセキュリティ制御の設定を自由にカスタマイズできます
- Google Driveのオペレーション設定「ファイルをアップロードする」では、セキュリティ設定後のPDFファイルを格納する先のフォルダIDを任意で設定してください
■注意事項
- Google Drive、PDF.coのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
Google DriveのPDFにセキュリティを自動で追加するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、「Google DriveにPDFファイルがアップロードされたら、PDF.coでセキュリティ設定を自動で行う」フローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google Drive／PDF.co
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Google DriveとPDF.coのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Google Driveのトリガー設定とPDF.co・Google Driveのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Google DriveにPDFファイルがアップロードされたら、PDF.coでセキュリティ設定を行う
試してみる
■概要
PDFファイルを共有する際、一つひとつに手作業でセキュリティ設定を追加することに手間を感じていませんか？ 特にファイル数が多い場合や、設定漏れが許されない重要な書類を扱う際には、大きな負担となりがちです。 このワークフローを活用すれば、Google DriveにPDFファイルがアップロードされるだけで、PDF.coが自動でPDFのセキュリティ設定を追加し、指定のフォルダに格納することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveで管理するPDFに、手作業でセキュリティ設定を追加している方
- 契約書や請求書など、機密性の高いPDFファイルのセキュリティ管理を徹底したい方
- PDF.coを活用して、PDFファイルに関する一連の定型業務を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google DriveへのアップロードだけでPDFへのセキュリティ設定追加が完了するため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます
- 手作業による設定の適用漏れやパスワードの間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の安全性を高めることができます
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとPDF.coをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします
- 次に、オペレーションでPDF.coの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをアップロードします
- 次に、オペレーションでPDF.coの「セキュリティ設定」アクションを設定し、パスワードなどのセキュリティを追加します
- 次に、オペレーションでPDF.coの「PDFファイルをダウンロード」アクションを設定し、セキュリティ設定後のファイルをダウンロードします
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、セキュリティが追加されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」では、ワークフローの起動対象としたいフォルダのIDを任意で設定してください
- PDF.coでは、 PDFファイルに対するパスワードやセキュリティ制御の設定を自由にカスタマイズできます
- Google Driveのオペレーション設定「ファイルをアップロードする」では、セキュリティ設定後のPDFファイルを格納する先のフォルダIDを任意で設定してください
■注意事項
- Google Drive、PDF.coのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
ステップ1：Google DriveとPDF.coをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
Google Driveは下記のGoogle スプレッドシートと同様の手順で連携できます。
続いて、今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します！
PDF.coのマイアプリ連携
アプリ一覧からPDF.coを検索し選択すると、下記の画面が表示されます。
アカウント名には、担当者名など任意の名称を入力してください。
アクセストークンは、PDF.coから取得します。
PDF.coにログインして、TOPページの「APIキー」の「キーをコピー」をクリックしてください。
Yoomの操作画面に戻り、コピーしたAPIキーをアクセストークンに貼り付け、「追加」をクリックします。
これでPDF.coとYoomの連携完了です！
ステップ2：テンプレートをコピーする
下記バナーの「試してみる」をクリックしてください。
Google DriveにPDFファイルがアップロードされたら、PDF.coでセキュリティ設定を行う
試してみる
■概要
PDFファイルを共有する際、一つひとつに手作業でセキュリティ設定を追加することに手間を感じていませんか？ 特にファイル数が多い場合や、設定漏れが許されない重要な書類を扱う際には、大きな負担となりがちです。 このワークフローを活用すれば、Google DriveにPDFファイルがアップロードされるだけで、PDF.coが自動でPDFのセキュリティ設定を追加し、指定のフォルダに格納することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveで管理するPDFに、手作業でセキュリティ設定を追加している方
- 契約書や請求書など、機密性の高いPDFファイルのセキュリティ管理を徹底したい方
- PDF.coを活用して、PDFファイルに関する一連の定型業務を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google DriveへのアップロードだけでPDFへのセキュリティ設定追加が完了するため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます
- 手作業による設定の適用漏れやパスワードの間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の安全性を高めることができます
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとPDF.coをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします
- 次に、オペレーションでPDF.coの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをアップロードします
- 次に、オペレーションでPDF.coの「セキュリティ設定」アクションを設定し、パスワードなどのセキュリティを追加します
- 次に、オペレーションでPDF.coの「PDFファイルをダウンロード」アクションを設定し、セキュリティ設定後のファイルをダウンロードします
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、セキュリティが追加されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」では、ワークフローの起動対象としたいフォルダのIDを任意で設定してください
- PDF.coでは、 PDFファイルに対するパスワードやセキュリティ制御の設定を自由にカスタマイズできます
- Google Driveのオペレーション設定「ファイルをアップロードする」では、セキュリティ設定後のPDFファイルを格納する先のフォルダIDを任意で設定してください
■注意事項
- Google Drive、PDF.coのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
コピーすると下記画像のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされます。
「OK」をクリックして設定を進めていきましょう！
ステップ3：Google Driveのトリガー設定
「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」をクリックします。
※トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は、「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
クリックすると以下の画面に移ります。
アカウント情報と書かれた項目にはステップ1でマイアプリ連携した際の情報が記載されています。
アクションは、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」のままで次に進みましょう！
まず準備として、Google Driveの連携したいフォルダ内にテスト用のPDFファイルをアップロードしてください。
ファイルをアップロードしたら、Yoomの操作画面に戻ります。
Yoomが、Google Driveのフォルダを確認する間隔を設定します。
編集欄をクリックし、5分、10分、15分、30分、60分から任意の時間を選択してください。
ご利用プランにより設定できる最短の間隔が異なるため、ご注意ください。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
編集欄をクリックすると、連携したGoogle Driveのフォルダ候補が表示されます。
候補の中から、連携したいフォルダを選択してください。
選択するとフォルダIDが自動で反映されます。
フォルダIDが設定できたら、「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、取得した値の各項目の横に、Google DriveにアップロードしたPDFファイルの詳細情報が表示されます。
「完了」をクリックして設定完了です！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動する値となります。
ステップ4：Google Driveのアクション設定
次に、Google DriveにアップロードしたPDFファイルをダウンロードする設定を行います。
「ファイルをダウンロードする」をクリックしてください。
※ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
こちらもステップ1でマイアプリ連携した際の情報が記載されています。
アクションは、「ファイルをダウンロードする」のままで次に進みましょう！
編集欄をクリックして、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」から「ファイルID/フォルダID」を選択します。
選択できたら、「テスト」をクリックしてください。
※デフォルトで入力されている「取得した値から選択してください｜例）」は削除してくださいね！
テストが成功して、ファイルがダウンロードされました！
「完了」をクリックして、設定完了です！
