重要な契約書や請求書などのPDFファイルを取り扱う際、セキュリティ対策は必須です。
もし、特定のフォルダにPDFファイルをアップロードするだけで、パスワード設定や権限管理などのセキュリティ対策が自動で完了する仕組み があれば、面倒な手作業から解放され、セキュアなファイル管理体制を簡単に構築できます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
とにかく早く試したい方へ YoomにはPDFファイルにパスワードなどのセキュリティ設定を自動で追加する業務フロー自動化のテンプレート が用意されています。
Google DriveにPDFファイルがアップロードされたら、PDF.coでセキュリティ設定を行う
試してみる
■概要
PDFファイルを共有する際、一つひとつに手作業でセキュリティ設定を追加することに手間を感じていませんか？ 特にファイル数が多い場合や、設定漏れが許されない重要な書類を扱う際には、大きな負担となりがちです。 このワークフローを活用すれば、Google DriveにPDFファイルがアップロードされるだけで、PDF.coが自動でPDFのセキュリティ設定を追加し、指定のフォルダに格納することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveで管理するPDFに、手作業でセキュリティ設定を追加している方 契約書や請求書など、機密性の高いPDFファイルのセキュリティ管理を徹底したい方 PDF.coを活用して、PDFファイルに関する一連の定型業務を自動化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Google DriveへのアップロードだけでPDFへのセキュリティ設定追加が完了するため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます 手作業による設定の適用漏れやパスワードの間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の安全性を高めることができます ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとPDF.coをYoomと連携します 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします 次に、オペレーションでPDF.coの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをアップロードします 次に、オペレーションでPDF.coの「セキュリティ設定」アクションを設定し、パスワードなどのセキュリティを追加します 次に、オペレーションでPDF.coの「PDFファイルをダウンロード」アクションを設定し、セキュリティ設定後のファイルをダウンロードします 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、セキュリティが追加されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」では、ワークフローの起動対象としたいフォルダのIDを任意で設定してください PDF.coでは、 PDFファイルに対するパスワードやセキュリティ制御の設定を自由にカスタマイズできます Google Driveのオペレーション設定「ファイルをアップロードする」では、セキュリティ設定後のPDFファイルを格納する先のフォルダIDを任意で設定してください ■注意事項
Google Drive、PDF.coのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について 」をご参照ください。
Google DriveのPDFにセキュリティを自動で追加するフローを作ってみよう それではここから代表的な例として、「Google DriveにPDFファイルがアップロードされたら、PDF.coでセキュリティ設定を自動で行う」 フローを解説していきます！登録フォーム
※今回連携するアプリの公式サイト：Google Drive PDF.co
[Yoomとは]
フローの作成方法 今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Google DriveとPDF.coのマイアプリ連携 テンプレートをコピー Google Driveのトリガー設定とPDF.co・Google Driveのアクション設定 トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Google DriveにPDFファイルがアップロードされたら、PDF.coでセキュリティ設定を行う
試してみる
■概要
PDFファイルを共有する際、一つひとつに手作業でセキュリティ設定を追加することに手間を感じていませんか？ 特にファイル数が多い場合や、設定漏れが許されない重要な書類を扱う際には、大きな負担となりがちです。 このワークフローを活用すれば、Google DriveにPDFファイルがアップロードされるだけで、PDF.coが自動でPDFのセキュリティ設定を追加し、指定のフォルダに格納することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveで管理するPDFに、手作業でセキュリティ設定を追加している方 契約書や請求書など、機密性の高いPDFファイルのセキュリティ管理を徹底したい方 PDF.coを活用して、PDFファイルに関する一連の定型業務を自動化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Google DriveへのアップロードだけでPDFへのセキュリティ設定追加が完了するため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます 手作業による設定の適用漏れやパスワードの間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の安全性を高めることができます ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとPDF.coをYoomと連携します 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします 次に、オペレーションでPDF.coの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをアップロードします 次に、オペレーションでPDF.coの「セキュリティ設定」アクションを設定し、パスワードなどのセキュリティを追加します 次に、オペレーションでPDF.coの「PDFファイルをダウンロード」アクションを設定し、セキュリティ設定後のファイルをダウンロードします 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、セキュリティが追加されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」では、ワークフローの起動対象としたいフォルダのIDを任意で設定してください PDF.coでは、 PDFファイルに対するパスワードやセキュリティ制御の設定を自由にカスタマイズできます Google Driveのオペレーション設定「ファイルをアップロードする」では、セキュリティ設定後のPDFファイルを格納する先のフォルダIDを任意で設定してください ■注意事項
Google Drive、PDF.coのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について 」をご参照ください。
ステップ1：Google DriveとPDF.coをマイアプリ連携 ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
続いて、今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します！
PDF.coのマイアプリ連携 アプリ一覧からPDF.coを検索し選択すると、下記の画面が表示されます。
アクセストークンは、PDF.coから取得します。
Yoomの操作画面に戻り、コピーしたAPIキーをアクセストークンに貼り付け、「追加」をクリックします。
これでPDF.coとYoomの連携完了です！
ステップ2：テンプレートをコピーする 下記バナーの「試してみる」をクリックしてください。
Google DriveにPDFファイルがアップロードされたら、PDF.coでセキュリティ設定を行う
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■概要
PDFファイルを共有する際、一つひとつに手作業でセキュリティ設定を追加することに手間を感じていませんか？ 特にファイル数が多い場合や、設定漏れが許されない重要な書類を扱う際には、大きな負担となりがちです。 このワークフローを活用すれば、Google DriveにPDFファイルがアップロードされるだけで、PDF.coが自動でPDFのセキュリティ設定を追加し、指定のフォルダに格納することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveで管理するPDFに、手作業でセキュリティ設定を追加している方 契約書や請求書など、機密性の高いPDFファイルのセキュリティ管理を徹底したい方 PDF.coを活用して、PDFファイルに関する一連の定型業務を自動化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Google DriveへのアップロードだけでPDFへのセキュリティ設定追加が完了するため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます 手作業による設定の適用漏れやパスワードの間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の安全性を高めることができます ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとPDF.coをYoomと連携します 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします 次に、オペレーションでPDF.coの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをアップロードします 次に、オペレーションでPDF.coの「セキュリティ設定」アクションを設定し、パスワードなどのセキュリティを追加します 次に、オペレーションでPDF.coの「PDFファイルをダウンロード」アクションを設定し、セキュリティ設定後のファイルをダウンロードします 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、セキュリティが追加されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」では、ワークフローの起動対象としたいフォルダのIDを任意で設定してください PDF.coでは、 PDFファイルに対するパスワードやセキュリティ制御の設定を自由にカスタマイズできます Google Driveのオペレーション設定「ファイルをアップロードする」では、セキュリティ設定後のPDFファイルを格納する先のフォルダIDを任意で設定してください ■注意事項
Google Drive、PDF.coのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について 」をご参照ください。
コピーすると下記画像のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされます。
ステップ3：Google Driveのトリガー設定 「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」をクリックします。
※トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は、 「ファイルの容量制限について」 をご参照ください。
クリックすると以下の画面に移ります。
まず準備として、Google Driveの連携したいフォルダ内にテスト用のPDFファイルをアップロードしてください。
ファイルをアップロードしたら、Yoomの操作画面に戻ります。
Yoomが、Google Driveのフォルダを確認する間隔を設定します。ご利用プラン
編集欄をクリックすると、連携したGoogle Driveのフォルダ候補が表示されます。
フォルダIDが設定できたら、「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、取得した値の各項目の横に、Google DriveにアップロードしたPDFファイルの詳細情報が表示されます。
※取得した値 変動する値 となります。
ステップ4：Google Driveのアクション設定 次に、Google DriveにアップロードしたPDFファイルをダウンロードする設定を行います。
※ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
こちらもステップ1でマイアプリ連携した際の情報が記載されています。
編集欄をクリックして、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」から「ファイルID/フォルダID」を選択します。※デフォルトで入力されている「取得した値から選択してください｜例）」は削除してくださいね！
テストが成功して、ファイルがダウンロードされました！
ステップ5：PDF.coにファイルをアップロードする設定 次に、Google DriveにアップロードしたPDFファイルをPDF.coにもアップロードする設定を行います。
クリックすると以下の画面に移ります。
「ファイルの添付方法」と「ファイル」はテンプレートであらかじめ設定されています。
テストが成功したら、「完了」をクリックして設定完了です！
ステップ6：PDF.coでセキュリティ設定を追加する設定 次に、PDF.coにアップロードしたPDFファイルにセキュリティ設定を追加する行います。
こちらもステップ1でマイアプリ連携した際の情報が記載されています。
編集欄をクリックして、取得した値の「ファイルをアップロード」から「ファイルURL」を選択します。※デフォルトで入力されている「取得した値から選択してください｜例）」は削除してくださいね！
注釈を参考にオーナーパスワードと、任意でユーザーパスワードを設定してください。※ユーザーパスワードを設定しない場合は、空欄のままで問題ありません。
編集欄をクリックすると、暗号アルゴリズムの候補がプルダウン形式で表示されます。
【補足】 AES 256は最も一般的に使用される暗号化アルゴリズムの一つで、特に機密性の高いファイルを保護する際に広く使用されています。
下記を任意で選択してください。※未選択のままでも問題ありません。
次に、セキュリティ設定を追加した状態で出力するファイル名を設定します。
【Tips】 取得した値を活用することで、フローボットを起動する度に変動する値 となります。固定値 として扱わるため下記画像のように入力すると、毎回「セキュリティ設定済_ファイル名」 の規則に従ってファイル名が作成されます。(ファイル名は変動します。)
出力リンクの有効期限を任意で入力し、「テスト」をクリックしてください。
テストが成功したら、「完了」をクリックして設定完了です！
ステップ7：PDF.coにPDFファイルをダウンロードする設定 次に、ステップ6でセキュリティ設定を追加したPDFファイルを、PDF.coにダウンロードする設定を行います。
こちらもステップ1でマイアプリ連携した際の情報が記載されています。
編集欄をクリックして、「セキュリティ設定」から「生成されたPDFファイルのURL」を選択します。
テストが成功したら、「完了」をクリックして設定完了です！
ステップ8：Google Driveにファイルをアップロードする設定 最後に、PDF.coでセキュリティ設定を追加したPDFファイルをGoogle Driveにアップロードする設定を行います。
こちらもステップ1でマイアプリ連携した際の情報が記載されています。
編集欄をクリックすると、連携したGoogle Driveアカウントのフォルダ候補が表示されます。
【Tips】 ステップ3で連携したGoogle Driveのフォルダとは別に、「セキュリティ設定済」フォルダを新たに作成して連携することで、より管理がしやすくなると思います。
次に、Google Driveにアップロードするファイル名を設定します。
【Tips】 取得した値を活用することで、フローボットを起動する度に変動する値 として反映されます。
「ファイルの添付方法」と「ファイル」は、テンプレートであらかじめ設定されています。
テストが成功したら、「完了」をクリックして設定完了です！
連携したGoogle Driveのフォルダに、PDF.coでセキュリティ設定を追加したPDFファイルがアップロードされました！
このPDFを開くと、セキュリティ設定が追加されたことが確認できます！
ステップ9：トリガーをONにして起動準備完了 最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
PDF.coを使った自動化例 各種ストレージやメールアプリとPDF.coを連携させ、ドキュメント操作を自動化します。ファイル形式の変換やOCR処理、画像の追加などを、使い慣れたツールを起点に実行できるため、ツールを跨ぐ手間を最小限に抑え、業務フローのデジタル化をスマートに実現します。
BoxにアップロードされたファイルをOCRで読み取り、PDF.coでファイルにテキストを追加する
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■概要
Boxにアップロードした請求書や契約書などの内容を確認し、手動で情報を追記する作業に手間を感じていませんか。
■このテンプレートをおすすめする方
Boxにアップロードしたファイルの内容確認や情報追記を手作業で行っている方 OCR機能やPDF.coを用いて、書類処理の自動化を実現したいと考えている方 ファイル管理業務におけるヒューマンエラーを減らし、効率化したい担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Boxへのファイルアップロードをトリガーに、OCRでの読取りからPDF.coでのテキスト追加までが自動化され、手作業の時間を短縮します。 手作業による文字の読み間違いやテキストの入力ミス、追加漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、BoxとPDF.coをYoomと連携します。 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。 ペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルを読み取ります。 最後に、オペレーションでPDF.coの「PDFファイルにテキストを追加」を設定し、読み取ったテキスト情報などをファイルに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Boxのトリガーやファイルダウンロードのアクションでは、対象としたいフォルダやファイルを任意で設定してください。 AI機能で文字を読み取る際、対象ファイルの指定方法や、読み取りたい項目、言語などを任意でカスタマイズできます。 PDF.coでテキストを追加する際、対象のPDFファイルや、テキストを追加する位置（X座標、Y座標）、内容などを任意で設定してください。 ■注意事項
PDF.co、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailでドキュメントファイルを受信したら、PDF.coでPDFに変換しOneDriveに保存する
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■概要
メールで受信したWordなどのドキュメントファイルを、都度手作業でPDFに変換し、クラウドストレージへ保存する作業は手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローは、Gmailでの受信をきっかけにPDF.coを利用したドキュメントのPDF変換を自動化し、OneDriveに保存するまでの一連の流れを構築します。これまで手作業で行っていたファイル変換と保存作業の手間を省き、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
PDF.coを使い、手作業でドキュメントからPDFへの変換を行っている方 メールで受け取ったファイルの管理や変換作業の自動化を検討している方 ドキュメントファイルのフォーマットを統一し、管理を効率化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailでの受信をトリガーにドキュメントファイルのPDF変換と保存が自動化されるため、手作業で行っていた時間を短縮することができます。 手動でのファイル変換や保存作業がなくなることで、変換ミスや保存漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Gmail、PDF.co、OneDriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでPDF.coの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルをアップロードします。 続いて、PDF.coの「ドキュメントをPDFに変換」アクションを設定し、アップロードしたファイルをPDFに変換します。 さらに、PDF.coの「PDFファイルをダウンロード」アクションを設定し、変換後のPDFファイルを取得します。 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動させる条件となるメールのキーワード（件名や本文に含まれる特定の文言など）を任意で設定してください。 PDF.coの各アクションでは、変換対象とするファイルのURLなどを任意で設定可能です。 OneDriveへファイルをアップロードするアクションでは、保存先のドライブIDやフォルダ、アップロードする際のファイル名などを任意で設定してください。 ■注意事項
Gmail、PDF.co、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について 」をご参照ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Microsoft SharePointに画像ファイルがアップロードされたら、PDF.coでPDFファイルに画像を追加する
試してみる
■概要
Microsoft SharePointにアップロードした画像ファイルを、都度PDFファイルに追加する作業に手間を感じていませんか？ 単純な作業ですが、手動で行うと画像の選択ミスや追加漏れが発生する可能性もあります。 このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointに画像ファイルがアップロードされると、自動でPDF.coがPDFファイルに画像を追加するため、こうした課題を解消できます。PDF.coの具体的な使い方を模索している方にもおすすめです。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePointとPDF.coを利用したファイル管理を効率化したい方 PDF.coの様々な使い方を検討し、手作業によるファイル編集を自動化したいと考えている方 ファイルの取り扱いにおける、画像の追加漏れや更新ミスなどのヒューマンエラーを防止したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft SharePointへの画像アップロードを起点に、PDFへの追加処理が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。 手動でのファイル操作が不要になることで、画像の追加漏れや誤ったファイルへの追加といったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointとPDF.coをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理が実行されるようにします。 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。 次に、オペレーションでPDF.coの「ファイルをアップロード」アクションを設定します。 最後に、オペレーションでPDF.coの「PDFファイルに画像を追加」アクションを設定し、指定のPDFに画像を自動で追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft SharePointのトリガー設定「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」では、自動化の対象としたい任意のサイトID、およびフォルダIDを設定してください。 ■注意事項
Microsoft SharePoint、PDF.coのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について 」をご参照ください。
Dropboxに画像ファイルがアップロードされたら、PDF.coでPDFファイルに画像を追加する
試してみる
■概要
Dropboxにアップロードした画像ファイルを、報告書や資料などのPDFに手動で追加する作業に時間を取られていませんか？このような定型作業は、ファイルの選択ミスや追加漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、DropboxへのファイルアップロードをきっかけにPDF.coによる画像追加が自動で完了するため、こうした課題をスムーズに解消できます。PDF.coの具体的な使い方の一つとして、業務効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
DropboxとPDF.coを連携させ、ファイル管理業務を効率化したいと考えている方 PDF.coの様々な使い方を模索しており、画像ファイルのPDF追加を自動化したい方 報告書や資料作成において、手作業による画像のPDF挿入に手間を感じている方 ■このテンプレートを使うメリット
Dropboxへのアップロードを起点に画像追加までが自動化され、これまで手作業で行っていたファイル操作の時間を短縮することができます。 手作業による画像の選択ミスやPDFへの追加漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、DropboxとPDF.coをYoomと連携します。 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。 次に、オペレーションでPDF.coの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをアップロードします。 最後に、オペレーションでPDF.coの「PDFファイルに画像を追加」アクションを設定し、指定のPDFファイルにアップロードした画像を追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Dropboxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのパスを任意で設定してください。 また、特定のファイル名を持つファイルが作成された場合のみフローを起動させたい場合は、ファイル名の指定も可能です。 ■注意事項
Dropbox、PDF.coのそれぞれとYoomを連携してください。 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について 」をご参照ください。
Outlookの添付ファイルをOCRで読み取り、PDF.coでファイルにテキストを追加する
試してみる
■概要
Outlookに届く請求書や注文書などのPDFファイル、その都度手作業で内容を確認し、テキストを追記していませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookで受け取るPDF書類の処理に多くの時間を費やしている経理や営業事務担当者の方 書類へのテキスト追記や情報転記を手作業で行っており、入力ミスなどの課題を感じている方 書類関連の定型業務を自動化することで、チーム全体の生産性を向上させたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
メール受信からOCRでの文字抽出、PDFへのテキスト追加までを自動化できるため、手作業での確認や入力にかかる時間を短縮します。 手作業による書類内容の読み間違いやテキストの転記ミスなどを防ぎ、業務の正確性を向上させることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとPDF.coをYoomと連携します。 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定します。 続けて、Outlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションで、取得した添付ファイルをYoom内に保存します。 次に、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。 最後に、PDF.coの「PDFファイルにテキストを追加」アクションで、抽出したテキストを元のPDFファイルに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Outlookのトリガー設定では、特定のフォルダ（例：「請求書」フォルダなど）のみを監視対象にしたい場合、メールフォルダIDを任意で設定してください。 OCR機能のアクション設定では、文字数に応じた設定や、抽出したい項目、使用するAIモデル、読み取る書類の言語などを任意で指定します。 PDF.coのアクション設定では、テキストを追加する対象のPDFファイルや追加するテキスト内容（アノテーション）、保存する際のファイル名を任意で設定してください。 ■注意事項
PDF.co、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
まとめ PDFのセキュリティ設定を自動化することで、これまで手作業で行っていたファイルごとのパスワード設定や権限管理の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者は面倒な繰り返し作業から解放され、より安全かつ効率的に機密情報を扱えるようになるため、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。登録フォーム
よくあるご質問
Q：パスワード以外にどんな設定ができますか？
A：
パスワード設定の他にも、ドキュメントの印刷、編集、コンテンツの抽出など、さまざまな権限を許可または禁止することができます。
Q：パスワード設定後にSlackで通知できますか？
A：
はい、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」オペレーションを追加することで、パスワード設定後に通知を送信できます。
Q：Google Drive以外のストレージでも使えますか？
A：
はい、Google Drive以外にも、OneDriveやBoxなど、さまざまなストレージツールと連携できます。
