・
重要な契約書や請求書などのPDFファイルを取り扱う際、セキュリティ対策は必須です。
しかし、ファイルごとに手動でパスワードを設定したり、印刷やコピーなどの権限を管理する作業は非常に時間がかかり、設定漏れや入力ミスのリスクも伴います。
もし、特定のフォルダにPDFファイルをアップロードするだけで、パスワード設定や権限管理などのセキュリティ対策が自動で完了する仕組みがあれば、面倒な手作業から解放され、セキュアなファイル管理体制を簡単に構築できます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはPDFファイルにパスワードなどのセキュリティ設定を自動で追加する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、「Google DriveにPDFファイルがアップロードされたら、PDF.coでセキュリティ設定を自動で行う」フローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google Drive／PDF.co
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
Google Driveは下記のGoogle スプレッドシートと同様の手順で連携できます。
続いて、今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します！
アプリ一覧からPDF.coを検索し選択すると、下記の画面が表示されます。
アカウント名には、担当者名など任意の名称を入力してください。
アクセストークンは、PDF.coから取得します。
PDF.coにログインして、TOPページの「APIキー」の「キーをコピー」をクリックしてください。
Yoomの操作画面に戻り、コピーしたAPIキーをアクセストークンに貼り付け、「追加」をクリックします。
これでPDF.coとYoomの連携完了です！
下記バナーの「試してみる」をクリックしてください。
コピーすると下記画像のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされます。
「OK」をクリックして設定を進めていきましょう！
「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」をクリックします。
※トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は、「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
クリックすると以下の画面に移ります。
アカウント情報と書かれた項目にはステップ1でマイアプリ連携した際の情報が記載されています。
アクションは、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」のままで次に進みましょう！
まず準備として、Google Driveの連携したいフォルダ内にテスト用のPDFファイルをアップロードしてください。
ファイルをアップロードしたら、Yoomの操作画面に戻ります。
Yoomが、Google Driveのフォルダを確認する間隔を設定します。
編集欄をクリックし、5分、10分、15分、30分、60分から任意の時間を選択してください。
ご利用プランにより設定できる最短の間隔が異なるため、ご注意ください。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
編集欄をクリックすると、連携したGoogle Driveのフォルダ候補が表示されます。
候補の中から、連携したいフォルダを選択してください。
選択するとフォルダIDが自動で反映されます。
フォルダIDが設定できたら、「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、取得した値の各項目の横に、Google DriveにアップロードしたPDFファイルの詳細情報が表示されます。
「完了」をクリックして設定完了です！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動する値となります。
次に、Google DriveにアップロードしたPDFファイルをダウンロードする設定を行います。
「ファイルをダウンロードする」をクリックしてください。
※ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
こちらもステップ1でマイアプリ連携した際の情報が記載されています。
アクションは、「ファイルをダウンロードする」のままで次に進みましょう！
編集欄をクリックして、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」から「ファイルID/フォルダID」を選択します。
選択できたら、「テスト」をクリックしてください。
※デフォルトで入力されている「取得した値から選択してください｜例）」は削除してくださいね！
テストが成功して、ファイルがダウンロードされました！
「完了」をクリックして、設定完了です！
次に、Google DriveにアップロードしたPDFファイルをPDF.coにもアップロードする設定を行います。
「ファイルをアップロード」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に移ります。
Google Driveと同様に、ステップ1でマイアプリ連携したPDF.coのアカウント情報が自動で表示されます。
アクションは、「ファイルをアップロード」のままで次に進みましょう！
「ファイルの添付方法」と「ファイル」はテンプレートであらかじめ設定されています。
下記画像の設定のまま、「テスト」をクリックしてください。
テストが成功したら、「完了」をクリックして設定完了です！
次に、PDF.coにアップロードしたPDFファイルにセキュリティ設定を追加する行います。
「セキュリティ設定」をクリックしてください。
こちらもステップ1でマイアプリ連携した際の情報が記載されています。
アクションは、「セキュリティ設定」のままで次に進みましょう！
編集欄をクリックして、取得した値の「ファイルをアップロード」から「ファイルURL」を選択します。
※デフォルトで入力されている「取得した値から選択してください｜例）」は削除してくださいね！
注釈を参考にオーナーパスワードと、任意でユーザーパスワードを設定してください。
※ユーザーパスワードを設定しない場合は、空欄のままで問題ありません。
編集欄をクリックすると、暗号アルゴリズムの候補がプルダウン形式で表示されます。
もし指定したい場合は、「AES 256bit」を推奨します。
【補足】
AES 256は最も一般的に使用される暗号化アルゴリズムの一つで、特に機密性の高いファイルを保護する際に広く使用されています。
下記を任意で選択してください。
※未選択のままでも問題ありません。
次に、セキュリティ設定を追加した状態で出力するファイル名を設定します。
編集欄をクリックして、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」から、Google DriveにアップロードしたPDFファイル名を引用できます。
【Tips】
取得した値を活用することで、フローボットを起動する度に変動する値となります。
これにより、毎回変動する情報を手動で入力する必要がなくなり、効率的に連携できます！
なお、テキスト部分は固定値として扱わるため下記画像のように入力すると、毎回「セキュリティ設定済_ファイル名」の規則に従ってファイル名が作成されます。(ファイル名は変動します。)
出力リンクの有効期限を任意で入力し、「テスト」をクリックしてください。
テストが成功したら、「完了」をクリックして設定完了です！
次に、ステップ6でセキュリティ設定を追加したPDFファイルを、PDF.coにダウンロードする設定を行います。
「PDFファイルをダウンロード」をクリックしてください。
こちらもステップ1でマイアプリ連携した際の情報が記載されています。
アクションは、「PDFファイルをダウンロード」のままで次に進みましょう！
編集欄をクリックして、「セキュリティ設定」から「生成されたPDFファイルのURL」を選択します。
デフォルトで入力されている「取得した値から選択してください｜例）」を削除して、「テスト」をクリックしてください。
テストが成功したら、「完了」をクリックして設定完了です！
最後に、PDF.coでセキュリティ設定を追加したPDFファイルをGoogle Driveにアップロードする設定を行います。
「ファイルをアップロードする」をクリックしてください。
こちらもステップ1でマイアプリ連携した際の情報が記載されています。
アクションは、「ファイルをアップロードする」のままで次に進みましょう！
編集欄をクリックすると、連携したGoogle Driveアカウントのフォルダ候補が表示されます。
候補の中から、連携したいドライブを選んでください。
選択すると自動でフォルダIDが反映されます。
【Tips】
ステップ3で連携したGoogle Driveのフォルダとは別に、「セキュリティ設定済」フォルダを新たに作成して連携することで、より管理がしやすくなると思います。
ぜひお試しください！
次に、Google Driveにアップロードするファイル名を設定します。
編集欄をクリックして、「セキュリティ設定」から「出力ファイル名」を選択してください。
【Tips】
取得した値を活用することで、フローボットを起動する度に変動する値として反映されます。
またステップ6で設定したファイル名のようにテキストを追加し、カスタマイズすることも可能です！
「ファイルの添付方法」と「ファイル」は、テンプレートであらかじめ設定されています。
「テスト」をクリックしてください。
テストが成功したら、「完了」をクリックして設定完了です！
連携したGoogle Driveのフォルダに、PDF.coでセキュリティ設定を追加したPDFファイルがアップロードされました！
このPDFを開くと、セキュリティ設定が追加されたことが確認できます！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
実際にフローボットを起動して、Google DriveにPDFファイルをアップロードしたら、PDF.coでセキュリティ設定を追加したPDFファイルがGoogle Driveのフォルダに保存されるか確認してみてくださいね！
各種ストレージやメールアプリとPDF.coを連携させ、ドキュメント操作を自動化します。ファイル形式の変換やOCR処理、画像の追加などを、使い慣れたツールを起点に実行できるため、ツールを跨ぐ手間を最小限に抑え、業務フローのデジタル化をスマートに実現します。
PDFのセキュリティ設定を自動化することで、これまで手作業で行っていたファイルごとのパスワード設定や権限管理の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者は面倒な繰り返し作業から解放され、より安全かつ効率的に機密情報を扱えるようになるため、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：パスワード以外にどんな設定ができますか？
A：
パスワード設定の他にも、ドキュメントの印刷、編集、コンテンツの抽出など、さまざまな権限を許可または禁止することができます。
Q：パスワード設定後にSlackで通知できますか？
A：
はい、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」オペレーションを追加することで、パスワード設定後に通知を送信できます。
フローボットの設定方法について詳しくは、以下をご参照ください。
Q：Google Drive以外のストレージでも使えますか？
A：
はい、Google Drive以外にも、OneDriveやBoxなど、さまざまなストレージツールと連携できます。
連携可能なアプリの一覧は下記のリンクからご確認いただけます。
