■概要
PDFファイルを共有する際、一つひとつに手作業でセキュリティ設定を追加することに手間を感じていませんか？ 特にファイル数が多い場合や、設定漏れが許されない重要な書類を扱う際には、大きな負担となりがちです。 このワークフローを活用すれば、Google DriveにPDFファイルがアップロードされるだけで、PDF.coが自動でPDFのセキュリティ設定を追加し、指定のフォルダに格納することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveで管理するPDFに、手作業でセキュリティ設定を追加している方
- 契約書や請求書など、機密性の高いPDFファイルのセキュリティ管理を徹底したい方
- PDF.coを活用して、PDFファイルに関する一連の定型業務を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google DriveへのアップロードだけでPDFへのセキュリティ設定追加が完了するため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます
- 手作業による設定の適用漏れやパスワードの間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の安全性を高めることができます
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとPDF.coをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします
- 次に、オペレーションでPDF.coの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをアップロードします
- 次に、オペレーションでPDF.coの「セキュリティ設定」アクションを設定し、パスワードなどのセキュリティを追加します
- 次に、オペレーションでPDF.coの「PDFファイルをダウンロード」アクションを設定し、セキュリティ設定後のファイルをダウンロードします
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、セキュリティが追加されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」では、ワークフローの起動対象としたいフォルダのIDを任意で設定してください
- PDF.coでは、 PDFファイルに対するパスワードやセキュリティ制御の設定を自由にカスタマイズできます
- Google Driveのオペレーション設定「ファイルをアップロードする」では、セキュリティ設定後のPDFファイルを格納する先のフォルダIDを任意で設定してください
■注意事項
- Google Drive、PDF.coのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
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