「定期的に送られてくるExcelファイルを毎回PDFに変換するのが面倒…」
「手作業でのファイル変換だと、ミスが発生したり、他の業務が滞ってしまったりする…」
このように、繰り返し発生するファイル変換作業に手間やストレスを感じていませんか？
もし、特定のExcelファイルを受け取った際に、自動でPDF形式に変換し、指定の場所に保存してくれる仕組みがあれば、こうした日々の煩わしい作業から解放され、より創造的で重要なコア業務に集中する時間を確保できます。
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるため、ぜひこの機会に導入して、ファイル管理業務を効率化させましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはExcelファイルをPDFに自動変換する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
GmailでExcelファイルを受信したら、PDF.coでPDF変換しBoxに保存する
試してみる
■概要
メールで受け取ったExcelファイルを都度PDFに変換し、指定のフォルダに保存する作業に手間を感じていませんか。 このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のExcelファイルを受信した際に、PDF.coでPDF変換を行い、Boxへ自動で保存する一連の流れを構築できます。PDF.coを利用したExcelからPDFへの変換作業を自動化することで、手作業による変換・保存の手間を省き、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する請求書などのExcelファイルをPDFに変換し、手作業で管理している方
- PDF.coを活用したExcelからPDFへの変換プロセスを自動化し、業務を効率化したい方
- 定型的なファイル管理業務を標準化することで、チームの生産性向上を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでファイルを受信後、手動で行っていたExcelからPDFへの変換とBoxへの保存作業を自動化し、作業時間を短縮できます
- 自動で処理が実行されるため、ファイルの変換漏れや保存先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の安定に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、PDF.co、BoxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでPDF.coの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、受信したExcelファイルを指定します
- さらに、PDF.coの「ExcelをPDFに変換」アクションで、アップロードしたファイルをPDFに変換します
- 次に、PDF.coの「PDFファイルをダウンロード」アクションで変換後のファイルを取得します
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFファイルを指定のフォルダに保存します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールを特定するためのキーワード（件名や送信元アドレスなど）を任意で設定してください。
- PDF.coのファイル変換では、対象ページやリンク有効期限を任意で設定できます。また、出力ファイル名は、メールの件名や日付などの値を使用して設定することもできます。
- Boxにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダやファイル名を任意で設定できます。日付や送信元などの情報を含めて命名することも可能です。
■注意事項
- Gmail、PDF.co、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
Gmailで受信したExcelをPDF.coでPDFに変換するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Gmailで特定のExcelファイルを受信したら、PDF.coでPDF形式に変換し、Boxに自動で保存するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：PDF.co／Gmail／Box
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Gmail、PDF.co、Boxのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Gmailのトリガー設定とPDF.co、Boxのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
GmailでExcelファイルを受信したら、PDF.coでPDF変換しBoxに保存する
試してみる
■概要
メールで受け取ったExcelファイルを都度PDFに変換し、指定のフォルダに保存する作業に手間を感じていませんか。 このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のExcelファイルを受信した際に、PDF.coでPDF変換を行い、Boxへ自動で保存する一連の流れを構築できます。PDF.coを利用したExcelからPDFへの変換作業を自動化することで、手作業による変換・保存の手間を省き、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する請求書などのExcelファイルをPDFに変換し、手作業で管理している方
- PDF.coを活用したExcelからPDFへの変換プロセスを自動化し、業務を効率化したい方
- 定型的なファイル管理業務を標準化することで、チームの生産性向上を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでファイルを受信後、手動で行っていたExcelからPDFへの変換とBoxへの保存作業を自動化し、作業時間を短縮できます
- 自動で処理が実行されるため、ファイルの変換漏れや保存先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の安定に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、PDF.co、BoxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでPDF.coの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、受信したExcelファイルを指定します
- さらに、PDF.coの「ExcelをPDFに変換」アクションで、アップロードしたファイルをPDFに変換します
- 次に、PDF.coの「PDFファイルをダウンロード」アクションで変換後のファイルを取得します
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFファイルを指定のフォルダに保存します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールを特定するためのキーワード（件名や送信元アドレスなど）を任意で設定してください。
- PDF.coのファイル変換では、対象ページやリンク有効期限を任意で設定できます。また、出力ファイル名は、メールの件名や日付などの値を使用して設定することもできます。
- Boxにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダやファイル名を任意で設定できます。日付や送信元などの情報を含めて命名することも可能です。
■注意事項
- Gmail、PDF.co、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
ステップ1：Gmail、PDF.co、Boxをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、今回使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
【PDF.coのマイアプリ連携】
検索窓にPDF.coと入力し、表示された候補から選択しましょう。
次の画面で、赤枠の内容を確認して「アカウント名」と「アクセストークン」を入力してください。
「追加」をクリックしたら、PDF.coのマイアプリ連携が完了です！
【Gmailのマイアプリ連携】
以下のナビをご参照ください。
【Boxのマイアプリ連携】
以下のナビをご参照ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
GmailでExcelファイルを受信したら、PDF.coでPDF変換しBoxに保存する
試してみる
■概要
メールで受け取ったExcelファイルを都度PDFに変換し、指定のフォルダに保存する作業に手間を感じていませんか。 このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のExcelファイルを受信した際に、PDF.coでPDF変換を行い、Boxへ自動で保存する一連の流れを構築できます。PDF.coを利用したExcelからPDFへの変換作業を自動化することで、手作業による変換・保存の手間を省き、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する請求書などのExcelファイルをPDFに変換し、手作業で管理している方
- PDF.coを活用したExcelからPDFへの変換プロセスを自動化し、業務を効率化したい方
- 定型的なファイル管理業務を標準化することで、チームの生産性向上を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでファイルを受信後、手動で行っていたExcelからPDFへの変換とBoxへの保存作業を自動化し、作業時間を短縮できます
- 自動で処理が実行されるため、ファイルの変換漏れや保存先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の安定に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、PDF.co、BoxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでPDF.coの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、受信したExcelファイルを指定します
- さらに、PDF.coの「ExcelをPDFに変換」アクションで、アップロードしたファイルをPDFに変換します
- 次に、PDF.coの「PDFファイルをダウンロード」アクションで変換後のファイルを取得します
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFファイルを指定のフォルダに保存します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールを特定するためのキーワード（件名や送信元アドレスなど）を任意で設定してください。
- PDF.coのファイル変換では、対象ページやリンク有効期限を任意で設定できます。また、出力ファイル名は、メールの件名や日付などの値を使用して設定することもできます。
- Boxにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダやファイル名を任意で設定できます。日付や送信元などの情報を含めて命名することも可能です。
■注意事項
- Gmail、PDF.co、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
ステップ3：Gmailのトリガー設定
最初の設定です！
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
ここから「GmailでExcelファイルを受信したら、PDF.coでPDF変換しBoxに保存する」フローを設定していきます。
まずは赤枠部分をクリックしてください！
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
「次へ」をクリックして進みましょう！
「トリガーの起動時間」を設定しましょう！
5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
※プランによって選択可能な最短の起動間隔が異なるため、ご注意下さい。
基本的にはご契約プランの最短起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
続いて、「キーワード」を設定します。
今回は、Excelファイルが添付されたメールを検知したいので、以下のように設定しました。
ここで、Gmailの画面に移り、メールを検知するために準備をします。
下図のように、Excelファイルを添付したメールをテスト送信してください。
［注意事項］
ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
Yoom画面に戻って、テストをクリックしましょう！
テストが成功すると、取得した値が表示されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
