■概要
メールで受信したWordなどのドキュメントファイルを、都度手作業でPDFに変換し、クラウドストレージへ保存する作業は手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローは、Gmailでの受信をきっかけにPDF.coを利用したドキュメントのPDF変換を自動化し、OneDriveに保存するまでの一連の流れを構築します。これまで手作業で行っていたファイル変換と保存作業の手間を省き、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- PDF.coを使い、手作業でドキュメントからPDFへの変換を行っている方
- メールで受け取ったファイルの管理や変換作業の自動化を検討している方
- ドキュメントファイルのフォーマットを統一し、管理を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでの受信をトリガーにドキュメントファイルのPDF変換と保存が自動化されるため、手作業で行っていた時間を短縮することができます。
- 手動でのファイル変換や保存作業がなくなることで、変換ミスや保存漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、PDF.co、OneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでPDF.coの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルをアップロードします。
- 続いて、PDF.coの「ドキュメントをPDFに変換」アクションを設定し、アップロードしたファイルをPDFに変換します。
- さらに、PDF.coの「PDFファイルをダウンロード」アクションを設定し、変換後のPDFファイルを取得します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動させる条件となるメールのキーワード（件名や本文に含まれる特定の文言など）を任意で設定してください。
- PDF.coの各アクションでは、変換対象とするファイルのURLなどを任意で設定可能です。
- OneDriveへファイルをアップロードするアクションでは、保存先のドライブIDやフォルダ、アップロードする際のファイル名などを任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、PDF.co、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
