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【プログラミング不要】AIで施工管理の進捗データを自動分析し、プロジェクトを最適化する方法
■概要日々の施工進捗の報告業務において、Google スプレッドシートにまとめた情報を都度転記し、関係者に通知するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、毎日決まった時間にGoogle スプレッドシートから進捗情報を自動で取得し、AIが要約した上でSlackへ通知します。手作業による報告の手間を減らし、関係者への迅速な情報共有を実現することで、施工管理業務の効率化を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方- Google スプレッドシートで施工の進捗を管理し、Slackで報告している建設・建築業の方
- 毎日の定型的な報告業務を自動化し、コア業務に集中したいプロジェクトマネージャーの方
- AIを活用して、複数の進捗情報から要点を抽出し、効率的に状況を把握したい方
■このテンプレートを使うメリット- 毎日決まった時間に情報取得から通知までを自動で行うため、これまで報告業務に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記や通知が不要になるため、報告漏れや内容の誤りといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ- はじめに、Google スプレッドシートとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、進捗情報を取得します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、取得した情報をもとに報告内容を生成します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、生成されたメッセージを指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- スケジュールトリガーの設定では、毎日報告を行いたい任意の時間帯を設定することが可能です。
- Slackでメッセージを送るアクションでは、通知を送りたいチャンネルや、通知するメッセージの本文を任意で設定することが可能です。
■注意事項- Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google スプレッドシートで施工の進捗を管理し、Slackで報告している建設・建築業の方
- 毎日の定型的な報告業務を自動化し、コア業務に集中したいプロジェクトマネージャーの方
- AIを活用して、複数の進捗情報から要点を抽出し、効率的に状況を把握したい方
- 毎日決まった時間に情報取得から通知までを自動で行うため、これまで報告業務に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記や通知が不要になるため、報告漏れや内容の誤りといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
- はじめに、Google スプレッドシートとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、進捗情報を取得します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、取得した情報をもとに報告内容を生成します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、生成されたメッセージを指定のチャンネルに通知します。
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーの設定では、毎日報告を行いたい任意の時間帯を設定することが可能です。
- Slackでメッセージを送るアクションでは、通知を送りたいチャンネルや、通知するメッセージの本文を任意で設定することが可能です。
- Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
日々の施工進捗の報告、Excelやスプレッドシートへのデータ入力と集計、さらには関係者への情報共有といった一連の作業に多くの時間を費やしていませんか？
もしかしたら、現場からの報告の遅延や入力ミスにより正確な進捗状況の把握に苦労し、プロジェクトの遅延リスクに頭を悩ませているかもしれません。
このような手作業による情報管理は、非効率であるだけでなく、ヒューマンエラーを引き起こす可能性も潜んでいます。
もし、施工現場からの進捗報告や蓄積された各種データをAIが自動で収集・分析し、リアルタイムで関係部署へ共有できる仕組みがあれば、このような煩雑な業務から解放されるかもしれません。より重要な意思決定や品質管理といったコア業務に集中できる貴重な時間を生み出すことにも繋がります！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定でき、導入の手間や時間もかからないので、ぜひこの機会にAIを活用した施工管理の自動化を取り入れ、日々の業務をよりスムーズで効率的なものへと変えていきましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには施工管理の進捗情報をAIで自動的に分析・管理する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要日々の施工進捗の報告業務において、Google スプレッドシートにまとめた情報を都度転記し、関係者に通知するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、毎日決まった時間にGoogle スプレッドシートから進捗情報を自動で取得し、AIが要約した上でSlackへ通知します。手作業による報告の手間を減らし、関係者への迅速な情報共有を実現することで、施工管理業務の効率化を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方- Google スプレッドシートで施工の進捗を管理し、Slackで報告している建設・建築業の方
- 毎日の定型的な報告業務を自動化し、コア業務に集中したいプロジェクトマネージャーの方
- AIを活用して、複数の進捗情報から要点を抽出し、効率的に状況を把握したい方
■このテンプレートを使うメリット- 毎日決まった時間に情報取得から通知までを自動で行うため、これまで報告業務に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記や通知が不要になるため、報告漏れや内容の誤りといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ- はじめに、Google スプレッドシートとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、進捗情報を取得します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、取得した情報をもとに報告内容を生成します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、生成されたメッセージを指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- スケジュールトリガーの設定では、毎日報告を行いたい任意の時間帯を設定することが可能です。
- Slackでメッセージを送るアクションでは、通知を送りたいチャンネルや、通知するメッセージの本文を任意で設定することが可能です。
■注意事項- Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google スプレッドシートで施工の進捗を管理し、Slackで報告している建設・建築業の方
- 毎日の定型的な報告業務を自動化し、コア業務に集中したいプロジェクトマネージャーの方
- AIを活用して、複数の進捗情報から要点を抽出し、効率的に状況を把握したい方
- 毎日決まった時間に情報取得から通知までを自動で行うため、これまで報告業務に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記や通知が不要になるため、報告漏れや内容の誤りといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
- はじめに、Google スプレッドシートとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、進捗情報を取得します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、取得した情報をもとに報告内容を生成します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、生成されたメッセージを指定のチャンネルに通知します。
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーの設定では、毎日報告を行いたい任意の時間帯を設定することが可能です。
- Slackでメッセージを送るアクションでは、通知を送りたいチャンネルや、通知するメッセージの本文を任意で設定することが可能です。
- Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
AIによる施工管理の自動化：進捗の自動集約と多様な通知・記録方法
ここでは、AIを活用して施工管理業務を自動化し、進捗情報の集約や関係者への共有を効率化する具体的なテンプレートをご紹介します。
日々の業務で抱える課題を解決するヒントが見つかるかもしれないので、気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
施工管理の進捗情報をAIで分析し、チャットツールに通知する
日々更新される施工の進捗データをAIが自動で分析・集約し、その結果をSlackなどのチャットツールへリアルタイムに通知することができます。
関係者間での迅速な情報共有と状況把握を実現し、プロジェクトの円滑な進行が期待できます！
■概要日々の施工進捗の報告業務において、Google スプレッドシートにまとめた情報を都度転記し、関係者に通知するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、毎日決まった時間にGoogle スプレッドシートから進捗情報を自動で取得し、AIが要約した上でSlackへ通知します。手作業による報告の手間を減らし、関係者への迅速な情報共有を実現することで、施工管理業務の効率化を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方- Google スプレッドシートで施工の進捗を管理し、Slackで報告している建設・建築業の方
- 毎日の定型的な報告業務を自動化し、コア業務に集中したいプロジェクトマネージャーの方
- AIを活用して、複数の進捗情報から要点を抽出し、効率的に状況を把握したい方
■このテンプレートを使うメリット- 毎日決まった時間に情報取得から通知までを自動で行うため、これまで報告業務に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記や通知が不要になるため、報告漏れや内容の誤りといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ- はじめに、Google スプレッドシートとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、進捗情報を取得します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、取得した情報をもとに報告内容を生成します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、生成されたメッセージを指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- スケジュールトリガーの設定では、毎日報告を行いたい任意の時間帯を設定することが可能です。
- Slackでメッセージを送るアクションでは、通知を送りたいチャンネルや、通知するメッセージの本文を任意で設定することが可能です。
■注意事項- Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google スプレッドシートで施工の進捗を管理し、Slackで報告している建設・建築業の方
- 毎日の定型的な報告業務を自動化し、コア業務に集中したいプロジェクトマネージャーの方
- AIを活用して、複数の進捗情報から要点を抽出し、効率的に状況を把握したい方
- 毎日決まった時間に情報取得から通知までを自動で行うため、これまで報告業務に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記や通知が不要になるため、報告漏れや内容の誤りといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
- はじめに、Google スプレッドシートとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、進捗情報を取得します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、取得した情報をもとに報告内容を生成します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、生成されたメッセージを指定のチャンネルに通知します。
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーの設定では、毎日報告を行いたい任意の時間帯を設定することが可能です。
- Slackでメッセージを送るアクションでは、通知を送りたいチャンネルや、通知するメッセージの本文を任意で設定することが可能です。
- Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
施工管理の進捗情報をAIで分析し、メールで通知する
AIが施工の進捗状況を分析し、そのサマリーやアラートをGmailなどのメールツールを通じて関係者に自動で送信するフローです。
オフィス外にいる担当者や定期的な報告を必要とする関係者への情報伝達がスムーズになり、確認漏れを防ぎつつ確実な情報共有体制を構築できます。
■概要Notionで日々の施工進捗などを管理しているものの、毎朝の確認や関係者への共有作業に時間を取られていませんか？手作業での情報集計や報告メールの作成は、手間がかかるだけでなく、重要な情報の見落としにも繋がりかねません。このワークフローは、指定した時間にNotionのデータベースから自動で情報を取得し、AIが内容を要約した上でGmailで通知するため、こうした日々の報告業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方- Notionで施工情報やプロジェクトの進捗を管理し、日々の報告業務に手間を感じている方
- 複数のプロジェクト状況を毎日確認し、関係者へスムーズに情報共有したいマネージャーの方
- AIを活用して、Notionに集約された情報を自動で要約・整理したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- 毎日決まった時間にNotionから情報を自動取得しAIが要約して通知するため、手作業での確認や報告メール作成にかかる時間を短縮できます。
- 自動化によって、情報の取得漏れや報告内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報共有の実現に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、NotionとGmailをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでNotionの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、進捗情報を取得したいデータベースを指定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成」アクションを設定し、取得したNotionの情報をもとに進捗報告の要約を作成するよう指示します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、AIが生成したテキストを本文に入れて関係者へ送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- スケジュールトリガーでは、通知を実行したい曜日や時間帯を任意で設定してください。例えば、「平日の毎朝9時」といった柔軟な設定が可能です。
- Gmailの「メールを送る」オペレーションでは、通知を送りたい宛先（To, Cc, Bcc）やメールの件名、本文の内容を自由にカスタマイズできます。
■注意事項- Notion、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Notionで施工情報やプロジェクトの進捗を管理し、日々の報告業務に手間を感じている方
- 複数のプロジェクト状況を毎日確認し、関係者へスムーズに情報共有したいマネージャーの方
- AIを活用して、Notionに集約された情報を自動で要約・整理したいと考えている方
- 毎日決まった時間にNotionから情報を自動取得しAIが要約して通知するため、手作業での確認や報告メール作成にかかる時間を短縮できます。
- 自動化によって、情報の取得漏れや報告内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報共有の実現に繋がります。
- はじめに、NotionとGmailをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでNotionの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、進捗情報を取得したいデータベースを指定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成」アクションを設定し、取得したNotionの情報をもとに進捗報告の要約を作成するよう指示します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、AIが生成したテキストを本文に入れて関係者へ送信します。
- スケジュールトリガーでは、通知を実行したい曜日や時間帯を任意で設定してください。例えば、「平日の毎朝9時」といった柔軟な設定が可能です。
- Gmailの「メールを送る」オペレーションでは、通知を送りたい宛先（To, Cc, Bcc）やメールの件名、本文の内容を自由にカスタマイズできます。
- Notion、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
施工管理の進捗情報をAIで分析し、データベース/CRMサービスに記録する
AIによって分析・整理された施工管理の進捗データや重要指標を、Google スプレッドシートやMicrosoft Excelといったデータベース機能を持つストレージサービスやCRMサービスに自動で記録・更新するフローです。
データの蓄積と可視化が可能となり、将来的な傾向分析やより詳細なプロジェクト管理に役立つ情報基盤を効率的に構築できます。
■概要日々の施工進捗など、Microsoft Excelで管理されている情報を確認し、Google スプレッドシートへ転記する作業に手間を感じていませんか。特に、情報量が多いと手作業での転記や内容の要約に時間がかかり、本来の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、毎日決まった時間にMicrosoft Excelから施工の進捗情報を自動で取得し、AIで要約した上でGoogle スプレッドシートに記録できるため、こうした報告業務の課題を削減します。
■このテンプレートをおすすめする方- Microsoft Excelで管理している施工進捗などの情報を、手作業で転記している現場監督や担当者の方
- メンバーからの報告をGoogle スプレッドシートにまとめているが、非効率だと感じているチームリーダーの方
- AIを活用して、日々の進捗報告の管理や集計作業を自動化したいと考えているDX推進担当者の方
■このテンプレートを使うメリット- Microsoft Excelからの情報取得やAIによる要約、Google スプレッドシートへの記録が自動化されるため、日々の報告業務にかかる時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記が不要になることで、入力ミスや報告漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Microsoft ExcelとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「スケジュールトリガー」を選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションで、毎日決まった時間にフローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、施工の進捗情報が記載されたファイルからデータを取得します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成」アクションを設定し、取得した進捗情報をもとに報告内容を要約します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、AIが生成したテキストを指定のシートに記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- スケジュールトリガーの設定では、フローボットを起動したい任意の時間帯（例：毎朝9時、業務終了後など）を自由に設定してください。
- Google スプレッドシートへレコードを追加する際に、記録先のシートやファイル、AIで生成したテキストを書き込むセルなどを任意で設定してください。
■注意事項- Microsoft Excel、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
- Microsoft Excelで管理している施工進捗などの情報を、手作業で転記している現場監督や担当者の方
- メンバーからの報告をGoogle スプレッドシートにまとめているが、非効率だと感じているチームリーダーの方
- AIを活用して、日々の進捗報告の管理や集計作業を自動化したいと考えているDX推進担当者の方
- Microsoft Excelからの情報取得やAIによる要約、Google スプレッドシートへの記録が自動化されるため、日々の報告業務にかかる時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記が不要になることで、入力ミスや報告漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。
- はじめに、Microsoft ExcelとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「スケジュールトリガー」を選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションで、毎日決まった時間にフローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、施工の進捗情報が記載されたファイルからデータを取得します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成」アクションを設定し、取得した進捗情報をもとに報告内容を要約します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、AIが生成したテキストを指定のシートに記録します。
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーの設定では、フローボットを起動したい任意の時間帯（例：毎朝9時、業務終了後など）を自由に設定してください。
- Google スプレッドシートへレコードを追加する際に、記録先のシートやファイル、AIで生成したテキストを書き込むセルなどを任意で設定してください。
- Microsoft Excel、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
施工管理の進捗情報をAIで分析し、チャットツールへ自動通知するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として「Google スプレッドシートに記録された施工の進捗情報を定期的に取得し、AIで内容を分析・管理した上で、その結果をチャットツールに自動で通知する」フローの作成手順を解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Google スプレッドシートとSlackのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- スケジュールトリガーの設定及びGoogle スプレッドシート・AI機能・Slackのアクション設定
- フローをONにし、フローが正しく起動するかを確認
■概要日々の施工進捗の報告業務において、Google スプレッドシートにまとめた情報を都度転記し、関係者に通知するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、毎日決まった時間にGoogle スプレッドシートから進捗情報を自動で取得し、AIが要約した上でSlackへ通知します。手作業による報告の手間を減らし、関係者への迅速な情報共有を実現することで、施工管理業務の効率化を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方- Google スプレッドシートで施工の進捗を管理し、Slackで報告している建設・建築業の方
- 毎日の定型的な報告業務を自動化し、コア業務に集中したいプロジェクトマネージャーの方
- AIを活用して、複数の進捗情報から要点を抽出し、効率的に状況を把握したい方
■このテンプレートを使うメリット- 毎日決まった時間に情報取得から通知までを自動で行うため、これまで報告業務に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記や通知が不要になるため、報告漏れや内容の誤りといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ- はじめに、Google スプレッドシートとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、進捗情報を取得します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、取得した情報をもとに報告内容を生成します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、生成されたメッセージを指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- スケジュールトリガーの設定では、毎日報告を行いたい任意の時間帯を設定することが可能です。
- Slackでメッセージを送るアクションでは、通知を送りたいチャンネルや、通知するメッセージの本文を任意で設定することが可能です。
■注意事項- Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google スプレッドシートで施工の進捗を管理し、Slackで報告している建設・建築業の方
- 毎日の定型的な報告業務を自動化し、コア業務に集中したいプロジェクトマネージャーの方
- AIを活用して、複数の進捗情報から要点を抽出し、効率的に状況を把握したい方
- 毎日決まった時間に情報取得から通知までを自動で行うため、これまで報告業務に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記や通知が不要になるため、報告漏れや内容の誤りといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
- はじめに、Google スプレッドシートとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、進捗情報を取得します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、取得した情報をもとに報告内容を生成します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、生成されたメッセージを指定のチャンネルに通知します。
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーの設定では、毎日報告を行いたい任意の時間帯を設定することが可能です。
- Slackでメッセージを送るアクションでは、通知を送りたいチャンネルや、通知するメッセージの本文を任意で設定することが可能です。
- Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1： Google スプレッドシートとSlackのマイアプリ連携
Yoom画面の左側メニューにある「マイアプリ」から「新規接続」をクリックします。
検索ボックスに連携するアプリ名を入力しましょう。
Google スプレッドシートとYoomの連携方法
Google スプレッドシートのアプリを検索するとログインページが表示されます。
「Sign in with Google」をクリックします。
連携したいアカウントを選択します。
Yoomのプライバシーポリシーと利用規約を確認し「次へ」を押します。
アクセス権限付与のページが表示されるので「続行」を押します。
これでGoogle スプレッドシートが連携完了です！
SlackとYoomの連携方法
SlackのワークスペースのURLを入力します。
入力後「継続する」を押すと、サインイン画面が表示されるため、画面に沿って入力していきましょう！
※詳しいアプリ登録の方法はこちらをご確認ください。
ステップ2：テンプレートをコピー
次に、今回使用するテンプレートをコピーします。
- 下のバナーの「試してみる」を押す。
- 移行したページの「このテンプレートを試す」を押す。
- Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う。
※すでに登録が完了している場合は、ログインしてください。
■概要日々の施工進捗の報告業務において、Google スプレッドシートにまとめた情報を都度転記し、関係者に通知するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、毎日決まった時間にGoogle スプレッドシートから進捗情報を自動で取得し、AIが要約した上でSlackへ通知します。手作業による報告の手間を減らし、関係者への迅速な情報共有を実現することで、施工管理業務の効率化を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方- Google スプレッドシートで施工の進捗を管理し、Slackで報告している建設・建築業の方
- 毎日の定型的な報告業務を自動化し、コア業務に集中したいプロジェクトマネージャーの方
- AIを活用して、複数の進捗情報から要点を抽出し、効率的に状況を把握したい方
■このテンプレートを使うメリット- 毎日決まった時間に情報取得から通知までを自動で行うため、これまで報告業務に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記や通知が不要になるため、報告漏れや内容の誤りといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ- はじめに、Google スプレッドシートとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、進捗情報を取得します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、取得した情報をもとに報告内容を生成します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、生成されたメッセージを指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- スケジュールトリガーの設定では、毎日報告を行いたい任意の時間帯を設定することが可能です。
- Slackでメッセージを送るアクションでは、通知を送りたいチャンネルや、通知するメッセージの本文を任意で設定することが可能です。
■注意事項- Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google スプレッドシートで施工の進捗を管理し、Slackで報告している建設・建築業の方
- 毎日の定型的な報告業務を自動化し、コア業務に集中したいプロジェクトマネージャーの方
- AIを活用して、複数の進捗情報から要点を抽出し、効率的に状況を把握したい方
- 毎日決まった時間に情報取得から通知までを自動で行うため、これまで報告業務に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記や通知が不要になるため、報告漏れや内容の誤りといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
- はじめに、Google スプレッドシートとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、進捗情報を取得します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、取得した情報をもとに報告内容を生成します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、生成されたメッセージを指定のチャンネルに通知します。
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーの設定では、毎日報告を行いたい任意の時間帯を設定することが可能です。
- Slackでメッセージを送るアクションでは、通知を送りたいチャンネルや、通知するメッセージの本文を任意で設定することが可能です。
- Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
テンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、このような画面が表示されます。
ステップ3：スケジュールトリガーの設定
- コピーしたテンプレートを開く
左側にあるメニューの「マイプロジェクト」から、コピーしたテンプレートを開きます。
（※テンプレートをコピー後、すぐに設定する場合はテンプレートを開く必要はありません。設定を中断した場合のみ「マイプロジェクト」から設定を再開してください！）
- スケジュールトリガーを開く
「指定したスケジュールになったら」をクリックします。
- 実行時間の指定をする
フローボットを起動したいタイミング（施工の進捗状況を通知するタイミング）を入力します。
テンプレートでは「平日の9時」にフローボットが起動される設定となっていますが、曜日や時間は必要に応じて変更してください。
設定を確認したら「保存する」をクリックします。
※「Cronの設定」では、曜日によって別の時間帯に起動したいなどの細かな設定が可能です。
設定の詳しい設定方法はこちらをご確認ください。
ステップ4：Google スプレッドシートのアクション設定
- Google スプレッドシートアプリを開く
「複数のレコードを取得する」をクリックします。
- データベースの連携をする
必要箇所を入力していきます。
「タイトル」：必要に応じて変更可能
「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」：合っているか確認
「アクション」：「複数のレコードを取得する（最大300件）」を選択
次に「データベースの連携」をしていきます。
今回はテスト用に画像のような「施工管理表」を作成したので、こちらを連携したいと思います！
「スプレッドシート」と「タブ名」は候補一覧から選ぶことが可能です。
入力欄をクリックすると候補が表示されます。
（検索窓を活用すると、探す手間も省けますよ！）
Google スプレッドシートに合わせて「テーブル範囲」を入力します。
- データベース操作の詳細設定をする
「取得したいレコードの条件」を入力します。
今回は、Google スプレッドシート（施工管理表）に入力されている全てのデータを取得したいので画像のように設定します。
入力が完了したら「テスト」を押します。
テストに成功すると「取得した値」としてGoogle スプレッドに入力されているデータがアウトプットされます。
確認できたら「保存する」をクリックしましょう。
※アウトプットの詳しい説明はこちらをご確認ください。
ステップ5：テキスト生成（施工管理）
- テキスト生成を開く
「施工管理を行う」をクリックします。
- アクションを選択する
「タイトル」は必要に応じて変更可能です。
「アクション」はこの後に設定するプロンプトの文字数に応じて設定します。
文字数に応じて、消費するタスク数が異なるため注意してください。
※プランごとのタスク数は料金プランからご確認いただけます！
- 詳細設定をする
「プロンプト」をステップ4で取得した値を活用して入力していきます。
文章に関しては、テンプレートとして入力例がすでに入力されているのでそのまま使用してもOKです！
【取得した値の活用方法】
①入力欄をクリックして「取得した値」を表示
②「複数のレコードを取得する」をクリック
③「施工No」「施工名」などを選択
入力完了後「テスト」を押して「生成結果」が表示されていればテスト成功です。
生成された文章を確認し、問題なければ「保存する」をクリックします。
ステップ6：Slackのアクション設定
- Slackアプリを開く
「チャンネルにメッセージを送る」をクリックします。
- 連携アカウントとアクションを選択する
必要箇所を入力していきます。
「タイトル」：必要に応じて変更可能
「Slackと連携するアカウント情報」：合っているか確認
「アクション」：「チャンネルにメッセージを送る」を選択
- APIの接続設定をする
※事前に送信先のチャンネルにYoomのアプリを追加する必要があります。
※こちらを確認しながら、追加作業を行ってください。
追加作業完了後に「投稿先のチャンネルID」を候補から選択します。
「メッセージ」内容は、ステップ5で生成したテキスト（生成結果）を活用して入力します。
※メンション付きで通知したい場合はこちらをご確認ください。
入力できたら「テスト」を押して、Slackに通知されていればテスト成功です！
「保存する」をクリックしましょう。
ステップ7：トリガーをONにして動作を確認
最後に「トリガーをON」をクリックして、自動化の設定は終了です。
正しく、フローボットが起動するか動作確認をしましょう。
設定、お疲れ様でした！
以上が、毎日Google スプレッドシートから施工の進捗情報を取得し、AIで管理してSlackに通知するための連携手順になります。
施工・工程管理のその他の自動化例
Yoomには、今回紹介した自動進捗管理のほかにも、Microsoft ExcelやNotionの情報をもとにAIが施工工程を分析し、メールやSlackなどに通知するテンプレートがあります！
気になる方は、下のバナーから詳細をチェックしてみてください。
■概要毎日のプロジェクト進捗、Notionで管理しているけれど、その情報を集めて、内容を整理し、関係者にGmailで報告する作業に追われていませんか？この手作業は時間がかかるだけでなく、見落としや報告漏れといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Notionからの進捗情報取得、AIによる内容管理、そしてGmailでの通知までの一連の流れを自動化し、これらの課題を効率的に解決します。
■このテンプレートをおすすめする方- Notionでプロジェクトの工程管理を行い、進捗報告を手作業で行っている方
- AIを活用して日々のタスク管理や情報整理を効率化したいと考えている方
- Gmailでの定期的な進捗通知の手間を削減し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット- Notionからの情報取得、AIによる管理、Gmailでの通知が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による情報の転記ミスや、通知漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、報告の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ- はじめに、NotionとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」フローが起動するように設定します。例えば、毎朝9時に設定するなどです。
- 続いて、オペレーションでNotionの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、監視したいデータベースから工程の進捗情報を取得します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「工程管理を行う」アクションを設定し、取得したNotionの情報をもとに、進捗状況を整理・分析します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、AIによって管理された進捗情報を指定した宛先にメールで通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- スケジュールトリガーの設定では、フローを起動させたい日付、曜日、時刻を業務に合わせて任意で設定してください。例えば、毎営業日の朝や週末の特定の時間など、柔軟な設定が可能です。
- AI機能への指示内容は、Notionから取得した情報をどのように管理し、どのような形式で報告書を作成するかなど、具体的な業務内容に合わせて自由にカスタマイズしてください。
- Gmailで通知するメールの件名、本文、宛先（To, Cc, Bcc）は、報告内容や通知先に合わせて任意で設定することが可能です。
■注意事項- Notion、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要日々の業務でMicrosoft Excelに記録された工程の進捗情報を確認し、その内容をAIで分析・要約してGoogle スプレッドシートに転記する作業は、手間がかかるのではないでしょうか。特にこれらのSaaSを手作業で操作していると、ヒューマンエラーのリスクや、本来注力すべき業務への時間圧迫が生じがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft Excelからの情報取得、AIによる処理、そしてGoogle スプレッドシートへの記録までの一連の流れを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方- Microsoft Excelの進捗データをAIで処理し、Google スプレッドシートで管理している担当者
- 日々の定型的なデータ入力作業から解放され、より戦略的な業務に時間を割きたいと考えている方
- 手作業による転記ミスを防ぎ、データ管理の正確性を高めたいと考えているチームリーダー
■このテンプレートを使うメリット- Microsoft Excelの情報を元にしたAIによるテキスト生成、Google スプレッドシートへの自動記録により、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うため、データの転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Microsoft ExcelとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーで、スケジュールトリガー機能を選択し、「スケジュールトリガー」アクションで特定の日時にフローが起動するように設定します
- 次に、オペレーションで、Microsoft Excelの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、進捗情報を取得します
- 次に、オペレーションで、AI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、取得した進捗情報に基づいて管理用のテキストを生成します
- 最後に、オペレーションで、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、生成されたテキストを指定のシートに記録します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- スケジュールトリガー機能では、フローを自動実行したい日時を任意で指定可能です。例えば、毎日の業務開始前や週末の特定の時間などを設定できます。
- Microsoft Excelから取得するレコードは、特定のシートや範囲、条件などを任意で指定可能です。必要な情報だけを取得できます。
- AI機能におけるテキスト生成のためのプロンプトは、自由にカスタムできます。例えば、取得した進捗情報を要約する、特定の形式で報告文を作成するなど、定型文やMicrosoft Excelから取得した情報を変数として組み込むことが可能です。
- Google スプレッドシートのどの列に、AIが生成したテキストやMicrosoft Excelから取得したどの情報を割り当てるか、または固定値を入力するかなど、出力内容を柔軟にカスタムできます。
■注意事項- Microsoft Excel、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
■概要日々のプロジェクト管理において、Google スプレッドシートの進捗確認やメンバーへのリマインドを手作業で行うことに手間を感じていませんか。このワークフローは、毎日定刻になるとGoogle スプレッドシートからタスク情報を自動で取得し、AIが内容を分析してプロジェクトの進捗を監視し、結果をSlackへ通知する一連の流れを自動化します。これにより、プロジェクト管理に関する定型業務を効率化し、確認漏れなどを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方- Google スプレッドシートでプロジェクト管理を行い、日々の進捗確認や通知業務を効率化したい方
- AIを活用してタスクの進捗監視を自動化し、より重要な業務に集中したいプロジェクトマネージャーの方
- 手作業による情報共有での遅延や漏れを防ぎ、Slackでの円滑なコミュニケーションを実現したい方
■このテンプレートを使うメリット- スプレッドシートの確認からAIによる分析、Slack通知までが自動化されるため、毎日の監視業務に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動での確認や通知が不要になるため、進捗の確認漏れやリマインドの失念といったヒューマンエラーを防ぎ、確実なプロジェクト管理に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Google スプレッドシートとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定し、毎日定刻にフローが起動するようにします。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、管理表からタスク情報を取得します。
- 次に、オペレーションでAI機能である「テキストを生成」を設定し、取得したレコードをもとにプロジェクトの進捗監視を行うよう指示します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、AIが生成したテキストを指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google スプレッドシートで複数のレコードを取得するアクションを設定する際に、対象としたい任意のスプレッドシートIDとシートのタブ名を設定してください。
- トリガーで設定するスケジュールは、毎日、毎週特定の曜日など、業務に合わせて自由に設定できます。
- Slackに通知するメッセージの内容や、通知先のチャンネル、メンション先なども運用に合わせて任意で設定することが可能です。
- AIに与えるプロンプト（指示文）も、監視したい内容や通知したい文章のトーンに合わせて自由にカスタマイズしてください。
■注意事項- Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要Google スプレッドシートで管理している情報の行が更新されるたびに、その内容をAIで品質チェックし、結果をSlackに通知する作業は、手作業では手間がかかり、チェック漏れや報告遅延が発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行更新をきっかけに、AIが自動でテキストを生成し品質管理を行い、その結果をSlackへスムーズに通知するため、こうした課題の解消に繋がります。■このテンプレートをおすすめする方- Google スプレッドシートの更新内容を手作業で確認し、Slackへ報告している方
- AIを活用してデータ品質管理を自動化し、業務の精度を高めたいと考えている方
- 定型的な確認・通知業務から解放され、より重要な業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット- Google スプレッドシートの行更新からAIによる品質管理、Slackへの通知までを自動化し、手作業による時間と手間を削減できます。
- AIによる一貫した基準での品質チェックと自動通知により、確認漏れや報告の遅延といったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Google スプレッドシートとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定し、対象のスプレッドシートとシートを指定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、Google スプレッドシートから取得した更新情報を元に品質管理を行うようAIに指示します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「メッセージを送る」アクションを設定し、AIによって生成された品質管理結果を指定したチャンネルや担当者に通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント- AI機能の「テキストを生成する」アクションでは、品質管理の基準や確認項目など、どのようなテキストをAIに生成させるか、プロンプトを具体的に設定することで、業務に合わせたチェックが可能です。
- Slackの「メッセージを送る」アクションでは、通知先のチャンネルID（ルームID）を指定するだけでなく、メッセージ本文に固定のテキストを追加したり、Google スプレッドシートの更新データやAIが生成したテキストといった動的な情報を埋め込んだりするカスタマイズができます。
■注意事項- Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleスプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Googleスプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionでプロジェクトの工程管理を行い、進捗報告を手作業で行っている方
- AIを活用して日々のタスク管理や情報整理を効率化したいと考えている方
- Gmailでの定期的な進捗通知の手間を削減し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionからの情報取得、AIによる管理、Gmailでの通知が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による情報の転記ミスや、通知漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、報告の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」フローが起動するように設定します。例えば、毎朝9時に設定するなどです。
- 続いて、オペレーションでNotionの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、監視したいデータベースから工程の進捗情報を取得します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「工程管理を行う」アクションを設定し、取得したNotionの情報をもとに、進捗状況を整理・分析します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、AIによって管理された進捗情報を指定した宛先にメールで通知します。
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーの設定では、フローを起動させたい日付、曜日、時刻を業務に合わせて任意で設定してください。例えば、毎営業日の朝や週末の特定の時間など、柔軟な設定が可能です。
- AI機能への指示内容は、Notionから取得した情報をどのように管理し、どのような形式で報告書を作成するかなど、具体的な業務内容に合わせて自由にカスタマイズしてください。
- Gmailで通知するメールの件名、本文、宛先（To, Cc, Bcc）は、報告内容や通知先に合わせて任意で設定することが可能です。
■注意事項
- Notion、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Excelの進捗データをAIで処理し、Google スプレッドシートで管理している担当者
- 日々の定型的なデータ入力作業から解放され、より戦略的な業務に時間を割きたいと考えている方
- 手作業による転記ミスを防ぎ、データ管理の正確性を高めたいと考えているチームリーダー
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Excelの情報を元にしたAIによるテキスト生成、Google スプレッドシートへの自動記録により、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うため、データの転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーで、スケジュールトリガー機能を選択し、「スケジュールトリガー」アクションで特定の日時にフローが起動するように設定します
- 次に、オペレーションで、Microsoft Excelの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、進捗情報を取得します
- 次に、オペレーションで、AI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、取得した進捗情報に基づいて管理用のテキストを生成します
- 最後に、オペレーションで、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、生成されたテキストを指定のシートに記録します
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、フローを自動実行したい日時を任意で指定可能です。例えば、毎日の業務開始前や週末の特定の時間などを設定できます。
- Microsoft Excelから取得するレコードは、特定のシートや範囲、条件などを任意で指定可能です。必要な情報だけを取得できます。
- AI機能におけるテキスト生成のためのプロンプトは、自由にカスタムできます。例えば、取得した進捗情報を要約する、特定の形式で報告文を作成するなど、定型文やMicrosoft Excelから取得した情報を変数として組み込むことが可能です。
- Google スプレッドシートのどの列に、AIが生成したテキストやMicrosoft Excelから取得したどの情報を割り当てるか、または固定値を入力するかなど、出力内容を柔軟にカスタムできます。
■注意事項
- Microsoft Excel、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
- Google スプレッドシートでプロジェクト管理を行い、日々の進捗確認や通知業務を効率化したい方
- AIを活用してタスクの進捗監視を自動化し、より重要な業務に集中したいプロジェクトマネージャーの方
- 手作業による情報共有での遅延や漏れを防ぎ、Slackでの円滑なコミュニケーションを実現したい方
- スプレッドシートの確認からAIによる分析、Slack通知までが自動化されるため、毎日の監視業務に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動での確認や通知が不要になるため、進捗の確認漏れやリマインドの失念といったヒューマンエラーを防ぎ、確実なプロジェクト管理に繋がります。
- はじめに、Google スプレッドシートとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定し、毎日定刻にフローが起動するようにします。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、管理表からタスク情報を取得します。
- 次に、オペレーションでAI機能である「テキストを生成」を設定し、取得したレコードをもとにプロジェクトの進捗監視を行うよう指示します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、AIが生成したテキストを指定のチャンネルに通知します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートで複数のレコードを取得するアクションを設定する際に、対象としたい任意のスプレッドシートIDとシートのタブ名を設定してください。
- トリガーで設定するスケジュールは、毎日、毎週特定の曜日など、業務に合わせて自由に設定できます。
- Slackに通知するメッセージの内容や、通知先のチャンネル、メンション先なども運用に合わせて任意で設定することが可能です。
- AIに与えるプロンプト（指示文）も、監視したい内容や通知したい文章のトーンに合わせて自由にカスタマイズしてください。
- Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google スプレッドシートの更新内容を手作業で確認し、Slackへ報告している方
- AIを活用してデータ品質管理を自動化し、業務の精度を高めたいと考えている方
- 定型的な確認・通知業務から解放され、より重要な業務に集中したい方
- Google スプレッドシートの行更新からAIによる品質管理、Slackへの通知までを自動化し、手作業による時間と手間を削減できます。
- AIによる一貫した基準での品質チェックと自動通知により、確認漏れや報告の遅延といったヒューマンエラーの防止に繋がります。
- はじめに、Google スプレッドシートとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定し、対象のスプレッドシートとシートを指定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、Google スプレッドシートから取得した更新情報を元に品質管理を行うようAIに指示します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「メッセージを送る」アクションを設定し、AIによって生成された品質管理結果を指定したチャンネルや担当者に通知します。
- AI機能の「テキストを生成する」アクションでは、品質管理の基準や確認項目など、どのようなテキストをAIに生成させるか、プロンプトを具体的に設定することで、業務に合わせたチェックが可能です。
- Slackの「メッセージを送る」アクションでは、通知先のチャンネルID（ルームID）を指定するだけでなく、メッセージ本文に固定のテキストを追加したり、Google スプレッドシートの更新データやAIが生成したテキストといった動的な情報を埋め込んだりするカスタマイズができます。
- Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleスプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Googleスプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
まとめ
AIを活用して施工管理の進捗データ分析や情報共有を自動化することで、これまで手作業で行っていた日々の進捗報告の取りまとめや関係者への共有作業にかかる膨大な手間を削減し、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。
これにより、プロジェクトマネージャーや現場担当者は、常に最新の状況を正確に把握し、迅速な意思決定や問題解決に集中できるためプロジェクト全体の品質向上と円滑な進行に大きく貢献できるはずです！
今回ご紹介したような、専門知識がなくても施工管理業務のDXを推進できるノーコードツール「Yoom」を利用すれば、プログラミング経験がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築することができます。
もしAIを活用した業務効率化やDX推進に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomが実現するスマートな業務プロセスを体験してもらえたら嬉しいです！
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
