毎日Microsoft Excelで工程の進捗情報を読み取り、AIで管理してGoogle スプレッドシートに記録する

■概要

日々の業務でMicrosoft Excelに記録された工程の進捗情報を確認し、その内容をAIで分析・要約してGoogle スプレッドシートに転記する作業は、手間がかかるのではないでしょうか。特にこれらのSaaSを手作業で操作していると、ヒューマンエラーのリスクや、本来注力すべき業務への時間圧迫が生じがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft Excelからの情報取得、AIによる処理、そしてGoogle スプレッドシートへの記録までの一連の流れを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Excelの進捗データをAIで処理し、Google スプレッドシートで管理している担当者
• 日々の定型的なデータ入力作業から解放され、より戦略的な業務に時間を割きたいと考えている方
• 手作業による転記ミスを防ぎ、データ管理の正確性を高めたいと考えているチームリーダー

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Excelの情報を元にしたAIによるテキスト生成、Google スプレッドシートへの自動記録により、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• システムが自動で処理を行うため、データの転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft ExcelとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
2. 次に、トリガーで、スケジュールトリガー機能を選択し、「スケジュールトリガー」アクションで特定の日時にフローが起動するように設定します
3. 次に、オペレーションで、Microsoft Excelの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、進捗情報を取得します
4. 次に、オペレーションで、AI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、取得した進捗情報に基づいて管理用のテキストを生成します
5. 最後に、オペレーションで、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、生成されたテキストを指定のシートに記録します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガー機能では、フローを自動実行したい日時を任意で指定可能です。例えば、毎日の業務開始前や週末の特定の時間などを設定できます。
• Microsoft Excelから取得するレコードは、特定のシートや範囲、条件などを任意で指定可能です。必要な情報だけを取得できます。
• AI機能におけるテキスト生成のためのプロンプトは、自由にカスタムできます。例えば、取得した進捗情報を要約する、特定の形式で報告文を作成するなど、定型文やMicrosoft Excelから取得した情報を変数として組み込むことが可能です。
• Google スプレッドシートのどの列に、AIが生成したテキストやMicrosoft Excelから取得したどの情報を割り当てるか、または固定値を入力するかなど、出力内容を柔軟にカスタムできます。

■注意事項

• Microsoft ExcelとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。