■概要
毎日のプロジェクト進捗、Notionで管理しているけれど、その情報を集めて、内容を整理し、関係者にGmailで報告する作業に追われていませんか？この手作業は時間がかかるだけでなく、見落としや報告漏れといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Notionからの進捗情報取得、AIによる内容管理、そしてGmailでの通知までの一連の流れを自動化し、これらの課題を効率的に解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionでプロジェクトの工程管理を行い、進捗報告を手作業で行っている方
- AIを活用して日々のタスク管理や情報整理を効率化したいと考えている方
- Gmailでの定期的な進捗通知の手間を削減し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionからの情報取得、AIによる管理、Gmailでの通知が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による情報の転記ミスや、通知漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、報告の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」フローが起動するように設定します。例えば、毎朝9時に設定するなどです。
- 続いて、オペレーションでNotionの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、監視したいデータベースから工程の進捗情報を取得します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「工程管理を行う」アクションを設定し、取得したNotionの情報をもとに、進捗状況を整理・分析します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、AIによって管理された進捗情報を指定した宛先にメールで通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーの設定では、フローを起動させたい日付、曜日、時刻を業務に合わせて任意で設定してください。例えば、毎営業日の朝や週末の特定の時間など、柔軟な設定が可能です。
- AI機能への指示内容は、Notionから取得した情報をどのように管理し、どのような形式で報告書を作成するかなど、具体的な業務内容に合わせて自由にカスタマイズしてください。
- Gmailで通知するメールの件名、本文、宛先（To, Cc, Bcc）は、報告内容や通知先に合わせて任意で設定することが可能です。
■注意事項
- Notion、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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