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「freee会計で上がってくる経費精算の申請、一つひとつ内容を確認して承認するのが手間…」
「支払依頼の承認が特定の人に集中してしまい、業務が滞ることがある…」
このように、freee会計における各種申請の承認作業に、時間と手間がかかっていると感じていませんか？
もし、freee会計で各種申請が作成された際に、AIが内容を自動で判定し、設定した条件に基づいて承認まで完了してくれる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、経理担当者は月次決算の早期化など、より戦略的な業務に集中できるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはfreee会計の各種申請を自動で承認する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
freee会計で日々発生する各種申請の承認作業に、手間や時間を取られていないでしょうか。申請内容の確認と承認操作は定型的な作業でありながら、件数が増えると担当者の大きな負担となり、コア業務を圧迫する一因にもなります。
このワークフローを活用すれば、freee会計で新しい申請が作成された際に、AIが内容を判定し、設定した条件に基づいて自動で承認処理を実行します。freee会計における申請の自動承認を実現し、業務の効率化を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■ 注意事項
それではここから代表的な例として、freee会計で各種申請が作成された際に、AIが内容を判定して自動で承認するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：freee会計
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
freee会計で日々発生する各種申請の承認作業に、手間や時間を取られていないでしょうか。申請内容の確認と承認操作は定型的な作業でありながら、件数が増えると担当者の大きな負担となり、コア業務を圧迫する一因にもなります。
このワークフローを活用すれば、freee会計で新しい申請が作成された際に、AIが内容を判定し、設定した条件に基づいて自動で承認処理を実行します。freee会計における申請の自動承認を実現し、業務の効率化を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■ 注意事項
ステップ1：freee会計をマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
freee会計
右上の検索窓からfreee会計を検索してください。
ログイン画面になったら、連携したいアカウントでログインします。
「アプリの連携開始」の内容を確認して末尾にある「許可する」をクリックしましょう。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下のバナーの「試してみる」をクリックします。
■概要
freee会計で日々発生する各種申請の承認作業に、手間や時間を取られていないでしょうか。申請内容の確認と承認操作は定型的な作業でありながら、件数が増えると担当者の大きな負担となり、コア業務を圧迫する一因にもなります。
このワークフローを活用すれば、freee会計で新しい申請が作成された際に、AIが内容を判定し、設定した条件に基づいて自動で承認処理を実行します。freee会計における申請の自動承認を実現し、業務の効率化を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■ 注意事項
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーができているので、「OK」をクリックします。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。
ステップ3：freee会計のトリガー設定
まずは「各種申請が作成・更新されたら（webhook）」をクリックしてみましょう！
続いて、Webhookの設定をします。
WebhookURLをコピーし、対象アプリの管理画面で設定を行なってください。 Webhookイベントを実行し、「テスト」をクリックします。
詳しい設定方法はfreeeでWebhook設定を行うをご確認ください。
テストに成功すると、取得した値にfreee会計で取得した情報が追加されます。
この取得した値はのちのフローで使用できます。
内容が確認できたら、「完了」をクリックします。
ステップ4：分岐（作成抽出）設定
フローに戻り、「分岐 作成のみ抽出」のアイコンをクリックします。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
分岐条件を設定します。
今回は各種申請が作成・更新されたら情報を取得したいので、以下のように設定しています。
内容を確認し、このまま「完了」をクリックしてください。
ステップ5：特定の各種申請情報を取得する設定
フローに戻り、「特定の各種申請情報を取得」のアイコンをクリックします。
アクションは変更せず、アカウント情報がマイアプリ連携をしたアカウントと一致することを確認したら、「次へ」をクリック。
事業所IDはボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので、候補から選択してください。
各種申請IDは以下のように取得した値から設定します。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
今回は既存のフローのため、すでに設定してありますが、「←トリガーで取得した値を引用してください」は削除してください。
「テスト」をクリックし、取得した値の内容が確認できたら、「完了」をクリックします。
ステップ6：テキストを生成する設定
フローに戻り、「テキストを生成」のアイコンをクリックします。
プロンプトは以下のように取得した値から設定します。
今回は既存のフローのため、すでに設定してありますが、「←トリガーのアウトプットを設定してください」は削除してください。
「テスト」をクリックし、取得した値の内容が確認できたら、「完了」をクリックします。
ステップ7：分岐（承認検知）設定
フローに戻り、「分岐 承認を検知」のアイコンをクリックします。
分岐条件を設定します。
今回は生成結果から承認が検知されたら情報を取得したいので、以下のように設定しています。
内容を確認し、このまま「完了」をクリックしてください。
ステップ8：各種申請の承認操作を設定
フローに戻り、「各種申請の承認操作を取得」のアイコンをクリックします。
アクションは変更せず、アカウント情報がマイアプリ連携をしたアカウントと一致することを確認したら、「次へ」をクリック。
事業所IDはボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので、候補から選択してください。
各種申請ID、承認ステップID、承認ラウンドは以下のように取得した値から設定します。
今回は既存のフローのため、すでに設定してありますが、「←「特定の各種申請情報を取得」で取得した値を引用してください」は削除してください。
承認アクションは承認するを選択します。
「テスト」をクリックし、取得した値の内容が確認できたら、「完了」をクリックします。
確認すると、承認済になりました。
ステップ9：トリガーをONにしてフローの動作確認
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
お疲れさまでした。
これでフローは完了です！
経費精算や取引の承認をトリガーに、メール・チャットツールへ自動通知を行い、未決済取引や見積書をデータベース情報から自動作成します。
また、様々なツールからの情報を基に、取引先登録や売上取引登録も自動化。
領収書のOCR読み取りによる経費申請作成にも対応し、手動入力を削減します。
■概要
Google スプレッドシートに行が追加されたら、freee会計に取引先を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートで取引先情報を管理している方
・取引先情報の追加をしているバックオフィス業務の担当者
・顧客リストを管理する営業担当者
2.業務でfreee会計を使用している方
・freee会計への取引先の登録を手動で行っている方
・Google スプレッドシートとfreee会計を連携して業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートはデータ管理に役立つツールで、共同編集にも適しています。
しかし、Google スプレッドシートに追加した取引先をfreee会計にも登録する場合、誤入力や入力漏れといったミスが発生する可能性があります。
freee会計への取引先の登録を自動化したい方に、このテンプレートは適しています。
Google スプレッドシートで取引先が追加されるとfreee会計にも自動で登録されるため、手動による作業を効率化することが可能です。
また、ツール間のデータの一貫性が保てるため、常に最新の情報を確認することができ、スピーディーに業務を進めることができます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、freee会計のそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Googleフォームで受け付けた取引先情報の変更内容を、都度freee会計に手作業で反映させるのは手間がかかる業務ではないでしょうか。この作業は単純でありながら、コピー＆ペーストのミスや更新漏れが発生しやすく、注意が必要です。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけにfreee会計の取引先情報が自動で更新されるため、手作業による手間やヒューマンエラーのリスクを軽減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Salesforceで商談が受注になったら、freee会計に取引先を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Salesforceで商談管理を行なっている企業
・案件ごとに状況を登録してチームで共有している方
・社内案件すべてを確認している経営者や営業部長
2.freee会計を使用して経費等の精算を担当している方
・取引先企業の請求書を処理する企業の経理担当者
・担当企業との帳票類の作成を担当する営業アシスタント
■このテンプレートを使うメリット
Salesforceで詳細情報を登録し営業活動ごとの進捗状況を確認できることは、チーム全体の案件を管理するためにとても有効です。
しかし帳票類の作成のためにfreee会計へ改めて企業情報を手入力しなければいけないのは大きな手間です。
受注が決まった企業の情報をスムーズにfreee会計へ登録したい考える方にこのフローは適しています。
商談が受注になった時にだけ、Salesforceの情報を引用して自動でfreee会計に企業情報を登録することができるため、入力の手間をなくし確実に同じ内容を登録することができます。
■注意事項
・Salesforce、freee会計のそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
kintoneにレコードが登録されたら、登録されたレコードの情報を取得してfreee会計に取引先を登録するフローボットです。
kintoneで管理している企業情報とfreee会計を連携する際にご利用ください。
■注意事項
・kintone、freee会計それぞれとYoomを連携してください。
・freeeに同一の取引先名が登録されている場合、エラーになるためご注意ください。
※こちらのテンプレートで紹介しているSlackのダウンロードアクションは現在利用できません。
■概要
Slackで共有される領収書の経費申請を手作業で行う際に、入力の手間や転記ミスに課題を感じていませんか。このワークフローは、Slackの特定チャンネルに領収書ファイルが投稿されると、OCR機能が内容を自動で読み取り、freee会計に経費申請を作成します。日々の面倒な経費精算業務を自動化し、申請漏れやミスを防ぎ、よりコアな業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Stripeで支払いが作成されたら、freee会計に自動的に売上取引を登録します。
freee会計の取引は未決済取引として登録されます。
Stripeの顧客がfreee会計に登録されていない場合、新たにfreee会計に取引先として登録します。
■注意事項
・Stripe、freee会計それぞれとYoomを連携してください。
・Stripeはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
◼️概要
Yoomデータベースに登録された見積情報を使用して、freeeで見積書を作成することができます。
作成された見積書はfreee内で確認が可能です。
◼️設定方法
1.freeeとYoomを連携してください（マイアプリ連携）。
2.「データベースから対象のレコードを選択する」というトリガーで任意のデータベースやテーブルを設定してください。
3.freeeの「取引先を検索」というオペレーションで、Yoomデータベースから取得した情報をもとに設定を実施してください。
4.freeeの「見積書を作成」というオペレーションで、Yoomデータベースから取得した情報をもとに、見積書の情報（品目、数量、単価など）を設定してください。
5.該当のデータベースからチェックボックスなどで任意のレコードを指定して、フローボットを起動してください。見積書がfreeeに作成されます。
◼️注意事項
・freee会計アカウントとの連携設定が必要です。
・freeeのオペレーションで「勘定科目ID」や「事業所ID」などの設定情報を任意の値に変更してご利用ください。
・Yoomで見積情報を管理するデータベースを作成してご利用ください。
◼️概要
Yoomデータベースからfreeeに未決済取引を登録します。
事前にfreee上に該当の取引先が登録されている必要があります。
◼️設定方法
1.freeeとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
2.「データベースから対象のレコードを選択する」というトリガーで任意のデータベースやテーブルを設定してください。
3.freeeの「未決済取引を登録」というオペレーションで、Yoomデータベースから取得した情報をもとに、取引日、取引先、金額、摘要、勘定科目などの取引情報を設定してください。
4.該当のデータベースからチェックボックスなどで任意のレコードを指定して、フローボットを起動すると未決済取引がfreeeに登録されます。
◼️注意事項
・freee会計アカウントとの連携設定が必要です。
・freeeのオペレーション内で「事業所ID」や「勘定科目ID」などの設定情報を任意の値に変更してご利用ください。
■概要
freeeの経費申請が承認されたら、申請内容の情報を取得し、Microsoft Teamsの特定チャネルに通知するフローボットです。
Microsoft Teamsへの通知内容や通知先のチャネルは自由に変更してご利用ください。
■注意事項
・freee会計、Microsoft TeamsそれぞれとYoomを連携してください。
・各種申請や支払依頼で利用する場合、設定内容を変更する必要があります。
・代理承認の場合、トリガーが発火しないためご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
freee会計に新しい経費申請が作成されたら、Gmailに申請内容を送信するフローです。
freee会計とGmailを連携することで、手動で経費申請の内容をGmailに送信する必要がなく、最新情報の把握や共有の抜け漏れ防止を実現することができます。
■注意事項
・freee会計、GmailそれぞれとYoomを連携してください。
まとめ
freee会計の申請承認プロセスをAIで自動化することで、これまで手作業で行っていた内容の確認や承認作業といった定型業務から担当者を解放し、承認の遅延やミスを防ぐことができます。
これにより、経理担当者は月末の繁忙期でも余裕を持って、月次決算の早期化など、より付加価値の高い業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：上長の承認フローを追加できますか？
A：
Q：添付ファイルの内容も判定できますか？
A：
今回は申請内容をプロンプトに反映させましたが、「+」からOCRで文字を抽出を追加をすることで、添付ファイルから文字を抽出できます。
※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
Q：条件を満たさない申請はどうなりますか？
A：
承認を検知できない場合はfreee会計に反映されません。
また、途中でエラーがあった場合はYoomの画面上にエラーメッセージが表示され、ワークスペース発行時に登録したメールアドレス宛に通知が届きます。
通知には、エラーが起きたオペレーションや、その詳細を確認できるリンクが記載されており、原因を迅速に把握できます。
なお、エラーが発生するとフローの再実行は自動で行われないため、手動での対応が必要です。詳しくはエラー時の対応方法についてをご確認ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口もご活用ください。
また、チャットツール（Slack・Chatworkなど）でエラー通知を受け取ることも可能です。設定方法はSlack・Chatworkへの通知設定をご確認ください。
