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「freee会計で上がってくる経費精算の申請、一つひとつ内容を確認して承認するのが手間…」
「支払依頼の承認が特定の人に集中してしまい、業務が滞ることがある…」
このように、freee会計における各種申請の承認作業に、時間と手間がかかっていると感じていませんか？
もし、freee会計で各種申請が作成された際に、AIが内容を自動で判定し、設定した条件に基づいて承認まで完了してくれる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、経理担当者は月次決算の早期化など、より戦略的な業務に集中できるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはfreee会計の各種申請を自動で承認する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、freee会計で各種申請が作成された際に、AIが内容を判定して自動で承認するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：freee会計
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ステップ1：freee会計をマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
freee会計
右上の検索窓からfreee会計を検索してください。
ログイン画面になったら、連携したいアカウントでログインします。
「アプリの連携開始」の内容を確認して末尾にある「許可する」をクリックしましょう。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下のバナーの「試してみる」をクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーができているので、「OK」をクリックします。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。
ステップ3：freee会計のトリガー設定
まずは「各種申請が作成・更新されたら（webhook）」をクリックしてみましょう！
続いて、Webhookの設定をします。
WebhookURLをコピーし、対象アプリの管理画面で設定を行なってください。 Webhookイベントを実行し、「テスト」をクリックします。
詳しい設定方法はfreeeでWebhook設定を行うをご確認ください。
テストに成功すると、取得した値にfreee会計で取得した情報が追加されます。
この取得した値はのちのフローで使用できます。
内容が確認できたら、「完了」をクリックします。
ステップ4：分岐（作成抽出）設定
フローに戻り、「分岐 作成のみ抽出」のアイコンをクリックします。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
分岐条件を設定します。
今回は各種申請が作成・更新されたら情報を取得したいので、以下のように設定しています。
内容を確認し、このまま「完了」をクリックしてください。
ステップ5：特定の各種申請情報を取得する設定
フローに戻り、「特定の各種申請情報を取得」のアイコンをクリックします。
アクションは変更せず、アカウント情報がマイアプリ連携をしたアカウントと一致することを確認したら、「次へ」をクリック。
事業所IDはボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので、候補から選択してください。
各種申請IDは以下のように取得した値から設定します。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
今回は既存のフローのため、すでに設定してありますが、「←トリガーで取得した値を引用してください」は削除してください。
「テスト」をクリックし、取得した値の内容が確認できたら、「完了」をクリックします。
ステップ6：テキストを生成する設定
フローに戻り、「テキストを生成」のアイコンをクリックします。
プロンプトは以下のように取得した値から設定します。
今回は既存のフローのため、すでに設定してありますが、「←トリガーのアウトプットを設定してください」は削除してください。
「テスト」をクリックし、取得した値の内容が確認できたら、「完了」をクリックします。
ステップ7：分岐（承認検知）設定
フローに戻り、「分岐 承認を検知」のアイコンをクリックします。
分岐条件を設定します。
今回は生成結果から承認が検知されたら情報を取得したいので、以下のように設定しています。
内容を確認し、このまま「完了」をクリックしてください。
ステップ8：各種申請の承認操作を設定
フローに戻り、「各種申請の承認操作を取得」のアイコンをクリックします。
アクションは変更せず、アカウント情報がマイアプリ連携をしたアカウントと一致することを確認したら、「次へ」をクリック。
事業所IDはボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので、候補から選択してください。
各種申請ID、承認ステップID、承認ラウンドは以下のように取得した値から設定します。
今回は既存のフローのため、すでに設定してありますが、「←「特定の各種申請情報を取得」で取得した値を引用してください」は削除してください。
承認アクションは承認するを選択します。
「テスト」をクリックし、取得した値の内容が確認できたら、「完了」をクリックします。
確認すると、承認済になりました。
ステップ9：トリガーをONにしてフローの動作確認
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
お疲れさまでした。
これでフローは完了です！
経費精算や取引の承認をトリガーに、メール・チャットツールへ自動通知を行い、未決済取引や見積書をデータベース情報から自動作成します。
また、様々なツールからの情報を基に、取引先登録や売上取引登録も自動化。
領収書のOCR読み取りによる経費申請作成にも対応し、手動入力を削減します。
まとめ
freee会計の申請承認プロセスをAIで自動化することで、これまで手作業で行っていた内容の確認や承認作業といった定型業務から担当者を解放し、承認の遅延やミスを防ぐことができます。
これにより、経理担当者は月末の繁忙期でも余裕を持って、月次決算の早期化など、より付加価値の高い業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：上長の承認フローを追加できますか？
A：
Q：添付ファイルの内容も判定できますか？
A：
今回は申請内容をプロンプトに反映させましたが、「+」からOCRで文字を抽出を追加をすることで、添付ファイルから文字を抽出できます。
※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
Q：条件を満たさない申請はどうなりますか？
A：
承認を検知できない場合はfreee会計に反映されません。
また、途中でエラーがあった場合はYoomの画面上にエラーメッセージが表示され、ワークスペース発行時に登録したメールアドレス宛に通知が届きます。
通知には、エラーが起きたオペレーションや、その詳細を確認できるリンクが記載されており、原因を迅速に把握できます。
なお、エラーが発生するとフローの再実行は自動で行われないため、手動での対応が必要です。詳しくはエラー時の対応方法についてをご確認ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口もご活用ください。
また、チャットツール（Slack・Chatworkなど）でエラー通知を受け取ることも可能です。設定方法はSlack・Chatworkへの通知設定をご確認ください。
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