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「Zoho CRMの商談ごとに、提案書や見積書を手動で添付するのが手間…」
「急いでいると、どの商談にどのファイルを添付すればいいか分からなくなってしまう…」
このようにZoho CRMへのファイル添付作業に時間と手間を取られ、本来集中すべき営業活動に影響が出てしまっていませんか？
もし<span class="mark-yellow">特定フォルダに保存したファイルを関連するZoho CRMの商談に自動で添付できる仕組み</span>があれば、こうした日々の煩わしい作業から解放されますね。
また、より迅速かつ正確な顧客対応が実現し、コア業務である商談そのものに注力できるかもしれません。
今回ご紹介する自動化フローは、ノーコードで簡単に設定できる方法を使います。
手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Zoho CRMの商談にファイルを添付する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Google Driveにファイルがアップロードされたら、Zoho CRMの商談に添付するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定していくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Zoho CRM／Google Drive
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここではYoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Google DriveとYoomのマイアプリ登録
上のナビで解説されているGoogle スプレッドシートと同じ手順で連携可能です。
Zoho CRMとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
まず準備として、Zoho CRMでテスト用の商談情報を登録しておきましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
準備として、Google Driveのフォルダにテスト用のファイルをアップロードしてください。
この時、ファイル名にZoho CRMで登録した商談名を含むようにしましょう。
用意できたらYoomの設定画面に戻り「新しくファイル・フォルダが作成されたら」をクリックします。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「新しくファイル・フォルダが作成されたら」のまま「次へ」をクリック。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、トリガーの起動間隔をプルダウンから選択してテストしてください。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
成功したら保存しましょう。ここで取得した値を次以降のステップで活用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に「テスト」を実行して取得した値のことです。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
後続の処理に進むかどうか判別する設定をします。
「分岐｜フォルダを除外し、ファイルの種別や名称を指定」をクリック。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみましょう！
まず、分岐対象の取得した値を設定します。
オペレーションは「新しくファイル・フォルダが作成されたら」、取得した値は「ファイル名」のままで大丈夫です。
次に、分岐条件をご自身の業務に合わせて設定しましょう。
今回は、取得した値(ファイル名)が「.pdf」という値を含む場合に次のステップに進むよう設定しています。
つまり、PDFファイルが格納された場合という意味です。
条件は「+ 分岐条件を追加」から最大5個まで設定できます。
設定が完了したら保存してください。
ステップ3で取得したファイル情報をもとに、ファイルをダウンロードします。
「ファイルをダウンロードする」をクリックしてください。
ステップ3と同様、アクションは「ファイルをダウンロードする」のまま「次へ」をクリック。
ファイルIDの欄にはGoogle Driveから取得した「ファイルID」の値が予め入力されているので、そのままテストしましょう。
以下のように取得した値を設定することで、トリガーが実行されるたびに最新の情報を反映できます。
ダウンロード可能なファイルサイズにつきましては下記のページをご参照ください。
成功したら保存しましょう。ファイルがダウンロードされました！
「ダウンロード」からファイルの内容を確認することもできます。
商談検索や添付ファイルの名称に使用する文字列を抽出します。
「テキストからデータを抽出する」をクリックしましょう。
ステップ3・5と同様、アクションは「GPT-4o mini｜3,500文字以内のデータからテキストを抽出（2タスク）」のまま「次へ」をクリック。
()内のタスクを消費しますので、使用プランやデータの容量によって選択しましょう。
ステップ5と同じく、対象のテキストの欄にはGoogle Driveから取得した「ファイル名」の値が予め設定されているのでそのままでOKです。
抽出したい項目も設定されていますが、編集・追加する場合はカンマ区切りで入力してください。
任意で指示内容も入力可能です。
設定が完了したらテストしましょう。
成功したら保存してください。次以降のステップで使用する文字列をAIが抽出してくれました！
先ほど抽出したテキストをもとにZoho CRMで該当の商談を検索します。
「商談情報を検索」をクリックします。
これまでのステップと同様、アクションは「商談情報を検索」のまま「次へ」をクリック。
まず検索対象項目をプルダウンから選択しましょう。
今回は商談名を検索ワードとして抽出しているので「商談名」を選びます。
値の欄には、ステップ5・6と同様に「商談名」が取得した値から設定されているのでそのままで大丈夫です。
最後に、テキストボックス下部の説明通りにZohoドメインを入力してテストしてください。
成功したら保存しましょう。
用意した商談がヒットしました！
Zoho CRMの商談に添付する際に分かりやすいよう、ファイル名をリネームします。
「ファイル名の変換」をクリック。
詳細設定に移ります。
変換タイプは「ファイル名の変換」のままでOKです。
ファイル名変換対象の値も設定されている通りで大丈夫です。
次に変換後のファイル名を設定してください。
これまで取得してきた値や日付などの変数、固定の文字列や記号を組み合わせて自由にカスタマイズできます。
今回は当日の日付(変数)と_(アンダーバー)を追加しました。
ファイル名変換後の取得した値の項目名も予め設定されているので、そのままでも任意の名称に変更しても問題ありません。
設定が完了したら保存しましょう。
いよいよZoho CRMの商談にファイルを添付します。
「商談にファイルを添付」をクリックしてください。
アクションは「商談にファイルを添付」のまま「次へ」をクリック。
商談IDの欄にはこれまでのステップ同様「商談IDの一覧」の値が設定されているのでそのままで大丈夫です。
次に、ステップ7と同じZohoドメインを入力しましょう。ファイルの添付方法・ファイルは設定されている通りでOKなのでそのままテストしてください。
※ステップ8で「ファイル名変換後の取得した値の項目名」を変更した場合は、ファイルの欄にその名称で表示されます。
成功したら保存しましょう。
Zoho CRMで用意した商談に、Google Driveのファイルがリネームされた状態で添付されました！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認してください。
以上が、Google Driveにファイルがアップロードされたら、Zoho CRMの商談に添付する方法でした！
見込み客やタスクが作成・更新されたらチャットツールへ通知したり、開発プラットフォームやデータベースに情報を自動転記します。
逆に、日程調整ツールや広告プラットフォームなどの情報をトリガーに見込み客や取引先を自動作成します。
情報連携の正確性と営業活動のスピードが向上します。
Zoho CRMへのファイル添付作業を自動化することで<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた情報更新の手間を削減し、添付漏れなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより営業担当者はファイル管理の負担から解放され、顧客とのコミュニケーションや提案活動といった価値の高いコア業務に集中する環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Google Drive以外のストレージでも自動化できますか？
A：はい、できます。
例えばDropboxと連携したい場合、Google Driveのトリガーとアクションを連携アカウントとアクションを選択する画面で以下のように変更してください。
ステップ3をDropboxの「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」に変更
ステップ5をDropboxの「ファイルをダウンロード」に変更
Q：ファイル名以外の情報で処理を分けられますか？
A：はい、分岐条件を変更することで可能です。
例えば「親フォルダIDが〇〇(特定の親フォルダID)と等しい場合」などと設定することで、特定のフォルダ内に格納されたファイルのみを対象とすることができます。
Q：商談が見つからなかった場合、処理はどうなりますか？
A：テスト自体は成功と表示されますが、値が取得されません。
そのため、予定が作成されないことになります。
必ずファイル名と共通の商談名を含めたタイトルを設定しましょう。
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