■概要
Zoho CRMで管理している商談に、Google Drive上の関連ファイルを都度手作業で添付する作業に手間を感じていませんか？手作業による添付漏れや、誤ったファイルを選択してしまうリスクも考えられます。このワークフローを活用すれば、Google Driveにファイルがアップロードされるだけで、関連するZoho CRMの商談へ自動でファイルが添付されるため、こうした連携作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoho CRMとGoogle Driveを併用し、手作業でのファイル添付に手間を感じている方
- 商談に関連する書類の管理を効率化し、添付漏れなどのミスを防ぎたい営業担当者の方
- SaaS間の連携を自動化し、営業チーム全体の生産性を向上させたいと考えている管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveへのファイルアップロードを起点にZoho CRMへの添付が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業でのファイル添付による、添付漏れや異なる商談への誤添付といったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データ管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとZoho CRMをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションで、ファイルが作成された場合のみ後続の処理に進むよう分岐させます。
- 続けて、Google Driveから対象のファイルをダウンロードするアクションを設定します。
- 次に、AI機能でファイル名から商談検索に必要な情報を抽出します。
- 抽出した情報をもとに、Zoho CRMで該当の商談情報を検索します。
- データ変換機能で、Zoho CRMに添付するファイル名を任意のものに変換します。
- 最後に、Zoho CRMの「商談にファイルを添付する」アクションで、ダウンロードしたファイルを該当商談に添付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能の設定で、フォルダが作成された場合は処理を行わず、特定のファイル名を持つファイルが作成された場合にのみフローが進むように条件を指定できます。
- AI機能によるデータ抽出では、ファイル名に含まれる顧客名や案件名などを抽出し、後続のZoho CRMでの商談検索やファイル名設定に活用できます。
- データ変換機能では、抽出した情報や固定の文言を組み合わせて、Zoho CRMに添付する際のファイル名を「【会社名】見積書_YYYYMMDD」のように統一された形式に設定できます。
- Zoho CRMの商談検索では、AI機能で抽出した顧客名や案件IDといった任意の条件で、ファイルを添付する対象の商談を特定します。
■注意事項
- Google Drive、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
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