フォームで回答があったら、Microsoft excelとSmartsheetにレコードを追加する

■概要

フォームで収集したデータをMicrosoft ExcelやSmartsheetに手作業で入力・転記する作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスの原因にもなりがちです。特に、ExcelとSmartsheetの両方でプロジェクトやタスクを管理している場合、その手間はさらに増えてしまいます。このワークフローを活用すれば、フォームへの回答をきっかけに、Microsoft ExcelとSmartsheetの両方に情報を自動で追加できるため、こうしたデータ入力の課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームの回答データをMicrosoft ExcelやSmartsheetに手作業で転記している方
• ExcelとSmartsheetを併用しており、データの二重入力や管理の煩雑さに課題を感じる方
• データ入力業務を自動化し、ヒューマンエラーの削減と生産性向上を目指す方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームが送信されると、Microsoft ExcelとSmartsheetへ自動でデータが追加されるため、手作業での入力時間を削減することができます
• システムが自動で処理を行うため、手作業による転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft ExcelとSmartsheetをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでフォーム機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームの回答内容と連携させます
4. 最後に、オペレーションでSmartsheetを選択し、「行を追加」アクションを設定して、同様にフォームの回答内容を紐付けます

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォーム機能で設定する質問項目は、Microsoft ExcelやSmartsheetに追加したい情報に合わせて任意で設定してください
• Microsoft ExcelおよびSmartsheetのオペレーション設定では、フォームのどの回答を、それぞれのアプリのどの列に追加するかを任意で設定してください

■注意事項‍

• Microsoft ExcelとSmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。