■概要
SmartsheetとMicrosoft Excelを併用する中で、特定のデータを手作業で転記する手間や、転記漏れに課題を感じていませんか。
例えば、特定のステータスになったタスクだけをMicrosoft Excelに集約したい場合、手動での確認とコピー＆ペーストは非効率です。このワークフローは、Smartsheetで特定の条件を満たす行が追加された際に、その情報だけを自動でMicrosoft Excelへ追加し、Microsoft Excel Smartsheet間のデータ連携を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SmartsheetとMicrosoft Excelを併用し、データの手動転記に手間を感じている方
- Microsoft Excel Smartsheet間のデータ連携を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたいと考えているチームリーダーの方
- Smartsheetの特定データをMicrosoft Excelで集計・分析しており、そのプロセスを効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Smartsheetで条件に合う行が追加されると自動でMicrosoft Excelに転記されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮することができます。
- Microsoft Excel Smartsheet間の手作業によるデータ転記がなくなるため、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの発生防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartsheetとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「行が作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続のアクションが実行されるようにします。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、Smartsheetから取得した情報を指定のファイルやシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能のアクションで、Microsoft Excelに追加したい行の条件を任意に設定してください。例えば、特定のステータスの列が「完了」になった場合のみ、といった設定が可能です。
- Microsoft Excelにレコードを追加するアクションで、Smartsheetから取得したどの情報をどの列に追加するかを任意に設定してください。
■注意事項
- Microsoft ExcelとSmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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