「毎日のように受信するフォーム内容を手作業でBacklogに転記しているけど、効率化できないかな…」
回答されたフォーム内容を確認しながら、Backlogに課題を追加するのは手間がかかる上に、ミスが起こりがちです。
そこで、自動化を導入すれば、その課題を解消できるでしょう。
たとえば、フォームに回答があった際に、自動的にBacklogへ課題登録が可能です。
これにより、課題の登録漏れが減り、正確にタスク管理ができます。
また、TypeformやJotform、Tallyなどさまざまなフォームサービスとの連携ができるため、普段使い慣れているシステムを活用できます。
今回は、Yoomのフォーム機能を活用し、Backlogの課題登録を自動化する方法を解説します！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはBacklogとフォームを使った業務フローを自動化するためのテンプレートが用意されています！今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
フォームに回答があったら、Backlogに課題を追加する
試してみる
■概要
Yoomフォームに新しい回答が送信されたら、Backlogに回答内容から課題を追加するフローです。
フォームの回答内容をわざわざ確認しなくても、自動的にBacklogに課題が追加されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
YoomフォームトリガーをGoogleフォームトリガーに変更して作成することもできます。
Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
■注意事項
・BacklogとYoomを連携してください。
Backlogとフォームを連携してできること
Backlogと各種フォームのAPIを連携すれば、フォーム回答データをBacklogに自動的に連携することが可能になります！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにBacklogとフォームの連携を実際に体験できます。登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
YoomフォームのデータをBacklogに連携する
Yoomフォームの回答データをBacklogに自動的に連携することができます。
Yoomフォームは回答データをそのまま使用できるため、複雑な操作が不要で簡単にデータ連携を実現できるところが魅力です。
フォームに回答があったら、Backlogに課題を追加する
試してみる
■概要
Yoomフォームに新しい回答が送信されたら、Backlogに回答内容から課題を追加するフローです。
フォームの回答内容をわざわざ確認しなくても、自動的にBacklogに課題が追加されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
YoomフォームトリガーをGoogleフォームトリガーに変更して作成することもできます。
Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
■注意事項
・BacklogとYoomを連携してください。
GoogleフォームのデータをBacklogに連携する
Googleフォームの回答データをBacklogに自動的に連携することができます。
Googleサービスを使用していれば無料で幅広いデータ形式のフォームが作れるGoogleフォームもBacklogと連携することができます。
Googleフォームに回答があったら、Backlogに課題を追加する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた問い合わせやタスク依頼を、都度Backlogに手作業で転記していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると時間がかかり、転記ミスや対応漏れの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用することで、Googleフォームに新しい回答が送信されると、その内容を元にBacklogへ課題を自動で追加できます。面倒な手作業から解放され、スムーズなタスク管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとBacklogを使い、手作業での課題登録に手間を感じている方
- フォームからの問い合わせや依頼内容の転記ミスや対応漏れを防ぎたいチームリーダーの方
- Backlogへの課題追加を自動化し、より迅速な対応体制を構築したいプロジェクトマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームに回答が送信されると自動でBacklogへ課題が作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのコピー＆ペースト作業がなくなるため、情報の転記ミスや課題の登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとBacklogをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでBacklogを選択し、「課題の追加」アクションを設定します。ここで、フォームの回答内容を課題の件名や詳細に紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、どのフォームからの回答を自動化の対象とするか、フォームIDを任意で設定してください。
- Backlogで課題を追加するオペレーションでは、件名や詳細欄にGoogleフォームから取得した回答内容を自由に引用して設定することが可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、BacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
TypeformのデータをBacklogに連携する
Typeformの回答データをBacklogに自動的に連携することができます。
Typeformの直感的なフォーム操作とBacklogを連携することで、フォームの回答者、管理者ともにフォームの利用やデータ管理の体験が向上するでしょう。
Typeformに回答があったら、Backlogに課題を追加する
試してみる
■概要
Typeformで受け付けた問い合わせやフィードバックを、Backlogに転記するのは手間がかかりますよね。
このワークフローを活用すれば、Typeformへの回答を起点に、Backlogに自動で課題が追加できるようになります。
手作業による手間やヒューマンエラーをなくし、迅速な対応を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- TypeformとBacklogを利用しており、手作業での情報連携に手間を感じている方
- 顧客からの問い合わせや不具合報告をBacklogで管理しているチームの方
- フォームからの情報連携を自動化し、対応の迅速化を図りたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Typeformへの回答後、自動でBacklogに課題が追加されるため、手作業で行っていた転記作業の時間を短縮することができます。
- 入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、TypeformとBacklogをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでTypeformの「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでBacklogの「課題の追加」を設定し、フォームの回答内容を課題に反映させます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Typeformのトリガー設定では、連携の対象としたいフォームを指定してください。
- Backlogのアクションでは、課題を追加するプロジェクトを指定します。
課題の件名や種別、詳細などには、Typeformの回答から取得した値を埋め込むことができます。
■注意事項
- Typeform、BacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
JotformのデータをBacklogに連携する
Jotformの回答データをBacklogに自動的に連携することができます。
Jotformの豊富なウィジェットで作成したフォームの回答データを余すことなくBacklogに連携することができます。
Jotformに回答があったら、Backlogに課題を追加する
試してみる
■概要
Jotformで収集したお問い合わせやバグ報告などを、都度Backlogに手入力で起票していませんか？
こういった作業は対応漏れや入力ミスに繋がりやすく、担当者の負担も少なくありません。
このワークフローを活用すれば、Typeformでのフォーム送信を起点に、その内容をもとにしてBacklogに自動で課題を追加できます。
起票作業に伴う課題を解消して、業務の効率化を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Jotformで受け付けた問い合わせや報告をBacklogで管理している方
- フォームの回答内容を手作業でBacklogへ転記する作業に手間を感じている方
- 手作業による転記ミスや対応漏れを防ぎたいプロジェクトマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformへの回答と同時にBacklogへ課題が自動で追加されるため、手作業での転記作業にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記がなくなることで、入力内容の間違いやコピー＆ペーストのミスといったヒューマンエラーも防げます。
■フローボットの流れ
- はじめに、JotformとBacklogをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJotformの「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」を設定し、トリガーで反応したフォームの回答内容を取得します。
- 最後に、オペレーションでBacklogの「課題の追加」を設定し、取得した回答内容を元に課題を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Jotformの回答取得アクションで、連携させたいフォームを指定してください。
- Backlogの課題追加アクションで、課題を追加するプロジェクトを指定してください。
件名や詳細、種別などの項目には、Jotformの回答内容を動的に設定できます。
■注意事項
TallyのデータをBacklogに連携する
Tallyの回答データをBacklogに自動的に連携することができます。
シンプルなフォームのTallyもAPIを使うことで、Backlogにデータ連携することができます。ミニマルなフォームでもデータをしっかり管理したい方におすすめです。
Tallyに回答があったら、Backlogに課題を追加する
試してみる
■概要
Tallyで受け付けたお問い合わせやシステムへの要望などを、都度Backlogに手作業で転記していませんか？
こうした作業は単純ですが時間がかかり、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Tallyのフォーム送信を起点に、自動でBacklogに課題を追加できるようになります。
転記作業の課題を解消し、業務の効率化を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Tallyで受け付けた問い合わせをBacklogで管理しており、手入力に手間を感じている方
- Tallyで収集したバグ報告などを、迅速にBacklogのタスクに反映させたい開発チームの方
- 手作業による情報転記をなくし、ヒューマンエラーの防止を実現したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Tallyに回答が送信されると自動でBacklogに課題が作成されるため、転記作業の時間を短縮できます。
- 手作業が不要になることで、入力ミスや対応の抜け漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、TallyとBacklogをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでTallyを選択し、「フォームに新しい回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでBacklogの「課題の追加」アクションを選択し、Tallyフォームから取得した情報をもとに課題が作成されるようにします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Backlogで課題を追加するアクションでは、課題を追加したいプロジェクトを指定してください。
- 課題の件名、種別、詳細などの各項目に、Tallyのフォームで取得した回答内容を設定することで、動的な課題作成が可能です。
■注意事項
- Tally、BacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
Zoho FormsのデータをBacklogに連携する
Zoho Formsの回答データをBacklogに自動的に連携することができます。
Zohoサービスを使用している方に取って馴染み深いフォームですが、こちらもBacklogと連携して回答データの連携を実現できます。
Zoho Formsに回答があったら、Backlogに課題を追加する
試してみる
■概要
Zoho Formsからの問い合わせや申し込みに対し、都度Backlogに手動で課題を登録する作業は手間がかかりませんか？
手作業による転記は、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Zoho Formsに回答が送信されると自動でBacklogに課題が追加され、こうした定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoho Formsの回答内容を、手作業でBacklogに転記している方
- Backlogでのタスクの起票漏れや、入力ミスを防ぎたいプロジェクト管理者の方
- 日々の定型業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoho Formsへの回答をトリガーにBacklogへ自動で課題が追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや対応漏れなどのヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、お使いのZoho FormsアカウントとBacklogアカウントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてZoho Formsの「フォームが送信されたら」というアクションを選択し、対象のフォームを指定します。
- 最後に、オペレーションでBacklogの「課題の追加」アクションを設定し、課題の件名や詳細などにフォームの回答内容を埋め込みます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Backlogで課題を追加するオペレーションでは、対象となるプロジェクトを指定してください。
- 課題の件名や詳細、種別といった項目には、トリガーで取得したZoho Formsの回答データを埋め込むことで、動的な課題作成が可能です。
■注意事項
Backlogとフォームの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそくBacklogとフォームの連携フローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は、「フォームに回答があったら、Backlogに課題を追加する」フローボットを作成手順をご紹介します！
フローボット設定の流れ
- Backlogをマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Yoomフォームのトリガー設定とBacklogのアクション設定
- トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が差し戻しになったらMicrosoft Teamsで通知する
試してみる
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が差し戻された際に、通知に気づかず対応が遅れてしまった経験はありませんか。確認漏れは再申請の遅延に繋がり、月次の締め処理などにも影響を及ぼすことがあります。このワークフローは、ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が差し戻しされると、Microsoft Teamsへ通知する処理を自動化し、こうした確認漏れや対応の遅延といった課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 経費精算の差し戻し対応を迅速化し、業務の停滞を防ぎたい経理担当者の方
- 申請の差し戻し連絡の見落としや確認漏れをなくし、円滑な再申請を行いたい方
- ジョブカン経費精算・ワークフローとMicrosoft Teamsを連携させ、情報伝達を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 差し戻し発生後、Microsoft Teamsへ通知が届くため、確認や再申請までの時間を短縮し、業務をスムーズに進めることができます。
- システムが自動で通知を行うことで、ジョブカン経費精算・ワークフロー上の通知の見落としといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な対応を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、ジョブカン経費精算・ワークフローとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでジョブカン経費精算・ワークフローを選択し、「申請が差し戻しされたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定することで、差し戻しに関する情報を自動で通知できます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsへの通知設定では、メッセージを送るチャンネルやグループ、個人などを自由に指定することが可能です。
- 通知するメッセージの本文は、固定のテキストを設定できるだけでなく、トリガーで取得した申請者名や金額、差し戻し理由といった情報を変数として埋め込み、より具体的な内容にカスタマイズできます。
■注意事項
- ジョブカン経費精算・ワークフローとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1:マイアプリ連携の設定
ここでは連携するアプリ情報をYoomに登録する設定を行います。Yoomのワークスペースにログイン後、マイアプリ画面で「＋新規接続」をクリックします。
Yoomで使えるアプリ一覧が表示されます。検索窓から今回連携するアプリを検索し、マイアプリ登録を進めてください。
Backlog
検索結果からBacklogを選択し、連携先のドメインを入力してください。
ドメインを入力して右下の追加ボタンをクリックします。これでBacklogのマイアプリ連携が完了です。
＞Backlogのアプリ連携で失敗する場合の確認点
ステップ2:テンプレートをコピー
マイアプリ連携が完了したら、フローボットテンプレートの設定に進みます。下のバナーからテンプレートのコピーに進んでくださいね。
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が差し戻しになったらMicrosoft Teamsで通知する
試してみる
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が差し戻された際に、通知に気づかず対応が遅れてしまった経験はありませんか。確認漏れは再申請の遅延に繋がり、月次の締め処理などにも影響を及ぼすことがあります。このワークフローは、ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が差し戻しされると、Microsoft Teamsへ通知する処理を自動化し、こうした確認漏れや対応の遅延といった課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 経費精算の差し戻し対応を迅速化し、業務の停滞を防ぎたい経理担当者の方
- 申請の差し戻し連絡の見落としや確認漏れをなくし、円滑な再申請を行いたい方
- ジョブカン経費精算・ワークフローとMicrosoft Teamsを連携させ、情報伝達を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 差し戻し発生後、Microsoft Teamsへ通知が届くため、確認や再申請までの時間を短縮し、業務をスムーズに進めることができます。
- システムが自動で通知を行うことで、ジョブカン経費精算・ワークフロー上の通知の見落としといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な対応を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、ジョブカン経費精算・ワークフローとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでジョブカン経費精算・ワークフローを選択し、「申請が差し戻しされたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定することで、差し戻しに関する情報を自動で通知できます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsへの通知設定では、メッセージを送るチャンネルやグループ、個人などを自由に指定することが可能です。
- 通知するメッセージの本文は、固定のテキストを設定できるだけでなく、トリガーで取得した申請者名や金額、差し戻し理由といった情報を変数として埋め込み、より具体的な内容にカスタマイズできます。
■注意事項
- ジョブカン経費精算・ワークフローとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
下のポップアップが表示されたら「OK」をクリックして設定をスタート！
コピーしたテンプレートは、マイプロジェクトに追加されます。マイプロジェクトは左のメニューバーからアクセス可能です。
ステップ3：アプリトリガー「フォームに回答が送信されたら」
テンプレートの1つ目の工程をクリックし、フローボットのトリガー（起点）を設定します。設定済みの証（水色のランプ）が点灯していますが、事前設定の影響です。中身を開いて設定を行いましょう。この工程では、Yoomのフォームを作成して、フォームの回答があったことでフローが起動するように設定します。
フォームトリガーの設定方法
（1/2）フォームを作成
Backlogの課題作成に必要な項目をフォームで作っていきましょう。
事前設定で作られたフォームの内容は編集・削除が可能です。項目の新規追加は、一番下までスクロールします。
質問追加ボタンをクリックすると、項目が追加され、回答方法の種類が選択できます。
項目の追加が終わったら、右上のプレビューボタンから表示を確認できます。
プレビューで内容が確認できたら編集画面に戻り、下へスクロールします。
完了ページ（回答送信後のページ）に表示するコメントはこちらのボックスで変更できます。
編集が完了したら、次へをクリックして進みましょう。
（2/2）フォームを作成
作成したフォームにテスト用の回答を送信する画面です。
各項目にテスト用の内容を入力しましょう。
入力が終わったら、保存するボタンをクリックします。
保存したら、回答内容は後の操作で引用できるようになります。
取得した値を、Yoomでは「アウトプット」と定義しています。
アウトプットについて
ステップ4：アプリと連携する「課題を追加する」
テンプレートの2つ目をクリックします。この工程では、フォームの内容を引用してBacklogの課題を新規追加する設定を行います。
(1/2)アクションを選択
この画面では、以下の項目が設定済みです。
- タイトル
- アプリ
- Backlogと連携するアカウント情報
- アクション
次へをクリックして進みましょう。
（2/2）API接続設定
- ドメイン
- 課題を登録するプロジェクトID
- 両方とも、BacklogのURLから取得できます。
- 課題の件名
- 事前設定では回答IDのコードが埋め込まれていますが、今回はフォームに件名を追加したので、その引用コードを埋め込みます。
- 課題の種別ID
- 編集欄をクリックすると、プルダウンメニューから候補が表示されるので選択します。
IDを選択したら、スクロールして次の設定に進みます。
- 課題の優先度
- このフローでは、デフォルトで優先度を決めておきます。以下の中から選んでおきます。
- 課題の詳細
- Backlogの以下のボックスに入力する内容を作っていきます。
- Yoom設定画面の編集欄をクリックすると、プルダウンメニューが表示されます。
- その中にフォームでテスト回答した項目と値が格納されています。選択すると、編集欄に引用コードが埋め込まれる仕組みです。
- 課題の開始日
- 課題の期限日
- こちらもフォームから取得した値を埋め込みます。Yoomのフォームの日付形式はBacklogの形式と一致するので、そのまま引用できて便利です。
- 課題の担当者ID
- Backlogの「担当者ID」は、APIなどで操作するときに必要になるユーザー固有のID番号で、通常の画面では表示されていないことが多いです。取得するにはプロフィールページのURLから取得できます。
- https://0000.backlog.jp/user/123456 0000がユーザーIDです。
さらに下にスクロールすると、任意の設定項目が表示されます。
テストボタンをクリックします。成功すると、Backlogの課題が追加されます。
保存をするをクリックします。
ステップ5（最終）:アプリトリガーをONにする
全ての工程が設定されると、設定完了のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動します。
トリガーのON/OFFは左上のトグルから切り替えが可能です。プログラミング不要で、フローボットの設定が簡単に完了しました。トリガーをONにすると、右上のフォームリンクをコピーボタンがアクティブになり、リンクを取得できるようになります。
トリガーが【ON】になると、各種通知の送信先を選択できるお知らせがポップアップされます。デフォルトでは登録しているメールへ通知ですが、普段使っているチャットアプリでも通知を受け取れて便利です。
Backlogを使ったその他の自動化例
今回紹介したフォームとの連携以外でも、Backlogの課題をデータベースに追加したり、Notionのステータス更新をトリガーにBacklogに課題を追加することも可能です。
このように、BacklogのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することができるので、もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
Backlogで課題が登録されたらGoogle スプレッドシートにも追加する
試してみる
■概要
Backlogで課題が登録されたらGoogle スプレッドシートにも追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.課題管理をBacklogで行っている方
・プロジェクトの課題をBacklogで管理しているチーム
・Backlogでプロジェクトの課題を一元管理している方
2.情報共有のツールとしてGoogle スプレッドシートを使用している方
・Google スプレッドシートを使用して社内外の関係者と情報共有を行う方
・プロジェクトの課題状況をGoogle スプレッドシートで分析している方
■このテンプレートを使うメリット
Backlogはプロジェクトの課題を可視化できるため、管理業務を効率化できるツールです。
しかし、Google スプレッドシートを使用してプロジェクトの課題状況を共有する場合、都度Backlogの情報をGoogle スプレッドシートに転記する必要があり、非効率的だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Backlogで追加された課題をGoogle スプレッドシートに自動で追加することができるため、手動による作業が不要になります。
Google スプレッドシートへの課題追加を自動化することで、共有資料の作成を効率化することができるため、業務の効率化を図ることができます。
また、異なるチーム間での課題共有もスピーディーに行うことができ、進捗状況や課題分析をスムーズに行うことが可能です。
■注意事項
・Backlog、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
Backlogで課題が追加されたらMicrosoft Excelに連携する
試してみる
■概要
Backlogで管理している課題を、報告や進捗管理のためにMicrosoft Excelへ転記する作業に手間を感じていませんか？手作業でのデータ入力は、時間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Backlogに新しい課題が追加されると、自動でMicrosoft Excelに情報が連携されるため、課題管理に関する業務を効率化し、データの正確性を保つことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Backlogでプロジェクト管理を行い、Microsoft Excelで進捗報告書を作成している方
- BacklogとMicrosoft Excel間のデータ転記作業を自動化し、工数を削減したい方
- 手作業による課題の転記漏れや入力ミスを防ぎ、データ管理の精度を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Backlogに課題が追加されると自動でMicrosoft Excelへ記録されるため、これまで手作業に費やしていたデータ転記の時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記を減らすことで、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、課題管理の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BacklogとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBacklogを選択し、「課題の追加（Webhook）」アクションを設定して、フローボットを起動するきっかけを定義します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、Backlogから取得した課題情報を任意のファイルやシートに記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Excelのオペレーション設定では、レコードを追加するファイル（ブック）やシート、記録する課題の内容（件名、担当者など）を任意で設定してください。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの詳細な設定方法については、ヘルプページ「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」もあわせてご参照ください。
■注意事項
- Backlog、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Notionでステータスが更新されたら、Backlogに課題を追加する
試してみる
■概要
Notionでタスクのステータスを更新した後、手作業でBacklogに課題を起票していませんか？この二重入力は手間がかかるだけでなく、転記ミスや対応漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Notionデータベースのステータス更新をきっかけに、Backlogへ自動で課題が追加されるため、手作業によるミスや手間を削減し、プロジェクト管理をより円滑に進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- NotionとBacklogを併用し、タスクと課題の二重入力に手間を感じている方
- プロジェクト管理において、手作業による情報連携の漏れや遅延を防ぎたい方
- チーム内の情報共有を迅速化し、タスク管理の属人化を解消したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionのステータス更新をトリガーにBacklogへ自動で課題が作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業での情報転記が不要になることで、入力ミスや課題の作成漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとBacklogをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションで対象のデータベースを指定します。
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、更新されたページの詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、ステータスが特定の条件に合致した場合のみ、後続のアクションが実行されるように設定します。
- 最後に、オペレーションでBacklogの「課題の追加」アクションを設定し、Notionから取得した情報をもとに課題を自動で作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Backlogに課題を追加するアクションでは、Notionのトリガーやオペレーションで取得した情報を変数として利用できます。例えば、NotionのページタイトルをBacklogの課題名に設定したり、特定のプロパティの内容を課題の詳細に自動で挿入したりといったカスタマイズが可能です。
■注意事項
- NotionとBacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Backlogに課題が追加されたらMicrosoft Teamsに通知
試してみる
◼️概要
Backlogに課題が追加されたら、指定のMicrosoft Teamsチャネルに通知します。
通知内容には、課題のタイトルや説明などを含むことが可能です。
◼️設定方法
1.BacklogとMicrosoft TeamsそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
2.トリガーの「Backlogに課題が追加されたら」を選択し、連携アカウントやプロジェクトを設定してください。
3.Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」というオペレーションで、連携アカウントや送信先のチャットルーム、メッセージ内容を設定してください。
4.メッセージ内容は、Backlogから取得した課題の情報をもとにカスタマイズできます。
5.最後にフローボットのトリガーをONにしてください。
6.これにより、Backlogに課題が追加されると、指定したMicrosoft Teamsチャネルに通知が送信されます。
◼️注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・Microsoft Teamsの投稿先や通知文を任意の値に置き換えてご利用ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Backlogで課題が登録されたらDiscordに通知する
試してみる
■概要
Backlogで課題が登録されたらDiscordに通知するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Backlogを使用しているプロジェクトチーム
・課題の進捗を管理するプロジェクトマネージャーやチームリーダー
・新規課題を速やかに確認したいチームメンバー
2. 業務でDiscordを利用している方
・Discordでチーム内のコミュニケーションをとっている方
・他のアプリの情報をDiscordで共有したい方
■このテンプレートを使うメリット
Backlogはプロジェクト管理に役立つツールですが、新しい課題が登録されるたびにチームメンバーに手作業で課題情報を共有する場合、時間や労力がかかります。
このテンプレートを使うと、Backlogで課題が登録された際、Discordで自動的に通知されるため、連絡作業の負担が軽減されます。
さらに、スムーズに情報を共有できるほか、新しいタスクや取引先からの要望を共有し忘れたり、誤って伝えたりする心配がなくなることで、プロジェクト進行が円滑になります。
■注意事項
・Backlog、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
終わりに
フォームとBacklogの連携により、これまで転記にかかっていた時間を大幅に短縮できるでしょう。
フォームに回答があった際に、Backlogに課題を自動追加するフローを導入すれば、業務の質とスピードの向上を期待できます。
手作業での課題追加は、データの追加漏れや対応漏れが起こりがちですが、そういったリスクも防げるはずです！
「導入を検討したい！」「実際に操作してみたい！」という方は、こちらから無料アカウントを作成してみてください。
登録はたったの30秒で完了するので、業務の間にササッと登録できます！
自動化の設定手順もマイアプリ連携やテンプレートへの入力で完了するため、忙しい方にピッタリです。
プログラミング知識不要で操作できるので、この機会に導入を検討してみてくださいね！
