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「毎日のように受信するフォーム内容を手作業でBacklogに転記しているけど、効率化できないかな…」
回答されたフォーム内容を確認しながら、Backlogに課題を追加するのは手間がかかる上に、ミスが起こりがちです。
そこで、自動化を導入すれば、その課題を解消できるでしょう。
たとえば、フォームに回答があった際に、自動的にBacklogへ課題登録が可能です。
これにより、課題の登録漏れが減り、正確にタスク管理ができます。
また、TypeformやJotform、Tallyなどさまざまなフォームサービスとの連携ができるため、普段使い慣れているシステムを活用できます。
今回は、Yoomのフォーム機能を活用し、Backlogの課題登録を自動化する方法を解説します！
YoomにはBacklogとフォームを使った業務フローを自動化するためのテンプレートが用意されています！今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要
Yoomフォームに新しい回答が送信されたら、Backlogに回答内容から課題を追加するフローです。
フォームの回答内容をわざわざ確認しなくても、自動的にBacklogに課題が追加されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
YoomフォームトリガーをGoogleフォームトリガーに変更して作成することもできます。
Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
■注意事項
・BacklogとYoomを連携してください。
Backlogと各種フォームのAPIを連携すれば、フォーム回答データをBacklogに自動的に連携することが可能になります！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにBacklogとフォームの連携を実際に体験できます。登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
Yoomフォームの回答データをBacklogに自動的に連携することができます。
Yoomフォームは回答データをそのまま使用できるため、複雑な操作が不要で簡単にデータ連携を実現できるところが魅力です。
Googleフォームの回答データをBacklogに自動的に連携することができます。
Googleサービスを使用していれば無料で幅広いデータ形式のフォームが作れるGoogleフォームもBacklogと連携することができます。
■概要
Googleフォームに新しく回答があったら、Backlogに回答内容を使って課題を追加するフローです。
フォームの回答内容をわざわざ確認しなくても、自動的にBacklogに課題が追加されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
Backlogに登録する内容を自由に変更してご利用ください。
■注意事項
・Googleフォーム、BacklogそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
Typeformの回答データをBacklogに自動的に連携することができます。
Typeformの直感的なフォーム操作とBacklogを連携することで、フォームの回答者、管理者ともにフォームの利用やデータ管理の体験が向上するでしょう。
■概要
Typeformで受け付けた問い合わせやフィードバックを、Backlogに転記するのは手間がかかりますよね。
このワークフローを活用すれば、Typeformへの回答を起点に、Backlogに自動で課題が追加できるようになります。
手作業による手間やヒューマンエラーをなくし、迅速な対応を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Jotformの回答データをBacklogに自動的に連携することができます。
Jotformの豊富なウィジェットで作成したフォームの回答データを余すことなくBacklogに連携することができます。
■概要
Jotformで収集したお問い合わせやバグ報告などを、都度Backlogに手入力で起票していませんか？
こういった作業は対応漏れや入力ミスに繋がりやすく、担当者の負担も少なくありません。
このワークフローを活用すれば、Typeformでのフォーム送信を起点に、その内容をもとにしてBacklogに自動で課題を追加できます。
起票作業に伴う課題を解消して、業務の効率化を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Tallyの回答データをBacklogに自動的に連携することができます。
シンプルなフォームのTallyもAPIを使うことで、Backlogにデータ連携することができます。ミニマルなフォームでもデータをしっかり管理したい方におすすめです。
Zoho Formsの回答データをBacklogに自動的に連携することができます。
Zohoサービスを使用している方に取って馴染み深いフォームですが、こちらもBacklogと連携して回答データの連携を実現できます。
■概要
Zoho Formsからの問い合わせや申し込みに対し、都度Backlogに手動で課題を登録する作業は手間がかかりませんか？
手作業による転記は、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Zoho Formsに回答が送信されると自動でBacklogに課題が追加され、こうした定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それでは、さっそくBacklogとフォームの連携フローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は、「フォームに回答があったら、Backlogに課題を追加する」フローボットを作成手順をご紹介します！
ここでは連携するアプリ情報をYoomに登録する設定を行います。Yoomのワークスペースにログイン後、マイアプリ画面で「＋新規接続」をクリックします。
Yoomで使えるアプリ一覧が表示されます。検索窓から今回連携するアプリを検索し、マイアプリ登録を進めてください。
検索結果からBacklogを選択し、連携先のドメインを入力してください。
ドメインを入力して右下の追加ボタンをクリックします。これでBacklogのマイアプリ連携が完了です。
マイアプリ連携が完了したら、フローボットテンプレートの設定に進みます。下のバナーからテンプレートのコピーに進んでくださいね。
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が差し戻された際に、通知に気づかず対応が遅れてしまった経験はありませんか。確認漏れは再申請の遅延に繋がり、月次の締め処理などにも影響を及ぼすことがあります。このワークフローは、ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が差し戻しされると、Microsoft Teamsへ通知する処理を自動化し、こうした確認漏れや対応の遅延といった課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
下のポップアップが表示されたら「OK」をクリックして設定をスタート！
コピーしたテンプレートは、マイプロジェクトに追加されます。マイプロジェクトは左のメニューバーからアクセス可能です。
テンプレートの1つ目の工程をクリックし、フローボットのトリガー（起点）を設定します。設定済みの証（水色のランプ）が点灯していますが、事前設定の影響です。中身を開いて設定を行いましょう。この工程では、Yoomのフォームを作成して、フォームの回答があったことでフローが起動するように設定します。
Backlogの課題作成に必要な項目をフォームで作っていきましょう。
事前設定で作られたフォームの内容は編集・削除が可能です。項目の新規追加は、一番下までスクロールします。
質問追加ボタンをクリックすると、項目が追加され、回答方法の種類が選択できます。
項目の追加が終わったら、右上のプレビューボタンから表示を確認できます。
プレビューで内容が確認できたら編集画面に戻り、下へスクロールします。
完了ページ（回答送信後のページ）に表示するコメントはこちらのボックスで変更できます。
編集が完了したら、次へをクリックして進みましょう。
作成したフォームにテスト用の回答を送信する画面です。
各項目にテスト用の内容を入力しましょう。
入力が終わったら、保存するボタンをクリックします。
保存したら、回答内容は後の操作で引用できるようになります。
取得した値を、Yoomでは「アウトプット」と定義しています。
テンプレートの2つ目をクリックします。この工程では、フォームの内容を引用してBacklogの課題を新規追加する設定を行います。
この画面では、以下の項目が設定済みです。
次へをクリックして進みましょう。
IDを選択したら、スクロールして次の設定に進みます。
さらに下にスクロールすると、任意の設定項目が表示されます。
テストボタンをクリックします。成功すると、Backlogの課題が追加されます。
保存をするをクリックします。
全ての工程が設定されると、設定完了のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動します。
トリガーのON/OFFは左上のトグルから切り替えが可能です。プログラミング不要で、フローボットの設定が簡単に完了しました。トリガーをONにすると、右上のフォームリンクをコピーボタンがアクティブになり、リンクを取得できるようになります。
トリガーが【ON】になると、各種通知の送信先を選択できるお知らせがポップアップされます。デフォルトでは登録しているメールへ通知ですが、普段使っているチャットアプリでも通知を受け取れて便利です。
今回紹介したフォームとの連携以外でも、Backlogの課題をデータベースに追加したり、Notionのステータス更新をトリガーにBacklogに課題を追加することも可能です。
このように、BacklogのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することができるので、もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
■概要
Backlogで課題が登録されたらDiscordに通知するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Backlogを使用しているプロジェクトチーム
・課題の進捗を管理するプロジェクトマネージャーやチームリーダー
・新規課題を速やかに確認したいチームメンバー
2. 業務でDiscordを利用している方
・Discordでチーム内のコミュニケーションをとっている方
・他のアプリの情報をDiscordで共有したい方
■このテンプレートを使うメリット
Backlogはプロジェクト管理に役立つツールですが、新しい課題が登録されるたびにチームメンバーに手作業で課題情報を共有する場合、時間や労力がかかります。
このテンプレートを使うと、Backlogで課題が登録された際、Discordで自動的に通知されるため、連絡作業の負担が軽減されます。
さらに、スムーズに情報を共有できるほか、新しいタスクや取引先からの要望を共有し忘れたり、誤って伝えたりする心配がなくなることで、プロジェクト進行が円滑になります。
■注意事項
・Backlog、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Backlogで課題が登録されたらGoogle スプレッドシートにも追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.課題管理をBacklogで行っている方
・プロジェクトの課題をBacklogで管理しているチーム
・Backlogでプロジェクトの課題を一元管理している方
2.情報共有のツールとしてGoogle スプレッドシートを使用している方
・Google スプレッドシートを使用して社内外の関係者と情報共有を行う方
・プロジェクトの課題状況をGoogle スプレッドシートで分析している方
■このテンプレートを使うメリット
Backlogはプロジェクトの課題を可視化できるため、管理業務を効率化できるツールです。
しかし、Google スプレッドシートを使用してプロジェクトの課題状況を共有する場合、都度Backlogの情報をGoogle スプレッドシートに転記する必要があり、非効率的だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Backlogで追加された課題をGoogle スプレッドシートに自動で追加することができるため、手動による作業が不要になります。
Google スプレッドシートへの課題追加を自動化することで、共有資料の作成を効率化することができるため、業務の効率化を図ることができます。
また、異なるチーム間での課題共有もスピーディーに行うことができ、進捗状況や課題分析をスムーズに行うことが可能です。
■注意事項
・Backlog、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
BacklogとMicrosoft Excelを連携し、Backlogで課題が追加されたら、自動的にエクセルにも課題の内容を記載するフローボットです。
Backlogの課題をMicrosoft Excelでも管理する際などにご利用ください。連携するMicrosoft Excelの情報や設定内容を自由に変更してご利用ください。
■注意事項
・Backlog、Microsoft ExcelそれぞれとYoomを連携してください。
・エクセルオンラインにてご利用いただけます。ローカルのエクセルファイルでは使用できませんのでご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
◼️概要
Backlogに課題が追加されたら、指定のMicrosoft Teamsチャネルに通知します。
通知内容には、課題のタイトルや説明などを含むことが可能です。
◼️設定方法
1.BacklogとMicrosoft TeamsそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
2.トリガーの「Backlogに課題が追加されたら」を選択し、連携アカウントやプロジェクトを設定してください。
3.Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」というオペレーションで、連携アカウントや送信先のチャットルーム、メッセージ内容を設定してください。
4.メッセージ内容は、Backlogから取得した課題の情報をもとにカスタマイズできます。
5.最後にフローボットのトリガーをONにしてください。
6.これにより、Backlogに課題が追加されると、指定したMicrosoft Teamsチャネルに通知が送信されます。
◼️注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・Microsoft Teamsの投稿先や通知文を任意の値に置き換えてご利用ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
フォームとBacklogの連携により、これまで転記にかかっていた時間を大幅に短縮できるでしょう。
フォームに回答があった際に、Backlogに課題を自動追加するフローを導入すれば、業務の質とスピードの向上を期待できます。
手作業での課題追加は、データの追加漏れや対応漏れが起こりがちですが、そういったリスクも防げるはずです！
「導入を検討したい！」「実際に操作してみたい！」という方は、こちらから無料アカウントを作成してみてください。
登録はたったの30秒で完了するので、業務の間にササッと登録できます！
自動化の設定手順もマイアプリ連携やテンプレートへの入力で完了するため、忙しい方にピッタリです。
プログラミング知識不要で操作できるので、この機会に導入を検討してみてくださいね！
