「毎日のように受信するフォーム内容を手作業でBacklogに転記しているけど、効率化できないかな…」
回答されたフォーム内容を確認しながら、Backlogに課題を追加するのは手間がかかる上に、ミスが起こりがちです。
そこで、自動化を導入すれば、その課題を解消できるでしょう。
たとえば、フォームに回答があった際に、自動的にBacklogへ課題登録が可能です。
これにより、課題の登録漏れが減り、正確にタスク管理ができます。
また、TypeformやJotform、Tallyなどさまざまなフォームサービスとの連携ができるため、普段使い慣れているシステムを活用できます。
今回は、Yoomのフォーム機能を活用し、Backlogの課題登録を自動化する方法を解説します！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはBacklogとフォームを使った業務フローを自動化するためのテンプレートが用意されています！今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
フォームに回答があったら、Backlogに課題を追加する
試してみる
Yoomフォームに新しい回答が送信されたら、Backlogに回答内容から課題を追加するフローです。
Backlogとフォームを連携してできること
Backlogと各種フォームのAPIを連携すれば、フォーム回答データをBacklogに自動的に連携することが可能になります！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにBacklogとフォームの連携を実際に体験できます。登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
YoomフォームのデータをBacklogに連携する
Yoomフォームの回答データをBacklogに自動的に連携することができます。
Yoomフォームは回答データをそのまま使用できるため、複雑な操作が不要で簡単にデータ連携を実現できるところが魅力です。
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GoogleフォームのデータをBacklogに連携する
Googleフォームの回答データをBacklogに自動的に連携することができます。
Googleサービスを使用していれば無料で幅広いデータ形式のフォームが作れるGoogleフォームもBacklogと連携することができます。
Googleフォームに回答があったら、Backlogに課題を追加する
試してみる
Googleフォームに新しく回答があったら、Backlogに回答内容から課題を追加するフローです。
TypeformのデータをBacklogに連携する
Typeformの回答データをBacklogに自動的に連携することができます。
Typeformの直感的なフォーム操作とBacklogを連携することで、フォームの回答者、管理者ともにフォームの利用やデータ管理の体験が向上するでしょう。
Typeformに回答があったら、Backlogに課題を追加する
試してみる
■概要
このワークフローでは、Typeformに回答があったらBacklogに課題を追加することが可能です。この自動化により、フォームへの回答内容を手動でBacklogに入力する手間を省き、漏れなく正確に課題管理を行うことが可能になります。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Typeformを利用して顧客やチームからのフィードバックを収集している方
・Backlogでの課題管理を効率化したいプロジェクトマネージャーの方
・手動でのデータ入力に時間を取られている業務担当者の方
・正確なデータ転送と一貫性を重視するチームリーダーの方
・業務フローの自動化を検討しているIT担当者の方
■注意事項
・Typeform、BacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
JotformのデータをBacklogに連携する
Jotformの回答データをBacklogに自動的に連携することができます。
Jotformの豊富なウィジェットで作成したフォームの回答データを余すことなくBacklogに連携することができます。
Jotformに回答があったら、Backlogに課題を追加する
試してみる
■概要
このワークフローでは、Jotformに回答があったらBacklogに課題を追加することが可能です。これによって、Jotformに新しい回答が送信された瞬間にBacklogに自動で課題が追加され、スムーズなタスク管理が実現します。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Jotformを活用して顧客からの情報を集めている担当者の方
・Backlogでプロジェクト管理を行っており、手動での課題登録に時間を取られているチームリーダーの方
・顧客対応の効率化を図りたいサポート担当者の方
・フォームとプロジェクト管理ツールを連携させて業務を自動化したい方
■注意事項
・Jotform、BacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
・JotformのWebhook設定と最新回答取得方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8105581
TallyのデータをBacklogに連携する
Tallyの回答データをBacklogに自動的に連携することができます。
シンプルなフォームのTallyもAPIを使うことで、Backlogにデータ連携することができます。ミニマルなフォームでもデータをしっかり管理したい方におすすめです。
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Zoho FormsのデータをBacklogに連携する
Zoho Formsの回答データをBacklogに自動的に連携することができます。
Zohoサービスを使用している方に取って馴染み深いフォームですが、こちらもBacklogと連携して回答データの連携を実現できます。
Zoho Formsに回答があったら、Backlogに課題を追加する
試してみる
■概要
このワークフローでは、Zoho Formsに回答があったら、Backlogに自動で課題を追加することが可能です。これにより、手動でのデータ転送や入力ミスのリスクを減らし、スムーズなタスク管理が可能になります。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoho Formsを活用して顧客や社員からのフィードバックを収集している方
・Backlogをプロジェクト管理ツールとして使用しており、タスクの自動登録を希望している方
・手動での課題追加作業に時間を取られ、業務効率化を図りたい担当者の方
・フォームの回答内容を漏れなくプロジェクトに反映させたいチームリーダーの方
・Yoomを利用して既存の業務ワークフローを強化したいIT担当者の方
■注意事項
・Zoho Forms、BacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
・Zoho FormsのWebhook設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9924708
Backlogとフォームの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそくBacklogとフォームの連携フローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は、「フォームに回答があったら、Backlogに課題を追加する」フローボットを作成手順をご紹介します！
フローボット設定の流れ
- Backlogをマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Yoomフォームのトリガー設定とBacklogのアクション設定
- トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
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ステップ1:マイアプリ連携の設定
ここでは連携するアプリ情報をYoomに登録する設定を行います。Yoomのワークスペースにログイン後、マイアプリ画面で「＋新規接続」をクリックします。
Yoomで使えるアプリ一覧が表示されます。検索窓から今回連携するアプリを検索し、マイアプリ登録を進めてください。
Backlog
検索結果からBacklogを選択し、連携先のドメインを入力してください。
ドメインを入力して右下の追加ボタンをクリックします。これでBacklogのマイアプリ連携が完了です。
＞Backlogのアプリ連携で失敗する場合の確認点
ステップ2:テンプレートをコピー
マイアプリ連携が完了したら、フローボットテンプレートの設定に進みます。下のバナーからテンプレートのコピーに進んでくださいね。
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が差し戻しになったらMicrosoft Teamsで通知する
試してみる
■概要
「ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が差し戻しになったらMicrosoft Teamsで通知する」業務ワークフローは、YoomのAPI連携やRPA機能を活用し、申請が差し戻された際に自動的にMicrosoft Teamsへ通知します。これにより、迅速な対応と効率的な情報共有が実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・ジョブカン経費精算で申請の差し戻しが多く、対応に苦慮している経理担当者の方
・申請差し戻し時に迅速にチームへ情報を共有したい管理者の方
・Microsoft Teamsを既に活用しており、通知機能を強化したい企業の方
・手動での通知作業に時間を取られ、業務効率の改善を図りたい方
・Yoomを使って業務ワークフローの自動化を検討している方
■注意事項
・ジョブカン経費精算・ワークフローとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
下のポップアップが表示されたら「OK」をクリックして設定をスタート！
コピーしたテンプレートは、マイプロジェクトに追加されます。マイプロジェクトは左のメニューバーからアクセス可能です。
ステップ3：アプリトリガー「フォームに回答が送信されたら」
テンプレートの1つ目の工程をクリックし、フローボットのトリガー（起点）を設定します。設定済みの証（水色のランプ）が点灯していますが、事前設定の影響です。中身を開いて設定を行いましょう。この工程では、Yoomのフォームを作成して、フォームの回答があったことでフローが起動するように設定します。
フォームトリガーの設定方法
（1/2）フォームを作成
Backlogの課題作成に必要な項目をフォームで作っていきましょう。
事前設定で作られたフォームの内容は編集・削除が可能です。項目の新規追加は、一番下までスクロールします。
質問追加ボタンをクリックすると、項目が追加され、回答方法の種類が選択できます。
項目の追加が終わったら、右上のプレビューボタンから表示を確認できます。
プレビューで内容が確認できたら編集画面に戻り、下へスクロールします。
完了ページ（回答送信後のページ）に表示するコメントはこちらのボックスで変更できます。
編集が完了したら、次へをクリックして進みましょう。
（2/2）フォームを作成
作成したフォームにテスト用の回答を送信する画面です。
各項目にテスト用の内容を入力しましょう。
入力が終わったら、保存するボタンをクリックします。
保存したら、回答内容は後の操作で引用できるようになります。
取得した値を、Yoomでは「アウトプット」と定義しています。
アウトプットについて
ステップ4：アプリと連携する「課題を追加する」
テンプレートの2つ目をクリックします。この工程では、フォームの内容を引用してBacklogの課題を新規追加する設定を行います。
(1/2)アクションを選択
この画面では、以下の項目が設定済みです。
- タイトル
- アプリ
- Backlogと連携するアカウント情報
- アクション
次へをクリックして進みましょう。
（2/2）API接続設定
- ドメイン
- 課題を登録するプロジェクトID
- 両方とも、BacklogのURLから取得できます。
- 課題の件名
- 事前設定では回答IDのコードが埋め込まれていますが、今回はフォームに件名を追加したので、その引用コードを埋め込みます。
- 課題の種別ID
- 編集欄をクリックすると、プルダウンメニューから候補が表示されるので選択します。
IDを選択したら、スクロールして次の設定に進みます。
- 課題の優先度
- このフローでは、デフォルトで優先度を決めておきます。以下の中から選んでおきます。
- 課題の詳細
- Backlogの以下のボックスに入力する内容を作っていきます。
- Yoom設定画面の編集欄をクリックすると、プルダウンメニューが表示されます。
- その中にフォームでテスト回答した項目と値が格納されています。選択すると、編集欄に引用コードが埋め込まれる仕組みです。
- 課題の開始日
- 課題の期限日
- こちらもフォームから取得した値を埋め込みます。Yoomのフォームの日付形式はBacklogの形式と一致するので、そのまま引用できて便利です。
- 課題の担当者ID
- Backlogの「担当者ID」は、APIなどで操作するときに必要になるユーザー固有のID番号で、通常の画面では表示されていないことが多いです。取得するにはプロフィールページのURLから取得できます。
- https://0000.backlog.jp/user/123456 0000がユーザーIDです。
さらに下にスクロールすると、任意の設定項目が表示されます。
テストボタンをクリックします。成功すると、Backlogの課題が追加されます。
保存をするをクリックします。
ステップ5（最終）:アプリトリガーをONにする
全ての工程が設定されると、設定完了のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動します。
トリガーのON/OFFは左上のトグルから切り替えが可能です。プログラミング不要で、フローボットの設定が簡単に完了しました。トリガーをONにすると、右上のフォームリンクをコピーボタンがアクティブになり、リンクを取得できるようになります。
トリガーが【ON】になると、各種通知の送信先を選択できるお知らせがポップアップされます。デフォルトでは登録しているメールへ通知ですが、普段使っているチャットアプリでも通知を受け取れて便利です。
Backlogを使ったその他の自動化例
今回紹介したフォームとの連携以外でも、Backlogの課題をデータベースに追加したり、Notionのステータス更新をトリガーにBacklogに課題を追加することも可能です。
このように、BacklogのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することができるので、もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
Backlogで課題が登録されたらDiscordに通知する
試してみる
Backlogで課題が登録されたらDiscordに通知するフローです。
Backlogで課題が登録されたらGoogle スプレッドシートにも追加する
試してみる
Backlogで課題が登録されたらGoogle スプレッドシートにも追加するフローです。
Backlogで課題が追加されたらMicrosoft Excelに連携する
試してみる
Backlogで課題が追加されたら、自動的にMicrosoft Excelのシートにも課題の内容を記載するフローボットです。Backlogの課題をMicrosoft Excelでも管理する際などにご利用ください。
Backlogに課題が追加されたらMicrosoft Teamsに通知
試してみる
Backlogに課題が追加されたら、Microsoft Teamsに自動で通知するフローです。
Notionでステータスが更新されたら、Backlogに課題を追加する
試してみる
■概要
「Notionでステータスが更新されたら、Backlogに課題を追加する」ワークフローは、タスクの対応漏れ防止に役立ちます。
自動でタスクが追加されるため、対応する必要のある作業を忘れるリスクが軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Notionを利用してプロジェクト管理やタスク管理を行っている方
・チームでNotionを使ってタスク管理をしているが、進捗確認に時間を取られてしまうことが多い方
・タスクの進捗を逃さず、効率的にプロジェクトを進めたいと考える方
・Backlogを日常的に使っていて、タスクの進捗やステータスを毎日把握したい方
・プロジェクトマネージャーとしてチームメンバーのタスクの状況を一目で把握したい方
■注意事項
・NotionとBacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
終わりに
フォームとBacklogの連携により、これまで転記にかかっていた時間を大幅に短縮できるでしょう。
フォームに回答があった際に、Backlogに課題を自動追加するフローを導入すれば、業務の質とスピードの向上を期待できます。
手作業での課題追加は、データの追加漏れや対応漏れが起こりがちですが、そういったリスクも防げるはずです！
「導入を検討したい！」「実際に操作してみたい！」という方は、こちらから無料アカウントを作成してみてください。
登録はたったの30秒で完了するので、業務の間にササッと登録できます！
自動化の設定手順もマイアプリ連携やテンプレートへの入力で完了するため、忙しい方にピッタリです。
プログラミング知識不要で操作できるので、この機会に導入を検討してみてくださいね！
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