ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が差し戻しになったらMicrosoft Teamsで通知する

■概要

ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が差し戻された際に、通知に気づかず対応が遅れてしまった経験はありませんか。確認漏れは再申請の遅延に繋がり、月次の締め処理などにも影響を及ぼすことがあります。このワークフローは、ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が差し戻しされると、Microsoft Teamsへ通知する処理を自動化し、こうした確認漏れや対応の遅延といった課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 経費精算の差し戻し対応を迅速化し、業務の停滞を防ぎたい経理担当者の方
• 申請の差し戻し連絡の見落としや確認漏れをなくし、円滑な再申請を行いたい方
• ジョブカン経費精算・ワークフローとMicrosoft Teamsを連携させ、情報伝達を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• 差し戻し発生後、Microsoft Teamsへ通知が届くため、確認や再申請までの時間を短縮し、業務をスムーズに進めることができます。
• システムが自動で通知を行うことで、ジョブカン経費精算・ワークフロー上の通知の見落としといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な対応を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ジョブカン経費精算・ワークフローとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでジョブカン経費精算・ワークフローを選択し、「申請が差し戻しされたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定することで、差し戻しに関する情報を自動で通知できます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsへの通知設定では、メッセージを送るチャンネルやグループ、個人などを自由に指定することが可能です。
• 通知するメッセージの本文は、固定のテキストを設定できるだけでなく、トリガーで取得した申請者名や金額、差し戻し理由といった情報を変数として埋め込み、より具体的な内容にカスタマイズできます。

■注意事項

• ジョブカン経費精算・ワークフローとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。