kintoneでレコードが登録されたら、Difyで要約し更新する
試してみる
■概要
kintoneに日々蓄積される顧客情報や案件情報、その詳細な内容を都度確認し、要点をまとめる作業は手間がかかるのではないでしょうか。 特に情報量が多い場合、手作業での要約や更新作業は時間もかかり、ミスが発生する可能性もあります。 このワークフローを活用すれば、kintoneへのレコード登録をきっかけに、Difyが自動で内容を要約し、その結果をkintoneの該当レコードに更新するため、こうした課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneに登録された情報を効率的に把握し、活用したいと考えている方
- Difyを利用した情報要約とkintoneとのデータ連携を手作業で行っている方
- kintoneのレコード情報を基にした報告や共有業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneへのレコード登録からDifyによる要約、kintoneレコードへの反映までが自動化され、手作業による情報処理の時間を短縮できます。
- 手作業による情報のコピー＆ペーストや要約内容の転記ミスを防ぎ、kintone内のデータの正確性維持に貢献します。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとDifyをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」というアクションを設定します。これにより、kintoneに新しいレコードが登録されるとフローが開始されます。
- オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、登録されたレコードの詳細情報を取得します。
- オペレーションでDifyの「チャットメッセージを送信」アクションを設定し、取得したレコード情報を基にDifyに要約を依頼します。
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを更新する」アクションを設定し、Difyから得られた要約結果をkintoneの該当レコードに書き込みます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneの「レコードを取得する」アクションでは、連携するkintoneアプリのIDや、取得したいレコードを特定するための条件を任意で設定してください。
- Difyの「チャットメッセージを送信」アクションでは、Difyに送信するプロンプト（query）の内容や、必要に応じてユーザー情報（user）などを、要約の目的に合わせてカスタマイズしてください。
- kintoneの「レコードを更新する」アクションでは、どのレコードを更新するかの条件指定や、要約結果をどのフィールドに反映させるかなど、更新後のレコードの値を任意でカスタマイズしてください。
■注意事項
「kintoneとDifyを使っていて、それぞれのデータを連携したい！」
「kintoneに登録された新しい情報をDifyで要約して更新する作業を手動でしてるけど、ミスが多い……」
そんな風に感じたことはありませんか？
手入力での更新作業はどうしても作業量が増えるうえに、抜け漏れや入力ミスのリスクもついて回りますよね。
もし、kintoneのレコード情報をDifyで自動的に処理し、その結果をkintoneに反映する仕組みがあったらどうでしょう？
ルーティン作業にかかる手間から解放されるだけでなく、これまで手が回らなかった業務の見直しや、新しい取り組みを考える時間として使えるようになりそうですよね！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できます。
ぜひこの機会に業務の自動化を導入して、日々の作業をもっと楽に進めましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはkintoneとDifyを連携するためのテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
kintoneでレコードが登録されたら、Difyで要約し更新する
試してみる
■概要
kintoneに日々蓄積される顧客情報や案件情報、その詳細な内容を都度確認し、要点をまとめる作業は手間がかかるのではないでしょうか。 特に情報量が多い場合、手作業での要約や更新作業は時間もかかり、ミスが発生する可能性もあります。 このワークフローを活用すれば、kintoneへのレコード登録をきっかけに、Difyが自動で内容を要約し、その結果をkintoneの該当レコードに更新するため、こうした課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneに登録された情報を効率的に把握し、活用したいと考えている方
- Difyを利用した情報要約とkintoneとのデータ連携を手作業で行っている方
- kintoneのレコード情報を基にした報告や共有業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneへのレコード登録からDifyによる要約、kintoneレコードへの反映までが自動化され、手作業による情報処理の時間を短縮できます。
- 手作業による情報のコピー＆ペーストや要約内容の転記ミスを防ぎ、kintone内のデータの正確性維持に貢献します。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとDifyをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」というアクションを設定します。これにより、kintoneに新しいレコードが登録されるとフローが開始されます。
- オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、登録されたレコードの詳細情報を取得します。
- オペレーションでDifyの「チャットメッセージを送信」アクションを設定し、取得したレコード情報を基にDifyに要約を依頼します。
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを更新する」アクションを設定し、Difyから得られた要約結果をkintoneの該当レコードに書き込みます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneの「レコードを取得する」アクションでは、連携するkintoneアプリのIDや、取得したいレコードを特定するための条件を任意で設定してください。
- Difyの「チャットメッセージを送信」アクションでは、Difyに送信するプロンプト（query）の内容や、必要に応じてユーザー情報（user）などを、要約の目的に合わせてカスタマイズしてください。
- kintoneの「レコードを更新する」アクションでは、どのレコードを更新するかの条件指定や、要約結果をどのフィールドに反映させるかなど、更新後のレコードの値を任意でカスタマイズしてください。
■注意事項
kintoneとDifyを連携してできること
kintoneとDifyのAPIを連携すれば、kintoneのデータ更新をトリガーにDifyで特定の処理を自動実行し、その結果をkintoneに反映させるなど、これまで手作業で行っていた一連の業務フローを自動化することが可能になります。
これにより、作業時間を大幅に短縮し、入力ミスや処理漏れを防ぎ、業務全体の生産性向上に貢献します。
Yoomに用意されているテンプレートを使えば、複雑な設定は不要で、すぐに自動化を始めることができます。
気になる自動化例の「試してみる」をクリックするだけで、すぐにkintoneとDifyの連携を体験できます。
アカウント登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
kintoneでレコードが登録されたら、Difyで要約し更新する
kintoneに新しいレコードが登録された際に、そのレコード内の特定のテキスト情報をDifyに送信し、DifyのAI機能で自動的に要約させ、その要約結果を元のkintoneレコードに追記・更新する作業を自動化できます。
これにより、長文の情報把握にかかる時間を短縮し、必要な情報を素早く確認できるようになります。
kintoneでレコードが登録されたら、Difyで要約し更新する
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■概要
kintoneに日々蓄積される顧客情報や案件情報、その詳細な内容を都度確認し、要点をまとめる作業は手間がかかるのではないでしょうか。 特に情報量が多い場合、手作業での要約や更新作業は時間もかかり、ミスが発生する可能性もあります。 このワークフローを活用すれば、kintoneへのレコード登録をきっかけに、Difyが自動で内容を要約し、その結果をkintoneの該当レコードに更新するため、こうした課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneに登録された情報を効率的に把握し、活用したいと考えている方
- Difyを利用した情報要約とkintoneとのデータ連携を手作業で行っている方
- kintoneのレコード情報を基にした報告や共有業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneへのレコード登録からDifyによる要約、kintoneレコードへの反映までが自動化され、手作業による情報処理の時間を短縮できます。
- 手作業による情報のコピー＆ペーストや要約内容の転記ミスを防ぎ、kintone内のデータの正確性維持に貢献します。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとDifyをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」というアクションを設定します。これにより、kintoneに新しいレコードが登録されるとフローが開始されます。
- オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、登録されたレコードの詳細情報を取得します。
- オペレーションでDifyの「チャットメッセージを送信」アクションを設定し、取得したレコード情報を基にDifyに要約を依頼します。
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを更新する」アクションを設定し、Difyから得られた要約結果をkintoneの該当レコードに書き込みます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneの「レコードを取得する」アクションでは、連携するkintoneアプリのIDや、取得したいレコードを特定するための条件を任意で設定してください。
- Difyの「チャットメッセージを送信」アクションでは、Difyに送信するプロンプト（query）の内容や、必要に応じてユーザー情報（user）などを、要約の目的に合わせてカスタマイズしてください。
- kintoneの「レコードを更新する」アクションでは、どのレコードを更新するかの条件指定や、要約結果をどのフィールドに反映させるかなど、更新後のレコードの値を任意でカスタマイズしてください。
■注意事項
kintoneで特定のレコードが登録されたら、Difyで要約し更新する
kintoneに登録されるレコードの中でも、特定の条件（例えば、特定のカテゴリやステータスを持つレコードなど）に合致するものだけを対象として、Difyで要約処理を行い、その結果をkintoneに更新する自動化が可能です。
これにより、本当に重要な情報のみを効率的に処理し、不要な通知や処理を避けることができるため、業務の優先順位付けが容易になり、より焦点の定まった作業が実現します。
kintoneで特定のレコードが登録されたら、Difyで要約し更新する
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■概要
kintoneに日々登録される大量のレコード情報、その内容を把握し、要点をまとめて更新する作業に手間を感じていませんか。手作業での対応は時間もかかり、他の重要な業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、kintoneに特定のレコードが登録された際に、Difyが自動で内容を要約し、その結果をkintoneの該当レコードに更新するため、これらの課題を解消し業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneのレコード情報をDifyで要約し、手作業で更新している業務担当者の方
- kintoneに蓄積される情報を効率的に活用し、迅速な状況把握を目指すマネージャーの方
- 手作業によるデータ処理に伴うヒューマンエラーを削減したいと考えている情報システム部門の方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneへのレコード登録からDifyによる要約、そしてkintoneレコードの更新までの一連の作業を自動化し、手作業にかかる時間を削減します。
- 手作業による情報の転記や更新作業が不要になるため、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとDifyをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、登録されたレコードの詳細情報を取得します。
- オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致するレコードのみを処理対象とするよう設定します。
- オペレーションでDifyの「チャットメッセージを送信」アクションを設定し、取得したレコード情報を基に要約を依頼します。
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを更新する」アクションを設定し、Difyから得られた要約結果を該当レコードに反映します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneの「レコードを取得する」アクションでは、連携するkintoneアプリのIDや、取得したいレコードを特定するための条件を任意で設定してください。
- 分岐機能では、特定のレコード情報（例：特定のステータスやキーワードを含むレコードなど）に基づいて処理を進めるための条件を任意で指定してください。
- Difyへ送信するチャットメッセージの内容（query）や、API利用に必要なユーザー情報（user）などを、実際の運用に合わせてカスタマイズしてください。
- kintoneの「レコードを更新する」アクションでは、どのフィールドに要約結果を反映させるか、また更新対象となるレコードを特定するための条件を任意で設定してください。
■注意事項
- kintone、DifyのそれぞれとYoomを連携してください。
- Difyのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9618925
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
kintoneとDifyの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にChatGPTとkintoneを連携したフローを作成してみましょう！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- kintoneとDifyのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- kintoneのトリガー設定とDifyのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
kintoneでレコードが登録されたら、Difyで要約し更新する
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■概要
kintoneに日々蓄積される顧客情報や案件情報、その詳細な内容を都度確認し、要点をまとめる作業は手間がかかるのではないでしょうか。 特に情報量が多い場合、手作業での要約や更新作業は時間もかかり、ミスが発生する可能性もあります。 このワークフローを活用すれば、kintoneへのレコード登録をきっかけに、Difyが自動で内容を要約し、その結果をkintoneの該当レコードに更新するため、こうした課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneに登録された情報を効率的に把握し、活用したいと考えている方
- Difyを利用した情報要約とkintoneとのデータ連携を手作業で行っている方
- kintoneのレコード情報を基にした報告や共有業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneへのレコード登録からDifyによる要約、kintoneレコードへの反映までが自動化され、手作業による情報処理の時間を短縮できます。
- 手作業による情報のコピー＆ペーストや要約内容の転記ミスを防ぎ、kintone内のデータの正確性維持に貢献します。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとDifyをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」というアクションを設定します。これにより、kintoneに新しいレコードが登録されるとフローが開始されます。
- オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、登録されたレコードの詳細情報を取得します。
- オペレーションでDifyの「チャットメッセージを送信」アクションを設定し、取得したレコード情報を基にDifyに要約を依頼します。
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを更新する」アクションを設定し、Difyから得られた要約結果をkintoneの該当レコードに書き込みます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneの「レコードを取得する」アクションでは、連携するkintoneアプリのIDや、取得したいレコードを特定するための条件を任意で設定してください。
- Difyの「チャットメッセージを送信」アクションでは、Difyに送信するプロンプト（query）の内容や、必要に応じてユーザー情報（user）などを、要約の目的に合わせてカスタマイズしてください。
- kintoneの「レコードを更新する」アクションでは、どのレコードを更新するかの条件指定や、要約結果をどのフィールドに反映させるかなど、更新後のレコードの値を任意でカスタマイズしてください。
■注意事項
ステップ1:kintoneとDifyのマイアプリ連携
まず、Yoomのアカウントにログインします。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。
1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。
2.入力欄からアプリ名で検索できます。
kintoneのマイアプリ登録
では、さっそくkintoneからマイアプリ登録していきましょう！
入力欄にkintoneと入力するとkintoneのアイコンが表示されるので、アイコンをクリックします。
1.以下の画面が出てきます。
サブドメイン、クライアントID、クライアントシークレットを入力してください。
kintoneの詳しいマイアプリ登録方法は、こちらを参照してください。
また、kintoneのマイアプリ登録がうまくいかない場合は、以下のリンク先を参照してください。
kintoneのマイアプリ登録ができない主な原因と対応方法について
入力後、「追加」をクリックすると、kintoneのマイアプリ登録は完了です。
なお、今回はテストのため、以下のようなデータベースを事前に作成しています。
Difyのマイアプリ登録
Difyも同じように検索して、アイコンをクリックします。
1.以下の画面が出てきます。
アカウント名は任意のものを入力してください。
アクセストークンはこちらを参照しながら入力してみてください。
「追加」をクリックすると、Difyのマイアプリ登録は完了です。
マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にkintoneとDifyのアイコンが表示されているか確認してください。
ステップ2：テンプレートをコピー
以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。
kintoneでレコードが登録されたら、Difyで要約し更新する
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■概要
kintoneに日々蓄積される顧客情報や案件情報、その詳細な内容を都度確認し、要点をまとめる作業は手間がかかるのではないでしょうか。 特に情報量が多い場合、手作業での要約や更新作業は時間もかかり、ミスが発生する可能性もあります。 このワークフローを活用すれば、kintoneへのレコード登録をきっかけに、Difyが自動で内容を要約し、その結果をkintoneの該当レコードに更新するため、こうした課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneに登録された情報を効率的に把握し、活用したいと考えている方
- Difyを利用した情報要約とkintoneとのデータ連携を手作業で行っている方
- kintoneのレコード情報を基にした報告や共有業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneへのレコード登録からDifyによる要約、kintoneレコードへの反映までが自動化され、手作業による情報処理の時間を短縮できます。
- 手作業による情報のコピー＆ペーストや要約内容の転記ミスを防ぎ、kintone内のデータの正確性維持に貢献します。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとDifyをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」というアクションを設定します。これにより、kintoneに新しいレコードが登録されるとフローが開始されます。
- オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、登録されたレコードの詳細情報を取得します。
- オペレーションでDifyの「チャットメッセージを送信」アクションを設定し、取得したレコード情報を基にDifyに要約を依頼します。
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを更新する」アクションを設定し、Difyから得られた要約結果をkintoneの該当レコードに書き込みます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneの「レコードを取得する」アクションでは、連携するkintoneアプリのIDや、取得したいレコードを特定するための条件を任意で設定してください。
- Difyの「チャットメッセージを送信」アクションでは、Difyに送信するプロンプト（query）の内容や、必要に応じてユーザー情報（user）などを、要約の目的に合わせてカスタマイズしてください。
- kintoneの「レコードを更新する」アクションでは、どのレコードを更新するかの条件指定や、要約結果をどのフィールドに反映させるかなど、更新後のレコードの値を任意でカスタマイズしてください。
■注意事項
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます
ステップ3:kintoneでレコードが登録されたら起動するトリガーの設定
まず、一番上の「レコードが登録されたら（Webhook起動）」のアイコンをクリックします。
kintoneと連携するアカウント情報はプルダウンから選択します。
トリガーには「レコードが登録されたら（Webhook起動）」を選びましょう。
入力が終わったら、「次へ」を押して進めてください。
WebhookURLをコピーし、管理画面で設定を行いましょう。
詳しい設定方法については以下のリンク先を参照してください。
kintoneでWebhook設定を行う
設定が終わったら、kintoneの画面で試しにレコードを登録してみましょう。
今回は、テスト用としてkintoneに以下のようなレコードを登録しています。
登録ができたら、「テスト」をクリックして動作をチェックしましょう。
テストが成功したら、「保存する」をクリックするのを忘れないようにしましょう！
ステップ4:kintoneでレコードを取得する設定
次に、「レコードを取得する」のアイコンをクリックします。
kintoneと連携するアカウント情報はプルダウンから選択します。
アクションには「レコードを取得する」を選びましょう。
データベースの連携を設定していきましょう。
アプリIDは入力欄をクリックすると候補が一覧で表示されるので、該当するものを選びます。
選んだら「次へ」をクリックして、次のステップへ進みましょう！
取得したいレコードの条件を設定します。
左側は、プルダウンから条件を選択できます。
右側の入力欄をクリックすると、先ほど「レコードが登録されたら」で取得した情報をそのまま引用できます。
今回は以下のようにレコード番号を条件としています。
設定が終わったら「テスト」をクリックしましょう。
問題がなければ、保存します。
ステップ5:Difyで要約する設定
次に、「チャットメッセージを送信」のアイコンをクリックします。
Difyと連携するアカウント情報はプルダウンから選択します。
アクションには「チャットメッセージを送信」を選びましょう。
入力が終わったら、「次へ」を押して進めてください。
各項目を設定されています。
-
query：Difyに実行してほしい具体的な指示を入力しましょう。編集欄をクリックすると、kintoneから取得したデータが引用できます。すでに設定済みの状態なので、今回は特にいじらずそのまま使っていきます。
-
user：ユーザー識別用のIDは、以下のように半角で入力してください。設定が終わったら、「テスト」をクリックしましょう。
画面に「テスト成功」の文字が出たら、保存しましょう。
Difyの画面でもちゃんと要約されているか確認しておくと安心です。
ステップ6:kintoneにレコードを更新する設定
最後に、「レコードを更新する」のアイコンをクリックします。
kintoneと連携するアカウント情報はプルダウンから選択します。
アクションには「レコードを更新する」を選びましょう。
アプリIDは、候補からレコードを取得したときと同じものを選びましょう。
更新したいレコードの条件を設定します。
今回はレコードが登録された際に更新したいので、レコード番号を条件にしています。
更新後のレコードの値は、チャットメッセージを送信→返答内容の順でクリックすることでDifyで要約した内容を引用できます。
今回は項目3の箇所に要約した内容を挿入しています。
設定が終わったらテストしましょう。
テストが成功したら、kintoneにもきちんと反映されているかを確認することをおすすめします。
ステップ7:テストと確認
おつかれさまでした！以上で設定はすべて完了です。
設定が終わると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが起動します。
以上が、kintoneでレコードが登録されたら、Difyで要約し更新する方法でした！
kintoneやDifyのAPIを使ったその他の自動化例
kintoneやDifyのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
kintoneを使った自動化例
kintoneの情報をもとにWordPressに新規投稿を作成したり、Microsoft SharePointにフォルダを作成したりすることができます。また、見積書を作成してOutlookで送付したり、Jotformの回答をkintoneに転記するなど、入力作業の自動化や他サービスとのデータ連携も柔軟に行えます。
■概要
Jotformで集めたアンケートや問い合わせの回答を、手作業でkintoneに一つひとつ転記していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Jotformに新しい回答が送信されると同時に、その内容がkintoneのレコードとして自動で追加されるため、こうした課題を解消し、データ管理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Jotformとkintoneを併用し、手作業でのデータ転記に手間を感じている方
- フォームからの問い合わせや申し込み対応を迅速化し、リード管理を効率化したい方
- 手作業による入力ミスを防ぎ、データベースの正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformに回答が送信されるとkintoneへ自動で転記されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うため、転記時の入力間違いや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、JotformとkintoneをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、送信された回答内容を取得します。
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、前のステップで取得した情報を基にkintoneへレコードを追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Jotformのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームを任意で選択してください。
- kintoneへ転記したい情報に合わせて、Jotformのフォーム内の質問項目や回答形式は自由にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- Jotform、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
- JotformのWebhook設定方法はこちらをご参照ください。
kintoneの情報をもとにWordPressに新規投稿を作成する
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■概要
kintoneで管理している顧客事例や製品情報をWordPressに投稿する際、手作業での転記に手間を感じていませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストによるミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、kintoneのレコード情報をもとにWordPressへ新規投稿を自動で作成できます。定型的な情報発信を効率化し、より創造的な業務に時間を使いましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとWordPressを使い、手作業でコンテンツを作成しているWeb担当者の方
- kintoneのデータを活用した定期的な情報発信の効率化を目指すマーケティング担当者の方
- データ転記のミスをなくし、コンテンツ制作のフローを自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneのレコード情報から直接WordPressに投稿が作成されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うことで、手作業によるコピー＆ペーストでの入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとWordPressをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneのクローム拡張機能を利用し、「レコード詳細ページから起動」を設定します。
- その後、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで起動したレコードの情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでWordPressの「新規投稿を作成」アクションを設定し、取得した情報を本文などに埋め込んで投稿します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- WordPressで新規投稿を作成する際に、タイトルや本文の各項目に、前のステップで取得したkintoneのレコード情報を変数として設定できます。これにより、kintoneのフィールド情報をWordPressの投稿に自動で反映させることが可能です。
■注意事項
- kintoneとWordPressのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
kintoneの情報をもとにMicrosoft SharePointにフォルダを作成する
試してみる
■概要
kintoneで管理している案件や顧客情報に関連するファイルを、Microsoft SharePointで管理しているものの、フォルダの作成は手動で行っているため、手間がかかると感じていないでしょうか。また、手作業によるフォルダの作成漏れや、命名ルールの不徹底といった課題が発生することもあります。このワークフローを活用すれば、kintoneのレコード情報をもとに、ワンクリックでMicrosoft SharePoint上に指定のフォルダを自動で作成でき、ファイル管理における非効率やミスを解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとMicrosoft SharePointで情報を管理しており、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている方
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、命名規則の不統一といったヒューマンエラーを防止したいと考えている方
- kintoneの情報を起点としたファイル管理業務の効率化と標準化を目指しているチームリーダーやマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneの画面から直接フォルダが作成されるため、都度Microsoft SharePointを開いて手作業をする時間を短縮することができます。
- kintoneのレコード情報を基にフォルダ名が自動で設定されるため、手作業による命名ミスや作成漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
はじめに、kintoneとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- トリガーとして「Chrome拡張機能」を選択し、「レコード詳細ページから起動」を設定します。
- 次に、オペレーションで再度「Chrome拡張機能」を選択し、起動したkintoneのレコードページの情報を取得します。
- 続いて、オペレーションで「kintone」の「レコードを取得する」アクションを設定し、前のステップで取得した情報をもとに詳細なレコード内容を取得します。
- 最後に、オペレーションで「Microsoft SharePoint」の「フォルダを作成」アクションを設定し、取得したkintoneのレコード情報を利用してフォルダを自動で作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- このワークフローはYoomのChrome拡張機能を利用するため、事前にご利用のブラウザへインストールしてください。
- フローボットは、kintoneのレコード詳細ページを開いた状態でブラウザの拡張機能メニューから実行します。
- 本テンプレートはGoogle Chromeでのみご利用いただけますので、ご注意ください。
- Microsoft SharePointとの連携には、一般法人向けプラン（Microsoft 365 Businessなど）のご契約が必要です。ご契約プランによっては認証に失敗する可能性があります。
kintoneの情報をもとに見積書を作成してOutlookで送付する
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■概要
kintoneで管理している顧客情報をもとに、見積書を作成してOutlookで送付する作業は、定型的でありながらもミスが許されない重要な業務ではないでしょうか。手作業での情報転記やメール作成は、時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、kintone上の操作をきっかけに見積書の作成からOutlookでの送付までを自動化でき、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneのデータから手作業で見積書を作成している営業担当者の方
- 見積書作成とOutlookでのメール送付業務の効率化を目指す営業事務の方
- 営業プロセスの自動化によって、チーム全体の生産性を向上させたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneの情報をもとに見積書が自動で作成・送付されるため、手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手作業によるデータの転記ミスやメールの宛先間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintone、Google スプレッドシート、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでChrome拡張機能トリガーを選択し、kintoneの特定のレコード上でフローを起動するように設定します。
- 続けて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで起動したレコードの詳細情報を取得します。
- さらに、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに見積書を発行します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、発行した見積書を添付して指定の宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションでは、あらかじめ作成しておいた任意のレイアウトの雛形ファイルを使用します。これにより、報告書や議事録など、用途に合わせた書類を作成することも可能です。
- Outlookでメールを送るアクションでは、送信先のメールアドレス、件名、本文などを、実際の運用に合わせて任意の内容に設定してください。
■注意事項
- kintone、Google スプレッドシート、OutlookとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
Difyを使った自動化例
Typeformの問い合わせ内容をDifyで要約しGoogle スプレッドシートに追加したり、Notionで作成されたページをDifyで要約して記録したりできます。また、フォームの回答内容をもとにDifyで文面を生成してMicrosoft Teamsへ通知することや、受信メールをDifyで翻訳しMicrosoft Excelに自動追加することも可能です。
Typeformの問い合わせをDifyで要約し、結果をGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Typeformに届く問い合わせの確認やその内容をまとめる作業に手間を感じていませんか。
手作業での転記は時間もかかり、重要な情報を見落とすリスクもあります。
このワークフローを活用すれば、Typeformにフォームが送信されると、AIモデルのDifyが自動で内容を要約します。
さらに、その結果をGoogle スプレッドシートに記録するため、問い合わせ管理の効率化を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Typeformで受け付けた問い合わせ内容の管理を効率化したいと考えている方
- DifyなどのAIを活用して、日々のテキスト要約業務を自動化したいと考えている方
- 複数のツールをまたぐ手作業でのデータ入力をなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームが送信されるたびに、内容の要約から転記までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 人の手によるコピー＆ペースト作業がなくなるので、転記ミスや要約の抜け漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Typeform、Dify、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- トリガーでTypeformの「フォームが送信されたら」というアクションを設定して、対象のフォームを指定します。
- 次に、オペレーションでDifyの「チャットメッセージを送信」アクションで、Typeformから取得した問い合わせ内容を要約するよう設定します。
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションで、Difyが要約した結果を指定のシートに追加するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「チャットメッセージを送信」では、Typeformのフォームで取得した特定の回答内容を変数として埋め込むことが可能です。
- 「レコードを追加する」では、要約結果やTypeformから取得した情報を各項目に引用できます。
■注意事項
- Typeform、Dify、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Typeformの回答内容を取得する方法はこちらをご参照ください。
フォームにお問い合わせがあったら、回答内容をDifyで作成してMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
フォームからのお問い合わせに対し、都度返信内容を作成するのは手間がかかる業務ではないでしょうか。特に、類似の問い合わせが多い場合、定型業務でありながらも時間を取られてしまいがちです。このワークフローを活用すれば、フォームに問い合わせが届くと、その内容をDifyが読み取り、適切な回答文案を自動で作成し、その結果をMicrosoft Teamsに通知するため、返信作成の手間を省き、迅速な顧客対応を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームからの問い合わせ対応を自動化し、業務を効率化したいと考えている方
- DifyとMicrosoft Teamsを連携させ、より高度な自動化を実現したい方
- 定型的な返信文の作成に時間を費やしており、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームの回答内容をもとにDifyが返信文案を自動生成するため、これまで手作業で対応していた時間を短縮し、他の業務にリソースを割くことが可能です。
- 手動での返信作成や通知作業が不要になるため、対応漏れや内容のばらつきといったヒューマンエラーを防ぎ、対応品質の安定化に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、DifyとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「お問い合わせ」フォームが送信されたらフローが起動するよう設定します。
- 次に、オペレーションでDifyの「チャットメッセージを送信」アクションを設定し、フォームで受け取った内容を基に回答文を生成するよう指示します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、Difyが生成した回答文を任意のチャネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsの通知先は、任意のチャネルや個人に設定することが可能です。
- 通知するメッセージには、フォームで受け取った情報やDifyで生成した文章など、前段のアクションで取得した値を変数として自由に埋め込めます。
■注意事項
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Notionの新規ページをDifyで要約して追加する
試してみる
■概要
Notionに議事録や調査レポートなどの情報を蓄積する際、後から内容を把握するために手作業で要約を作成する手間がかかっていませんか？また、手作業での要約は人によって品質にばらつきが出たり、転記ミスが発生したりするケースもあります。このワークフローを活用すれば、Notionのデータベースにページが作成・更新されると、Difyが自動で内容を要約し、指定のプロパティに追記するため、こうした情報管理の課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionに蓄積したナレッジや議事録を、手作業で要約・転記している方
- Difyなどの生成AIを活用して、ドキュメント管理業務を効率化したいと考えている方
- チーム内での情報共有の質を均一化し、生産性を向上させたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionにページが追加されるとDifyが自動で要約を生成・追記するため、手作業で要約を作成し転記する時間を削減することができます。
- システムが一貫した処理を行うことで、人による要約の質のばらつきや、転記時の入力ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとDifyをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続のアクションが実行されるように設定します。
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、トリガーで反応したページの内容を取得します。
- 次に、オペレーションでDifyの「チャットメッセージを送信」を設定し、取得したページ内容を要約するよう指示します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを更新する（ID検索）」を設定し、Difyが生成した要約を元のページの指定した箇所に追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、監視対象としたいデータベースのIDや、フローを起動する間隔を任意で設定してください。
- 分岐機能では、取得した情報をもとに「ページのタイトルに特定のキーワードが含まれている場合」など、後続のオペレーションを起動する条件を自由にカスタマイズできます。
- Notionの「レコードを取得する（ID検索）」では、対象のデータベースIDを指定し、取得したいページの条件を設定してください。
- Difyの「チャットメッセージを送信」では、要約を依頼するテキスト（query）や、会話のコンテキストを維持するためのユーザーID（user）を任意で指定できます。
- Notionの「レコードを更新する（ID検索）」では、対象のデータベースIDを指定し、要約を追記したいページの条件や更新後の値を設定してください。
■注意事項
- Notion、DifyのそれぞれとYoomを連携してください。
- Difyのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9618925 - 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
メールで受信した内容をDifyで翻訳し、Microsoft Excelに自動で追加する
試してみる
■概要
海外とのメールコミュニケーションにおいて、都度翻訳し、その内容をMicrosoft Excelに手入力する作業は手間がかかるのではないでしょうか？特に、受信したメールの内容を迅速に共有・管理したい場合、手作業によるタイムラグや入力ミスが業務のボトルネックになることもあります。このワークフローを活用すれば、メール受信をきっかけにDifyで自動翻訳し、Microsoft Excelへ情報を自動で追加するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 海外からのメール対応が多く、翻訳とMicrosoft Excelへのデータ入力に時間を要している方
- DifyとMicrosoft Excelを活用中で、手作業による情報連携の非効率を改善したい方
- 多言語での情報共有やデータ管理プロセスを自動化し、業務の迅速化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信から翻訳、Microsoft Excelへの記録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、他の業務に集中できます。
- 手作業による翻訳内容の転記ミスや、Microsoft Excelへの入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Dify、Microsoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで、メールトリガー機能を選択し、「メールトリガー」を設定し、特定の条件に合致するメールを受信した際にフローが起動するようにします。
- 次に、オペレーションで、Difyの「チャットメッセージを送信」アクションを設定し、受信したメールの本文などをDifyに送信して翻訳処理を行います。
- 最後に、オペレーションで、Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、Difyで翻訳されたテキストを指定したファイルやシートの項目へ自動で追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- メールトリガー機能の設定では、フローを起動するメールアドレスの一部を任意で指定できるほか、特定の件名や本文に含まれるキーワードを条件として指定することも可能です。
- Difyのオペレーション設定では、翻訳元の言語や翻訳先の言語など、翻訳に関する条件を任意で指定できます。
- Microsoft Excelのオペレーション設定では、情報を追加する対象のファイル名やシート名を任意で指定でき、さらにどの列に翻訳結果のどの部分を割り当てるか、あるいは固定値を入力するかなど、柔軟にカスタムすることが可能です。
■注意事項
まとめ
kintoneとDifyを自動で連携させることで、手作業だった情報登録や要約、転記といった作業の負担を減らせます。
これにより、担当者は常に最新かつ正確な要約情報に基づいて迅速に業務を進められ、本来注力すべき分析業務や顧客対応といったコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もしkintoneやDifyを利用した業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
