とにかく早く試したい方へ
Yoomには日付形式をYYYYMMDDに変換する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Slackに投稿されたら、日付形式をYYYYMMDDに変換して通知する
試してみる
■概要
「Slackに投稿されたら、日付形式をYYYYMMDDに変換して通知する」ワークフローは、Slackで共有された日付情報を「YYYYMMDD」形式に自動変換し、必要なメンバーに通知する業務ワークフローです。日付データの一貫性を保ちつつ、通知作業の手間を省くことで、チームのコミュニケーションをスムーズにします。
■このテンプレートをおすすめする方
- Slackを日常的に活用しており、日付データの管理に課題を感じている方
- 「YYYYMMDD」形式でのデータ統一を図りたいチームリーダー
- 手動での日付変換や通知作業に時間を取られている業務担当者
- チーム内の情報共有を効率化し、ミスを減らしたい方
■このテンプレートを使うメリット
Slackに投稿されたら、日付形式をYYYYMMDDに変換して、自動的に通知されるため、手動でのデータ変換の手間を省けます。
投稿された日付データを変換することで手動入力によるフォーマットのばらつきを防ぎ、データの一貫性を保てます。
自動化によって、データ変換におけるヒューマンエラーを防止でき、正確なデータ管理を実現できます。
「システム間でデータを連携する際に、日付形式がバラバラで困った…」
「報告書やファイル名用に、日付を手作業でYYYYMMDD形式に直すのが地味に面倒…しかも間違えやすい…」
日付データの形式が統一されていないと、思わぬ手間やストレスが発生します。中でもYYYYMMDD形式は、ファイル名の命名やデータベース登録時によく使われますが、手作業での変換はミスが起きやすく、時間もかかりがちです。
もし、様々なツールから取得した日付情報を、指定したYYYYMMDD形式へ自動で変換できる仕組みがあれば、こうした地道な作業を省き、データの整合性を保ちながら、重要な業務に集中できます。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
日付形式変換の基本と一般的な方法
日付形式の変換はデータ整合性を保つために欠かせない作業ですが、手動で行う場合、ツールごとに異なる方法を理解し、適切に設定する必要があります。例えば、ExcelではTEXT関数を使って「yyyyMMdd」形式に変換できますが、大量のデータを処理する際には手間がかかります。
しかし、ツール間での連携を手軽に実現できるノーコードの自動化ツールを使えば、専門的なプログラミング知識なしで効率的に日付形式を変換できます。Yoomのようなツールを使用すれば、異なるアプリ間でのデータ連携や日付形式の統一を簡単に自動化でき、業務の効率化とエラーの防止を図ることができます。
日付データをYYYYMMDD形式に変換する自動化の方法
普段お使いの様々なツールから取得した日付データを、指定のYYYYMMDD形式に自動で変換・整形するフローを、具体的なテンプレートを使って紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
チャットツールからの情報をYYYYMMDD形式に変換する
Slackなどのチャットツールで受け取ったメッセージに含まれる日付情報を、自動でYYYYMMDD形式に変換できるため、情報整理がスムーズになります。
Slackに投稿されたら、日付形式をYYYYMMDDに変換して通知する
試してみる
■概要
「Slackに投稿されたら、日付形式をYYYYMMDDに変換して通知する」ワークフローは、Slackで共有された日付情報を「YYYYMMDD」形式に自動変換し、必要なメンバーに通知する業務ワークフローです。日付データの一貫性を保ちつつ、通知作業の手間を省くことで、チームのコミュニケーションをスムーズにします。
■このテンプレートをおすすめする方
- Slackを日常的に活用しており、日付データの管理に課題を感じている方
- 「YYYYMMDD」形式でのデータ統一を図りたいチームリーダー
- 手動での日付変換や通知作業に時間を取られている業務担当者
- チーム内の情報共有を効率化し、ミスを減らしたい方
■このテンプレートを使うメリット
Slackに投稿されたら、日付形式をYYYYMMDDに変換して、自動的に通知されるため、手動でのデータ変換の手間を省けます。
投稿された日付データを変換することで手動入力によるフォーマットのばらつきを防ぎ、データの一貫性を保てます。
自動化によって、データ変換におけるヒューマンエラーを防止でき、正確なデータ管理を実現できます。
メールツールからの情報をYYYYMMDD形式に変換する
Gmailなどのメールツールで受信したメールに含まれる日付情報を、自動でYYYYMMDD形式に変換できるため、メールからの情報処理の手間を削減できます！
Gmailで受信したら、日付形式をYYYYMMDDに変換してMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
Gmailで受信した特定のメール内容を、都度Microsoft Teamsに手作業で転記する作業に手間を感じていないでしょうか。特に、通知内容に日付を含める場合、手動で形式を整える作業は面倒であり、ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、特定のGmail受信をきっかけに、日付形式を自動で「YYYYMMDD」に変換し、Microsoft Teamsへ通知する一連の流れを自動化し、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GmailとMicrosoft Teams間の情報共有を手作業で行い、非効率を感じている方
- メール本文の日付を手動で特定の形式に変換し、転記している業務担当者の方
- 重要なメール通知の見逃しを防ぎ、チームへの迅速な情報共有を実現したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信から日付形式の変換、Microsoft Teamsへの通知までが自動化されるため、手作業での転記や変換にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記漏れや日付の変換ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報共有の実現に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、AI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、受信メール本文から日付など必要な情報を取得します。
- その後、データの操作・変換機能「日付・日時形式の変換」を設定し、抽出した日付を「YYYYMMDD」形式に変換します。
- 最後に、Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、変換後の情報を含んだメッセージを自動送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローを起動させる条件となるメールのキーワードや、新着メールのチェック間隔を任意で設定してください。
- AIによるデータ抽出設定では、受信メールの本文や件名など、どのテキストからどの項目を抽出したいかを自由にカスタマイズできます。
- 日付形式の変換設定では、「YYYYMMDD」だけでなく「YYYY/MM/DD」など、用途に応じた任意の形式に変換することが可能です。
- Microsoft Teamsへの通知設定では、通知先のチームやチャネルIDを指定し、固定値や前工程で取得した情報を組み合わせて通知内容を自由に作成してください。
■注意事項
- Gmail、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
フォームツールからの情報をYYYYMMDD形式に変換する
Googleフォームなどで収集した回答データに含まれる日付情報を、自動でYYYYMMDD形式に変換できるので、フォームからのデータ処理を効率化できます！
Googleフォームで受信したら、日付形式をYYYYMMDDに変換してDiscordに通知する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた回答内容を、都度Discordに手作業でコピー＆ペーストしていませんか？特に、日付の形式を「YYYYMMDD」のように統一する必要がある場合、手動での変換は手間がかかり、ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけに、日付形式を自動で変換し、整形した情報をDiscordへ即時に通知できます。これにより、手作業による手間とミスをなくし、迅速かつ正確な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームの回答内容を、手作業でDiscordに通知している方
- フォームで取得した日付データを「YYYYMMDD」形式に手動で変換している方
- GoogleフォームとDiscordを連携させ、情報共有を迅速化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答からDiscordへの通知までが自動化され、手作業での転記や日付形式の変換に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるコピー＆ペーストのミスや、日付形式の変換間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、情報の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとDiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに新しい回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションで変換機能の「日付・日時形式の変換」を選択し、フォームから取得した日付データを「YYYYMMDD」形式に変換するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを送信」アクションを設定し、整形した日付を含むメッセージを指定のチャンネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガーでは、フォームから取得した回答データの中から、後続のオペレーションで利用したい日付などの値をJSONPathを用いて指定し、アウトプットに格納してください。
- Discordにメッセージを送信するアクションでは、通知先のチャンネルやメッセージの本文を任意で設定してください。本文には、フォームの回答内容や変換後の日付データを埋め込むことができます。
日付形式をYYYYMMDDに変換するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Slackに特定の日付情報を含むメッセージが投稿された際に、その日付形式をYYYYMMDDに自動変換して通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォーム（https://yoom.fun/members/sign_up）からアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Slackのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Slackトリガー（新しいメッセージ）の設定
- テキスト変換オペレーションの設定（日付形式をYYYYMMDDに変換）
- Slackアクション（メッセージ投稿）の設定
- フローをONにしてテスト
Googleフォームで受信したら、日付形式をYYYYMMDDに変換してDiscordに通知する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた回答内容を、都度Discordに手作業でコピー＆ペーストしていませんか？特に、日付の形式を「YYYYMMDD」のように統一する必要がある場合、手動での変換は手間がかかり、ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけに、日付形式を自動で変換し、整形した情報をDiscordへ即時に通知できます。これにより、手作業による手間とミスをなくし、迅速かつ正確な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームの回答内容を、手作業でDiscordに通知している方
- フォームで取得した日付データを「YYYYMMDD」形式に手動で変換している方
- GoogleフォームとDiscordを連携させ、情報共有を迅速化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答からDiscordへの通知までが自動化され、手作業での転記や日付形式の変換に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるコピー＆ペーストのミスや、日付形式の変換間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、情報の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとDiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに新しい回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションで変換機能の「日付・日時形式の変換」を選択し、フォームから取得した日付データを「YYYYMMDD」形式に変換するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを送信」アクションを設定し、整形した日付を含むメッセージを指定のチャンネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガーでは、フォームから取得した回答データの中から、後続のオペレーションで利用したい日付などの値をJSONPathを用いて指定し、アウトプットに格納してください。
- Discordにメッセージを送信するアクションでは、通知先のチャンネルやメッセージの本文を任意で設定してください。本文には、フォームの回答内容や変換後の日付データを埋め込むことができます。
ステップ1:Slackのマイアプリ連携の設定
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
Slackのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
ヘルプ：Slackのマイアプリ登録方法の詳細
Slack公式：ワークスペースの管理
ステップ2:テンプレートをコピー
マイアプリ連携が完了したら、フローボットテンプレートの設定に進みます。下のバナーからテンプレートのコピーに進んでくださいね。
Googleフォームで受信したら、日付形式をYYYYMMDDに変換してDiscordに通知する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた回答内容を、都度Discordに手作業でコピー＆ペーストしていませんか？特に、日付の形式を「YYYYMMDD」のように統一する必要がある場合、手動での変換は手間がかかり、ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけに、日付形式を自動で変換し、整形した情報をDiscordへ即時に通知できます。これにより、手作業による手間とミスをなくし、迅速かつ正確な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームの回答内容を、手作業でDiscordに通知している方
- フォームで取得した日付データを「YYYYMMDD」形式に手動で変換している方
- GoogleフォームとDiscordを連携させ、情報共有を迅速化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答からDiscordへの通知までが自動化され、手作業での転記や日付形式の変換に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるコピー＆ペーストのミスや、日付形式の変換間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、情報の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとDiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに新しい回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションで変換機能の「日付・日時形式の変換」を選択し、フォームから取得した日付データを「YYYYMMDD」形式に変換するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを送信」アクションを設定し、整形した日付を含むメッセージを指定のチャンネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガーでは、フォームから取得した回答データの中から、後続のオペレーションで利用したい日付などの値をJSONPathを用いて指定し、アウトプットに格納してください。
- Discordにメッセージを送信するアクションでは、通知先のチャンネルやメッセージの本文を任意で設定してください。本文には、フォームの回答内容や変換後の日付データを埋め込むことができます。
下のポップアップが表示されたら「OK」をクリックして設定をスタート！
コピーしたテンプレートは、マイプロジェクトに追加されます。マイプロジェクトは左のメニューバーからアクセス可能です。
ステップ3：アプリトリガー「特定のファイルが作成または更新されたら」
テンプレートの1つ目の工程をクリックし、フローボットのトリガー（起点）を設定します。この工程は、定期間隔でフローボットを起動させ、新しく追加されたファイルを検知する設定を行います。
（1/2）連携アカウントとアクションを選択
この画面では、以下の項目が設定済みです。
- タイトル
- アプリ
- Slackと連携するアカウント情報
- トリガーアクション
内容の確認ができたら、次へをクリックして進みましょう。
（2/2）アプリトリガーのAPI接続設定
- トリガー起動間隔
- フローの起動間隔を選択します。最短は5分間隔で起動できますが、ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なります。
- チャンネルID
- 編集欄をクリックすると、プルダウンメニューが表示され、その中にアクセス可能なチャンネル一覧が表示されます。投稿を検知するチャンネルを選択すると、IDが引用されます。
テストの前に…！
指定したチャンネルで日付を含んだメッセージを投稿しておきます。
投稿ができたら、テストボタンをクリックしてください。成功すると、以下のような内容が表示されます。
YoomとGoogle Driveが正常に動作しました。という内容になっています。さらに、以下の項目・値が取得できます。
この項目と値をYoomでは「アウトプット」と定義しています。
アウトプットについて
この値は、後の工程で引用します。確認ができたら、保存するをクリックします。
ステップ4：テキストからデータを抽出する「テキストからデータを抽出する」
テンプレートの2つ目の工程をクリックします。この工程では、前の工程で取得したSlackのメッセージから、日付に該当するテキストを抽出する設定を行います。
（1/2）連携アカウントとアクションを選択
この画面では、以下の項目が設定済みです。
AIのタイプと、テキストの内容で消費タスクが異なります。フローボットを起動させてみて、運用にあったタイプに変更することもできますので、一旦事前設定のまま進めても大丈夫です。
内容の確認ができたら、次へをクリックして進みましょう。
（2/2）詳細を設定
- 対象のテキスト
- 事前設定で、前の工程で取得した値の引用コードが埋め込まれていますので、追加操作は不要です。ちなみに、このコードは編集欄をクリックすると表示されるプルダウンメニュー内に格納されています。
- 抽出したい項目
-
事前に「日付」が設定済みです。追加の項目を入力する場合は、項目をカンマで区切ってくださいね。
設定の確認ができたらテストボタンをクリックしましょう。成功すると、指定した項目の値が抽出されます。
保存するをクリックして次の工程に進みましょう。
ステップ5：データを操作・変換する「日付・日時形式の変換」
テンプレートの3つ目をクリックします。この工程では、前の工程で抽出した値（日付）を、指定した形式に変換する設定を行います。
（1/2）操作条件の設定
この画面では、以下の項目が設定済みです。
- タイトル
- 変換タイプ
- 事前に日付・日時形式の変換が設定されているため、追加の操作は不要です。
- 変換対象の日付・日時
- 事前に、前の操作で取得した値の引用コードが埋め込まれています。こちらも編集欄をクリックすると表示されるプルダウンメニュー内にコードが格納されています。
以下は追加で操作を行ってください。
- 変換対象の日付・日時形式
- プルダウンメニューの中から、該当の形式を選択してください。
設定が確認できたら、次へをクリックします。成功すると、変換された日付が取得できます。
保存するボタンをクリックします。
ステップ6：アプリと連携する「スレッドにメッセージを送る」
テンプレートの4つ目の工程をクリックします。この工程では、前の工程で取得した変換済みの日付を、スレッドに投稿する設定を行います。
（1/2）アクションを選択
この画面では、以下の項目が設定済みです。
- タイトル
- アプリ
- Slackと連携するアカウント情報
- アクション
次へをクリックします。
（2/2）詳細を設定
- 格納先のチャンネルID
- 編集欄をクリックすると表示されるプルダウンメニューの中から選択します。
- タイムスタンプ
- 事前設定で、1つ目の工程で取得した値の引用コードが埋め込まれています。このコードもプルダウンメニュー内に格納されています。
- メッセージ
- Slackに投稿する際の定型文を編集します。こちらも、事前設定で変換後の日付の引用コードが埋め込まれています。
編集が終わったら、テストボタンをクリックします。成功すると、テスト投稿したメッセージのスレッドに、Yoomのフローボットからメッセージが届きます。
保存するをクリックします。
ステップ7（最終）:アプリトリガーをONにする
全ての工程が設定されると、設定完了のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動します。
トリガーのON/OFFは左上のトグルから切り替えが可能です。プログラミング不要で、フローボットの設定が簡単に完了しました。
トリガーが【ON】になると、各種通知の送信先を選択できるお知らせがポップアップされます。デフォルトでは登録しているメールへ通知ですが、普段使っているチャットアプリでも通知を受け取れて便利です。
テキストの変換・置換機能を使った便利な自動化例
日付や文字種の変換作業は、意外と手間がかかるもの。Yoomなら、OutlookやGmail、Box、フォームで受信したファイルの日付情報をテキストに変換し、Microsoft Excelへ自動で記録できます。
さらに、Tallyで受け取ったテキストの半角文字を全角に変換してGoogle スプレッドシートに追加することも可能です。
煩雑な手作業をなくし、データ整形の効率化と入力ミスの防止を両立できます。
Outlookで受信したファイルの日付情報をテキスト変換し、Microsoft Excelでレコードを追加する
試してみる
■概要
Outlookで受信したメールの添付ファイルから情報を手作業で抜き出し、Microsoft Excelへ転記する作業は、時間がかかり、入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか。特に日付情報の形式が異narると、手作業での変換も必要になり、業務の負担となることがあります。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信するだけで、添付ファイル内の日付情報を自動でテキスト変換し、Microsoft Excelにレコードとして追加する一連の処理を自動化でき、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する請求書や報告書などの添付ファイル情報を手作業でMicrosoft Excelに転記している方
- 添付ファイル内の日付形式の不統一に毎回手作業で対応し、非効率を感じている業務担当者の方
- 定期的なデータ入力作業の自動化により、ヒューマンエラーを削減し、業務品質を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からMicrosoft Excelへのデータ入力までが自動化され、手作業にかかっていた時間を他の業務に充てることができます。
- 添付ファイルからの情報抽出や日付形式の変換、データ転記を自動で行うため、入力ミスや変換漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてYoomの「メールトリガー機能」を設定し、Outlookアカウントへのメール受信を検知できるようにします。
- 続いて、オペレーションの最初にOutlookの「特定の件名のメールを受信したら」アクションを設定し、処理対象とするメールを絞り込みます。
- 次に、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定し、メールに添付されたファイルを取り扱えるようにします。
- その後、YoomのAI機能である「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
- 抽出した情報の中から日付情報に対し、Yoomのデータ変換機能である「日付・日時形式の変換」アクションを設定し、Microsoft Excelへ登録する形式に整えます。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、整形した情報を指定のシートに自動で追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- このワークフローでOutlookおよびMicrosoft Excelとの連携設定を行う際、ご使用のMicrosoft365アカウントのプランにご注意ください。Microsoft365には家庭向けプランと一般法人向けプラン（例：Microsoft365 Business各種プラン）が存在し、一般法人向けプランに加入していないアカウントの場合、Yoomとの認証に失敗する可能性があります。ご利用のアカウントが一般法人向けプランであることをご確認ください。
Gmailで受信したファイルの日付情報をテキスト変換し、Microsoft Excelでレコードを追加する
試してみる
■概要
Gmailで受信する請求書や報告書などのファイルから日付情報を確認し、Microsoft Excelへ手入力する作業は、時間もかかり入力ミスも起こりやすいのではないでしょうか。 特に毎月大量のファイルを処理する場合、その負担は決して小さくありません。 このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したメールに添付されたファイルからAIが日付情報を自動で読み取り、指定の形式に変換した上でMicrosoft Excelの表へ新しいレコードとして追加するため、こうした手作業による課題を解消し、業務の正確性と効率を高めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailに届く添付ファイルの日付情報を手作業でリスト化している方
- Microsoft Excelへのデータ入力作業に多くの時間を費やしている担当者の方
- ファイル処理とデータ入力の自動化で、月次業務などの効率化を目指す方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで受信したファイルの日付情報を自動でMicrosoft Excelに記録するため、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮することができます。
- AIによる文字認識と自動処理により、手作業での日付の読み間違いやMicrosoft Excelへの転記ミスといったヒューマンエラーの発生リスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「メールトリガー機能」を選択し、「メールトリガー」アクションを設定します。ここで、特定の差出人や件名など、自動処理の対象としたいメールの条件を指定します。
- 続いて、オペレーションで「Gmail機能」の「フォルダにファイルがアップロードされたら」アクションを設定し、トリガーで指定した条件のメールに添付されているファイルを取得します。
- 次に、オペレーションで「AI機能」の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、取得したファイル内から日付に関する情報を抽出します。
- 続いて、オペレーションで「データ変換機能」の「日付・日時形式の変換」アクションを設定し、抽出した日付情報をMicrosoft Excelでの管理に適した形式（例：YYYY/MM/DD）に変換します。
- 最後に、オペレーションで「Microsoft Excel機能」の「レコードを追加する」アクションを設定し、変換後の日付情報を含む新しい行データを指定したMicrosoft Excelファイルおよびシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Excelとの連携を設定する際には、ご利用のMicrosoft365アカウントのプランにご注意ください。
- このワークフローでMicrosoft Excelの機能を利用するためには、一般法人向けプラン（例：Microsoft365 Business Standardなど）へのご加入が必要です。
- 家庭向けプランのMicrosoft365アカウントを使用している場合、Yoomとの認証プロセスでエラーが発生し、正常に連携できない可能性がありますので、あらかじめご確認ください。
Boxで格納されたファイルの日付情報をテキスト変換し、Microsoft Excelでレコードを追加する
試してみる
■概要
Boxに日々格納されるファイル、その中の日付情報を手作業でMicrosoft Excelに転記する作業に手間を感じていませんか？このワークフローを利用することで、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、ファイル内の日付情報をAIが自動で読み取り、Microsoft Excelへレコードとして追加する一連の流れを自動化し、手作業による入力の手間やミスを減らすことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxに保存したファイルの日付情報を、Microsoft Excelへ手作業で転記している方
- ファイル管理とデータ入力の連携を効率化し、作業時間を短縮したいと考えている方
- 定型的なデータ入力作業でのヒューマンエラーを減らし、業務品質を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- BoxへのファイルアップロードからMicrosoft Excelへの記録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業による転記ミスや入力漏れを防ぎ、Microsoft Excelに正確なデータを蓄積することで、データの信頼性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- BoxおよびMicrosoft ExcelをYoomと連携させます。
- トリガーでBox機能を選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
- オペレーションでBox機能の「フォルダにファイルがアップロードされたら」アクションを設定し、トリガーでアップロードされたファイルの情報を取得します。
- オペレーションでBox機能の「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、対象のファイルをYoom内にダウンロードします。
- オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから日付情報を抽出します。
- オペレーションでMicrosoft Excel機能の「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した日付情報を含むレコードをMicrosoft Excelの指定したワークシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Excelとの連携について、YoomはMicrosoft365の一般法人向けプラン（Microsoft365 Businessなど）のアカウントでの認証を前提としています。家庭向けプランをご利用の場合、認証に失敗する可能性があるためご注意ください。
- Boxのトリガー設定では、監視対象とするフォルダをユーザーの環境に合わせて適切に指定してください。
- AI機能で文字を読み取る際、ファイル形式や内容によっては期待通りに日付情報が抽出できない場合があるため、事前にテストを行い、必要に応じて抽出の精度を高めるための調整や、特定のキーワードで日付情報を絞り込むなどの設定を検討してください。
- Microsoft Excelにレコードを追加するアクションでは、追加先のファイル、ワークシート、および列を正しく指定してください。
フォームで受信したファイルの日付情報をテキスト変換し、Microsoft Excelでレコードを追加する
試してみる
■概要
フォームで受信したファイルから日付情報を抽出し、手作業でMicrosoft Excelに入力する作業は、時間と手間がかかるだけでなく、入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか？
このワークフローを活用すれば、フォームからのファイル受信をトリガーに、OCR機能でファイル内の日付情報を読み取り、指定の形式に変換した上でMicrosoft Excelへ自動でレコードを追加できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受信したファイルの内容を手作業でMicrosoft Excelに転記している方
- ファイル内の日付情報を手動で確認・変換する作業に時間を取られている担当者の方
- データ入力の正確性を高め、ヒューマンエラーの発生を減らしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームからのファイル受信、OCRによる日付抽出、形式変換、Microsoft Excelへの追加までの一連の作業を自動化し、手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業による日付の読み取りミスやMicrosoft Excelへの入力間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「回答フォーム」でファイルが送信された際にフローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、受信したファイルから日付情報を抽出します。
- 次に、オペレーションでデータ操作・変換機能の「日付・日時形式の変換」アクションを設定し、抽出した日付情報を指定の形式に変換します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、変換した日付情報を含むレコードをMicrosoft Excelに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーの設定では、ファイル受信に使用する「回答フォーム」を任意のものに設定してください。
- OCR機能のアクション設定では、読み取る文字数に応じた設定や、抽出したい項目、使用するAIモデル、読み取る書類の言語を任意で設定してください。
- データ操作・変換機能のアクション設定では、変換対象の日付・日時データ、変換対象の日付・日時の形式、そして変換後の日付・日時の形式を任意で設定してください。
- Microsoft Excelでレコードを追加するアクション設定では、Microsoft Excelに追加するレコードの各値を任意で設定してください。
■注意事項
- Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Tallyから送信されたテキストの半角文字を全角文字に変換し、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
「Tallyから送信されたテキストの半角文字を全角文字に変換し、Google スプレッドシートに追加する」ワークフローは、データ入力時の文字形式統一とデータ管理の効率化を実現します。
このワークフローを活用することで、半角文字を自動的に全角に変換し、Google スプレッドシートにスムーズに追加できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Tallyを使用しており、データ入力時の半角文字の統一に課題を感じている方
- Google スプレッドシートでデータ管理を行っており、自動化を検討中の方
- 手動での文字変換作業を減らし、業務効率化を図りたいチームリーダーや管理者の方
- データ品質を維持しつつ、入力作業のミスを減らしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 作業時間の短縮：半角から全角への変換を自動化することで、手動作業にかかる時間を削減します
- エラーの防止：自動変換により、手動入力時に発生しやすいヒューマンエラーを防止します
- データの一貫性向上：全てのデータが統一された形式で管理されるため、データの整合性が保たれます
- 業務効率化：自動化されたワークフローにより、他の重要な業務に集中できる時間が増えます
まとめ
日付形式をYYYYMMDDに変換する作業を自動化することで、これまで手作業で行っていた単純な変換作業の手間や、うっかりミスによるデータの不整合を防ぐことができます。これにより、ファイル管理やデータ連携がスムーズになり、空いた時間を分析や企画立案といった、より付加価値の高い業務に充てられるようになります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：この自動化フローの消費タスクはどのくらいですか？
A：今回解説した連携を継続して使用する場合、4タスクを消費するため、毎月25回以内の実行であれば料金は発生しません。
・Yoom料金プラン
・「タスク実行数」のカウント方法について
Q：連携が失敗した場合、エラーに気づけますか？
A：フローボットでエラーが発生した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。
エラー内容を確認し、修正が必要な場合は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。
・Yoomヘルプセンター
・Yoomお問い合わせ窓口
Q：Slack通知にメンションを付けることはできますか？
A：はい可能です。詳しくはSlackでメンション付きのメッセージを送る方法をご参照ください。
