Gmailで受信したら、日付形式をYYYYMMDDに変換してMicrosoft Teamsに通知する

■概要

Gmailで受信した特定のメール内容を、都度Microsoft Teamsに手作業で転記する作業に手間を感じていないでしょうか。特に、通知内容に日付を含める場合、手動で形式を整える作業は面倒であり、ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、特定のGmail受信をきっかけに、日付形式を自動で「YYYYMMDD」に変換し、Microsoft Teamsへ通知する一連の流れを自動化し、これらの課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• GmailとMicrosoft Teams間の情報共有を手作業で行い、非効率を感じている方
• メール本文の日付を手動で特定の形式に変換し、転記している業務担当者の方
• 重要なメール通知の見逃しを防ぎ、チームへの迅速な情報共有を実現したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailの受信から日付形式の変換、Microsoft Teamsへの通知までが自動化されるため、手作業での転記や変換にかかっていた時間を短縮できます。
• 手作業による情報の転記漏れや日付の変換ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報共有の実現に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、AI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、受信メール本文から日付など必要な情報を取得します。
4. その後、データの操作・変換機能「日付・日時形式の変換」を設定し、抽出した日付を「YYYYMMDD」形式に変換します。
5. 最後に、Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、変換後の情報を含んだメッセージを自動送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、フローを起動させる条件となるメールのキーワードや、新着メールのチェック間隔を任意で設定してください。
• AIによるデータ抽出設定では、受信メールの本文や件名など、どのテキストからどの項目を抽出したいかを自由にカスタマイズできます。
• 日付形式の変換設定では、「YYYYMMDD」だけでなく「YYYY/MM/DD」など、用途に応じた任意の形式に変換することが可能です。
• Microsoft Teamsへの通知設定では、通知先のチームやチャネルIDを指定し、固定値や前工程で取得した情報を組み合わせて通知内容を自由に作成してください。

■注意事項

• Gmail、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。