■概要
Outlookで受信したメールの添付ファイルから情報を手作業で抜き出し、Microsoft Excelへ転記する作業は、時間がかかり、入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか。特に日付情報の形式が異narると、手作業での変換も必要になり、業務の負担となることがあります。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信するだけで、添付ファイル内の日付情報を自動でテキスト変換し、Microsoft Excelにレコードとして追加する一連の処理を自動化でき、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する請求書や報告書などの添付ファイル情報を手作業でMicrosoft Excelに転記している方
- 添付ファイル内の日付形式の不統一に毎回手作業で対応し、非効率を感じている業務担当者の方
- 定期的なデータ入力作業の自動化により、ヒューマンエラーを削減し、業務品質を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からMicrosoft Excelへのデータ入力までが自動化され、手作業にかかっていた時間を他の業務に充てることができます。
- 添付ファイルからの情報抽出や日付形式の変換、データ転記を自動で行うため、入力ミスや変換漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてYoomの「メールトリガー機能」を設定し、Outlookアカウントへのメール受信を検知できるようにします。
- 続いて、オペレーションの最初にOutlookの「特定の件名のメールを受信したら」アクションを設定し、処理対象とするメールを絞り込みます。
- 次に、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定し、メールに添付されたファイルを取り扱えるようにします。
- その後、YoomのAI機能である「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
- 抽出した情報の中から日付情報に対し、Yoomのデータ変換機能である「日付・日時形式の変換」アクションを設定し、Microsoft Excelへ登録する形式に整えます。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、整形した情報を指定のシートに自動で追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- このワークフローでOutlookおよびMicrosoft Excelとの連携設定を行う際、ご使用のMicrosoft365アカウントのプランにご注意ください。Microsoft365には家庭向けプランと一般法人向けプラン（例：Microsoft365 Business各種プラン）が存在し、一般法人向けプランに加入していないアカウントの場合、Yoomとの認証に失敗する可能性があります。ご利用のアカウントが一般法人向けプランであることをご確認ください。
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