Outlookで受信したファイルの日付情報をテキスト変換し、Microsoft Excelでレコードを追加する
Outlookで受信したファイルの日付情報をテキスト変換し、Microsoft Excelでレコードを追加する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Microsoft Excel
と
OCR
と
Outlook
を自動連携できます。
■概要
Outlookで受信した請求書などの添付ファイルを開き、内容を確認してMicrosoft Excelに手入力する作業は、手間がかかり非効率に感じていませんか。手作業での転記は、日付の入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、添付ファイルからOCR機能で日付情報を読み取り、指定の形式にテキスト変換した上でMicrosoft Excelへレコードを自動で追加できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する請求書などをMicrosoft Excelで管理している経理や営業事務の方
- 添付ファイルからのテキスト転記作業を手作業で行っており、効率化したいと考えている方
- OCRやAIの機能を活用して、日々の定型業務を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信を起点に、OCRでの読み取りからMicrosoft Excelへの記録までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業での転記がなくなるため、日付の読み間違いや入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと、「メールの添付ファイルをダウンロード」するアクションをそれぞれ設定します。
- 次に、オペレーションでOCRの「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
- 続けて、AI機能の「日付・日時形式の変換」アクションで、抽出した日付情報を指定の形式に整えます。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、整形したデータをシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定する際に、データを追加したいExcelファイルが格納されている保存場所や対象のシートを任意で設定してください。
■注意事項
- Outlook、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
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