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「報告書で使うDOCファイルを、一枚ずつスクリーンショットしてPNG画像に変換するのが面倒…」
「ファイル形式の変換作業は単純だけど、地味に時間がかかって他の業務が進まない…」
このように、手作業でのファイル変換に手間やストレスを感じていませんか？
もし<span class="mark-yellow">特定の場所に保存されたDOCファイルを自動で検知し、PNG画像へ変換して所定の場所に保存してくれる仕組み</span>があれば退屈な変換作業から解放されますね。その結果、企画立案や資料作成といった本来集中すべきコア業務に時間を使うことができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できて業務の効率化をすぐに実現できるので、ぜひこの機会に導入して日々の作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">DOCファイルをPNG画像に変換する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いのツールを起点に、DOCファイルからPNG画像への変換を自動化する具体的なテンプレートを紹介します。手作業による変換の手間や時間のロスをなくし、業務の生産性を高めるのに役立つでしょう。気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Gmailなどのメールツールで特定のDOCファイルを受信したことをトリガーに、自動でPNG画像へ変換する</span>フローです。メールで受け取ったファイルを都度手動で変換する手間を省き、後続の業務へスムーズに連携できます。
<span class="mark-yellow">YoomのフォームなどでDOCファイルが送信されたことをトリガーに、自動でPNG画像へ変換する</span>フローです。申請書や申込書といったフォーム経由のファイル処理を効率化し、担当者の作業負担を大幅に削減します。
<span class="mark-yellow">DropboxなどのオンラインストレージにDOCファイルがアップロードされたことを検知し、自動でPNG画像に変換して保存する</span>フローです。チーム内でのファイル共有や管理プロセスを円滑にし、バージョン管理のミスなども防げます。
それではここから代表的な例として、GmailでDOCファイルを受信したら、RPAでPNGファイルに変換しGoogle Driveにアップロードするフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定していくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、更に「+新規接続」をクリックします。
右上の検索窓からGmailを検索してください。
この画面が表示されるので「Sign in with Google」をクリック。
メールアドレスまたは電話番号を入力し「次へ」をクリックします。
※既にGoogleアカウントを使ってマイアプリ連携したことがある場合は、そのアカウントを選択するだけでOKです。
パスワードを入力してもう一度「次へ」をクリック。
「続行」をクリックするとGmailのマイアプリ連携が完了します。
同様にGoogle Driveを検索してください。Gmailと同じ手順でマイアプリ連携が完了します。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
「特定のラベルのメールを受信したら」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「特定のラベルのメールを受信したら」のまま「次へ」をクリックします。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、まずトリガーの起動間隔をプルダウンから選択しましょう。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に、フローボットを起動したいラベルを候補から選択してください。
今回は例として「INBOX(受信トレイ)」というラベルを設定したので、DOCファイル付きメール全てがフローの対象となります。ただし以下のようにフィルタールールを作成して、特定のラベルに振り分けられるよう設定することも可能です。
最後に、連携したGmailアドレスにDOCファイル付きメールを送信しましょう。
ここまで完了したらYoomの設定画面に戻ってテストします。
成功したら保存してください。ここで取得したアウトプットの値は次のステップで活用できます。
※ブラウザを操作するオペレーションは、サクセスプランだけで使える機能です。フリープラン・ミニプラン・チームプランで設定しているフローボットでブラウザ操作を行おうとするとエラーになるのでご注意ください。
※サクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中は、有料プランで使えるアプリやブラウザ操作のオペレーションも試せますので、ぜひ活用してみてください。
「ブラウザを操作する」をクリック。
※ブラウザを操作するオペレーションの設定方法について、設定手順に困ったときはこちらもチェックしてみてくださいね。
まずChrome拡張機能を追加しましょう。
Chrome拡張機能とは、GoogleChromeブラウザに機能を追加することができるアドオンツールです。
こちらを利用することで、Yoomにアクセスすることなく特定のアプリ上からフローボットを直接起動させることができます。
次に、ブラウザの設定から「拡張機能を管理」をクリックしてください。
「Yoom ブラウザ操作オペレーション 設定ツール」の詳細から、シークレットモードでの実行を許可するのトグルを「オン」にします。
完了したらYoomのページに戻り、ブラウザを更新(リロード)しましょう。
ここから実際のフローを操作していきます。
今回は操作例としてConvertioを使用していますが、用途や社内ルールなどに応じてURLをカスタマイズしてお使いください。
まず「1.URLにアクセス」をクリックします。
任意のアクション名と対象のURLを入力して保存することでカスタマイズ可能です。
予め設定されているWebサイトと異なるサイトを使用する際は、各アクションの右上の×マークから元のフローを削除して、そのサイトに合わせてアクションを設定しましょう。
例えば、サイト上で特定の位置をクリックするアクションを追加するとします。
「1.URLにアクセス」の下の+マークをクリックし「ブラウザで操作を指定」を選択してください。
使用するサイトのURLを入力して「操作を開始する」をクリックしましょう。
すると、入力したURLのサイトがシークレットウィンドウで立ち上がります。
薄水色の「要素にアクションを設定」という表示の「通常のブラウザ操作」をオフにして、サイト上でクリックしたい箇所(今回は「ファイルを選ぶ」のところ)をクリックしてください。
以下のように「適用するアクション」という選択肢が表示されるので「クリック」を選びます。
ポップアップが表示されるので「追加」をクリック。
最後に「要素にアクションを設定」の「Yoomの画面に戻る」をクリックすると、変更後のサイトの操作に合わせた「クリック」が追加されます！
このようにして、ファイル変換に必要な一連のアクションを設定していきましょう。
設定が完了したらテストしてください。1から順番にテストが実行されていきます。
全て成功したら保存してください。ファイル形式がDOCからPNGに変換されました！
「ファイルをアップロードする」をクリック。
ステップ3と同様、アクションは「ファイルをアップロードする」のまま「次へ」をクリックします。
API接続設定に移るので、格納先のフォルダIDを候補から選択しましょう。今回は例としてHP用資料フォルダに格納します。
次に「ファイル名」を入力してください。日付や、ステップ4で変換したファイルのアウトプットを選択すると変数として利用できます。
「ファイルの添付方法」と「ファイル」は予め設定されている通りで大丈夫なので、そのままテストしましょう。
成功したら保存してください。
Google Driveに、PNG形式に変換されたファイルが格納されました！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、GmailでDOCファイルを受信したら、RPAでPNGファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする方法でした！
Gmailで特定のラベルのメールを受信したらGoogle スプレッドシートを更新したり、Google フォームの内容から見積書を作成してGmailで送付したりできます。また、Google フォームでの回答をDeepLで翻訳しGmailに送信することも可能です。さらに、Gmailで受信した領収書から登録番号を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認しMicrosoft Teamsに通知したり、Google フォームで送信された名刺画像をOCRで読み取り、Google スプレッドシートにデータを追加しGmailでお礼メールを送信するといった自動化も行えます。
DOCファイルからPNG画像への変換作業を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた単純作業の時間を大幅に削減し、変換ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>これにより、作成した画像を資料に添付したり関係者に共有したりといった後続のタスクに迅速に取り掛かることができ、より創造的で付加価値の高い業務に集中する環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。もし自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
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