GmailでDOCファイルを受信したら、RPAでPNGファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
Gmailで受け取ったDOCファイルを、手作業でPNG形式に変換して保存する業務に手間を感じていませんか。このような定型的なファイル変換作業は、時間がかかるだけでなく、変換ミスや保存忘れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローは、Gmailでのファイル受信をきっかけに、RPAが自動でファイル変換を行い、指定のGoogle Driveフォルダへ保存するため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信するDOCファイルをPNGに変換する作業を効率化したい方
- 定常的に発生する変換プロセスで、手作業によるミスをなくしたい方
- RPAを活用してファイル形式の変換と保存作業の自動化を実現したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで特定のメールを受信するだけで、DOCからPNGへのファイル変換と保存が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 人の手を介さずに処理が完結するため、ファイル形式の変換ミスやGoogle Driveへの保存漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、受信したDOCファイルをPNGファイルへ変換する処理を実行します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたPNGファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動させたいメールを識別するためのラベルを任意で設定してください。
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、格納先としたいフォルダのIDを任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
「報告書で使うDOCファイルを、一枚ずつスクリーンショットしてPNG画像に変換するのが面倒…」
「ファイル形式の変換作業は単純だけど、地味に時間がかかって他の業務が進まない…」
このように、手作業でのファイル変換に手間やストレスを感じていませんか？
もし特定の場所に保存されたDOCファイルを自動で検知し、PNG画像へ変換して所定の場所に保存してくれる仕組みがあれば退屈な変換作業から解放されますね。
その結果、企画立案や資料作成といった本来集中すべきコア業務に時間を使うことができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できて業務の効率化をすぐに実現できるので、ぜひこの機会に導入して日々の作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはDOCファイルをPNG画像に変換する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！
GmailでDOCファイルを受信したら、RPAでPNGファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
Gmailで受け取ったDOCファイルを、手作業でPNG形式に変換して保存する業務に手間を感じていませんか。このような定型的なファイル変換作業は、時間がかかるだけでなく、変換ミスや保存忘れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローは、Gmailでのファイル受信をきっかけに、RPAが自動でファイル変換を行い、指定のGoogle Driveフォルダへ保存するため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信するDOCファイルをPNGに変換する作業を効率化したい方
- 定常的に発生する変換プロセスで、手作業によるミスをなくしたい方
- RPAを活用してファイル形式の変換と保存作業の自動化を実現したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで特定のメールを受信するだけで、DOCからPNGへのファイル変換と保存が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 人の手を介さずに処理が完結するため、ファイル形式の変換ミスやGoogle Driveへの保存漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、受信したDOCファイルをPNGファイルへ変換する処理を実行します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたPNGファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動させたいメールを識別するためのラベルを任意で設定してください。
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、格納先としたいフォルダのIDを任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
DOCファイルをPNG画像に自動変換する方法
普段お使いのツールを起点に、DOCファイルからPNG画像への変換を自動化する具体的なテンプレートを紹介します。
手作業による変換の手間や時間のロスをなくし、業務の生産性を高めるのに役立つでしょう。気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
メールツールを起点にDOCファイルをPNG画像に変換する
Gmailなどのメールツールで特定のDOCファイルを受信したことをトリガーに、自動でPNG画像へ変換するフローです。
メールで受け取ったファイルを都度手動で変換する手間を省き、後続の業務へスムーズに連携できます。
GmailでDOCファイルを受信したら、RPAでPNGファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
Gmailで受け取ったDOCファイルを、手作業でPNG形式に変換して保存する業務に手間を感じていませんか。このような定型的なファイル変換作業は、時間がかかるだけでなく、変換ミスや保存忘れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローは、Gmailでのファイル受信をきっかけに、RPAが自動でファイル変換を行い、指定のGoogle Driveフォルダへ保存するため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信するDOCファイルをPNGに変換する作業を効率化したい方
- 定常的に発生する変換プロセスで、手作業によるミスをなくしたい方
- RPAを活用してファイル形式の変換と保存作業の自動化を実現したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで特定のメールを受信するだけで、DOCからPNGへのファイル変換と保存が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 人の手を介さずに処理が完結するため、ファイル形式の変換ミスやGoogle Driveへの保存漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、受信したDOCファイルをPNGファイルへ変換する処理を実行します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたPNGファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動させたいメールを識別するためのラベルを任意で設定してください。
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、格納先としたいフォルダのIDを任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
フォームを起点にDOCファイルをPNG画像に変換する
YoomのフォームなどでDOCファイルが送信されたことをトリガーに、自動でPNG画像へ変換するフローです。
申請書や申込書といったフォーム経由のファイル処理を効率化し、担当者の作業負担を大幅に削減します。
フォームでDOCファイルが送信されたら、RPAでPNGファイルに変換しOneDriveにアップロードする
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■概要
報告書や申請書など、DOCファイルをPNG画像へ変換して管理する作業は、数が多くなると手間がかかるものです。手作業による変換やファイル保存は、本来の業務を圧迫する要因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、フォームにDOCファイルをアップロードするだけで、RPAが自動でPNGファイルへ変換し、指定のOneDriveに保存までを完結させることが可能です。これにより、ファイル形式の変換と保存作業を自動化し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 手作業によるファイル変換業務に、毎回時間を費やしている方
- ファイル変換からOneDriveへのアップロードまでの一連の流れを自動化したい方
- 定型的なファイル管理業務から解放され、より重要なコア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームにDOCファイルを送信するだけで変換と保存が完了するため、これまで手作業で行っていた変換作業にかかる時間を短縮します。
- 自動で処理が実行されることで、ファイル形式の変換ミスやOneDriveへの保存漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「フォーム」を選択し、DOCファイルをアップロードするためのフォームを作成します。
- 次に、オペレーションで「ブラウザを操作」アクションを設定し、オンラインの変換ツールなどを利用してDOCファイルをPNGファイルに変換する操作を記録します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたPNGファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーで設定するフォームのタイトルや質問内容は、実際の業務に合わせて任意で編集してください。
- OneDriveにファイルをアップロードするアクションでは、保存先となる任意のドライブIDとフォルダのアイテムIDを指定してください。
■注意事項
- OneDriveとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
ストレージサービスを起点にDOCファイルをPNG画像に変換する
DropboxなどのオンラインストレージにDOCファイルがアップロードされたことを検知し、自動でPNG画像に変換して保存するフローです。チーム内でのファイル共有や管理プロセスを円滑にし、バージョン管理のミスなども防げます。
DropboxにDOCファイルがアップロードされたら、RPAでPNGファイルに変換し保存する
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■概要
資料作成などで、DOCファイルをPNG形式の画像に変換する作業は、単純ながらも手間がかかるものです。毎回手作業で変換ツールを使っていると、他の業務が中断され非効率に感じることもあるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、DropboxにDOCファイルをアップロードするだけで、PNGファイルへの変換と保存が自動で完了し、こうした定型業務から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropbox上で、DOCからPNGへのファイル変換を手作業で行っている方
- ファイル形式の変換作業を効率化したいと考えている方
- 定型的なファイル変換作業を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのファイルアップロードを起点に、DOCからPNGへの変換が自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での変換作業で起こりうる、ファイルの取り違えや保存漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したDOCファイルをYoom上にダウンロードします。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、オンラインの変換ツールなどを操作してファイルをPNG形式に変換します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたPNGファイルを指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」では、監視対象としたいフォルダのパスやファイル名を任意で設定してください。
- Dropboxのオペレーション「ファイルをダウンロード」では、トリガーで指定したフォルダのパスを設定し、対象ファイルを正しくダウンロードできるようにしてください。
- Dropboxのオペレーション「ファイルをアップロード」では、変換後のPNGファイルを保存したいフォルダのパスを任意で設定してください。
■注意事項
- DropboxとYoomを連携してください
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
Gmailで受信したDOCファイルをPNGに変換するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、GmailでDOCファイルを受信したら、RPAでPNGファイルに変換しGoogle Driveにアップロードするフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定していくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- GmailとGoogle Driveのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Gmailのトリガー設定、RPA設定、Google Driveのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
GmailでDOCファイルを受信したら、RPAでPNGファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
Gmailで受け取ったDOCファイルを、手作業でPNG形式に変換して保存する業務に手間を感じていませんか。このような定型的なファイル変換作業は、時間がかかるだけでなく、変換ミスや保存忘れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローは、Gmailでのファイル受信をきっかけに、RPAが自動でファイル変換を行い、指定のGoogle Driveフォルダへ保存するため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信するDOCファイルをPNGに変換する作業を効率化したい方
- 定常的に発生する変換プロセスで、手作業によるミスをなくしたい方
- RPAを活用してファイル形式の変換と保存作業の自動化を実現したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで特定のメールを受信するだけで、DOCからPNGへのファイル変換と保存が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 人の手を介さずに処理が完結するため、ファイル形式の変換ミスやGoogle Driveへの保存漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、受信したDOCファイルをPNGファイルへ変換する処理を実行します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたPNGファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動させたいメールを識別するためのラベルを任意で設定してください。
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、格納先としたいフォルダのIDを任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
ステップ1：GmailとGoogle Driveのマイアプリ連携
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、更に「+新規接続」をクリックします。
右上の検索窓からGmailを検索してください。
この画面が表示されるので「Sign in with Google」をクリック。
メールアドレスまたは電話番号を入力し「次へ」をクリックします。
※既にGoogleアカウントを使ってマイアプリ連携したことがある場合は、そのアカウントを選択するだけでOKです。
パスワードを入力してもう一度「次へ」をクリック。
「続行」をクリックするとGmailのマイアプリ連携が完了します。
同様にGoogle Driveを検索してください。Gmailと同じ手順でマイアプリ連携が完了します。
ステップ2：テンプレートをコピー
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
GmailでDOCファイルを受信したら、RPAでPNGファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
Gmailで受け取ったDOCファイルを、手作業でPNG形式に変換して保存する業務に手間を感じていませんか。このような定型的なファイル変換作業は、時間がかかるだけでなく、変換ミスや保存忘れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローは、Gmailでのファイル受信をきっかけに、RPAが自動でファイル変換を行い、指定のGoogle Driveフォルダへ保存するため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信するDOCファイルをPNGに変換する作業を効率化したい方
- 定常的に発生する変換プロセスで、手作業によるミスをなくしたい方
- RPAを活用してファイル形式の変換と保存作業の自動化を実現したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで特定のメールを受信するだけで、DOCからPNGへのファイル変換と保存が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 人の手を介さずに処理が完結するため、ファイル形式の変換ミスやGoogle Driveへの保存漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、受信したDOCファイルをPNGファイルへ変換する処理を実行します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたPNGファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動させたいメールを識別するためのラベルを任意で設定してください。
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、格納先としたいフォルダのIDを任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
ステップ3：Gmailのトリガー設定
「特定のラベルのメールを受信したら」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「特定のラベルのメールを受信したら」のまま「次へ」をクリックします。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、まずトリガーの起動間隔をプルダウンから選択しましょう。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に、フローボットを起動したいラベルを候補から選択してください。
今回は例として「INBOX(受信トレイ)」というラベルを設定したので、DOCファイル付きメール全てがフローの対象となります。ただし以下のようにフィルタールールを作成して、特定のラベルに振り分けられるよう設定することも可能です。
ラベルを作成して Gmail を整理する
- Gmailでフィルタ条件を設定し、「フィルタを作成」をクリック
- 「ラベルを付ける」をクリック
- 既存ラベルを選択するか、新規ラベルを作成する
メールのフィルタルールの作成
最後に、連携したGmailアドレスにDOCファイル付きメールを送信しましょう。
ここまで完了したらYoomの設定画面に戻ってテストします。
成功したら保存してください。ここで取得したアウトプットの値は次のステップで活用できます。
ステップ4：RPA設定
※ブラウザを操作するオペレーションは、サクセスプランだけで使える機能です。フリープラン・ミニプラン・チームプランで設定しているフローボットでブラウザ操作を行おうとするとエラーになるのでご注意ください。
※サクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中は、有料プランで使えるアプリやブラウザ操作のオペレーションも試せますので、ぜひ活用してみてください。
「ブラウザを操作する」をクリック。
※ブラウザを操作するオペレーションの設定方法について、設定手順に困ったときはこちらもチェックしてみてくださいね。
まずChrome拡張機能を追加しましょう。
Chrome拡張機能とは、GoogleChromeブラウザに機能を追加することができるアドオンツールです。
こちらを利用することで、Yoomにアクセスすることなく特定のアプリ上からフローボットを直接起動させることができます。
次に、ブラウザの設定から「拡張機能を管理」をクリックしてください。
「Yoomブラウザ操作オペレーション 設定ツール」の詳細から、シークレットモードでの実行を許可するのトグルを「オン」にします。
完了したらYoomのページに戻り、ブラウザを更新(リロード)しましょう。
ここから実際のフローを操作していきます。
今回は操作例としてConvertioを使用していますが、用途や社内ルールなどに応じてURLをカスタマイズしてお使いください。
まず「1.URLにアクセス」をクリックします。
任意のアクション名と対象のURLを入力して保存することでカスタマイズ可能です。
予め設定されているWebサイトと異なるサイトを使用する際は、各アクションの右上の×マークから元のフローを削除して、そのサイトに合わせてアクションを設定しましょう。
例えば、サイト上で特定の位置をクリックするアクションを追加するとします。
「1.URLにアクセス」の下の+マークをクリックし「ブラウザで操作を指定」を選択してください。
使用するサイトのURLを入力して「操作を開始する」をクリックしましょう。
すると、入力したURLのサイトがシークレットウィンドウで立ち上がります。
薄水色の「要素にアクションを設定」という表示の「通常のブラウザ操作」をオフにして、サイト上でクリックしたい箇所(今回は「ファイルを選ぶ」のところ)をクリックしてください。
以下のように「適用するアクション」という選択肢が表示されるので「クリック」を選びます。
ポップアップが表示されるので「追加」をクリック。
最後に「要素にアクションを設定」の「Yoomの画面に戻る」をクリックすると、変更後のサイトの操作に合わせた「クリック」が追加されます！
このようにして、ファイル変換に必要な一連のアクションを設定していきましょう。
設定が完了したらテストしてください。1から順番にテストが実行されていきます。
全て成功したら保存してください。ファイル形式がDOCからPNGに変換されました！
ステップ5：Google Driveのアクション設定
「ファイルをアップロードする」をクリック。
ステップ3と同様、アクションは「ファイルをアップロードする」のまま「次へ」をクリックします。
API接続設定に移るので、格納先のフォルダIDを候補から選択しましょう。今回は例としてHP用資料フォルダに格納します。
次に「ファイル名」を入力してください。日付や、ステップ4で変換したファイルのアウトプットを選択すると変数として利用できます。取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
「ファイルの添付方法」と「ファイル」はあらかじめ設定されている通りで大丈夫なので、そのままテストしましょう。
成功したら保存してください。
Google Driveに、PNG形式に変換されたファイルが格納されました！
ステップ6：トリガーをONにして起動準備完了
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、GmailでDOCファイルを受信したら、RPAでPNGファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする方法でした！
GmailとRPAを活用したその他の自動化例
Gmailで特定のラベルのメールを受信したらGoogle スプレッドシートを更新したり、Google フォームの内容から見積書を作成してGmailで送付したりできます。
また、Google フォームでの回答をDeepLで翻訳しGmailに送信することも可能です。
さらに、Gmailで受信した領収書から登録番号を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認しMicrosoft Teamsに通知したり、Google フォームで送信された名刺画像をOCRで読み取り、Google スプレッドシートにデータを追加しGmailでお礼メールを送信するといった自動化も行えます。
Googleフォームでの回答をDeepLで翻訳しGmailで送信する
試してみる
■概要
海外からの問い合わせや多言語アンケートで、Googleフォームに届いた回答を手動で翻訳していませんか？
回答をコピーして翻訳ツールに貼り付け、その結果をメールで共有する作業は手間がかかるうえ、対応の遅れに繋がることもあります。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、自動でDeepLが内容を翻訳しGmailで関係者に共有するため、こうした翻訳に関わる一連の業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 海外からの問い合わせ対応で、Googleフォームの回答を手動で翻訳している担当者の方
- 多言語アンケートの結果を収集し、関係者へ迅速に共有したいと考えている方
- GoogleフォームやGmailを利用した定型業務の効率化を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームの回答をコピーし翻訳してメールを作成する一連の手作業が自動化され、本来注力すべき業務の時間を創出できます。
- 手作業による翻訳内容の転記ミスや、メールの送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、DeepL、GmailをYoomと連携します。
- トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 次に、オペレーションでDeepLを選択し、「テキストを翻訳」アクションを設定して、フォームから受け取った回答内容を翻訳します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、翻訳されたテキストを本文に含めて指定の宛先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
- DeepLのオペレーションでは、翻訳の対象としたいフォームの質問項目や、翻訳先の言語などを任意で設定します。
- Gmailでメールを送信するアクションでは、通知先のメールアドレス、件名、本文の内容などを自由にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、DeepL、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Gmailで特定のラベルのメールを受信したら、Google スプレッドシートを更新する
試してみる
■概要
Gmailで受信するお問い合わせや申し込みなどの特定メールの内容を、一件ずつGoogle スプレッドシートに手作業で転記していませんか？この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールの受信をきっかけに、AIが本文から必要な情報を抽出し、Google スプレッドシートへ自動で記録するため、こうした課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する情報を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記・管理している方
- メールからのデータ入力作業で発生する、転記漏れや入力ミスを防ぎたいと考えている方
- 定型的なメール処理業務を自動化し、よりコアな業務へ集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailにメールが届くと自動でGoogle スプレッドシートに記録されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮できます。
- システムが自動で情報を転記するため、手作業によるコピー＆ペースト時の入力ミスや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、特定のラベルが付いたメールを受信したらフローが起動するように設定します。
- その後、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、受信したメールの本文から会社名や名前、問い合わせ内容などを抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「データベースを操作する」を設定し、AIが抽出したデータを指定のシートに行として追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象とするメールを識別するためのラベルを選択できます。
- AI機能のオペレーションでは、メール本文から抽出したい項目（例：会社名、担当者名、電話番号など）を自由にカスタマイズすることが可能です。
- Google スプレッドシートのオペレーションでは、データを追加したいスプレッドシートや、書き込み先のシート、テーブルの範囲を指定してください。
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailで受信した領収書から登録番号を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認しMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
インボイス制度の開始に伴い、Gmailで受け取った領収書が適格請求書かを確認する作業に手間を感じていませんか？一件ずつ登録番号を確認してチームに共有する作業は時間もかかりミスも発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した領収書から自動で登録番号を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで確認後、Microsoft Teamsへ通知する一連の流れを自動化し、経理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- インボイス制度に対応する領収書の確認作業に課題を感じている経理担当者の方
- 立替経費で受け取った領収書の処理を効率化したい営業担当者や事業部の方
- GmailとMicrosoft Teamsを利用しており、バックオフィス業務の自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでの領収書受信からMicrosoft Teamsへの通知までが自動化され、手作業での確認や共有にかかっていた時間を短縮します。
- 登録番号の転記ミスや確認漏れといった、手作業で起こりやすいヒューマンエラーを防止し、正確な経理処理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、適格請求書発行事業者公表システム、Microsoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」フローが起動するように設定します。
- オペレーションのOCR機能で、受信したメールに添付された領収書（画像・PDF）から登録番号などの文字情報を読み取ります。
- 続いて、適格請求書発行事業者公表システムの「登録番号から公表情報を取得」アクションで、事業者の登録状況を確認します。
- 分岐機能で、取得した情報をもとに「登録があった場合のみ後続の処理に進む」といった条件を設定します。
- 最後に、Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションで、確認結果を指定のチャネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能では、読み取りたい領収書のレイアウトに合わせて、画像やPDFファイルからどのデータを抽出するかを任意に設定できます。
- 分岐機能では、事業者の登録有無など、取得した情報に応じた条件を設定し、その条件に合致した場合のみ後続のフローを実行させることが可能です。
- Microsoft Teamsへの通知では、送信先のチャネルやメンションを指定したり、メッセージ内に登録番号や確認結果といった動的な情報を埋め込んだりできます。
■注意事項
- Gmail、適格請求書発行事業者公表システム、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取り、Google スプレッドシートにデータを追加しGmailでお礼メールを送信する
試してみる
■概要
展示会や商談で交換した名刺を、一枚ずつ手作業でデータ化していませんか？顧客リストへの転記やお礼メールの送信は時間がかかるうえ、入力ミスや対応漏れといった課題も発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームで受け取った名刺画像をOCR機能で読み取り、Google スプレッドシートへの記録とGmailでのお礼メール送信までを一貫して自動化し、こうした名刺管理にまつわる業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け取った名刺情報を手入力で管理している営業・マーケティング担当の方
- 名刺交換後のお礼メールの送信忘れや遅延を防ぎ、迅速なフォローアップを実現したい方
- 展示会などで獲得した多くのリード情報を、効率的にデータ化し活用したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 名刺情報の読み取りからリストへの追加、お礼メールの送信までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記による入力間違いや、お礼メールの宛先ミス・送信漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシート、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付された名刺画像をダウンロードします。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」を設定し、ダウンロードした名刺画像からテキスト情報を抽出します。
- 続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」を設定し、OCR機能で抽出した情報を指定のシートに追加します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」を設定し、抽出したメールアドレス宛にお礼のメールを自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、名刺情報を受け付ける対象のフォームを任意で指定してください。
- OCR機能では、名刺画像から抽出したい項目（会社名、氏名、メールアドレスなど）を自由にカスタマイズすることが可能です。
- Google スプレッドシートに追加する際、どの列にOCRで取得したどの情報を記録するかを自由にマッピングでき、固定値も設定できます。
- Gmailで送信するメールは、宛先や件名、本文を自由に設定できます。本文内にはOCRで取得した会社名や氏名を変数として差し込めます。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらをご参照ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Googleフォームの内容から見積書を作成してGmailで送付する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた見積依頼に対し、手作業で見積書を作成してGmailで送付する業務は、件数が増えるほど手間がかかり、入力ミスなども発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答を起点として、見積書の作成からGmailでの送付までを自動で完結させることが可能です。定型的な事務作業から解放され、より重要な業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとGmailを使い、手作業で見積書を作成・送付している営業担当者や事務担当者の方
- 見積書作成業務における入力ミスや宛先間違いといったヒューマンエラーを未然に防ぎたい方
- 繰り返し発生する見積業務を自動化し、顧客対応などのコア業務に時間を活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答を起点に見積書作成からメール送付までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業によるデータの転記が不要になるため、金額や宛先の入力間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google スプレッドシート、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容を反映した見積書を自動で作成します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成した見積書ファイルを添付して指定の宛先にメールを自動送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定で、フォームの各回答内容を後続のオペレーションで利用するために、アウトプット設定（JSONPath）で値を取得してください。
- オペレーションでGoogle スプレッドシートを利用する際は、あらかじめYoomが参照する見積書の雛形となるファイルをご準備ください。
まとめ
DOCファイルからPNG画像への変換作業を自動化することで、これまで手作業で行っていた単純作業の時間を大幅に削減し、変換ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、作成した画像を資料に添付したり関係者に共有したりといった後続のタスクに迅速に取り掛かることができ、より創造的で付加価値の高い業務に集中する環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
