Googleフォームの内容から見積書を作成してGmailで送付する

■概要

Googleフォームで受け付けた見積依頼に対し、手作業で見積書を作成してGmailで送付する業務は、件数が増えるほど手間がかかり、入力ミスなども発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答を起点として、見積書の作成からGmailでの送付までを自動で完結させることが可能です。定型的な事務作業から解放され、より重要な業務に集中できる環境を整えます。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleフォームとGmailを使い、手作業で見積書を作成・送付している営業担当者や事務担当者の方
• 見積書作成業務における入力ミスや宛先間違いといったヒューマンエラーを未然に防ぎたい方
• 繰り返し発生する見積業務を自動化し、顧客対応などのコア業務に時間を活用したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの回答を起点に見積書作成からメール送付までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 手作業によるデータの転記が不要になるため、金額や宛先の入力間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性が向上します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google スプレッドシート、GmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容を反映した見積書を自動で作成します。
4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成した見積書ファイルを添付して指定の宛先にメールを自動送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定で、フォームの各回答内容を後続のオペレーションで利用するために、アウトプット設定（JSONPath）で値を取得してください。
• オペレーションでGoogle スプレッドシートを利用する際は、あらかじめYoomが参照する見積書の雛形となるファイルをご準備ください。