Googleフォームの内容から見積書を作成してGmailで送付する
Googleフォームの内容から見積書を作成してGmailで送付する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Googleフォーム
と
Gmail
と
Google スプレッドシート
を自動連携できます。
■概要
見積もり依頼がGoogleフォームに届くたびに、手作業で見積書を作成し、Gmailで一件ずつ送付する作業に手間を感じていませんか？この一連の作業は時間がかかるだけでなく、金額や宛名の入力ミスといったヒューマンエラーにも繋がりやすい業務です。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけに、見積書の自動作成からGmailでの送付までを自動化できるため、これらの課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームからの見積もり依頼に対し、手作業での対応に追われている営業担当者の方
- 手作業での見積書作成やGmailでの送付業務で、入力ミスなどの課題を感じている方
- 見積書発行から送付までの一連のフローを自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答情報をもとに見積書を自動で作成・送付するため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- フォームの回答内容をそのまま書類に反映できるため、金額や宛名の入力ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google スプレッドシート、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで、書類発行機能の「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容を元に見積書を作成します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、発行した見積書を添付してメールを自動送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailでメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレスを任意に設定でき、Googleフォームで取得したアドレスを宛先にすることも可能です。
- メールの件名や本文には、固定のテキストだけでなく、Googleフォームの回答内容（会社名や担当者名など）を変数として埋め込むことで、パーソナライズされた内容のメールを送信できます。
■注意事項
- Googleフォーム、Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- Google スプレッドシートの請求書の雛形を準備しておいてください。詳細は「「書類を発行する」の設定方法」をご参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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フローボットトリガー
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特定のキーワードに一致するメールを受信したら
特定のラベルのメールを受信したら
特定のラベルのメールを受信したら（ラベルID指定）
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フォームの設問タイトルや説明を追加する（選択式）
フォームの設問タイトルや説明を追加する（グリッド式）
フォームの設問タイトルや説明を追加する（日付/時間）
フォームの設問タイトルや説明を追加する（均等目盛）
フォームの設問タイトルや説明を追加する（画像＋記述）
フォームの設問タイトルや説明を追加する（画像＋選択式）
フォームの設問タイトルや説明を追加する（画像付き選択肢）
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フローボットトリガー
フォームに回答が送信されたら
フローボットオペレーション
回答の一覧を取得特定の回答情報を取得回答の一覧を取得（回答期間を指定）フォームの質問を取得フォームのタイトルや説明を更新するフォームの設問タイトルや説明を更新する新しいフォームを作成フォームの公開設定を更新フォームの設問タイトルや説明を追加する（記述式）フォームの設問タイトルや説明を追加する（選択式）フォームの設問タイトルや説明を追加する（グリッド式）フォームの設問タイトルや説明を追加する（日付/時間）フォームの設問タイトルや説明を追加する（均等目盛）フォームの設問タイトルや説明を追加する（画像＋記述）フォームの設問タイトルや説明を追加する（画像＋選択式）フォームの設問タイトルや説明を追加する（画像付き選択肢）
フローボットトリガー
特定のキーワードに一致するメールを受信したら特定のラベルのメールを受信したら特定のラベルのメールを受信したら（ラベルID指定）
フローボットオペレーション
メールを検索メッセージをゴミ箱へ移動する特定のメッセージにラベルを追加特定のメッセージのラベルを削除特定のメッセージを取得
フローボットトリガー
行が追加されたら行が更新されたら
フローボットオペレーション
セルに値を入力値を取得する値を削除する新しいスプレッドシートを作成するシート（タブ）をコピーする新しいシート（タブ）を追加するシート（タブ）を削除する値を置換するシート名を更新する行を削除するスプレッドシートの情報を取得シート名を取得する数式を繰り返す範囲に値を入力セルに画像を埋め込む特定の列でソートシートを非表示にする指定のセルにメモを追加する列を追加する列を削除する複数列に値を入力
