フォームでDOCファイルが送信されたら、RPAでPNGファイルに変換しOneDriveにアップロードする

■概要

報告書や申請書など、DOCファイルをPNG画像へ変換して管理する作業は、数が多くなると手間がかかるものです。手作業による変換やファイル保存は、本来の業務を圧迫する要因にもなりかねません。

このワークフローを活用すれば、フォームにDOCファイルをアップロードするだけで、RPAが自動でPNGファイルへ変換し、指定のOneDriveに保存までを完結させることが可能です。これにより、ファイル形式の変換と保存作業を自動化し、業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 手作業によるファイル変換業務に、毎回時間を費やしている方
• ファイル変換からOneDriveへのアップロードまでの一連の流れを自動化したい方
• 定型的なファイル管理業務から解放され、より重要なコア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームにDOCファイルを送信するだけで変換と保存が完了するため、これまで手作業で行っていた変換作業にかかる時間を短縮します。
• 自動で処理が実行されることで、ファイル形式の変換ミスやOneDriveへの保存漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OneDriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーで「フォーム」を選択し、DOCファイルをアップロードするためのフォームを作成します。
3. 次に、オペレーションで「ブラウザを操作」アクションを設定し、オンラインの変換ツールなどを利用してDOCファイルをPNGファイルに変換する操作を記録します。
4. 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたPNGファイルを指定のフォルダにアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーで設定するフォームのタイトルや質問内容は、実際の業務に合わせて任意で編集してください。
• OneDriveにファイルをアップロードするアクションでは、保存先となる任意のドライブIDとフォルダのアイテムIDを指定してください。

■注意事項

• ‍‍OneDriveとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691