Gmailで受信した領収書から登録番号を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認しMicrosoft Teamsに通知する

■概要

インボイス制度の開始に伴い、Gmailで受け取った領収書が適格請求書かを確認する作業に手間を感じていませんか？一件ずつ登録番号を確認してチームに共有する作業は時間もかかりミスも発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した領収書から自動で登録番号を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで確認後、Microsoft Teamsへ通知する一連の流れを自動化し、経理業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• インボイス制度に対応する領収書の確認作業に課題を感じている経理担当者の方
• 立替経費で受け取った領収書の処理を効率化したい営業担当者や事業部の方
• GmailとMicrosoft Teamsを利用しており、バックオフィス業務の自動化を検討している方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでの領収書受信からMicrosoft Teamsへの通知までが自動化され、手作業での確認や共有にかかっていた時間を短縮します。
• 登録番号の転記ミスや確認漏れといった、手作業で起こりやすいヒューマンエラーを防止し、正確な経理処理を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Gmail、適格請求書発行事業者公表システム、Microsoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」フローが起動するように設定します。
3. オペレーションのOCR機能で、受信したメールに添付された領収書（画像・PDF）から登録番号などの文字情報を読み取ります。
4. 続いて、適格請求書発行事業者公表システムの「登録番号から公表情報を取得」アクションで、事業者の登録状況を確認します。
5. 分岐機能で、取得した情報をもとに「登録があった場合のみ後続の処理に進む」といった条件を設定します。
6. 最後に、Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションで、確認結果を指定のチャネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能では、読み取りたい領収書のレイアウトに合わせて、画像やPDFファイルからどのデータを抽出するかを任意に設定できます。
• 分岐機能では、事業者の登録有無など、取得した情報に応じた条件を設定し、その条件に合致した場合のみ後続のフローを実行させることが可能です。
• Microsoft Teamsへの通知では、送信先のチャネルやメンションを指定したり、メッセージ内に登録番号や確認結果といった動的な情報を埋め込んだりできます。

■注意事項

• Gmail、適格請求書発行事業者公表システム、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。