■概要
Microsoft SharePointとPDF.co、両方のサービスに同じファイルをアップロードする作業に手間を感じていませんか？手作業でのファイル管理は、更新漏れやアップロードミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointへのファイル追加をきっかけに、PDF.coへのファイルアップロードを自動で実行できるため、こうした課題をスムーズに解消することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft SharePointとPDF.co間でのファイル転記作業に手間を感じている方
- PDF.coへの定期的なファイルアップロードを自動化し、更新漏れを防ぎたい方
- 手作業によるファイル管理を効率化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft SharePointにファイルが追加されると自動で処理が実行されるため、これまで手作業で行っていたPDF.coへのファイルアップロード時間を削減します
- 人の手を介さずに処理が完了するため、ファイルのアップロード漏れや更新ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft SharePointをYoomと連携します
- 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」を設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイルが作成・更新された場合のみ後続の処理に進むよう設定します
- 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します
- 最後に、オペレーションでPDF.coの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをアップロードします
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft SharePointのトリガー「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」で、監視対象としたいサイトのIDとフォルダのIDをそれぞれ任意で設定してください
■注意事項
- Microsoft SharePoint、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
- アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります
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