■概要
Googleフォームでアンケートや申請などを受け付けた際、複数の添付ファイルを一つにまとめる作業に手間を感じていませんか。手作業でのダウンロード、結合、再アップロードは時間がかかるだけでなく、ミスの原因にもなり得ます。 このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付された複数のファイルをPDF.coで自動的に1つのPDFファイルへ統合し、指定のGoogle Driveフォルダに保存することが可能です。ファイル管理の手間を省き、業務の正確性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで申請書やレポートなど、複数のファイルを受け付けている担当者の方
- 収集した複数のファイルを都度手作業でPDFに統合しており、業務を効率化したい方
- ファイルの一元管理を自動化し、ヒューマンエラーを減らしたいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答送信を起点に、ファイルの統合からGoogle Driveへの保存までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます
- 手作業によるファイルのダウンロードミスや結合漏れ、保存先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、PDF.co、Google DriveをYoomと連携します
- トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームから送信されたファイルそれぞれ取得します
- 続いて、オペレーションでPDF.coの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードした各ファイルをアップロードします
- その後、PDF.coの「複数のファイルを統合し新規PDF作成」アクションで、アップロードしたファイルを1つのPDFに統合します
- 最後に、PDF.coから統合されたPDFをダウンロードし、Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションで指定のフォルダに保存します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください
- Google Driveのオペレーション設定では、フォームの回答から取得したどのファイルをダウンロード対象とするか、また最終的にどのフォルダにアップロードするかを任意で指定可能です
- PDF.coでファイルを統合するアクションでは、出力ファイル名などを任意で設定してください
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、PDF.coのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットは、ミニプラン以上のプランで作成可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで, 回答内容を取得する方法」を参照ください。
