「このPDF、ファイルサイズが大きすぎてメールで送れない…」
「ストレージの容量を節約するために、毎回PDFを圧縮するのが面倒…」
このように、PDFファイルのサイズ管理に時間や手間を取られていませんか？
特に多くの資料を扱う業務では、ファイル圧縮は頻繁に発生するものの、単純な手作業の繰り返しになりがちです。
もし、特定のフォルダにPDFファイルがアップロードされた際に、自動的にファイルサイズを圧縮し、指定の場所に保存できる仕組みがあれば、ファイル共有がスムーズになり、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはPDFファイルを自動で圧縮する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
OneDriveにファイルがアップロードされたら、PDF.coで圧縮して保存する
試してみる
■概要
OneDriveに保存するPDFファイルの容量が大きく、共有や管理に手間を感じていませんか？都度手作業でファイルを圧縮するのは時間がかかり、本来の業務を圧迫してしまうこともあります。 このワークフローを活用すれば、OneDriveにファイルがアップロードされるだけでPDF.coによるPDF圧縮が自動で実行されるため、ファイル管理に関する定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveで大量のPDFファイルを管理しており、容量の最適化に課題を感じている方
- PDF.coを活用し、手作業で行っているPDFの圧縮プロセスを自動化したいと考えている方
- ファイルストレージの利用効率を高め、管理コストを改善したいと考えている担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveへのファイルアップロードを起点にPDF圧縮が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 圧縮忘れや設定の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、常に最適化されたファイルサイズでデータを一元管理することが可能になります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとPDF.coをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで「分岐」を設定し、ファイルが作成された時のみ進行するように分岐させます。
- 次に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーをきっかけに検知したファイルを取得します。
- 続いて、PDF.coの「ファイルをアップロードする」アクションで、ダウンロードしたファイルをアップロードします。
- さらに、PDF.coの「PDF圧縮」、 「ファイルをダウンロードする」 アクションを設定し、ファイルを圧縮してダウンロードします。
- 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、圧縮が完了したファイルを保存します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveのトリガー設定である「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」では、自動化の対象としたいファイルの保存場所に合わせて、任意のドライブIDおよびフォルダIDを設定してください。
- PDF.coでは、圧縮の条件や出力ファイル名などを自由にカスタマイズできます。
- OneDriveのアップロードでは、保存先のフォルダや保存ファイル名などを任意で設定できます。
■注意事項
- OneDrive、PDF.coのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
OneDriveのPDFをPDF.coで自動圧縮するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、「OneDriveにファイルがアップロードされたら、PDF.coで圧縮して指定のフォルダに保存する」フローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：PDF.co／OneDrive
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- PDF.coとOneDriveのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- OneDriveのトリガー設定と各アクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
OneDriveにファイルがアップロードされたら、PDF.coで圧縮して保存する
試してみる
■概要
OneDriveに保存するPDFファイルの容量が大きく、共有や管理に手間を感じていませんか？都度手作業でファイルを圧縮するのは時間がかかり、本来の業務を圧迫してしまうこともあります。 このワークフローを活用すれば、OneDriveにファイルがアップロードされるだけでPDF.coによるPDF圧縮が自動で実行されるため、ファイル管理に関する定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveで大量のPDFファイルを管理しており、容量の最適化に課題を感じている方
- PDF.coを活用し、手作業で行っているPDFの圧縮プロセスを自動化したいと考えている方
- ファイルストレージの利用効率を高め、管理コストを改善したいと考えている担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveへのファイルアップロードを起点にPDF圧縮が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 圧縮忘れや設定の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、常に最適化されたファイルサイズでデータを一元管理することが可能になります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとPDF.coをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで「分岐」を設定し、ファイルが作成された時のみ進行するように分岐させます。
- 次に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーをきっかけに検知したファイルを取得します。
- 続いて、PDF.coの「ファイルをアップロードする」アクションで、ダウンロードしたファイルをアップロードします。
- さらに、PDF.coの「PDF圧縮」、 「ファイルをダウンロードする」 アクションを設定し、ファイルを圧縮してダウンロードします。
- 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、圧縮が完了したファイルを保存します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveのトリガー設定である「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」では、自動化の対象としたいファイルの保存場所に合わせて、任意のドライブIDおよびフォルダIDを設定してください。
- PDF.coでは、圧縮の条件や出力ファイル名などを自由にカスタマイズできます。
- OneDriveのアップロードでは、保存先のフォルダや保存ファイル名などを任意で設定できます。
■注意事項
- OneDrive、PDF.coのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
ステップ1：PDF.coとOneDriveのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます！
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
続いて、今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
1.PDF.coのマイアプリ連携
アプリ一覧からPDF.coを検索し選択すると、下記の画面が表示されます。
アカウント名には、担当者名など任意の名称を入力してください。
アクセストークンは、PDF.coから取得します。
PDF.coにログインしたら、TOPページの「APIキー」セクションに移動し、「キーをコピー」をクリックしてください。
詳しくは下記をご参照ください。
Welcome to PDF.co Docs
Yoomの操作画面に戻り、コピーしたAPIキーをアクセストークンに貼り付け、「追加」をクリックします。
これでPDF.coとYoomの連携完了です！
2.OneDriveのマイアプリ連携
※Microsoft 365（旧称 Office 365）には、個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomとの連携がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
※アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性がありますのでご了承ください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項
以下の手順を参考にして、OneDriveとYoomを連携してみましょう！
ステップ2：テンプレートをコピーする
Yoomにログインし、下記バナーの「試してみる」をクリックしてください。
OneDriveにファイルがアップロードされたら、PDF.coで圧縮して保存する
試してみる
■概要
OneDriveに保存するPDFファイルの容量が大きく、共有や管理に手間を感じていませんか？都度手作業でファイルを圧縮するのは時間がかかり、本来の業務を圧迫してしまうこともあります。 このワークフローを活用すれば、OneDriveにファイルがアップロードされるだけでPDF.coによるPDF圧縮が自動で実行されるため、ファイル管理に関する定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveで大量のPDFファイルを管理しており、容量の最適化に課題を感じている方
- PDF.coを活用し、手作業で行っているPDFの圧縮プロセスを自動化したいと考えている方
- ファイルストレージの利用効率を高め、管理コストを改善したいと考えている担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveへのファイルアップロードを起点にPDF圧縮が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 圧縮忘れや設定の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、常に最適化されたファイルサイズでデータを一元管理することが可能になります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとPDF.coをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで「分岐」を設定し、ファイルが作成された時のみ進行するように分岐させます。
- 次に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーをきっかけに検知したファイルを取得します。
- 続いて、PDF.coの「ファイルをアップロードする」アクションで、ダウンロードしたファイルをアップロードします。
- さらに、PDF.coの「PDF圧縮」、 「ファイルをダウンロードする」 アクションを設定し、ファイルを圧縮してダウンロードします。
- 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、圧縮が完了したファイルを保存します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveのトリガー設定である「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」では、自動化の対象としたいファイルの保存場所に合わせて、任意のドライブIDおよびフォルダIDを設定してください。
- PDF.coでは、圧縮の条件や出力ファイル名などを自由にカスタマイズできます。
- OneDriveのアップロードでは、保存先のフォルダや保存ファイル名などを任意で設定できます。
■注意事項
- OneDrive、PDF.coのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
コピーすると下記画像のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされます。
OKをクリックして設定を進めていきましょう！
ステップ3：OneDriveのトリガー設定
「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」をクリックします。
※トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は、「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
クリックすると以下の画面に移ります。
アカウント情報と書かれた項目にはステップ1でマイアプリ連携した際の情報が記載されています。
アクションは、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」のままで次に進みましょう！
まず準備として、OneDriveの連携したいフォルダ内にテスト用の圧縮したいPDFファイルをアップロードしてください。
ファイルをアップロードしたら、Yoomの操作画面に戻ります。
Yoomが、OneDriveのフォルダを確認する間隔を設定します。
編集欄をクリックし、5分、10分、15分、30分、60分から任意の時間を選択してください。
ご利用プランにより設定できる最短の間隔が異なるため、ご注意ください。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
編集欄をクリックすると、連携したOneDriveのドライブ候補が表示されます。
候補の中から、連携したいドライブを選択してください。
選択するとドライブIDが自動で反映されます。
次に、注釈を参考にして、連携したいフォルダの名前やその一部を入力します。
編集欄をクリックすると、フォルダIDの候補が表示されます。
候補の中から、連携したいフォルダを選択してください。
選択するとフォルダIDが自動で反映されます。
フォルダIDが設定できたら、「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、取得した値の各項目の横に、OneDriveにアップロードしたPDFファイルの詳細情報が表示されます。
「完了」をクリックして設定完了です！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動する値となります。
ステップ4：分岐設定
次に、連携したOneDriveにファイルが作成された場合のみ、後続の処理へ進むように分岐設定を行います。
「分岐する」をクリックしてください。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）です。
フリープランの場合は、設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができますので、ぜひお試しください！
オペレーションと取得した値は、あらかじめテンプレートで設定されています。
下記の条件のまま次に進みましょう！
「分岐」の設定方法
分岐条件もテンプレートであらかじめ設定されています。
下記条件のまま、「完了」をクリックして設定完了です！
ステップ5：OneDriveのアクション設定
次に、OneDriveにアップロードしたPDFファイルをダウンロードする設定を行います。
「ファイルをダウンロード」をクリックしてください。
※ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
こちらもステップ1でマイアプリ連携した際の情報が記載されています。
アクションは、「ファイルをダウンロードする」のままで次に進みましょう！
編集欄をクリックすると、連携したOneDriveのドライブ候補が表示されます。
候補の中から、ステップ3で連携したドライブを選択してください。
選択するとドライブIDが自動で反映されます。
編集欄をクリックして、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」から「アイテムID」を選択します。
デフォルトで入力されている「取得した値から選択してください｜例）」を削除して、「テスト」をクリックしてください。
テストが成功して、ファイルがダウンロードできました！
「完了」をクリックして、設定完了です！
ステップ6：PDF.coにファイルをアップロードする設定
次に、OneDriveにアップロードしたPDFファイルをPDF.coにもアップロードする設定を行います。
「ファイルをアップロード」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に移ります。
OneDriveと同様に、ステップ1でマイアプリ連携したPDF.coのアカウント情報が自動で表示されます。
アクションは、「ファイルをアップロード」のままで次に進みましょう！
「ファイルの添付方法」と「ファイル」はテンプレートであらかじめ設定されています。
下記画像の設定のまま、「テスト」をクリックしてください。
テストが成功したら、「完了」をクリックして設定完了です！
ステップ7：PDF.coでPDFファイルを圧縮する設定
次に、PDF.coにアップロードしたPDFファイルを圧縮する設定を行います。
「PDF圧縮」をクリックしてください。
こちらもステップ1でマイアプリ連携した際の情報が記載されています。
アクションは、「PDF圧縮」のままで次に進みましょう！
編集欄をクリックして、取得した値の「ファイルをアップロード」から「ファイルURL」を選択します。
※デフォルトで入力されている「取得した値から選択してください｜例）」は削除してくださいね！
次に、PDFファイル圧縮後のファイル名を設定します。
編集欄をクリックして、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」から、OneDriveにアップロードしたPDFファイルの情報を引用できます。
下記画像を参考にして、「アイテム名」など必要な情報を選択しましょう。
【Tips】
取得した値は、フローボットを起動する度に変動する値となります。
これにより、毎回変動する情報を手動で入力する必要がなくなり、効率的に連携できます！
なお、テキスト部分は固定値として扱われるため、下記画像のように入力すると、毎回「圧縮版_アイテム名」の規則に従ってファイル名が作成されます。
任意で下記を設定して、「テスト」をクリックしてください。
テストが成功したら、「完了」をクリックして設定完了です！
ステップ8：PDF.coでファイルをダウンロードする設定
次に、ステップ7で圧縮したPDFファイルをPDF.coでダウンロードする設定を行います。
「ファイルをダウンロード」をクリックしてください。
※ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
こちらもステップ1でマイアプリ連携した際の情報が記載されています。
アクションは、「ファイルをダウンロード」のままで次に進みましょう！
編集欄をクリックして、「PDF圧縮」から「出力ファイルURL」を選択します。
デフォルトで入力されている「取得した値から選択してください｜例）」を削除して、「テスト」をクリックしてください。
テストが成功したら、「完了」をクリックして設定完了です！
ステップ9：OneDriveにファイルをアップロードする設定
最後に、ステップ7で圧縮したPDFファイルをOneDriveにアップロードする設定を行います。
「ファイルをアップロード」をクリックしてください。
こちらもステップ1でマイアプリ連携した際の情報が記載されています。
アクションは、「ファイルをアップロード」のままで次に進みましょう！
編集欄をクリックすると、連携したOneDriveアカウントのドライブ候補が表示されます。
候補の中から、圧縮したPDFファイルを格納したいドライブを選んでください。
選択すると自動でドライブIDが反映されます。
次に、注釈を参考にして、連携したいフォルダの名前やその一部を入力します。
編集欄をクリックすると、フォルダIDの候補が表示されます。
候補の中から、連携したいフォルダを選択してください。
選択するとフォルダIDが自動で反映されます。
【Tips】
ステップ3で連携したフォルダとは別に、「圧縮後PDF」などフォルダを新たに作成して連携することで、より管理がしやすくなると思います。
ぜひお試しください！
次に、OneDriveにアップロードするファイル名を設定します。
編集欄をクリックして、「PDF圧縮」から「出力ファイル名」を選択してください。
【Tips】
取得した値を活用することで、フローボットを起動する度に変動する値として反映されます。
またステップ7で設定したファイル名のようにテキストを追加し、カスタマイズすることも可能です！
「ファイルの添付方法」と「ファイル」は、テンプレートであらかじめ設定されています。
「テスト」をクリックしてください。
テストが成功したら、「完了」をクリックして設定完了です！
連携したOneDriveのフォルダに、PDF.coで圧縮したPDFファイルがアップロードされました！
ステップ10：トリガーをONにして起動準備完了
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
実際にフローボットを起動して、OneDriveにファイルをアップロードしたら、PDF.coで圧縮したPDFファイルが指定したフォルダに保存されるか確認してみてくださいね！
PDF.coのAPIを使ったその他の自動化例
PDF.coのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
PDF.coを使った自動化例
フォームやメールで受信したファイルをOCRで読み取ってテキストを追加したり、PDFファイルをMicrosoft Excelに変換したりできます。複数のファイルを統合して新規PDFを作成したり、ファイル内のバーコードを読み取って結果をGoogle スプレッドシートへ自動で追加することも可能です。
BoxにアップロードされたファイルをOCRで読み取り、PDF.coでファイルにテキストを追加する
試してみる
■概要
Boxにアップロードした請求書や契約書などの内容を確認し、手動で情報を追記する作業に手間を感じていませんか。
またこの手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、BoxにファイルがアップロードされるだけでOCRが内容を読み取り、PDF.coが自動でテキストを追加するため、これらの課題を解消して業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxにアップロードしたファイルの内容確認や情報追記を手作業で行っている方
- OCR機能やPDF.coを用いて、書類処理の自動化を実現したいと考えている方
- ファイル管理業務におけるヒューマンエラーを減らし、効率化したい担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードをトリガーに、OCRでの読取りからPDF.coでのテキスト追加までが自動化され、手作業の時間を短縮します。
- 手作業による文字の読み間違いやテキストの入力ミス、追加漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとPDF.coをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- ペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルを読み取ります。
- 最後に、オペレーションでPDF.coの「PDFファイルにテキストを追加」を設定し、読み取ったテキスト情報などをファイルに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガーやファイルダウンロードのアクションでは、対象としたいフォルダやファイルを任意で設定してください。
- AI機能で文字を読み取る際、対象ファイルの指定方法や、読み取りたい項目、言語などを任意でカスタマイズできます。
- PDF.coでテキストを追加する際、対象のPDFファイルや、テキストを追加する位置（X座標、Y座標）、内容などを任意で設定してください。
■注意事項
- PDF.co、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Google DriveにPDFファイルがアップロードされたら、PDF.coでMicrosoft Excelに変換する
試してみる
■概要
請求書や報告書など、Google Driveに保存されたPDFファイルの内容をMicrosoft Excelに転記する作業に手間を感じていませんか。手作業でのデータ入力は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用することで、Google Driveに特定のPDFファイルがアップロードされると、PDF.coが自動で内容を読み取りExcelファイルに変換するため、これまで手作業で行っていたデータ変換業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveに保存したPDFの情報を、手作業でMicrosoft Excelに転記している方
- PDF.coとGoogle Driveを連携させて、ファイル変換作業を自動化したい方
- 定期的に発生するPDFからMicrosoft Excelへのデータ抽出や変換業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveへのファイルアップロードを起点に、PDFからExcelへの変換、保存までが自動で実行されるため、データ転記作業の時間を削減できます
- システムが自動で処理を行うため、手作業によるデータの転記ミスや変換漏れを防ぎ、データ管理の正確性向上に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとPDF.coをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したPDFファイルをダウンロードします
- 次に、PDF.coの「ファイルをアップロード」アクションで、ダウンロードしたPDFファイルをアップロードします
- 続いて、PDF.coの「PDFをExcelに変換」アクションを設定し、アップロードしたファイルをExcel形式に変換します
- 次に、PDF.coの「ファイルをダウンロード」アクションで、変換されたExcelファイルをダウンロードします
- 最後に、Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションで、ダウンロードしたExcelファイルを指定のフォルダにアップロードします
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、どのフォルダを監視対象にするか、フォルダIDを任意で設定してください。また、ファイルをアップロードするオペレーションでも、保存先のフォルダIDを任意で指定することが可能です
■注意事項
- Google Drive、PDF.coのそれぞれとYoomを連携してください
- オペレーション数が5つを越えるフローボットは、ミニプラン以上のプランで作成可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google Driveにファイルがアップロードされたら、PDF.coでバーコードを読み取り結果をGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
バーコードが含まれたPDFファイルの情報を一つひとつ確認し、手作業で転記する業務に手間を感じていませんか？ このような定型的な作業は、時間や労力がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなり得ます。 このワークフローを活用すれば、Google Driveにファイルがアップロードされるだけで、PDF.coによるバーコードの読み取りからGoogle スプレッドシートへの情報記録までを自動化し、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 商品の在庫管理などで、バーコード付きPDFの情報を手入力で管理している方
- PDF.coを活用したバーコードの読み取り業務を自動化したいと考えている方
- 手作業によるデータ転記のミスをなくし、業務の正確性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- ファイルアップロードを起点に、バーコードの読み取りからデータ記録までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を別の業務に充てられます
- システムが自動で処理を行うため、手作業によるバーコードの読み間違いやスプレッドシートへの転記ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Google Drive、Google スプレッドシート、PDF.coをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します
- 次に、PDF.coの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをPDF.coにアップロードします
- さらに、PDF.coの「バーコードの読み取り」アクションで、アップロードしたファイルからバーコード情報を読み取ります
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、読み取ったバーコード情報を指定のシートに追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、バーコードを読み取りたいファイルをアップロードする対象のフォルダを、任意のフォルダIDで指定してください
- Google スプレッドシートにレコードを追加する設定では、読み取った情報を記録したい任意のスプレッドシートIDと、シート内のタブ名を指定してください
■注意事項
- Google Drive、PDF.co、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
DropboxにアップロードされたファイルをOCRで読み取り、PDF.coでファイルにテキストを追加する
試してみる
■概要
Dropboxにアップロードされた請求書や申込書の内容を確認し、手作業でテキストを追記する業務は、時間がかかるだけでなく入力ミスも起こりがちではないでしょうか。
このワークフローは、このような定型的な書類処理業務の課題を解消します。Dropboxにファイルがアップロードされると、AI-OCRが自動で文字情報を読み取り、その内容をPDF.coで元のファイルに追記する一連の流れを自動化し、手作業による確認や入力の手間を省き、業務の正確性と速度の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxで管理しているPDFファイルへのテキスト追記を手作業で行っている方
- PDF.coを活用した書類の編集作業を、より効率的に行いたいと考えている方
- OCR技術を導入し、紙やPDFの書類処理業務の自動化を推進したい担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのファイルアップロードを起点に、OCR処理からテキストの追記までが自動実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による文字の読み間違いや、テキストの追記ミス、記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとPDF.coをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」アクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでPDF.coの「PDFファイルにテキストを追加」アクションを設定し、抽出した情報などを元のPDFファイルに追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォルダのパスやファイル名を任意で指定してください。
- AI機能で文字を読み取る際には、対象ファイルの指定方法や抽出したい項目、言語などを業務内容に合わせてカスタマイズしてください。
- PDF.coでテキストを追加する際には、対象のPDFファイルのURLや、テキストを追記する位置（X座標、Y座標）、追記するテキストの内容などを設定してください。
■注意事項
- PDF.co、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google Driveにファイルがアップロードされたら、PDF.coで記入可能なPDFフォームを作成しSlackで通知する
試してみる
■概要
既存の申込書や契約書などのPDFをもとにした、記入可能なPDFフォームの作成を手作業で行っていませんか。フォームの項目設定や、作成完了後の関係者への共有連絡は、手間がかかる上にミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルをアップロードするだけで、PDF.coが記入可能なPDFフォームを自動で作成し、Slackへ通知するまでの一連の流れを自動化できるため、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- PDFフォームの作成から共有までの一連の作業を効率化したいと考えている方
- Google DriveやSlackを活用しており、手作業でのファイル連携に課題を感じている方
- 定型的な書類作成業務を自動化し、コア業務に集中できる時間を確保したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveへのファイルアップロードを起点に、PDFフォームの作成から通知までが自動処理されるため、手作業の時間を削減できます。
- 手動でのフォーム作成における設定ミスや、関係者への共有漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google Drive、PDF.co、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイル権限を「リンクを知っている全員」に変更」アクションと「ファイル・フォルダ情報を取得」アクションを順に設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を設定し、後続の処理で利用する値をファイル情報から抽出します。
- 次に、オペレーションでPDF.coの「記入可能なPDFフォームを作成」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、作成完了の旨を指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、ファイルを検知する対象フォルダを任意で指定してください。
- PDF.coでPDFフォームを作成する際に、入力フィールドのフォントや文字色などを任意で設定することが可能です。
- PDF.coで作成されるPDFフォームのファイル名は、任意の値や動的な値を用いて設定できます。
- Slackへの通知アクションでは、メッセージを送るチャンネルや通知本文の内容を自由にカスタマイズしてください。
■注意事項
- Google Drive、PDF.co、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームから送信されたファイルをPDF.coで統合して新規PDFを作成し、Google Driveに保存する
試してみる
■概要
Googleフォームでアンケートや申請などを受け付けた際、複数の添付ファイルを一つにまとめる作業に手間を感じていませんか。手作業でのダウンロード、結合、再アップロードは時間がかかるだけでなく、ミスの原因にもなり得ます。 このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付された複数のファイルをPDF.coで自動的に1つのPDFファイルへ統合し、指定のGoogle Driveフォルダに保存することが可能です。ファイル管理の手間を省き、業務の正確性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで申請書やレポートなど、複数のファイルを受け付けている担当者の方
- 収集した複数のファイルを都度手作業でPDFに統合しており、業務を効率化したい方
- ファイルの一元管理を自動化し、ヒューマンエラーを減らしたいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答送信を起点に、ファイルの統合からGoogle Driveへの保存までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます
- 手作業によるファイルのダウンロードミスや結合漏れ、保存先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、PDF.co、Google DriveをYoomと連携します
- トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームから送信されたファイルそれぞれ取得します
- 続いて、オペレーションでPDF.coの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードした各ファイルをアップロードします
- その後、PDF.coの「複数のファイルを統合し新規PDF作成」アクションで、アップロードしたファイルを1つのPDFに統合します
- 最後に、PDF.coから統合されたPDFをダウンロードし、Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションで指定のフォルダに保存します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください
- Google Driveのオペレーション設定では、フォームの回答から取得したどのファイルをダウンロード対象とするか、また最終的にどのフォルダにアップロードするかを任意で指定可能です
- PDF.coでファイルを統合するアクションでは、出力ファイル名などを任意で設定してください
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、PDF.coのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットは、ミニプラン以上のプランで作成可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで, 回答内容を取得する方法」を参照ください。
Gmailの添付ファイルをOCRで読み取り、PDF.coでファイルにテキストを追加する
試してみる
■概要
Gmailに届く請求書や納品書などの添付ファイルを都度開き、内容を確認して別ファイルに追記する作業に手間を感じていませんか？
このような手作業は時間がかかるだけでなく、確認漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用することで、Gmailで受信した添付ファイルを自動でOCRが読み取り、PDF.coを通じてPDFファイルにテキストを追加する一連の流れを自動化し、書類処理業務の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取る添付ファイルの処理を手作業で行い、非効率を感じている方
- OCR機能とPDF.coを連携させ、書類のデジタル処理を自動化したいと考えている方
- 手作業による書類の確認や追記ミスをなくし、業務の正確性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール受信をトリガーに、添付ファイルの文字起こしからテキストの追加までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業による文字の読み間違いやテキストの追記ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとPDF.coをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、受信した添付ファイルから文字情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでPDF.coの「PDFファイルにテキストを追加」アクションを設定し、OCRで読み取ったテキストをPDFファイルに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。
- OCR機能では、文字数に応じたアクションの設定や、抽出したい項目、使用するAIモデル、読み取る書類の言語などを任意で設定できます。
- PDF.coでテキストを追加するアクションでは、対象となるPDFのURLやアノテーション（追記するテキストの内容や位置）、生成後のファイル名などを任意で設定してください。
■注意事項
- PDF.co、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームで送付されたファイルをOCRで読み取り、PDF.coでファイルにテキストを追加する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け取ったファイルの内容を確認し、その情報を別のPDFファイルに手入力で追記する作業は、時間と手間がかかるだけでなく、入力ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付されたファイルからAI機能で文字情報を自動で読み取り、指定したPDFファイルにテキストを追加する一連の流れを自動化し、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで申請書や申込書などのファイルを受け付けているご担当者の方
- 受け取ったファイルの内容を確認しながら、別のPDFに手作業で情報を転記している方
- 手作業による書類の確認や転記作業の非効率を解消したいと考えているチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答からOCRによる文字抽出、PDFへのテキスト追加までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による文字の読み間違いや、PDFファイルへの転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させることができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、PDF.co、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームで受け取ったファイルを指定します。
- AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
- 最後に、PDF.coの「PDFファイルにテキストを追加」アクションを設定し、抽出したテキスト情報を指定のPDFファイルに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションでは、Googleフォームの回答から取得したファイルIDを任意で指定してください。
- AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでは、ファイルの添付方法や抽出したい項目、言語などを任意でカスタマイズしてください。
- PDF.coの「PDFファイルにテキストを追加」アクションでは、テキストを追加するPDFのURLや、テキストを配置するX座標・Y座標などを任意でカスタマイズしてください。
■注意事項
- PDF.co、GoogleフォームのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Outlookの添付ファイルをOCRで読み取り、PDF.coでファイルにテキストを追加する
試してみる
■概要
Outlookに届く請求書や注文書などのPDFファイル、その都度手作業で内容を確認し、テキストを追記していませんか？
こうした定型的ながらも重要な作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスなどのヒューマンエラーを招く原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、添付ファイルのOCR処理からPDF.coを使ったテキストの追加までを自動化し、書類処理業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受け取るPDF書類の処理に多くの時間を費やしている経理や営業事務担当者の方
- 書類へのテキスト追記や情報転記を手作業で行っており、入力ミスなどの課題を感じている方
- 書類関連の定型業務を自動化することで、チーム全体の生産性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信からOCRでの文字抽出、PDFへのテキスト追加までを自動化できるため、手作業での確認や入力にかかる時間を短縮します。
- 手作業による書類内容の読み間違いやテキストの転記ミスなどを防ぎ、業務の正確性を向上させることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとPDF.coをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定します。
- 続けて、Outlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションで、取得した添付ファイルをYoom内に保存します。
- 次に、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 最後に、PDF.coの「PDFファイルにテキストを追加」アクションで、抽出したテキストを元のPDFファイルに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のフォルダ（例：「請求書」フォルダなど）のみを監視対象にしたい場合、メールフォルダIDを任意で設定してください。
- OCR機能のアクション設定では、文字数に応じた設定や、抽出したい項目、使用するAIモデル、読み取る書類の言語などを任意で指定します。
- PDF.coのアクション設定では、テキストを追加する対象のPDFファイルや追加するテキスト内容（アノテーション）、保存する際のファイル名を任意で設定してください。
■注意事項
- PDF.co、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
フォームで送付されたファイルをOCRで読み取り、PDF.coでファイルにテキストを追加する
試してみる
■概要
フォームから送られてくる申込書やアンケートなどのファイルを確認し、内容を追記する作業に手間を感じていませんか？
手作業での確認や編集は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると自動でファイル内の文字をOCRで読み取り、その内容をPDF.coで元のファイルに追記するため、こうした書類処理に関する課題を解消し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォーム経由で受け取ったファイルの内容を確認・編集する作業に時間を費やしている方
- OCRとPDF.coを連携させ、書類の編集作業を自動化したいと考えている方
- 手作業によるデータの確認や転記ミスをなくし、業務品質を高めたい担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信からOCRでの文字読み取り、PDFへのテキスト追加までを自動化し、これまで手作業で行っていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業による文字の読み取り間違いや、PDFファイルへの追記ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、正確な書類作成を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、PDF.coをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、ファイルが添付されたフォームが送信されたらフローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定して、フォームで受け取ったファイルから文字情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでPDF.coの「PDFファイルにテキストを追加」アクションを設定し、OCRで読み取ったテキストを元のPDFファイルに追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーで、実際に使用するファイル送信用のフォームを任意で設定してください。
- OCR機能では、読み取る書類の文字数や言語、抽出したい項目（氏名、日付など）、使用するAIモデルを任意で設定してください。
- PDF.coのオペレーションでは、テキストを追加するPDFファイルのURLや、追加するテキストの内容・位置・フォントなどのアノテーション、生成後のファイル名を任意で設定してください。
■注意事項
- PDF.coとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
PDFファイルの圧縮作業を自動化することで、これまで手作業で行っていたファイルサイズの調整業務の手間を削減し、メール添付やストレージ保存をスムーズに行うことができます。
これにより、ファイル管理に関する細かなストレスから解放され、本来時間をかけるべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：圧縮率や画質の調整は可能か？
A：
はい、可能です。
「PDFを圧縮」オペレーションの設定で、圧縮に関する条件をカスタマイズできます。
具体的には、カラー目標PPI（解像度）やカラー圧縮形式（JPEG、PNGなど）などを指定することができます。
Q：圧縮したPDFに自動でパスワードをかけられるか？
A：
はい、可能です。
「PDF圧縮」オペレーションを設定する際に、任意でPDFのパスワードを設定することができます。
Q：処理に失敗した際、自動でリトライはされるか？
A：
フローボットでエラーが発生すると、Yoomに登録したメールアドレスに通知が送られます。
通知先はメールの他にSlackやChatworkも設定できます。
Slack・Chatworkへの通知設定
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後、手動で再実行してください。
エラーの対応方法
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
