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「Wordファイルを共有する際に、毎回手動でPDFに変換するのが面倒…」
「手作業でのファイル変換に時間がかかり、他の業務が滞ってしまう…」
このように、ドキュメントファイルの形式変換に関する手作業に手間や時間を取られていませんか？
もし、メールで受信したドキュメントファイルを自動で検知し、PDF形式に変換してクラウドストレージに保存できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、ファイル管理の手間を削減できます。
これにより、重要な業務に集中できる時間を生み出せます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには様々なドキュメントファイルをPDF形式に変換する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、「Gmailでドキュメントファイルを受信したら、PDF.coでPDFに変換し、指定のOneDriveフォルダに自動で保存する」フローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：PDF.co／Gmail／OneDrive
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます！
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
続いて、今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します！
1.PDF.coのマイアプリ連携
アプリ一覧からPDF.coを検索し選択すると、下記の画面が表示されます。
アカウント名には、担当者名など任意の名称を入力してください。
アクセストークンは、PDF.coから取得します。
PDF.coにログインして、TOPページの「APIキー」の「キーをコピー」をクリックしてください。
Yoomの操作画面に戻り、コピーしたAPIキーをアクセストークンに貼り付け、「追加」をクリックします。
これでPDF.coとYoomの連携完了です！
2.OneDriveのマイアプリ連携
※Microsoft 365（旧称 Office 365）には、個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomとの連携がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
以下の手順を参考にして、OneDriveとYoomを連携してみましょう！
Yoomにログインし、下記バナーの「試してみる」をクリックしてください。
コピーすると下記画像のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされます。
OKをクリックして設定を進めていきましょう！
「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリックします。
※トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は、「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
クリックすると以下の画面に移ります。
アカウント情報と書かれた項目にはステップ1でマイアプリ連携した際の情報が記載されています。
アクションは「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」のままで次に進みましょう！
YoomがGmaiの受信メールを確認する間隔を設定します。
編集欄をクリックし、5分、10分、15分、30分、60分から任意の時間を選択してください。
ご利用プランにより設定できる最短の間隔が異なるため、ご注意ください。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
検索演算子「filename:」を使用し、特定のドキュメントファイルを検知するためのキーワード（例：.docx、.xlsxなど）を任意で設定してください。
下記の画像は、Gmaiの受信メールからWordドキュメントを検知する設定例です。
詳しくは、下記をご確認ください。
ここまでの設定が完了したら、指定したキーワードのドキュメント形式でテスト用のファイルを作成してください。
次に、ステップ1でマイアプリ連携したGmailアドレスに、作成したドキュメントをファイル形式で添付し送信します。
メールを送信したら、Yoomの操作画面に戻ります。
「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、取得した値の各項目の横に先ほど受信したGmailの詳細情報が表示されます。
「完了」をクリックして設定完了です！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動する値となります。
次に、Gmailで受信したドキュメントファイルをPDF.coにアップロードする設定を行います。
「ファイルをアップロード」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に移ります。
Gmailと同様に、ステップ1でマイアプリ連携したPDF.coのアカウント情報が自動で表示されます。
アクションは、「ファイルをアップロード」のままで次に進みましょう！
「ファイルの添付方法」と「ファイル」はテンプレートであらかじめ設定されています。
下記画像の設定のまま、「テスト」をクリックしてください。
テストが成功したら、「完了」をクリックして設定完了です！
次に、PDF.coにアップロードしたドキュメントファイルをPDFに変換する設定を行います。
「ドキュメントをPDFに変換」をクリックしてください。
こちらもステップ1でマイアプリ連携した際の情報が記載されています。
アクションは、「ドキュメントをPDFに変換」のままで次に進みましょう！
編集欄をクリックして、「ファイルをアップロード」から「ファイルURL」を選択します。
※デフォルトで入力されている「←「ファイルをアップロード」で取得した値を引用してください」は削除してくださいね！
赤枠内の説明を参考にして、任意でページを指定してください。
次に、PDF変換後のファイル名を設定します。
編集欄をクリックして、「ファイルをアップロード」から Gmailで受信したドキュメントファイルの情報を引用できます。
「ファイル名」など必要な情報を選択しましょう！
【Tips】
取得した値を活用することで、フローボットを起動する度に変動する値となります。こ
れにより、毎回変動する情報を手動で入力する必要がなくなり、効率的に連携できます！
なお、テキスト部分は固定値として扱われるため、下記画像のように入力すると、毎回「PDF変換後_ファイル名」の規則に従ってファイル名が作成されます。
有効期限を任意で入力して、「テスト」をクリックしてください。
テストが成功したら、「完了」をクリックして設定完了です！
次に、ステップ5でPDFに変換したファイルをPDF.coでダウンロードする設定を行います。
「PDFファイルをダウンロード」をクリックしてください。
※ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
こちらもステップ1でマイアプリ連携した際の情報が記載されています。
アクションは、「PDFファイルをダウンロード」のままで次に進みましょう！
編集欄をクリックして、「ドキュメントをPDFに変換」から「PDFファイルのURL」を選択します。
※デフォルトで入力されている「←「ドキュメントをPDFに変換」で取得した値を引用してください」は削除してくださいね！
テストを実行して、成功したら「完了」をクリックして設定完了です！
最後に、ステップ6でダウンロードしたPDFファイルをOneDriveにアップロードする設定を行います。
「ファイルをアップロード」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に移ります。
Gmailと同様に、ステップ1でマイアプリ連携したOneDriveのアカウント情報が自動で表示されます。
アクションは、「ファイルをアップロード」のままで次に進みましょう！
編集欄をクリックすると、連携したOneDriveのアカウントのドライブ候補が表示されます。
候補の中から、連携したいドライブを選んでください。
選択すると自動でドライブIDが反映されます。
次に、PDFファイルをアップロードするフォルダ名を入力してください。
対象のフォルダをまだ作成していない場合も、このタイミングで作成し、作成したフォルダ名を入力すれば問題ありません。
編集欄をクリックすると、先ほど入力したフォルダ名が表示されるので、選択してください。
選択すると自動でアイテムIDが反映されます。
次に、OneDriveにアップロードするファイル名を設定します。
編集欄をクリックして、「ドキュメントをPDFに変換」から「ファイル名」を選択してください。
【Tips】
取得した値を活用することで、フローボットを起動する度に変動する値として反映されます。
またステップ5で設定したファイル名のようにテキストを追加し、カスタマイズすることも可能です！
「ファイルの添付方法」と「ファイル」は、テンプレートであらかじめ設定されています。
「テスト」をクリックしてください。
テストが成功したら、「完了」をクリックして設定完了です！
連携したOneDriveのフォルダに、PDFに変換したファイルがアップロードされました！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
実際にフローボットを起動して、Gmailにドキュメントファイルを送信したら、PDF.coでPDFに変換したファイルが指定のOneDriveフォルダに保されるか確認してみてくださいね！
GmailやOutlookで受信した添付ファイルをOCRで読み取り、PDF.coでファイル内にテキストを追加して情報を更新できます。
また、フォームやGoogleフォームから送信されたファイルや、Google DriveやDropboxにアップロードされたファイルをOCRで読み取り、ファイルにテキストを追加することが可能です。
PDF.coを活用してドキュメントファイルのPDF変換を自動化することで、これまで手作業で行っていたファイル変換の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぎながらファイル形式を統一することができます。
これにより、ファイル管理業務から解放され、より創造的なコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：変換できるファイル形式には何がありますか？
A：
今回のフローで使用した「ドキュメントをPDFに変換」オペレーションでは、DOC・DOCX・RTF・TXT・XPS・PPT・PPTX ファイルをPDFに変換可能です。
Google Drive、Dropbox、PDF.co 組み込みファイル ストレージなど、あらゆるソースからの公開アクセス可能なリンクをサポートしています。
※マクロはサポートされず、PPT/PPTX は公式対応していないため、問題の修正やサポートを提供しない場合があります。
※ファイルが公開されていない場合は、「ファイルをアップロード」アクションでURLを取得する必要があります。
Q：Gmail以外のアプリを起点に自動化できますか？
A：
はい、Gmail以外にも、SlackやChatwork、Outlookなど、さまざまなアプリを起点にして自動化を行うことができます。
連携可能なアプリの一覧は下記のリンクからご確認いただけます。
フローボットの設定方法について詳しくは、以下をご参照ください。
Q：ファイルの変換に失敗した場合はどうなりますか？
A：
フローボットでエラーが発生すると、Yoomに登録したメールアドレスに通知が送られます。
また、通知先はメールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後、手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
