「Wordファイルを共有する際に、毎回手動でPDFに変換するのが面倒…」
「手作業でのファイル変換に時間がかかり、他の業務が滞ってしまう…」
このように、ドキュメントファイルの形式変換に関する手作業に手間や時間を取られていませんか？
もし、メールで受信したドキュメントファイルを自動で検知し、PDF形式に変換してクラウドストレージに保存できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、ファイル管理の手間を削減できます。
これにより、重要な業務に集中できる時間を生み出せます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには様々なドキュメントファイルをPDF形式に変換する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Gmailでドキュメントファイルを受信したら、PDF.coでPDFに変換しOneDriveに保存する
試してみる
■概要
メールで受信したWordなどのドキュメントファイルを、都度手作業でPDFに変換し、クラウドストレージへ保存する作業は手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローは、Gmailでの受信をきっかけにPDF.coを利用したドキュメントのPDF変換を自動化し、OneDriveに保存するまでの一連の流れを構築します。これまで手作業で行っていたファイル変換と保存作業の手間を省き、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- PDF.coを使い、手作業でドキュメントからPDFへの変換を行っている方
- メールで受け取ったファイルの管理や変換作業の自動化を検討している方
- ドキュメントファイルのフォーマットを統一し、管理を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでの受信をトリガーにドキュメントファイルのPDF変換と保存が自動化されるため、手作業で行っていた時間を短縮することができます。
- 手動でのファイル変換や保存作業がなくなることで、変換ミスや保存漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、PDF.co、OneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでPDF.coの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルをアップロードします。
- 続いて、PDF.coの「ドキュメントをPDFに変換」アクションを設定し、アップロードしたファイルをPDFに変換します。
- さらに、PDF.coの「PDFファイルをダウンロード」アクションを設定し、変換後のPDFファイルを取得します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動させる条件となるメールのキーワード（件名や本文に含まれる特定の文言など）を任意で設定してください。
- PDF.coの各アクションでは、変換対象とするファイルのURLなどを任意で設定可能です。
- OneDriveへファイルをアップロードするアクションでは、保存先のドライブIDやフォルダ、アップロードする際のファイル名などを任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、PDF.co、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Gmailで受信したドキュメントをPDFに変換しOneDriveに保存するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、「Gmailでドキュメントファイルを受信したら、PDF.coでPDFに変換し、指定のOneDriveフォルダに自動で保存する」フローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：PDF.co／Gmail／OneDrive
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- PDF.coとGmailとOneDriveのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Gmailのトリガー設定とPDF.co・OneDriveのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Gmailでドキュメントファイルを受信したら、PDF.coでPDFに変換しOneDriveに保存する
試してみる
■概要
メールで受信したWordなどのドキュメントファイルを、都度手作業でPDFに変換し、クラウドストレージへ保存する作業は手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローは、Gmailでの受信をきっかけにPDF.coを利用したドキュメントのPDF変換を自動化し、OneDriveに保存するまでの一連の流れを構築します。これまで手作業で行っていたファイル変換と保存作業の手間を省き、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- PDF.coを使い、手作業でドキュメントからPDFへの変換を行っている方
- メールで受け取ったファイルの管理や変換作業の自動化を検討している方
- ドキュメントファイルのフォーマットを統一し、管理を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでの受信をトリガーにドキュメントファイルのPDF変換と保存が自動化されるため、手作業で行っていた時間を短縮することができます。
- 手動でのファイル変換や保存作業がなくなることで、変換ミスや保存漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、PDF.co、OneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでPDF.coの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルをアップロードします。
- 続いて、PDF.coの「ドキュメントをPDFに変換」アクションを設定し、アップロードしたファイルをPDFに変換します。
- さらに、PDF.coの「PDFファイルをダウンロード」アクションを設定し、変換後のPDFファイルを取得します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動させる条件となるメールのキーワード（件名や本文に含まれる特定の文言など）を任意で設定してください。
- PDF.coの各アクションでは、変換対象とするファイルのURLなどを任意で設定可能です。
- OneDriveへファイルをアップロードするアクションでは、保存先のドライブIDやフォルダ、アップロードする際のファイル名などを任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、PDF.co、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ステップ1：PDF.coとGmailとOneDriveのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます！
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
続いて、今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します！
1.PDF.coのマイアプリ連携
アプリ一覧からPDF.coを検索し選択すると、下記の画面が表示されます。
アカウント名には、担当者名など任意の名称を入力してください。
アクセストークンは、PDF.coから取得します。
PDF.coにログインして、TOPページの「APIキー」の「キーをコピー」をクリックしてください。
Yoomの操作画面に戻り、コピーしたAPIキーをアクセストークンに貼り付け、「追加」をクリックします。
これでPDF.coとYoomの連携完了です！
2.OneDriveのマイアプリ連携
※Microsoft 365（旧称 Office 365）には、個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomとの連携がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
以下の手順を参考にして、OneDriveとYoomを連携してみましょう！
ステップ2：テンプレートをコピーする
Yoomにログインし、下記バナーの「試してみる」をクリックしてください。
Gmailでドキュメントファイルを受信したら、PDF.coでPDFに変換しOneDriveに保存する
試してみる
■概要
メールで受信したWordなどのドキュメントファイルを、都度手作業でPDFに変換し、クラウドストレージへ保存する作業は手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローは、Gmailでの受信をきっかけにPDF.coを利用したドキュメントのPDF変換を自動化し、OneDriveに保存するまでの一連の流れを構築します。これまで手作業で行っていたファイル変換と保存作業の手間を省き、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- PDF.coを使い、手作業でドキュメントからPDFへの変換を行っている方
- メールで受け取ったファイルの管理や変換作業の自動化を検討している方
- ドキュメントファイルのフォーマットを統一し、管理を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでの受信をトリガーにドキュメントファイルのPDF変換と保存が自動化されるため、手作業で行っていた時間を短縮することができます。
- 手動でのファイル変換や保存作業がなくなることで、変換ミスや保存漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、PDF.co、OneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでPDF.coの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルをアップロードします。
- 続いて、PDF.coの「ドキュメントをPDFに変換」アクションを設定し、アップロードしたファイルをPDFに変換します。
- さらに、PDF.coの「PDFファイルをダウンロード」アクションを設定し、変換後のPDFファイルを取得します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動させる条件となるメールのキーワード（件名や本文に含まれる特定の文言など）を任意で設定してください。
- PDF.coの各アクションでは、変換対象とするファイルのURLなどを任意で設定可能です。
- OneDriveへファイルをアップロードするアクションでは、保存先のドライブIDやフォルダ、アップロードする際のファイル名などを任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、PDF.co、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
コピーすると下記画像のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされます。
OKをクリックして設定を進めていきましょう！
ステップ3：Gmailのトリガー設定
「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリックします。
※トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は、「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
クリックすると以下の画面に移ります。
アカウント情報と書かれた項目にはステップ1でマイアプリ連携した際の情報が記載されています。
アクションは「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」のままで次に進みましょう！
YoomがGmaiの受信メールを確認する間隔を設定します。
編集欄をクリックし、5分、10分、15分、30分、60分から任意の時間を選択してください。
ご利用プランにより設定できる最短の間隔が異なるため、ご注意ください。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
検索演算子「filename:」を使用し、特定のドキュメントファイルを検知するためのキーワード（例：.docx、.xlsxなど）を任意で設定してください。
下記の画像は、Gmaiの受信メールからWordドキュメントを検知する設定例です。
詳しくは、下記をご確認ください。
ここまでの設定が完了したら、指定したキーワードのドキュメント形式でテスト用のファイルを作成してください。
次に、ステップ1でマイアプリ連携したGmailアドレスに、作成したドキュメントをファイル形式で添付し送信します。
メールを送信したら、Yoomの操作画面に戻ります。
「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、取得した値の各項目の横に先ほど受信したGmailの詳細情報が表示されます。
「完了」をクリックして設定完了です！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動する値となります。
ステップ4：PDF.coにファイルをアップロードする設定
次に、Gmailで受信したドキュメントファイルをPDF.coにアップロードする設定を行います。
「ファイルをアップロード」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に移ります。
Gmailと同様に、ステップ1でマイアプリ連携したPDF.coのアカウント情報が自動で表示されます。
アクションは、「ファイルをアップロード」のままで次に進みましょう！
「ファイルの添付方法」と「ファイル」はテンプレートであらかじめ設定されています。
下記画像の設定のまま、「テスト」をクリックしてください。
テストが成功したら、「完了」をクリックして設定完了です！
ステップ5：PDF.coでドキュメントファイルをPDFに変換する設定
次に、PDF.coにアップロードしたドキュメントファイルをPDFに変換する設定を行います。
「ドキュメントをPDFに変換」をクリックしてください。
こちらもステップ1でマイアプリ連携した際の情報が記載されています。
アクションは、「ドキュメントをPDFに変換」のままで次に進みましょう！
編集欄をクリックして、「ファイルをアップロード」から「ファイルURL」を選択します。
※デフォルトで入力されている「←「ファイルをアップロード」で取得した値を引用してください」は削除してくださいね！
赤枠内の説明を参考にして、任意でページを指定してください。
次に、PDF変換後のファイル名を設定します。
編集欄をクリックして、「ファイルをアップロード」から Gmailで受信したドキュメントファイルの情報を引用できます。
「ファイル名」など必要な情報を選択しましょう！
【Tips】
取得した値を活用することで、フローボットを起動する度に変動する値となります。こ
れにより、毎回変動する情報を手動で入力する必要がなくなり、効率的に連携できます！
なお、テキスト部分は固定値として扱われるため、下記画像のように入力すると、毎回「PDF変換後_ファイル名」の規則に従ってファイル名が作成されます。
有効期限を任意で入力して、「テスト」をクリックしてください。
テストが成功したら、「完了」をクリックして設定完了です！
ステップ6：PDF.coでPDFファイルをダウンロードする設定
次に、ステップ5でPDFに変換したファイルをPDF.coでダウンロードする設定を行います。
「PDFファイルをダウンロード」をクリックしてください。
※ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
こちらもステップ1でマイアプリ連携した際の情報が記載されています。
アクションは、「PDFファイルをダウンロード」のままで次に進みましょう！
編集欄をクリックして、「ドキュメントをPDFに変換」から「PDFファイルのURL」を選択します。
※デフォルトで入力されている「←「ドキュメントをPDFに変換」で取得した値を引用してください」は削除してくださいね！
テストを実行して、成功したら「完了」をクリックして設定完了です！
ステップ7：OneDriveにファイルをアップロードする設定
最後に、ステップ6でダウンロードしたPDFファイルをOneDriveにアップロードする設定を行います。
「ファイルをアップロード」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に移ります。
Gmailと同様に、ステップ1でマイアプリ連携したOneDriveのアカウント情報が自動で表示されます。
アクションは、「ファイルをアップロード」のままで次に進みましょう！
編集欄をクリックすると、連携したOneDriveのアカウントのドライブ候補が表示されます。
候補の中から、連携したいドライブを選んでください。
選択すると自動でドライブIDが反映されます。
次に、PDFファイルをアップロードするフォルダ名を入力してください。
対象のフォルダをまだ作成していない場合も、このタイミングで作成し、作成したフォルダ名を入力すれば問題ありません。
編集欄をクリックすると、先ほど入力したフォルダ名が表示されるので、選択してください。
選択すると自動でアイテムIDが反映されます。
次に、OneDriveにアップロードするファイル名を設定します。
編集欄をクリックして、「ドキュメントをPDFに変換」から「ファイル名」を選択してください。
【Tips】
取得した値を活用することで、フローボットを起動する度に変動する値として反映されます。
またステップ5で設定したファイル名のようにテキストを追加し、カスタマイズすることも可能です！
「ファイルの添付方法」と「ファイル」は、テンプレートであらかじめ設定されています。
「テスト」をクリックしてください。
テストが成功したら、「完了」をクリックして設定完了です！
連携したOneDriveのフォルダに、PDFに変換したファイルがアップロードされました！
ステップ8：トリガーをONにして起動準備完了
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
実際にフローボットを起動して、Gmailにドキュメントファイルを送信したら、PDF.coでPDFに変換したファイルが指定のOneDriveフォルダに保されるか確認してみてくださいね！
PDF.coを使った自動化例
GmailやOutlookで受信した添付ファイルをOCRで読み取り、PDF.coでファイル内にテキストを追加して情報を更新できます。
また、フォームやGoogleフォームから送信されたファイルや、Google DriveやDropboxにアップロードされたファイルをOCRで読み取り、ファイルにテキストを追加することが可能です。
BoxにアップロードされたファイルをOCRで読み取り、PDF.coでファイルにテキストを追加する
試してみる
■概要
Boxにアップロードした請求書や契約書などの内容を確認し、手動で情報を追記する作業に手間を感じていませんか。
またこの手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、BoxにファイルがアップロードされるだけでOCRが内容を読み取り、PDF.coが自動でテキストを追加するため、これらの課題を解消して業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxにアップロードしたファイルの内容確認や情報追記を手作業で行っている方
- OCR機能やPDF.coを用いて、書類処理の自動化を実現したいと考えている方
- ファイル管理業務におけるヒューマンエラーを減らし、効率化したい担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードをトリガーに、OCRでの読取りからPDF.coでのテキスト追加までが自動化され、手作業の時間を短縮します。
- 手作業による文字の読み間違いやテキストの入力ミス、追加漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとPDF.coをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- ペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルを読み取ります。
- 最後に、オペレーションでPDF.coの「PDFファイルにテキストを追加」を設定し、読み取ったテキスト情報などをファイルに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガーやファイルダウンロードのアクションでは、対象としたいフォルダやファイルを任意で設定してください。
- AI機能で文字を読み取る際、対象ファイルの指定方法や、読み取りたい項目、言語などを任意でカスタマイズできます。
- PDF.coでテキストを追加する際、対象のPDFファイルや、テキストを追加する位置（X座標、Y座標）、内容などを任意で設定してください。
■注意事項
- PDF.co、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
DropboxにアップロードされたファイルをOCRで読み取り、PDF.coでファイルにテキストを追加する
試してみる
■概要
Dropboxにアップロードされた請求書や申込書の内容を確認し、手作業でテキストを追記する業務は、時間がかかるだけでなく入力ミスも起こりがちではないでしょうか。
このワークフローは、このような定型的な書類処理業務の課題を解消します。Dropboxにファイルがアップロードされると、AI-OCRが自動で文字情報を読み取り、その内容をPDF.coで元のファイルに追記する一連の流れを自動化し、手作業による確認や入力の手間を省き、業務の正確性と速度の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxで管理しているPDFファイルへのテキスト追記を手作業で行っている方
- PDF.coを活用した書類の編集作業を、より効率的に行いたいと考えている方
- OCR技術を導入し、紙やPDFの書類処理業務の自動化を推進したい担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのファイルアップロードを起点に、OCR処理からテキストの追記までが自動実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による文字の読み間違いや、テキストの追記ミス、記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとPDF.coをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」アクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでPDF.coの「PDFファイルにテキストを追加」アクションを設定し、抽出した情報などを元のPDFファイルに追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォルダのパスやファイル名を任意で指定してください。
- AI機能で文字を読み取る際には、対象ファイルの指定方法や抽出したい項目、言語などを業務内容に合わせてカスタマイズしてください。
- PDF.coでテキストを追加する際には、対象のPDFファイルのURLや、テキストを追記する位置（X座標、Y座標）、追記するテキストの内容などを設定してください。
■注意事項
- PDF.co、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailの添付ファイルをOCRで読み取り、PDF.coでファイルにテキストを追加する
試してみる
■概要
Gmailに届く請求書や納品書などの添付ファイルを都度開き、内容を確認して別ファイルに追記する作業に手間を感じていませんか？
このような手作業は時間がかかるだけでなく、確認漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用することで、Gmailで受信した添付ファイルを自動でOCRが読み取り、PDF.coを通じてPDFファイルにテキストを追加する一連の流れを自動化し、書類処理業務の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取る添付ファイルの処理を手作業で行い、非効率を感じている方
- OCR機能とPDF.coを連携させ、書類のデジタル処理を自動化したいと考えている方
- 手作業による書類の確認や追記ミスをなくし、業務の正確性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール受信をトリガーに、添付ファイルの文字起こしからテキストの追加までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業による文字の読み間違いやテキストの追記ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとPDF.coをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、受信した添付ファイルから文字情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでPDF.coの「PDFファイルにテキストを追加」アクションを設定し、OCRで読み取ったテキストをPDFファイルに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。
- OCR機能では、文字数に応じたアクションの設定や、抽出したい項目、使用するAIモデル、読み取る書類の言語などを任意で設定できます。
- PDF.coでテキストを追加するアクションでは、対象となるPDFのURLやアノテーション（追記するテキストの内容や位置）、生成後のファイル名などを任意で設定してください。
■注意事項
- PDF.co、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームで送付されたファイルをOCRで読み取り、PDF.coでファイルにテキストを追加する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け取ったファイルの内容を確認し、その情報を別のPDFファイルに手入力で追記する作業は、時間と手間がかかるだけでなく、入力ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付されたファイルからAI機能で文字情報を自動で読み取り、指定したPDFファイルにテキストを追加する一連の流れを自動化し、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで申請書や申込書などのファイルを受け付けているご担当者の方
- 受け取ったファイルの内容を確認しながら、別のPDFに手作業で情報を転記している方
- 手作業による書類の確認や転記作業の非効率を解消したいと考えているチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答からOCRによる文字抽出、PDFへのテキスト追加までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による文字の読み間違いや、PDFファイルへの転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させることができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、PDF.co、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームで受け取ったファイルを指定します。
- AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
- 最後に、PDF.coの「PDFファイルにテキストを追加」アクションを設定し、抽出したテキスト情報を指定のPDFファイルに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションでは、Googleフォームの回答から取得したファイルIDを任意で指定してください。
- AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでは、ファイルの添付方法や抽出したい項目、言語などを任意でカスタマイズしてください。
- PDF.coの「PDFファイルにテキストを追加」アクションでは、テキストを追加するPDFのURLや、テキストを配置するX座標・Y座標などを任意でカスタマイズしてください。
■注意事項
- PDF.co、GoogleフォームのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Outlookの添付ファイルをOCRで読み取り、PDF.coでファイルにテキストを追加する
試してみる
■概要
Outlookに届く請求書や注文書などのPDFファイル、その都度手作業で内容を確認し、テキストを追記していませんか？
こうした定型的ながらも重要な作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスなどのヒューマンエラーを招く原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、添付ファイルのOCR処理からPDF.coを使ったテキストの追加までを自動化し、書類処理業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受け取るPDF書類の処理に多くの時間を費やしている経理や営業事務担当者の方
- 書類へのテキスト追記や情報転記を手作業で行っており、入力ミスなどの課題を感じている方
- 書類関連の定型業務を自動化することで、チーム全体の生産性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信からOCRでの文字抽出、PDFへのテキスト追加までを自動化できるため、手作業での確認や入力にかかる時間を短縮します。
- 手作業による書類内容の読み間違いやテキストの転記ミスなどを防ぎ、業務の正確性を向上させることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとPDF.coをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定します。
- 続けて、Outlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションで、取得した添付ファイルをYoom内に保存します。
- 次に、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 最後に、PDF.coの「PDFファイルにテキストを追加」アクションで、抽出したテキストを元のPDFファイルに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のフォルダ（例：「請求書」フォルダなど）のみを監視対象にしたい場合、メールフォルダIDを任意で設定してください。
- OCR機能のアクション設定では、文字数に応じた設定や、抽出したい項目、使用するAIモデル、読み取る書類の言語などを任意で指定します。
- PDF.coのアクション設定では、テキストを追加する対象のPDFファイルや追加するテキスト内容（アノテーション）、保存する際のファイル名を任意で設定してください。
■注意事項
- PDF.co、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
フォームで送付されたファイルをOCRで読み取り、PDF.coでファイルにテキストを追加する
試してみる
■概要
フォームから送られてくる申込書やアンケートなどのファイルを確認し、内容を追記する作業に手間を感じていませんか？
手作業での確認や編集は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると自動でファイル内の文字をOCRで読み取り、その内容をPDF.coで元のファイルに追記するため、こうした書類処理に関する課題を解消し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォーム経由で受け取ったファイルの内容を確認・編集する作業に時間を費やしている方
- OCRとPDF.coを連携させ、書類の編集作業を自動化したいと考えている方
- 手作業によるデータの確認や転記ミスをなくし、業務品質を高めたい担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信からOCRでの文字読み取り、PDFへのテキスト追加までを自動化し、これまで手作業で行っていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業による文字の読み取り間違いや、PDFファイルへの追記ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、正確な書類作成を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、PDF.coをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、ファイルが添付されたフォームが送信されたらフローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定して、フォームで受け取ったファイルから文字情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでPDF.coの「PDFファイルにテキストを追加」アクションを設定し、OCRで読み取ったテキストを元のPDFファイルに追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーで、実際に使用するファイル送信用のフォームを任意で設定してください。
- OCR機能では、読み取る書類の文字数や言語、抽出したい項目（氏名、日付など）、使用するAIモデルを任意で設定してください。
- PDF.coのオペレーションでは、テキストを追加するPDFファイルのURLや、追加するテキストの内容・位置・フォントなどのアノテーション、生成後のファイル名を任意で設定してください。
■注意事項
- PDF.coとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
PDF.coを活用してドキュメントファイルのPDF変換を自動化することで、これまで手作業で行っていたファイル変換の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぎながらファイル形式を統一することができます。
これにより、ファイル管理業務から解放され、より創造的なコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：変換できるファイル形式には何がありますか？
A：
今回のフローで使用した「ドキュメントをPDFに変換」オペレーションでは、DOC・DOCX・RTF・TXT・XPS・PPT・PPTX ファイルをPDFに変換可能です。
Google Drive、Dropbox、PDF.co 組み込みファイル ストレージなど、あらゆるソースからの公開アクセス可能なリンクをサポートしています。
※マクロはサポートされず、PPT/PPTX は公式対応していないため、問題の修正やサポートを提供しない場合があります。
※ファイルが公開されていない場合は、「ファイルをアップロード」アクションでURLを取得する必要があります。
Q：Gmail以外のアプリを起点に自動化できますか？
A：
はい、Gmail以外にも、SlackやChatwork、Outlookなど、さまざまなアプリを起点にして自動化を行うことができます。
連携可能なアプリの一覧は下記のリンクからご確認いただけます。
フローボットの設定方法について詳しくは、以下をご参照ください。
Q：ファイルの変換に失敗した場合はどうなりますか？
A：
フローボットでエラーが発生すると、Yoomに登録したメールアドレスに通知が送られます。
また、通知先はメールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後、手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
