「Wordファイルを共有する際に、毎回手動でPDFに変換するのが面倒…」
「手作業でのファイル変換に時間がかかり、他の業務が滞ってしまう…」
このように、ドキュメントファイルの形式変換に関する手作業に手間や時間を取られていませんか？
もし、メールで受信したドキュメントファイルを自動で検知し、PDF形式に変換してクラウドストレージに保存できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、ファイル管理の手間を削減できます。
これにより、重要な業務に集中できる時間を生み出せます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには様々なドキュメントファイルをPDF形式に変換する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Gmailでドキュメントファイルを受信したら、PDF.coでPDFに変換しOneDriveに保存する
試してみる
■概要
メールで受信したWordなどのドキュメントファイルを、都度手作業でPDFに変換し、クラウドストレージへ保存する作業は手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローは、Gmailでの受信をきっかけにPDF.coを利用したドキュメントのPDF変換を自動化し、OneDriveに保存するまでの一連の流れを構築します。これまで手作業で行っていたファイル変換と保存作業の手間を省き、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- PDF.coを使い、手作業でドキュメントからPDFへの変換を行っている方
- メールで受け取ったファイルの管理や変換作業の自動化を検討している方
- ドキュメントファイルのフォーマットを統一し、管理を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでの受信をトリガーにドキュメントファイルのPDF変換と保存が自動化されるため、手作業で行っていた時間を短縮することができます。
- 手動でのファイル変換や保存作業がなくなることで、変換ミスや保存漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、PDF.co、OneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでPDF.coの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルをアップロードします。
- 続いて、PDF.coの「ドキュメントをPDFに変換」アクションを設定し、アップロードしたファイルをPDFに変換します。
- さらに、PDF.coの「PDFファイルをダウンロード」アクションを設定し、変換後のPDFファイルを取得します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動させる条件となるメールのキーワード（件名や本文に含まれる特定の文言など）を任意で設定してください。
- PDF.coの各アクションでは、変換対象とするファイルのURLなどを任意で設定可能です。
- OneDriveへファイルをアップロードするアクションでは、保存先のドライブIDやフォルダ、アップロードする際のファイル名などを任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、PDF.co、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Gmailで受信したドキュメントをPDFに変換しOneDriveに保存するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、「Gmailでドキュメントファイルを受信したら、PDF.coでPDFに変換し、指定のOneDriveフォルダに自動で保存する」フローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：PDF.co／Gmail／OneDrive
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- PDF.coとGmailとOneDriveのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Gmailのトリガー設定とPDF.co・OneDriveのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Gmailでドキュメントファイルを受信したら、PDF.coでPDFに変換しOneDriveに保存する
試してみる
■概要
メールで受信したWordなどのドキュメントファイルを、都度手作業でPDFに変換し、クラウドストレージへ保存する作業は手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローは、Gmailでの受信をきっかけにPDF.coを利用したドキュメントのPDF変換を自動化し、OneDriveに保存するまでの一連の流れを構築します。これまで手作業で行っていたファイル変換と保存作業の手間を省き、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- PDF.coを使い、手作業でドキュメントからPDFへの変換を行っている方
- メールで受け取ったファイルの管理や変換作業の自動化を検討している方
- ドキュメントファイルのフォーマットを統一し、管理を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでの受信をトリガーにドキュメントファイルのPDF変換と保存が自動化されるため、手作業で行っていた時間を短縮することができます。
- 手動でのファイル変換や保存作業がなくなることで、変換ミスや保存漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、PDF.co、OneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでPDF.coの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルをアップロードします。
- 続いて、PDF.coの「ドキュメントをPDFに変換」アクションを設定し、アップロードしたファイルをPDFに変換します。
- さらに、PDF.coの「PDFファイルをダウンロード」アクションを設定し、変換後のPDFファイルを取得します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動させる条件となるメールのキーワード（件名や本文に含まれる特定の文言など）を任意で設定してください。
- PDF.coの各アクションでは、変換対象とするファイルのURLなどを任意で設定可能です。
- OneDriveへファイルをアップロードするアクションでは、保存先のドライブIDやフォルダ、アップロードする際のファイル名などを任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、PDF.co、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ステップ1：PDF.coとGmailとOneDriveのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます！
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
続いて、今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します！
1.PDF.coのマイアプリ連携
アプリ一覧からPDF.coを検索し選択すると、下記の画面が表示されます。
アカウント名には、担当者名など任意の名称を入力してください。
アクセストークンは、PDF.coから取得します。
PDF.coにログインして、TOPページの「APIキー」の「キーをコピー」をクリックしてください。
Yoomの操作画面に戻り、コピーしたAPIキーをアクセストークンに貼り付け、「追加」をクリックします。
これでPDF.coとYoomの連携完了です！
2.OneDriveのマイアプリ連携
※Microsoft 365（旧称 Office 365）には、個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomとの連携がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
以下の手順を参考にして、OneDriveとYoomを連携してみましょう！
ステップ2：テンプレートをコピーする
Yoomにログインし、下記バナーの「試してみる」をクリックしてください。
Gmailでドキュメントファイルを受信したら、PDF.coでPDFに変換しOneDriveに保存する
試してみる
■概要
メールで受信したWordなどのドキュメントファイルを、都度手作業でPDFに変換し、クラウドストレージへ保存する作業は手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローは、Gmailでの受信をきっかけにPDF.coを利用したドキュメントのPDF変換を自動化し、OneDriveに保存するまでの一連の流れを構築します。これまで手作業で行っていたファイル変換と保存作業の手間を省き、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- PDF.coを使い、手作業でドキュメントからPDFへの変換を行っている方
- メールで受け取ったファイルの管理や変換作業の自動化を検討している方
- ドキュメントファイルのフォーマットを統一し、管理を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでの受信をトリガーにドキュメントファイルのPDF変換と保存が自動化されるため、手作業で行っていた時間を短縮することができます。
- 手動でのファイル変換や保存作業がなくなることで、変換ミスや保存漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、PDF.co、OneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでPDF.coの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルをアップロードします。
- 続いて、PDF.coの「ドキュメントをPDFに変換」アクションを設定し、アップロードしたファイルをPDFに変換します。
- さらに、PDF.coの「PDFファイルをダウンロード」アクションを設定し、変換後のPDFファイルを取得します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動させる条件となるメールのキーワード（件名や本文に含まれる特定の文言など）を任意で設定してください。
- PDF.coの各アクションでは、変換対象とするファイルのURLなどを任意で設定可能です。
- OneDriveへファイルをアップロードするアクションでは、保存先のドライブIDやフォルダ、アップロードする際のファイル名などを任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、PDF.co、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
コピーすると下記画像のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされます。
OKをクリックして設定を進めていきましょう！
ステップ3：Gmailのトリガー設定
「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリックします。
※トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は、「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
クリックすると以下の画面に移ります。
アカウント情報と書かれた項目にはステップ1でマイアプリ連携した際の情報が記載されています。
アクションは「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」のままで次に進みましょう！
YoomがGmaiの受信メールを確認する間隔を設定します。
編集欄をクリックし、5分、10分、15分、30分、60分から任意の時間を選択してください。
ご利用プランにより設定できる最短の間隔が異なるため、ご注意ください。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
検索演算子「filename:」を使用し、特定のドキュメントファイルを検知するためのキーワード（例：.docx、.xlsxなど）を任意で設定してください。
下記の画像は、Gmaiの受信メールからWordドキュメントを検知する設定例です。
詳しくは、下記をご確認ください。
ここまでの設定が完了したら、指定したキーワードのドキュメント形式でテスト用のファイルを作成してください。
次に、ステップ1でマイアプリ連携したGmailアドレスに、作成したドキュメントをファイル形式で添付し送信します。
メールを送信したら、Yoomの操作画面に戻ります。
「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、取得した値の各項目の横に先ほど受信したGmailの詳細情報が表示されます。
「完了」をクリックして設定完了です！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動する値となります。
ステップ4：PDF.coにファイルをアップロードする設定
次に、Gmailで受信したドキュメントファイルをPDF.coにアップロードする設定を行います。
「ファイルをアップロード」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に移ります。
Gmailと同様に、ステップ1でマイアプリ連携したPDF.coのアカウント情報が自動で表示されます。
アクションは、「ファイルをアップロード」のままで次に進みましょう！
「ファイルの添付方法」と「ファイル」はテンプレートであらかじめ設定されています。
下記画像の設定のまま、「テスト」をクリックしてください。
テストが成功したら、「完了」をクリックして設定完了です！
