GmailでExcelファイルを受信したら、PDF.coでPDF変換しBoxに保存する
GmailでExcelファイルを受信したら、PDF.coでPDF変換しBoxに保存する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
PDF.co
と
Box
と
Gmail
を自動連携できます。
■概要
メールで受け取ったExcelファイルを都度PDFに変換し、指定のフォルダに保存する作業に手間を感じていませんか。 このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のExcelファイルを受信した際に、PDF.coでPDF変換を行い、Boxへ自動で保存する一連の流れを構築できます。PDF.coを利用したExcelからPDFへの変換作業を自動化することで、手作業による変換・保存の手間を省き、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する請求書などのExcelファイルをPDFに変換し、手作業で管理している方
- PDF.coを活用したExcelからPDFへの変換プロセスを自動化し、業務を効率化したい方
- 定型的なファイル管理業務を標準化することで、チームの生産性向上を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでファイルを受信後、手動で行っていたExcelからPDFへの変換とBoxへの保存作業を自動化し、作業時間を短縮できます
- 自動で処理が実行されるため、ファイルの変換漏れや保存先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の安定に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、PDF.co、BoxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでPDF.coの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、受信したExcelファイルを指定します
- さらに、PDF.coの「ExcelをPDFに変換」アクションで、アップロードしたファイルをPDFに変換します
- 次に、PDF.coの「PDFファイルをダウンロード」アクションで変換後のファイルを取得します
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFファイルを指定のフォルダに保存します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールを特定するためのキーワード（件名や送信元アドレスなど）を任意で設定してください。
- PDF.coのファイル変換では、対象ページやリンク有効期限を任意で設定できます。また、出力ファイル名は、メールの件名や日付などの値を使用して設定することもできます。
- Boxにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダやファイル名を任意で設定できます。日付や送信元などの情報を含めて命名することも可能です。
■注意事項
- Gmail、PDF.co、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
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YoomではPDF.coのAPIとノーコードで連携し、API経由でPDFの操作を自動化できます。
例えば、メールで受け取った複数ページのPDFファイルを分割してOCRで内容を抽出したり、入力フォーム付きのPDFに対して自動的にテキストを入力するといったことが可能です。
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