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「このJFIFファイル、どうやって開けばいいんだろう…」「毎回PDFに変換してから共有するのが面倒だ…」
このように、あまり馴染みのないJFIF形式の画像ファイルを扱う際、手間や不便さを感じていませんか？取引先との資料共有やチーム内でのデータ管理でも、汎用性の低いファイル形式は業務のボトルネックになりがちです。
<span class="mark-yellow">特定の場所に保存されたり、メールやフォームで受信したりしたJFIFファイルを自動でPDFに変換し、指定のストレージに格納できる仕組み</span>があれば、ファイル形式を意識せずスムーズな業務フローを実現できます。
手作業による変換の手間や時間のロスから解放され、より重要なタスクに集中できるようになります。
今回ご紹介する自動化の設定はノーコードで簡単に始められ、手間や時間もかかりません。ぜひ自動化を導入して、作業の負担を減らしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">JFIFファイルをPDFに変換する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
JFIFファイルをPDF形式に自動で変換する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します。
フォームへのファイル添付やメール受信、ストレージへのアップロードなど、様々な状況をトリガーとして自動化が可能です。これにより手作業でのファイル変換の手間がなくなり、業務効率を大きく向上させることができます。
気になる内容があれば、ぜひチェックしてみてください！
<span class="mark-yellow">メールツールでJFIFファイルを受信した際に、自動でPDFに変換する</span>フローを構築できます。
メールに添付されたファイルの形式確認や変換作業の手間から、スムーズに解放されます。
<span class="mark-yellow">フォームツールでJFIFファイルが送信された際に、自動でPDFに変換し、指定の場所に保存する</span>ことも可能です。
アンケートや応募フォームで集めた画像を、より簡単に管理できます。
<span class="mark-yellow">ストレージサービスにJFIFファイルがアップロードされた際に、自動でPDFに変換し、別のフォルダに整理する</span>こともできます。
チームでのファイル共有や管理を、さらに効率化できます。
それではここから代表的な例として、GoogleフォームでJFIFファイルが送信された際に、RPA機能でPDFに変換してDropboxに自動で格納するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
今回使用するアプリをYoomのマイアプリに登録しましょう！
先にマイアプリ登録を行っておくと、後の設定がスムーズになります。
Google フォームのマイアプリ登録を行いましょう。
画面左側のマイアプリをクリックし、画面右側の「新規接続」をクリックします。
検索窓にGoogle Chatと入力し、表示された候補をクリックしましょう。
Googleのアカウント連携の画面が表示されます。
サインインを行い、Googleフォームとの連携を行いましょう。
アカウント連携が完了すると、マイアプリにGoogleフォームが表示されます。
先ほどと同様にマイアプリの新規接続一覧の中から、Google Driveをクリックします。
以下のような画面が出るので、「Sign in with Google」をクリックします。
今回連携したいアカウントでログインを行ってください。
マイアプリにGoogle Driveに表示されていればマイアプリ連携は完了です。
ふたたび検索窓にDropboxを入力し、表示される候補をクリックします。
次のようなログイン画面が表示されるので、今回使用するアカウントでログインを行います。
続いてパスワードの入力を求められるため、入力し、「ログイン」をクリックしましょう。
マイアプリにDropboxが表示されていればマイアプリ連携は完了です。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
GoogleフォームでJFIFファイルが送信されたことを自動化のトリガーにするための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するGoogleフォームのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
Googleフォームの回答内容を取得するためには、回答項目の値を取得するにはJSONPathを用いてアウトプットに格納する必要があります。
Googleフォームをトリガーに設定した場合の回答データの取得方法については、下記の方法を参考にしてみてくださいね。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
JSONPathの設定ができたら、引き続き内容の入力を進めましょう。トリガーの起動間隔は5分・10分・15分・30分・60分から選択できます。
※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
※なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
フォームIDは、今回使用するGoogleフォームから取得し入力しましょう。
実際にGoogleフォームからJFIFファイルを送信し、Yoomの画面の「テスト」をクリックしましょう。
テスト成功後、以下の画面にGoogleフォームから取得した値が表示されていることを確認しましょう。
この後、この取得した値の内容を入力に使用することができます。
※取得した値に関して、詳しくはこちらをご確認ください。
テスト成功後「保存する」をクリックしましょう。
Googleフォームで送信されたJFIFファイルをGoogle Driveからダウンロードするための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するGoogle Driveのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
API接続設定が表示されます。
赤枠のファイルIDの箇所に、Googleフォームで送信されたファイル名が入力されます。
そのままの状態で「テスト」をクリックしましょう。
テスト成功を確認したら「保存する」をクリックします。
ダウンロードしたファイルをPDFに変換するための設定を行います。
※ブラウザを操作するオペレーションは、サクセスプランだけで使える機能です。フリープラン・ミニプラン・チームプランで設定しているフローボットでブラウザ操作を行おうとするとエラーになるのでご注意ください。
※有料プランには、2週間の無料トライアルがあり、トライアル期間中は、有料プランで使えるアプリやブラウザ操作のオペレーションも試せます。
※ブラウザを操作するオペレーションの設定方法については、詳しいガイドやチュートリアルをご用意しています。設定手順に困ったときは、以下もチェックしてみてくださいね。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
ブラウザ操作の設定が表示されるので、実際にブラウザを操作しデータの変換ができるか確認していきましょう。
今回はテンプレートですでに設定されているので、「テスト」をクリックしテストが成功するか確認します。
変換したファイルをDropboxにアップロードするための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するDropboxのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
フォルダのパスを入力しましょう。
ファイル名は以下のように、取得した値から「ファイル」をクリックし、変換したファイル名を設定します。
続いて、「ファイルの添付方法」と「ファイル」を設定します。以下のように設定をしてください。
入力を終えたら、「テスト」をクリックしましょう。
アウトプットに表示されたことを確認後、「保存する」をクリックします。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
設定お疲れ様でした！
Yoomでは、今回ご紹介したフロー以外にもGoogle Driveを活用した様々な自動化を実現できます。
ここでは、Google Driveに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
Google Driveのファイルが作成された際には、Google Chatで通知したり、Google スプレッドシートを更新することができ、迅速に情報共有が可能です。さらに、ファイルやPDFデータをOCRしてGoogle スプレッドシートやDBに追加したり、Slackに通知することで業務効率化にもつながります。
JFIFからPDFへの変換作業を自動化することで、<span class="mark-yellow">ファイル形式の違いによる業務の停滞を防ぎ、誰でも扱える汎用的なファイル形式でスムーズに情報共有ができるようになります。</span>
このように、手作業による変換の手間や時間を大幅に削減し、より創造的で重要な業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従うだけで直感的に業務フローを構築できます。もしファイル変換の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、まずは無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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