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「このJFIFファイル、どうやって開けばいいんだろう…」「毎回PDFに変換してから共有するのが面倒だ…」
このように、あまり馴染みのないJFIF形式の画像ファイルを扱う際、手間や不便さを感じていませんか？取引先との資料共有やチーム内でのデータ管理でも、汎用性の低いファイル形式は業務のボトルネックになりがちです。
特定の場所に保存されたり、メールやフォームで受信したりしたJFIFファイルを自動でPDFに変換し、指定のストレージに格納できる仕組みがあれば、ファイル形式を意識せずスムーズな業務フローを実現できます。
手作業による変換の手間や時間のロスから解放され、より重要なタスクに集中できるようになります。
今回ご紹介する自動化の設定はノーコードで簡単に始められ、手間や時間もかかりません。ぜひ自動化を導入して、作業の負担を減らしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはJFIFファイルをPDFに変換する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要 画像ファイルが意図せずJFIF形式で保存されてしまい、都度PDFへ変換する作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、Googleフォームで受信したJFIFファイルを自動でPDFに変換し、Dropboxへ格納します。手作業で行っていたjfifからpdfへの変換とファイル管理を自動化することで、より重要な業務に集中できる環境を整えます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
JFIFからPDFへのファイル変換を自動化するテンプレート
JFIFファイルをPDF形式に自動で変換する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します。
フォームへのファイル添付やメール受信、ストレージへのアップロードなど、様々な状況をトリガーとして自動化が可能です。これにより手作業でのファイル変換の手間がなくなり、業務効率を大きく向上させることができます。
気になる内容があれば、ぜひチェックしてみてください！
メールツールを起点にJFIFファイルをPDFに変換する
メールツールでJFIFファイルを受信した際に、自動でPDFに変換するフローを構築できます。
メールに添付されたファイルの形式確認や変換作業の手間から、スムーズに解放されます。
■概要 画像ファイルが意図せずJFIF形式で保存されてしまい、都度PDFへ変換する作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、Googleフォームで受信したJFIFファイルを自動でPDFに変換し、Dropboxへ格納します。手作業で行っていたjfifからpdfへの変換とファイル管理を自動化することで、より重要な業務に集中できる環境を整えます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
フォームを起点にJFIFファイルをPDFに変換する
フォームツールでJFIFファイルが送信された際に、自動でPDFに変換し、指定の場所に保存することも可能です。
アンケートや応募フォームで集めた画像を、より簡単に管理できます。
■概要 業務でJFIFファイルを受け取った際、閲覧や共有のためにPDFへの変換が必要になることはありませんか。この手作業は、一つ一つは簡単でも数が重なると時間がかかり、本来の業務を圧迫する要因にもなり得ます。このワークフローは、GmailでJFIFファイルが添付されたメールを受信すると、RPA機能で自動的にPDFへ変換し、指定のGoogle Driveフォルダに格納します。この一連の流れを自動化することで、ファイル変換にかかる手間を削減し、業務効率の改善に繋げます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
ストレージサービスを起点にJFIFファイルをPDFに変換する
ストレージサービスにJFIFファイルがアップロードされた際に、自動でPDFに変換し、別のフォルダに整理することもできます。
チームでのファイル共有や管理を、さらに効率化できます。
■概要 JFIF形式の画像ファイルを一つひとつPDFに変換する作業に、手間や時間を取られていませんか？特に、複数のファイルを扱う場合、手作業では変換漏れなどのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、OneDriveにJFIFファイルが保存されるだけで、RPAがPDFへの変換を自動で実行します。ファイル管理にかかる工数を削減し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
フォームで受信したJFIFファイルをPDFに変換するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、GoogleフォームでJFIFファイルが送信された際に、RPA機能でPDFに変換してDropboxに自動で格納するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要 画像ファイルが意図せずJFIF形式で保存されてしまい、都度PDFへ変換する作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、Googleフォームで受信したJFIFファイルを自動でPDFに変換し、Dropboxへ格納します。手作業で行っていたjfifからpdfへの変換とファイル管理を自動化することで、より重要な業務に集中できる環境を整えます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
ステップ1：GoogleフォームとGoogle Drive、Dropboxのマイアプリ連携
今回使用するアプリをYoomのマイアプリに登録しましょう！
先にマイアプリ登録を行っておくと、後の設定がスムーズになります。
1．Googleフォームのマイアプリ連携
Google フォームのマイアプリ登録を行いましょう。
画面左側のマイアプリをクリックし、画面右側の「新規接続」をクリックします。
検索窓にGoogle Chatと入力し、表示された候補をクリックしましょう。
Googleのアカウント連携の画面が表示されます。
サインインを行い、Googleフォームとの連携を行いましょう。
アカウント連携が完了すると、マイアプリにGoogleフォームが表示されます。
2．Google Driveのマイアプリ登録
先ほどと同様にマイアプリの新規接続一覧の中から、Google Driveをクリックします。
以下のような画面が出るので、「Sign in with Google」をクリックします。
今回連携したいアカウントでログインを行ってください。
マイアプリにGoogle Driveに表示されていればマイアプリ連携は完了です。
3．Dropboxのマイアプリ連携
ふたたび検索窓にDropboxを入力し、表示される候補をクリックします。
次のようなログイン画面が表示されるので、今回使用するアカウントでログインを行います。
続いてパスワードの入力を求められるため、入力し、「ログイン」をクリックしましょう。
マイアプリにDropboxが表示されていればマイアプリ連携は完了です。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
■概要 画像ファイルが意図せずJFIF形式で保存されてしまい、都度PDFへ変換する作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、Googleフォームで受信したJFIFファイルを自動でPDFに変換し、Dropboxへ格納します。手作業で行っていたjfifからpdfへの変換とファイル管理を自動化することで、より重要な業務に集中できる環境を整えます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：トリガーとなるGoogleフォームの設定
GoogleフォームでJFIFファイルが送信されたことを自動化のトリガーにするための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するGoogleフォームのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
Googleフォームの回答内容を取得するためには、回答項目の値を取得するにはJSONPathを用いてアウトプットに格納する必要があります。
Googleフォームをトリガーに設定した場合の回答データの取得方法については、下記の方法を参考にしてみてくださいね。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
JSONPathの設定ができたら、引き続き内容の入力を進めましょう。トリガーの起動間隔は5分・10分・15分・30分・60分から選択できます。
※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
※なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
フォームIDは、今回使用するGoogleフォームから取得し入力しましょう。
実際にGoogleフォームからJFIFファイルを送信し、Yoomの画面の「テスト」をクリックしましょう。
テスト成功後、以下の画面にGoogleフォームから取得した値が表示されていることを確認しましょう。
この後、この取得した値の内容を入力に使用することができます。
※取得した値に関して、詳しくはこちらをご確認ください。
テスト成功後「保存する」をクリックしましょう。
ステップ4：Google Driveからファイルをダウンロードする
Googleフォームで送信されたJFIFファイルをGoogle Driveからダウンロードするための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するGoogle Driveのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
API接続設定が表示されます。
赤枠のファイルIDの箇所に、Googleフォームで送信されたファイル名が入力されます。
そのままの状態で「テスト」をクリックしましょう。
テスト成功を確認したら「保存する」をクリックします。
ステップ5：ブラウザを操作する
ダウンロードしたファイルをPDFに変換するための設定を行います。
※ブラウザを操作するオペレーションは、サクセスプランだけで使える機能です。フリープラン・ミニプラン・チームプランで設定しているフローボットでブラウザ操作を行おうとするとエラーになるのでご注意ください。
※有料プランには、2週間の無料トライアルがあり、トライアル期間中は、有料プランで使えるアプリやブラウザ操作のオペレーションも試せます。
※ブラウザを操作するオペレーションの設定方法については、詳しいガイドやチュートリアルをご用意しています。設定手順に困ったときは、以下もチェックしてみてくださいね。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
ブラウザ操作の設定が表示されるので、実際にブラウザを操作しデータの変換ができるか確認していきましょう。
今回はテンプレートですでに設定されているので、「テスト」をクリックしテストが成功するか確認します。
ステップ6：Dropboxにアップロードする
変換したファイルをDropboxにアップロードするための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するDropboxのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
フォルダのパスを入力しましょう。
ファイル名は以下のように、取得した値から「ファイル」をクリックし、変換したファイル名を設定します。
続いて、「ファイルの添付方法」と「ファイル」を設定します。以下のように設定をしてください。
入力を終えたら、「テスト」をクリックしましょう。
アウトプットに表示されたことを確認後、「保存する」をクリックします。
ステップ7：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
設定お疲れ様でした！
Google Driveを活用したその他の自動化例
Yoomでは、今回ご紹介したフロー以外にもGoogle Driveを活用した様々な自動化を実現できます。
ここでは、Google Driveに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
Google Driveのファイルが作成された際には、Google Chatで通知したり、Google スプレッドシートを更新することができ、迅速に情報共有が可能です。さらに、ファイルやPDFデータをOCRしてGoogle スプレッドシートやDBに追加したりすることで業務効率化にもつながります。
■概要 Google Driveで管理しているファイルの内容を、都度Google スプレッドシートに転記する作業に手間を感じてはいないでしょうか。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 海外から受け取ったPDFの請求書や画像資料など、外国語のファイルを確認する際に、内容の翻訳や転記に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Google Driveにファイルをアップロードするだけで、OCRによる文字抽出からDeepLでの翻訳、Google スプレッドシートへの記録までを自動化でき、多言語ドキュメントの処理を効率化します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Google Driveに格納されたPDFファイルを画像解析し、データベースへ追加およびチャットへの通知を行います。 途中に担当者依頼を加えることで、より確実なデータ追加を可能にしています。 ■事前準備 ・Yoomデータベースに追加したいPDF内の情報の列名を予め設定します。 ※列名とは、このような項目を指します。「会社名」「氏名」「メールアドレス」 etc ■作成方法 ①トリガーからアプリトリガーを選択し、Google Driveを選びます。 ②特定のフォルダにファイル・フォルダが格納されたアクションを選択し、次のページで起動間隔と対象のフォルダIDを設定します。 ③一度指定したフォルダに取得したい形式と同様のPDFをテストで格納し、Yoomに戻ってトリガーテストを行い取得を確認したら保存します。 ④トリガー下の＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからGoogle Driveを選択します。 ⑤画像ファイル・PDFファイルをダウンロードするアクションを設定し、次のページでファイルIDの欄をクリックして表示されたアウトプットからトリガーを選択し、トリガーで取得しているファイルIDを{{ファイルID}}のように埋め込みます。このようにすることで、取得したファイルIDをそのまま動的に使用できます。 ※アウトプットを使って動的に値を変更する点についてはこちらを参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528 ⑥＋マークを押し、画像・PDFから文字を読み取るオペレーションを選択します。 ⑦アクションから「画像・PDFファイルを読み取る」を選択し、次に進みます。 ⑧ファイルの添付方法で、「取得した値を使用」を選択し、候補から⑤で取得したファイルを設定します。 ⑨追加で抽出したい項目に、そのPDF上から取得した文字列の項目名を入力します。 ※ファイル全体の文字列や複数行などの、複雑な取得はAIの仕様上うまく作動しない場合がありますので、ご注意ください。 ※詳細の設定方法はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8679686 ⑩テストを行い、値が取得できたか確認して保存します。 ⑪＋マークを押し、担当者へ対応を依頼するオペレーションを選択します。 ⑫任意の担当者を設定し、メッセージ欄をクリックして、⑩のテストで取得した値を{{●●}}のようにそのまま埋め込みます。このようにすることで、⑤と同様に取得した値をそのまま担当者依頼に表示させることができます。 ⑬フォームを追加をクリックし、項目に⑩で取得した項目名をそのまま入力します。このようにすることで、⑩で取得したアウトプットをそのまま引き継ぐor担当者が修正した値を使用するといったアウトプットの引き継ぎを行う事が可能です。 ※アウトプット引き継ぎについてはこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6780877 ⑭＋マークを押し、データベースを操作するからYoomを選択後、事前に用意したテーブルを選択して、レコードを追加アクションを設定します。 ⑮次のページで事前に設定した列名が表示されるので、各列名の欄をクリックし、⑬の担当者へ対応を依頼するオペレーションで取得した項目をそれぞれ対応した列名のところに入力します。 ⑯＋マークを押し、アプリと連携するからLINE WORKSを選択してトークルームにメッセージを送信アクションを選びます。 ⑰次のページで、BotIDやトークルームIDを設定し、メッセージ内容に任意の内容を設け設定完了です。 ※LINE WORKSの詳細設定はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6228178 ■概要 Google Driveに新しいファイルが追加された際、チームへの共有や通知が遅れてしまうことはありませんか。手動での通知は手間がかかるだけでなく、共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルが作成されたタイミングをトリガーに、指定したGoogle Chatのスペースへ自動で通知することが可能になり、情報共有の迅速化と効率化を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
この単純ながらも重要な作業は、更新漏れや入力ミスといったヒューマンエラーを引き起こす原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Google Drive内の特定ファイルが更新されたことを検知し、Google スプレッドシートの対応するレコードを自動で更新することが可能です。
これにより、手作業をなくし、情報の正確性を保つことができます。
フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
JFIFからPDFへの変換作業を自動化することで、ファイル形式の違いによる業務の停滞を防ぎ、誰でも扱える汎用的なファイル形式でスムーズに情報共有ができるようになります。
このように、手作業による変換の手間や時間を大幅に削減し、より創造的で重要な業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従うだけで直感的に業務フローを構築できます。もしファイル変換の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、まずは無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
