「このJFIFファイル、どうやって開けばいいんだろう…」「毎回PDFに変換してから共有するのが面倒だ…」
このように、あまり馴染みのないJFIF形式の画像ファイルを扱う際、手間や不便さを感じていませんか？取引先との資料共有やチーム内でのデータ管理でも、汎用性の低いファイル形式は業務のボトルネックになりがちです。
特定の場所に保存されたり、メールやフォームで受信したりしたJFIFファイルを自動でPDFに変換し、指定のストレージに格納できる仕組み があれば、ファイル形式を意識せずスムーズな業務フローを実現できます。
今回ご紹介する自動化の設定はノーコードで簡単に始められ、手間や時間もかかりません。ぜひ自動化を導入して、作業の負担を減らしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはJFIFファイルをPDFに変換する業務フロー自動化のテンプレート が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
GoogleフォームでJFIFファイルが送信されたら、RPAでPDFに変換してDropboxに格納する
試してみる
■概要
画像ファイルが意図せずJFIF形式で保存されてしまい、都度PDFへ変換する作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、Googleフォームで受信したJFIFファイルを自動でPDFに変換し、Dropboxへ格納します。手作業で行っていたjfifからpdfへの変換とファイル管理を自動化することで、より重要な業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
JFIFからPDFへのファイル変換を手作業で行っており、業務を効率化したい方 Googleフォームでファイルを受け取り、手動でPDFに変換し管理している方 ファイル形式の変換と格納作業を自動化し、ヒューマンエラーを防ぎたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームへのファイル送信を起点に、jfifからpdfへの変換と保存が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます 手動でのファイル変換やアップロード作業が不要になるため、変換ミスや保存場所の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます ■フローボットの流れ
はじめに、Googleフォーム、Google Drive、DropboxをYoomと連携します 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームで送信されたJFIFファイルを取得します 次に、オペレーションでYoomのRPA機能を選択し、「ブラウザを操作する」アクションでオンラインのファイル変換サービスなどを操作して、ダウンロードしたファイルをPDFに変換します 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換したPDFファイルを指定のフォルダに格納します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガー設定で、どの質問項目からファイル情報を取得するかを任意で設定してください RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、実際にPDFへの変換を行う任意のWebサイトのURLや操作内容を設定してください Dropboxにファイルをアップロードするアクションを設定する際に、格納先のフォルダを任意で指定してください ■注意事項
Googleフォーム、Dropbox、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちら をご参照ください。 Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちら を参照ください。
JFIFからPDFへのファイル変換を自動化するテンプレート
JFIFファイルをPDF形式に自動で変換する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します。
フォームへのファイル添付やメール受信、ストレージへのアップロードなど、様々な状況をトリガーとして自動化が可能です。これにより手作業でのファイル変換の手間がなくなり、業務効率を大きく向上させることができます 。
気になる内容があれば、ぜひチェックしてみてください！
メールツールを起点にJFIFファイルをPDFに変換する
メールツールでJFIFファイルを受信した際に、自動でPDFに変換する フローを構築できます。
メールに添付されたファイルの形式確認や変換作業の手間から、スムーズに解放されます。
GoogleフォームでJFIFファイルが送信されたら、RPAでPDFに変換してDropboxに格納する
試してみる
■概要
画像ファイルが意図せずJFIF形式で保存されてしまい、都度PDFへ変換する作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、Googleフォームで受信したJFIFファイルを自動でPDFに変換し、Dropboxへ格納します。手作業で行っていたjfifからpdfへの変換とファイル管理を自動化することで、より重要な業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
JFIFからPDFへのファイル変換を手作業で行っており、業務を効率化したい方 Googleフォームでファイルを受け取り、手動でPDFに変換し管理している方 ファイル形式の変換と格納作業を自動化し、ヒューマンエラーを防ぎたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームへのファイル送信を起点に、jfifからpdfへの変換と保存が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます 手動でのファイル変換やアップロード作業が不要になるため、変換ミスや保存場所の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます ■フローボットの流れ
はじめに、Googleフォーム、Google Drive、DropboxをYoomと連携します 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームで送信されたJFIFファイルを取得します 次に、オペレーションでYoomのRPA機能を選択し、「ブラウザを操作する」アクションでオンラインのファイル変換サービスなどを操作して、ダウンロードしたファイルをPDFに変換します 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換したPDFファイルを指定のフォルダに格納します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガー設定で、どの質問項目からファイル情報を取得するかを任意で設定してください RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、実際にPDFへの変換を行う任意のWebサイトのURLや操作内容を設定してください Dropboxにファイルをアップロードするアクションを設定する際に、格納先のフォルダを任意で指定してください ■注意事項
Googleフォーム、Dropbox、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちら をご参照ください。 Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちら を参照ください。
フォームを起点にJFIFファイルをPDFに変換する
フォームツールでJFIFファイルが送信された際に、自動でPDFに変換し、指定の場所に保存する ことも可能です。
アンケートや応募フォームで集めた画像を、より簡単に管理できます。
GmailでJFIFファイルを受信したら、RPAでPDFに変換してGoogle Driveに格納する
試してみる
■概要
業務でJFIFファイルを受け取った際、閲覧や共有のためにPDFへの変換が必要になることはありませんか。この手作業は、一つ一つは簡単でも数が重なると時間がかかり、本来の業務を圧迫する要因にもなり得ます。このワークフローは、GmailでJFIFファイルが添付されたメールを受信すると、RPA機能で自動的にPDFへ変換し、指定のGoogle Driveフォルダに格納します。この一連の流れを自動化することで、ファイル変換にかかる手間を削減し、業務効率の改善に繋げます。
■このテンプレートをおすすめする方
JFIF形式のファイルを受け取ることが多く、PDFへの変換作業を効率化したい方 手作業によるファイル変換や保存のミスをなくし、業務の正確性を高めたい方 ファイル受信から保管までの一連の流れを自動化し、業務プロセスを改善したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailでのファイル受信をトリガーに、JFIFからPDFへの変換と保存が自動で行われるため、手作業の時間を削減できます。 手動でのファイル変換やGoogle Driveへのアップロード作業が不要になり、変換漏れや保存ミスといった人的エラーを防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、受信したJFIFファイルをPDFに変換する操作を組み込みます。 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換したPDFファイルを格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
RPA機能で設定するブラウザ操作では、ファイル変換に利用するWebサイトのURLを任意で設定してください。 Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、格納先のフォルダを任意で指定してください。 ■注意事項
GmailとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちら をご参照ください。
ストレージサービスを起点にJFIFファイルをPDFに変換する
ストレージサービスにJFIFファイルがアップロードされた際に、自動でPDFに変換し、別のフォルダに整理する こともできます。
チームでのファイル共有や管理を、さらに効率化 できます。
OneDriveにJFIFファイルが格納されたら、RPAでPDFに変換して別フォルダに格納する
試してみる
■概要
JFIF形式の画像ファイルを一つひとつPDFに変換する作業に、手間や時間を取られていませんか？特に、複数のファイルを扱う場合、手作業では変換漏れなどのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、OneDriveにJFIFファイルが保存されるだけで、RPAがPDFへの変換を自動で実行します。ファイル管理にかかる工数を削減し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
JFIFからPDFへのファイル変換を手作業で行っており、業務を効率化したい方 OneDriveを日常的に利用しており、ファイル整理や管理を自動化したいと考えている方 RPAを活用して、定型的なブラウザ操作をなくし、生産性を向上させたい方 ■このテンプレートを使うメリット
OneDriveにファイルを格納するだけで、JFIFからPDFへの変換が自動で完了するため、手作業にかかっていた時間を短縮できます 人の手による操作が介在しないため、変換忘れや保存先の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、OneDriveをYoomと連携します 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します オペレーションで、ファイルがJFIF形式の場合のみ後続の処理に進むよう分岐させます 次に、OneDriveの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、対象のファイルをYoom内にダウンロードします RPA機能を用いて、任意のオンラインファイル変換ツールなどを操作し、ダウンロードしたファイルをPDFに変換します AI機能で、変換後のPDFファイルからファイル名などに利用したい情報をテキスト抽出します 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換後のPDFファイルを指定のフォルダに格納します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
RPA機能で操作するファイル変換サイトは、ユーザーが利用したい任意のWebサイトに設定を変更することが可能です OneDriveのトリガーで監視するフォルダ、および変換後のPDFファイルを格納するフォルダは、それぞれ任意の場所を指定してご利用ください ■注意事項
OneDriveとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 分岐はミニプラン以上でご利用いただける機能、ブラウザ操作はサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
フォームで受信したJFIFファイルをPDFに変換するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、GoogleフォームでJFIFファイルが送信された際に、RPA機能でPDFに変換してDropboxに自動で格納するフロー を解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォーム からアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
GoogleフォームとGoogle Drive、Dropboxのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
Googleフォームのトリガー設定とRPA、Dropboxのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
GoogleフォームでJFIFファイルが送信されたら、RPAでPDFに変換してDropboxに格納する
試してみる
■概要
画像ファイルが意図せずJFIF形式で保存されてしまい、都度PDFへ変換する作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、Googleフォームで受信したJFIFファイルを自動でPDFに変換し、Dropboxへ格納します。手作業で行っていたjfifからpdfへの変換とファイル管理を自動化することで、より重要な業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
JFIFからPDFへのファイル変換を手作業で行っており、業務を効率化したい方 Googleフォームでファイルを受け取り、手動でPDFに変換し管理している方 ファイル形式の変換と格納作業を自動化し、ヒューマンエラーを防ぎたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームへのファイル送信を起点に、jfifからpdfへの変換と保存が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます 手動でのファイル変換やアップロード作業が不要になるため、変換ミスや保存場所の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます ■フローボットの流れ
はじめに、Googleフォーム、Google Drive、DropboxをYoomと連携します 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームで送信されたJFIFファイルを取得します 次に、オペレーションでYoomのRPA機能を選択し、「ブラウザを操作する」アクションでオンラインのファイル変換サービスなどを操作して、ダウンロードしたファイルをPDFに変換します 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換したPDFファイルを指定のフォルダに格納します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガー設定で、どの質問項目からファイル情報を取得するかを任意で設定してください RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、実際にPDFへの変換を行う任意のWebサイトのURLや操作内容を設定してください Dropboxにファイルをアップロードするアクションを設定する際に、格納先のフォルダを任意で指定してください ■注意事項
Googleフォーム、Dropbox、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちら をご参照ください。 Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちら を参照ください。
ステップ1：GoogleフォームとGoogle Drive、Dropboxのマイアプリ連携
今回使用するアプリをYoomのマイアプリに登録しましょう！
1．Googleフォームのマイアプリ連携
Google フォームのマイアプリ登録を行いましょう。
画面左側のマイアプリをクリックし、画面右側の「新規接続」をクリックします。
検索窓にGoogle Chatと入力し、表示された候補をクリックしましょう。
Googleのアカウント連携の画面が表示されます。
アカウント連携が完了すると、マイアプリにGoogleフォームが表示されます。
2．Google Driveのマイアプリ登録
先ほどと同様にマイアプリの新規接続一覧の中から、Google Driveをクリックします。
以下のような画面が出るので、「Sign in with Google」をクリックします。
マイアプリにGoogle Driveに表示されていればマイアプリ連携は完了です。
3．Dropboxのマイアプリ連携
ふたたび検索窓にDropboxを入力し、表示される候補をクリックします。
次のようなログイン画面が表示されるので、今回使用するアカウントでログインを行います。
続いてパスワードの入力を求められるため、入力し、「ログイン」をクリックしましょう。
マイアプリにDropboxが表示されていればマイアプリ連携は完了です。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
GoogleフォームでJFIFファイルが送信されたら、RPAでPDFに変換してDropboxに格納する
試してみる
■概要
画像ファイルが意図せずJFIF形式で保存されてしまい、都度PDFへ変換する作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、Googleフォームで受信したJFIFファイルを自動でPDFに変換し、Dropboxへ格納します。手作業で行っていたjfifからpdfへの変換とファイル管理を自動化することで、より重要な業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
JFIFからPDFへのファイル変換を手作業で行っており、業務を効率化したい方 Googleフォームでファイルを受け取り、手動でPDFに変換し管理している方 ファイル形式の変換と格納作業を自動化し、ヒューマンエラーを防ぎたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームへのファイル送信を起点に、jfifからpdfへの変換と保存が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます 手動でのファイル変換やアップロード作業が不要になるため、変換ミスや保存場所の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます ■フローボットの流れ
はじめに、Googleフォーム、Google Drive、DropboxをYoomと連携します 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームで送信されたJFIFファイルを取得します 次に、オペレーションでYoomのRPA機能を選択し、「ブラウザを操作する」アクションでオンラインのファイル変換サービスなどを操作して、ダウンロードしたファイルをPDFに変換します 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換したPDFファイルを指定のフォルダに格納します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガー設定で、どの質問項目からファイル情報を取得するかを任意で設定してください RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、実際にPDFへの変換を行う任意のWebサイトのURLや操作内容を設定してください Dropboxにファイルをアップロードするアクションを設定する際に、格納先のフォルダを任意で指定してください ■注意事項
Googleフォーム、Dropbox、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちら をご参照ください。 Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちら を参照ください。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：トリガーとなるGoogleフォームの設定
GoogleフォームでJFIFファイルが送信されたことを自動化のトリガーにするための設定を行います。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するGoogleフォームのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
Googleフォームの回答内容を取得するためには、回答項目の値を取得するにはJSONPathを用いてアウトプットに格納する必要があります。
JSONPathの設定ができたら、引き続き内容の入力を進めましょう。トリガーの起動間隔は5分・10分・15分・30分・60分から選択できます。
※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
フォームIDは、今回使用するGoogleフォームから取得し入力しましょう。
実際にGoogleフォームからJFIFファイルを送信し、Yoomの画面の「テスト」をクリックしましょう。
テスト成功後、以下の画面にGoogleフォームから取得した値が表示されていることを確認しましょう。こちら をご確認ください。
テスト成功後「保存する」をクリックしましょう。
ステップ4：Google Driveからファイルをダウンロードする
Googleフォームで送信されたJFIFファイルをGoogle Driveからダウンロードするための設定を行います。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するGoogle Driveのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
API接続設定が表示されます。
テスト成功を確認したら「保存する」をクリックします。
ステップ5：ブラウザを操作する
ダウンロードしたファイルをPDFに変換するための設定を行います。
※ブラウザを操作するオペレーションは、サクセスプランだけで使える機能です。フリープラン・ミニプラン・チームプランで設定しているフローボットでブラウザ操作を行おうとするとエラーになるのでご注意ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
ブラウザ操作の設定が表示されるので、実際にブラウザを操作しデータの変換ができるか確認していきましょう。
ステップ6：Dropboxにアップロードする
変換したファイルをDropboxにアップロードするための設定を行います。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するDropboxのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
フォルダのパスを入力しましょう。
ファイル名は以下のように、取得した値から「ファイル」をクリックし、変換したファイル名を設定します。
続いて、「ファイルの添付方法」と「ファイル」を設定します。以下のように設定をしてください。
入力を終えたら、「テスト」をクリックしましょう。
ステップ7：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
設定お疲れ様でした！
Google Driveを活用したその他の自動化例
Yoomでは、今回ご紹介したフロー以外にもGoogle Driveを活用した様々な自動化を実現できます。
Google Driveのファイルが作成された際には、Google Chatで通知したり、Google スプレッドシートを更新することができ、迅速に情報共有が可能です。さらに、ファイルやPDFデータをOCRしてGoogle スプレッドシートやDBに追加したりすることで業務効率化にもつながります。
Google Driveにファイルが作成されたら、Google Chatで通知する
試してみる
■概要
Google Driveに新しいファイルが追加された際、チームへの共有や通知が遅れてしまうことはありませんか。手動での通知は手間がかかるだけでなく、共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルが作成されたタイミングをトリガーに、指定したGoogle Chatのスペースへ自動で通知することが可能になり、情報共有の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google DriveとGoogle Chatを連携させ、情報共有を円滑にしたいと考えている方 手作業による通知の手間や、共有漏れなどのヒューマンエラーをなくしたい方 チーム内でのファイル共有プロセスを標準化し、業務効率を向上させたいマネージャーの方 ■このテンプレートを使うメリット
ファイル作成時に自動で通知が送信されるため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を他の業務に充てることができます 通知プロセスが自動化されることで、連絡の漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとGoogle ChatをYoomと連携します 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。この際、監視対象としたいフォルダを指定します 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、通知したい内容を記述します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Chatへの通知設定では、メッセージを送付したいスペースやダイレクトメッセージを任意で指定することが可能です 通知メッセージの本文は、固定のテキストを設定できるだけでなく、トリガーで取得したファイル名やURLといった情報を変数として埋め込み、動的な内容にすることもできます ■注意事項
Google Drive、Google ChatのそれぞれとYoomを連携させてください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法 」を参照ください。
Google Driveで特定のファイルが更新されたら、Google スプレッドシートを更新する
試してみる
■概要
Google Driveで管理しているファイルの更新情報を、都度Google スプレッドシートに手作業で転記するのは手間がかかる作業であり、更新漏れなどのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Google Driveで特定のファイルが更新されたことをトリガーに、関連するGoogle スプレッドシートの情報を自動で更新できるため、こうした手作業による管理業務を効率化し、情報の正確性を保つことが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
Google DriveとGoogle スプレッドシートでファイル管理を行っている方 ファイルの更新状況を手作業で転記しており、手間やミスを減らしたい担当者の方 複数人でファイルを共有しており、最新状況の管理を自動化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Driveのファイル更新を検知し自動でシートを更新するため、手作業での転記や確認作業にかかる時間を削減できます。 手作業によるデータの入力漏れや転記ミスを防ぎ、管理情報の一貫性と正確性を保つことに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでコマンドオペレーションの「分岐」を設定し、更新内容に応じた処理の条件を定めます。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、特定のセルの情報を更新します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定では、監視対象としたい特定のファイルIDを設定してください。 Google スプレッドシートのオペレーション設定では、更新対象としたい任意のスプレッドシートIDとシート内のタブ名を設定してください。 ■注意事項
Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Google Driveに格納されたPDFデータをOCRして、内容確認およびYoomDBへ追加し、LINE WORKSへその旨を通知する
試してみる
■概要
Google Driveに保存される請求書や申込書などのPDFファイルの内容を手作業で確認し、データベースに入力する作業は手間がかかり、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google Driveへのファイル格納をトリガーに、OCR機能でPDFからテキストを自動で抽出し、内容確認の依頼からデータベースへの登録、関係者への通知までの一連の流れを自動化できるため、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveで受け取るPDF書類のデータ入力に手間を感じている経理や営業事務の方 OCRツールを導入しているが、その後の確認や通知作業が手動で行われている方 紙やPDFで届く書類の管理を効率化し、ペーパーレス化を推進したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
PDFが格納されると自動でOCR処理が実行され、手作業での転記が不要になるため、データ入力にかかる時間を短縮できます。 手作業でのデータ転記による、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとLINE WORKSをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」を設定します。 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」を設定し、トリガーで取得したファイルを指定します。 次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」で、ダウンロードしたファイルからテキストデータを抽出します。 次に、「担当者に対応依頼」を設定し、抽出したデータの内容確認とYoomのデータベースへの登録を依頼します。 最後に、LINE WORKSの「指定のトークルームに通知する」を設定し、処理が完了した旨を関係者に通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのIDを任意で設定してください。 OCR機能では、読み取りたいPDFのフォーマットに合わせて、抽出するテキスト項目を任意で設定できます。 担当者への対応依頼では、依頼する担当者や確認・登録を依頼する内容などを自由にカスタマイズしてください。 Yoomのデータベースは、管理したい項目に合わせて任意のプロジェクトやデータベースを設定することが可能です。 LINE WORKSへの通知では、通知先のトークルームや送信するメッセージ内容を任意で設定してください。 ■注意事項
Google Drive、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCR AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「こちらの記事 」をご参照ください。
Google DriveにアップロードされたファイルをOCRして、DeepLで翻訳後、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
海外から受け取ったPDFの請求書や画像資料など、外国語のファイルを確認する際に、内容の翻訳や転記に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Google Driveにファイルをアップロードするだけで、OCRによる文字抽出からDeepLでの翻訳、Google スプレッドシートへの記録までを自動化でき、多言語ドキュメントの処理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
海外から受け取ったPDF形式の請求書などを手作業で翻訳・転記している方 多言語の資料を収集し、内容を翻訳してスプレッドシートにまとめている方 Google DriveやDeepLなどを活用した業務フローの自動化を検討している方 ■このテンプレートを使うメリット
ファイルアップロードを起点にOCR、翻訳、転記が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。 手作業による翻訳漏れや転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google Drive、DeepL、Google スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルを対象とします。 次に、オペレーションでOCRの「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。 次に、オペレーションでDeepLの「テキストを翻訳」を設定し、OCRで読み取ったテキストを翻訳します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」を設定し、翻訳後のテキストなどを指定の列に追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定では、ファイルのアップロードを検知する対象フォルダを任意で指定してください。 OCR機能では、読み取りたいテキストの範囲や項目を、アップロードするファイルのフォーマットに合わせて任意で設定できます。 DeepLでの翻訳アクションでは、翻訳対象のテキスト（OCRで取得した情報など）や翻訳先の言語を自由に指定可能です。 Google スプレッドシートへの追加アクションでは、出力先のスプレッドシートやシート、列を指定し、どの項目にどのデータを反映させるかなどを柔軟に設定できます。 ■注意事項
Google Drive、DeepL、Google スプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
JFIFからPDFへの変換作業を自動化することで、ファイル形式の違いによる業務の停滞を防ぎ、誰でも扱える汎用的なファイル形式でスムーズに情報共有ができるようになります。
このように、手作業による変換の手間や時間を大幅に削減し、より創造的で重要な業務に集中できる環境 が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従うだけで直感的に業務フローを構築できます。もしファイル変換の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、まずは無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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