GoogleフォームでJFIFファイルが送信されたら、RPAでPDFに変換してDropboxに格納する

■概要

画像ファイルが意図せずJFIF形式で保存されてしまい、都度PDFへ変換する作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、Googleフォームで受信したJFIFファイルを自動でPDFに変換し、Dropboxへ格納します。手作業で行っていたjfifからpdfへの変換とファイル管理を自動化することで、より重要な業務に集中できる環境を整えます。

■このテンプレートをおすすめする方

• JFIFからPDFへのファイル変換を手作業で行っており、業務を効率化したい方
• Googleフォームでファイルを受け取り、手動でPDFに変換し管理している方
• ファイル形式の変換と格納作業を自動化し、ヒューマンエラーを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへのファイル送信を起点に、jfifからpdfへの変換と保存が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手動でのファイル変換やアップロード作業が不要になるため、変換ミスや保存場所の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、DropboxをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームで送信されたJFIFファイルを取得します
4. 次に、オペレーションでYoomのRPA機能を選択し、「ブラウザを操作する」アクションでオンラインのファイル変換サービスなどを操作して、ダウンロードしたファイルをPDFに変換します
5. 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換したPDFファイルを指定のフォルダに格納します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定で、どの質問項目からファイル情報を取得するかを任意で設定してください
• RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、実際にPDFへの変換を行う任意のWebサイトのURLや操作内容を設定してください
• Dropboxにファイルをアップロードするアクションを設定する際に、格納先のフォルダを任意で指定してください

■注意事項

• Googleフォーム、Dropbox、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。