OneDriveにJFIFファイルが格納されたら、RPAでPDFに変換して別フォルダに格納する

■概要

JFIF形式の画像ファイルを一つひとつPDFに変換する作業に、手間や時間を取られていませんか？特に、複数のファイルを扱う場合、手作業では変換漏れなどのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、OneDriveにJFIFファイルが保存されるだけで、RPAがPDFへの変換を自動で実行します。ファイル管理にかかる工数を削減し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。

■このテンプレートをおすすめする方

• JFIFからPDFへのファイル変換を手作業で行っており、業務を効率化したい方
• OneDriveを日常的に利用しており、ファイル整理や管理を自動化したいと考えている方
• RPAを活用して、定型的なブラウザ操作をなくし、生産性を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• OneDriveにファイルを格納するだけで、JFIFからPDFへの変換が自動で完了するため、手作業にかかっていた時間を短縮できます
• 人の手による操作が介在しないため、変換忘れや保存先の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、OneDriveをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
3. オペレーションで、ファイルがJFIF形式の場合のみ後続の処理に進むよう分岐させます
4. 次に、OneDriveの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、対象のファイルをYoom内にダウンロードします
5. RPA機能を用いて、任意のオンラインファイル変換ツールなどを操作し、ダウンロードしたファイルをPDFに変換します
6. AI機能で、変換後のPDFファイルからファイル名などに利用したい情報をテキスト抽出します
7. 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換後のPDFファイルを指定のフォルダに格納します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• RPA機能で操作するファイル変換サイトは、ユーザーが利用したい任意のWebサイトに設定を変更することが可能です
• OneDriveのトリガーで監視するフォルダ、および変換後のPDFファイルを格納するフォルダは、それぞれ任意の場所を指定してご利用ください

■注意事項

• OneDriveとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上でご利用いただける機能、ブラウザ操作はサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。