GmailでJFIFファイルを受信したら、RPAでPDFに変換してGoogle Driveに格納する

■概要

業務でJFIFファイルを受け取った際、閲覧や共有のためにPDFへの変換が必要になることはありませんか。この手作業は、一つ一つは簡単でも数が重なると時間がかかり、本来の業務を圧迫する要因にもなり得ます。このワークフローは、GmailでJFIFファイルが添付されたメールを受信すると、RPA機能で自動的にPDFへ変換し、指定のGoogle Driveフォルダに格納します。この一連の流れを自動化することで、ファイル変換にかかる手間を削減し、業務効率の改善に繋げます。

■このテンプレートをおすすめする方

• JFIF形式のファイルを受け取ることが多く、PDFへの変換作業を効率化したい方
• 手作業によるファイル変換や保存のミスをなくし、業務の正確性を高めたい方
• ファイル受信から保管までの一連の流れを自動化し、業務プロセスを改善したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでのファイル受信をトリガーに、JFIFからPDFへの変換と保存が自動で行われるため、手作業の時間を削減できます。
• 手動でのファイル変換やGoogle Driveへのアップロード作業が不要になり、変換漏れや保存ミスといった人的エラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、受信したJFIFファイルをPDFに変換する操作を組み込みます。
4. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換したPDFファイルを格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• RPA機能で設定するブラウザ操作では、ファイル変換に利用するWebサイトのURLを任意で設定してください。
• Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、格納先のフォルダを任意で指定してください。

■注意事項

• GmailとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。