GmailでMP4を受信したら、MP3に変換してDropboxに格納する
試してみる
■概要
メールで受信した動画ファイルの音声だけを利用したい時、手作業でのファイル変換に手間を感じることはありませんか。特に、MP4形式のファイルをMP3に変換する定型業務は、時間もかかり面倒な作業です。このワークフローを活用すれば、GmailでMP4ファイルを受信した際に、自動でMP3への変換からDropboxへの格納までを実行します。ファイル変換に伴う一連の作業を自動化し、業務の効率化を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- メールで受信した動画から、音声のみを抽出する業務が頻繁に発生する方
- Web会議の録画など、MP4からMP3へのファイル変換を手作業で行っている方
- ファイル変換後のデータをDropboxで管理しており、格納までを自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでの受信を起点に、MP4からMP3への変換とDropboxへの格納が自動で完結するため、手作業にかかっていた時間を削減できます。
- ファイルの選択ミスや変換漏れ、指定外の場所への保存といった、手作業によるヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、メールに添付されたMP4ファイルをMP3に変換する処理を実行します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたMP3ファイルを指定のフォルダへ格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローを起動させたいメールの件名や本文に含まれるキーワードを任意で設定してください。
- Dropboxのファイルアップロード設定では、変換したファイルを格納したいフォルダのパスを任意で指定することが可能です。
■注意事項
- Gmail、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
会議の録画やオンラインセミナーのアーカイブなど、ビジネスシーンでMP4形式の動画ファイルを扱う機会は少なくありません。
しかし、「この動画から音声だけを抜き出して、後で聞き返せるようにしたい」「議事録作成のために、まずは音声データだけをテキスト化したい」と考えた際に、手作業でのファイル変換に手間を感じていませんか？
専用の変換ツールを探してインストールしたり、オンラインの変換サイトにファイルを都度アップロードしたりするのは、面倒で時間もかかってしまいます。
もし、特定のフォルダにMP4ファイルを保存したり、メールで受信したりするだけで、自動的にMP3ファイルに変換され、指定のストレージに保存される仕組みがあれば、こうしたファイル変換の煩わしさから解放され、音声コンテンツの活用や文字起こしといった次の業務へスムーズに着手できるようになります。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには動画ファイル（MP4）を音声ファイル（MP3）に自動で変換する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
GmailでMP4を受信したら、MP3に変換してDropboxに格納する
試してみる
■概要
メールで受信した動画ファイルの音声だけを利用したい時、手作業でのファイル変換に手間を感じることはありませんか。特に、MP4形式のファイルをMP3に変換する定型業務は、時間もかかり面倒な作業です。このワークフローを活用すれば、GmailでMP4ファイルを受信した際に、自動でMP3への変換からDropboxへの格納までを実行します。ファイル変換に伴う一連の作業を自動化し、業務の効率化を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- メールで受信した動画から、音声のみを抽出する業務が頻繁に発生する方
- Web会議の録画など、MP4からMP3へのファイル変換を手作業で行っている方
- ファイル変換後のデータをDropboxで管理しており、格納までを自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでの受信を起点に、MP4からMP3への変換とDropboxへの格納が自動で完結するため、手作業にかかっていた時間を削減できます。
- ファイルの選択ミスや変換漏れ、指定外の場所への保存といった、手作業によるヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、メールに添付されたMP4ファイルをMP3に変換する処理を実行します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたMP3ファイルを指定のフォルダへ格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローを起動させたいメールの件名や本文に含まれるキーワードを任意で設定してください。
- Dropboxのファイルアップロード設定では、変換したファイルを格納したいフォルダのパスを任意で指定することが可能です。
■注意事項
- Gmail、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
MP4をMP3に自動変換する方法
普段お使いの様々なツールをきっかけに、MP4ファイルをMP3ファイルへ自動で変換・保存する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
動画ファイルを起点とした業務の効率化に繋がるので、ぜひ参考にしてみてください。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
メールで受信したMP4ファイルを自動で変換する
GmailなどでMP4ファイルが添付されたメールを受信したことをきっかけに、自動でMP3ファイルへ変換し、指定のストレージサービスに格納することができます。
メールで共有された動画の音声だけをすぐに確認したい場合に非常に便利です！
GmailでMP4を受信したら、MP3に変換してDropboxに格納する
試してみる
■概要
メールで受信した動画ファイルの音声だけを利用したい時、手作業でのファイル変換に手間を感じることはありませんか。特に、MP4形式のファイルをMP3に変換する定型業務は、時間もかかり面倒な作業です。このワークフローを活用すれば、GmailでMP4ファイルを受信した際に、自動でMP3への変換からDropboxへの格納までを実行します。ファイル変換に伴う一連の作業を自動化し、業務の効率化を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- メールで受信した動画から、音声のみを抽出する業務が頻繁に発生する方
- Web会議の録画など、MP4からMP3へのファイル変換を手作業で行っている方
- ファイル変換後のデータをDropboxで管理しており、格納までを自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでの受信を起点に、MP4からMP3への変換とDropboxへの格納が自動で完結するため、手作業にかかっていた時間を削減できます。
- ファイルの選択ミスや変換漏れ、指定外の場所への保存といった、手作業によるヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、メールに添付されたMP4ファイルをMP3に変換する処理を実行します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたMP3ファイルを指定のフォルダへ格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローを起動させたいメールの件名や本文に含まれるキーワードを任意で設定してください。
- Dropboxのファイルアップロード設定では、変換したファイルを格納したいフォルダのパスを任意で指定することが可能です。
■注意事項
- Gmail、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
フォームでアップロードされたMP4ファイルを自動で変換する
Yoomのフォーム機能などでMP4ファイルがアップロードされたら、自動的にMP3ファイルに変換してストレージサービスに保存することも可能です。
不特定多数から動画ファイルを収集し、音声データとして管理するような業務を効率化できます。
フォームでMP4を受信したら、MP3に変換してGoogle Driveに格納する
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■概要
Web会議の録画やオンラインセミナーの動画など、MP4形式のファイルをMP3形式の音声ファイルに変換する作業に手間を感じていませんか？毎回手作業でコンバーターにかけるのは面倒であり、ファイル管理も煩雑になりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームでMP4ファイルを受け付けるだけで、MP4からMP3への変換を自動で行い、指定のGoogle Driveに格納できます。ファイル変換と整理の手間を省き、業務効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Web会議の録画など、MP4ファイルをMP3に変換し、議事録作成に活用したい方
- 動画コンテンツから音声ファイルを抽出し、文字起こしなどの二次利用を効率化したい方
- MP4からMP3への変換とファイル管理を自動化し、定型業務を削減したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームにMP4ファイルが送信されると、MP4からMP3への変換とGoogle Driveへの格納が自動で完結するため、手作業の時間を削減できます。
- 変換後のファイルは常に指定のフォルダに保存されるため、ファイル管理が標準化され、担当者によるバラつきや格納忘れを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、MP4ファイルを受け付けるための項目を作成します。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、オンラインのファイル変換サービスなどを利用してMP4ファイルをMP3ファイルに変換する操作を記録します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたMP3ファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーでは、MP4ファイルのアップロード項目以外に、会議名や日付など、管理に必要な情報を取得するための項目を任意で追加・編集することが可能です。
- Google Driveにファイルをアップロードするオペレーションでは、格納先となるフォルダを任意のフォルダIDに設定してください。案件ごとや月ごとにフォルダを分ける運用も可能です。
■注意事項
- Google DriveとYoomを連携してください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
チャットツールで共有されたMP4ファイルを自動で変換する
SlackなどのチャットツールでMP4ファイルが共有された際に、自動でMP3ファイルへと変換し、任意のストレージサービスに保存するフローも作成できます。
チャットでのスピーディーなやり取りの中で発生するファイル変換作業を自動化し、コミュニケーションをより円滑に進めましょう！
SlackでMP4を受信したら、MP3に変換してBoxに格納する
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■概要
動画ファイルから音声だけを取り出したい場面で、MP4からMP3へのファイル変換を手作業で行い、手間を感じていませんか。このワークフローを活用することで、SlackでMP4ファイルを受信するだけで、自動でMP3への変換からBoxへの格納までを完結させることができ、こうしたファイル形式の変換に伴う定型業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Slackで受け取った動画ファイルの管理や共有を頻繁に行う方
- 手作業でのmp 4 to mp3のファイル変換に時間や手間がかかっている方
- Boxを活用したファイル管理をしており、格納作業の自動化に関心がある方
■このテンプレートを使うメリット
- MP4ファイルの受信からMP3への変換、Boxへの格納までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの変換ミスや、Boxへのアップロード漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SlackとBoxをYoomと連携します。
- トリガーでSlackを選択し、「ファイルがチャンネルに投稿されたら」というアクションで、MP4ファイルが投稿された際にフローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションでSlackの「投稿されたファイルをダウンロード」アクションを設定し、投稿されたMP4ファイルをYoom内にダウンロードします。
- 続けて、オペレーションのRPA機能で「ブラウザを操作する」アクションを設定し、MP4からMP3へ変換する処理を自動化します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたMP3ファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxにファイルをアップロードするアクションでは、格納先となるフォルダを任意で設定可能です。案件ごとや日付ごとにフォルダを分けて管理したい場合などに活用できます。
■注意事項
- Slack、BoxにのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
Gmailで受信したMP4をMP3に変換しDropboxに格納するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、GmailでMP4ファイルが添付されたメールを受信したら、自動でMP3に変換してDropboxに格納するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Gmail、Dropboxのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Gmailのトリガー設定とDropboxのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
GmailでMP4を受信したら、MP3に変換してDropboxに格納する
試してみる
■概要
メールで受信した動画ファイルの音声だけを利用したい時、手作業でのファイル変換に手間を感じることはありませんか。特に、MP4形式のファイルをMP3に変換する定型業務は、時間もかかり面倒な作業です。このワークフローを活用すれば、GmailでMP4ファイルを受信した際に、自動でMP3への変換からDropboxへの格納までを実行します。ファイル変換に伴う一連の作業を自動化し、業務の効率化を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- メールで受信した動画から、音声のみを抽出する業務が頻繁に発生する方
- Web会議の録画など、MP4からMP3へのファイル変換を手作業で行っている方
- ファイル変換後のデータをDropboxで管理しており、格納までを自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでの受信を起点に、MP4からMP3への変換とDropboxへの格納が自動で完結するため、手作業にかかっていた時間を削減できます。
- ファイルの選択ミスや変換漏れ、指定外の場所への保存といった、手作業によるヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、メールに添付されたMP4ファイルをMP3に変換する処理を実行します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたMP3ファイルを指定のフォルダへ格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローを起動させたいメールの件名や本文に含まれるキーワードを任意で設定してください。
- Dropboxのファイルアップロード設定では、変換したファイルを格納したいフォルダのパスを任意で指定することが可能です。
■注意事項
- Gmail、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
ステップ1：Gmail、Dropboxのマイアプリ連携
今回使用するアプリをYoomのマイアプリに登録しましょう！
先にマイアプリ登録を行っておくと、後の設定がスムーズになります。
1．Gmailのマイアプリ登録
画面左側の「マイアプリ」をクリックし、その後画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。
検索窓にGmailを入力し表示される候補をクリックします。
YoomとGmailの連携画面が表示されるので、赤枠の「Sign in with Google」をクリックします。
今回連携したいアカウントを選択し、YoomとGmailの連携を進めましょう。
※認証時にはGmailへの権限をすべて許可します。
マイアプリにGmailが表示されます。
2．Dropboxのマイアプリ連携
画面左側の「マイアプリ」をクリックし、その後画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。
検索窓にDropboxを入力し表示される候補をクリックします。
次のようなログイン画面が表示されるので、今回使用するアカウントでログインを行います。
続いてパスワードの入力を求められるため、入力し、「ログイン」をクリックしましょう。
マイアプリにDropboxが表示されていればマイアプリ連携は完了です。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
GmailでMP4を受信したら、MP3に変換してDropboxに格納する
試してみる
■概要
メールで受信した動画ファイルの音声だけを利用したい時、手作業でのファイル変換に手間を感じることはありませんか。特に、MP4形式のファイルをMP3に変換する定型業務は、時間もかかり面倒な作業です。このワークフローを活用すれば、GmailでMP4ファイルを受信した際に、自動でMP3への変換からDropboxへの格納までを実行します。ファイル変換に伴う一連の作業を自動化し、業務の効率化を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- メールで受信した動画から、音声のみを抽出する業務が頻繁に発生する方
- Web会議の録画など、MP4からMP3へのファイル変換を手作業で行っている方
- ファイル変換後のデータをDropboxで管理しており、格納までを自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでの受信を起点に、MP4からMP3への変換とDropboxへの格納が自動で完結するため、手作業にかかっていた時間を削減できます。
- ファイルの選択ミスや変換漏れ、指定外の場所への保存といった、手作業によるヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、メールに添付されたMP4ファイルをMP3に変換する処理を実行します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたMP3ファイルを指定のフォルダへ格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローを起動させたいメールの件名や本文に含まれるキーワードを任意で設定してください。
- Dropboxのファイルアップロード設定では、変換したファイルを格納したいフォルダのパスを任意で指定することが可能です。
■注意事項
- Gmail、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：トリガーとなるGmailの設定
特定のキーワードに一致するメールを受信したことを自動化のトリガーにするための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するGmailのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
アプリトリガーのAPI接続設定が表示されるので、設定を進めていきましょう。
トリガーの起動間隔は5分・10分・15分・30分・60分から選択できます。
※ご利用プランによって設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
キーワードには「MP4」と設定しました。
キーワードとMP4ファイルを含んだテストメールを送信し、Yoomで「テスト」をクリックしましょう。
以下の画面のようにアウトプットにメールの内容が表示されます。
この後、この取得した値の内容を入力に使用することができます。
※取得した値に関して、詳しくはこちらをご確認ください。
テスト成功後「保存する」をクリックしましょう。
ステップ4：ブラウザを操作しファイルを変換する
メールで受信したMP4ファイルをMP3に変換するための設定を行います。
※ブラウザを操作するオペレーションは、サクセスプランだけで使える機能です。フリープラン・ミニプラン・チームプランで設定しているフローボットでブラウザ操作を行おうとするとエラーになるのでご注意ください。
※サクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中は、有料プランで使えるアプリやブラウザ操作のオペレーションも試せますので、ぜひ活用してみてください。
「ブラウザを操作する」の設定方法 | Yoomヘルプセンター
ブラウザを操作する画面が表示されるので設定を進めましょう。
今回は操作例としてFreeConvertを使用していますが、用途や社内ルールなどに応じてURLをカスタマイズして使いましょう。
「1.URLにアクセス」をクリックし、任意のアクション名と対象のURLを入力して保存することでカスタマイズできます。
2.ファイルをアップロードのアクションでアップロードするファイルを選択するので、下記のように添付ファイルをクリックしましょう。
その後のフローは予め設定されているので、そのままテストしてください。
もし別のサイトを使用する際には、2以下のアクションを削除してから再設定が必要です。
テストは1から順番に実行されます。
4.待機のアクションは少し時間がかかりますがそのまま待ちましょう。
「テスト」をクリックし、実際にファイルが変換されるか確認しましょう。
テスト成功後、以下のように取得した値を確認出来たら「保存する」をクリックします。
ステップ5：Dropboxにアップロードする
最後に変換したファイルをDropboxに変換するための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するDropboxのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
アップロードしたいフォルダのパスを入力しましょう。
ファイル名は以下のように、取得した値から「ファイル」をクリックし、変換したファイル名を設定します。
続いて、「ファイルの添付方法」と「ファイル」を設定します。
以下のように設定をしてください。
入力を終えたら、「テスト」をクリックしましょう。
アウトプットに表示されたことを確認後、「保存する」をクリックします。
ステップ6:トリガーをONにして起動準備完了
以下の画像が表示されたら、トリガーをONにしてください。
これですべての設定が完了したので、Googleフォームの回答内容をもとにAIで競合調査をして、Notionに追加されるかを確認してみましょう。
以上が「GmailでMP4を受信したら、MP3に変換してDropboxに格納する」方法でした。
Dropboxを活用したその他の自動化例
Yoomでは、今回ご紹介したフロー以外にもDropboxを活用した様々な自動化を実現できます。
ここでは、Dropboxに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
OCRでの自動読み取り、各種データの自動更新、ファイル形式の変換といった定型作業を自動化。
さらに、顧客管理システムや入力フォームとの連携により、ファイルの生成や整理も効率化します。
これにより、手作業によるミスを削減し、時間とリソースをコア業務に集中させることが可能となり、組織全体の生産性を向上させられそうです。
Googleフォームで送信されたファイルをDropboxにアップロードする
試してみる
■概要
Googleフォームでファイルを受け付ける際、都度ファイルを確認しDropboxに手動で保存する作業は手間がかかる上に、保存忘れなどのミスにつながる可能性があります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、添付されたファイルが自動でDropboxの指定フォルダにアップロードされるため、こうした手作業をなくし、ファイル管理の正確性と迅速性を高めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け取ったファイルの管理を手作業で行っている方
- ファイルの保存漏れや手作業によるミスを防ぎたいと考えている方
- GoogleフォームとDropbox間の定型業務を自動化し効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへのファイル送信をトリガーに自動でDropboxに保存するため、これまで手作業でのアップロード業務に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの保存忘れや、誤ったフォルダへの保存といったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームで送信されたファイルをダウンロードします。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、前のステップでダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、対象となるフォームのIDや、フローを起動させる間隔を任意で設定してください。
- Google Driveからファイルをダウンロードするアクションでは、トリガーのアウトプアウトからファイルのIDを選択し、ダウンロード対象として指定します。
- Dropboxへファイルをアップロードするアクションでは、保存先のフォルダパスやファイル名、アップロードするファイルなどを任意で設定してください。
■注意事項
DropboxにWMVファイルがアップロードされたら、RPAでGIFファイルに変換し保存する
試してみる
■概要
動画コンテンツを活用する際、WMVファイルをGIFに変換する作業に手間を感じてはいないでしょうか。オンラインの変換ツールを探して都度ファイルをアップロードする作業は、数が重なると大きな負担になります。
このワークフローを活用すれば、指定のDropboxフォルダにWMVファイルをアップロードするだけで、RPAが変換プロセスを自動で実行します。ファイル変換に伴う一連の手作業を自動化し、より創造的な業務に時間を活用できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 日常的にファイル変換を手作業で行っているコンテンツ制作者の方
- Dropboxをファイルストレージとして活用しており、関連業務の自動化を検討している方
- 動画やGIFを用いたSNS投稿や資料作成の効率を改善したいと考えている担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- ファイル変換ツールを毎回開いて操作する手間が不要になり、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 誰が作業をしても変換から保存まで同じ手順で実行されるため、作業の属人化を防ぎ、業務プロセスを標準化できます
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxをYoomと連携します
- トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」アクションを設定します
- オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したWMVファイルをダウンロードします
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を設定し、任意のファイル変換サイト上でダウンロードしたWMVファイルをGIFに変換する操作を記録します
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたGIFファイルを指定のフォルダに保存します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、WMVファイルのアップロードを検知するフォルダのパスを任意で設定してください。ファイル名を指定し、特定のファイル名の場合のみ起動させることも可能です
- Dropboxの「ファイルをダウンロード」アクションでは、トリガーで検知したファイルが格納されているフォルダのパスを設定してください
- 変換後のGIFファイルを保存するDropboxのフォルダパスは、「ファイルをアップロード」アクションで任意に設定してください
■注意事項
- DropboxとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
Dropboxにファイルがアップロードされたら、Google スプレッドシートのチャートを更新する
試してみる
■概要
Dropboxにファイルがアップロードされるたびに、手作業で内容を確認しGoogle スプレッドシートのチャートを更新するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
また、こうした手作業は入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Dropboxへのファイルアップロードを検知して、Google スプレッドシートのデータを自動で更新できます。
さらに、そのデータをチャートにもそのまま反映させることができるので、作業の効率アップが見込めるでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- DropboxとGoogle スプレッドシート間で定期的なデータ更新作業が発生している方
- 手作業によるデータ入力やチャート更新の時間を削減し、他の業務に集中したい方
- データ反映のミスや漏れを防ぎ、常に最新の正確な情報でチャートを管理したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxにファイルがアップロードされると、関連情報がGoogle スプレッドシートに自動で追加されチャートが更新されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータの転記ミスや、チャートの更新漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を維持することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- トリガーでDropboxの「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
- 次に、Dropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- 続いて、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから必要な情報を抽出します。
- さらに、「繰り返し処理」を設定し、抽出したデータのうち、Google スプレッドシートに追加したい項目を繰り返し処理の対象とします。
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、繰り返し処理で取得したデータを指定のスプレッドシートに追加します。これにより、スプレッドシートのチャートも自動で更新されます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「画像・PDFから文字を読み取る」では、対象ファイル内のどの部分の情報を抽出するかを任意でカスタムできます。
- 「レコードを追加する」では、前のステップで抽出した値を変数として活用し設定することが可能です。
- 「繰り返し処理」では、どのデータを対象に繰り返し処理を行いGoogle スプレッドシートへレコードとして追加するか、任意に設定・追加することができます。
■注意事項
- Dropbox、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google スプレッドシートのチャートの作成や範囲の設定は事前に行う必要があります。
- 「OCRまたは音声を文字起こしする」「同じ処理を繰り返す」の各オペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらを参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Dropboxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Slackに通知する
試してみる
■概要
Dropboxにアップロードされた請求書や申込書の内容確認と関係者への共有を手作業で行っていませんか？
そうした作業は手間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Dropboxに追加されたファイルからOCR機能でテキストを抽出し、Slackへ通知する流れを自動化できます。
ファイルの確認・共有業務を効率化し、迅速な情報連携を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxに保存された請求書や申込書の内容を手作業で確認・転記している方
- 紙の書類をスキャンしてDropboxで管理し、その内容をSlackで共有している方
- 書類の内容確認や共有作業のミスをなくし、業務を正確に進めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのファイル追加からSlackへの通知までが自動化され、手作業で行っていた確認や転記作業の時間を短縮します。
- 金額や日付などの入力間違いや読み取り漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぐことで、業務の正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- DropboxとSlackをYoomと連携します。
- トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをYoom内にダウンロードします。
- オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、OCR機能で取得したテキスト情報を指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、ファイルが追加された際にフローボットを起動するフォルダを指定してください。
- OCR機能では、ファイルから抽出する項目（請求金額、会社名など）を自由に設定できます。
- Slackへの通知では、通知先のチャンネルを指定してください。
本文にOCR機能で取得したテキスト情報を埋め込むことで、より具体的な内容を通知できます。
■注意事項
- Dropbox、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 - チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 - OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なります。 - ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があります。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
HubSpotにコンタクトが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
HubSpotに新しいコンタクトが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.営業部門
・HubSpotで新しく登録されたコンタクト情報を基に、Dropboxで個別フォルダを作成し、顧客情報や関連資料を管理したいチーム
・顧客ごとにフォルダを作成し、ドキュメント管理を効率化したいチーム
2.カスタマーサポートチーム
・新規コンタクトがHubSpotに登録された際に、Dropboxでフォルダを自動生成し、顧客サポート資料ややり取りを一元管理したいチーム
3.マーケティング部門
・HubSpotで取得したリード情報に基づいて、Dropboxにフォルダを作成し、キャンペーン資料やマーケティング資料を整理したいチーム
4.プロジェクト管理チーム
・新規顧客やパートナー情報をHubSpotで管理し、関連するプロジェクト資料をDropboxで管理したいチーム
5.データ管理チーム
・HubSpotとDropbox間で顧客データの整合性を保ち、一貫した顧客管理を行いたいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・自動でDropboxにフォルダが作成されるため、迅速に資料やドキュメントを整理することができます。
・顧客対応の進捗状況や関連資料をリアルタイムで共有できるため、ミスコミュニケーションが減少し、スムーズな業務進行が可能となります。
■注意事項
・HubSpot、DropboxのそれぞれとYoomを連携させてください。
まとめ
MP4ファイルからMP3ファイルへの変換作業を自動化することで、これまで手作業で行っていたファイル変換の手間を減らし、必要な音声データをいつでもすぐに活用できる状態を整えることができます。
これにより、議事録作成のための文字起こしや、ポッドキャストなどのコンテンツ配信準備といった後続の業務へ、より迅速に取り掛かることが可能になるでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もしファイル変換作業の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomが実現する業務効率化を体験してみてください！
