・
「ミーティングの日程が決まったのに、Zoho CRMへの予定登録を忘れてしまった…」
「複数のツールを確認しながら予定を手入力するのは、時間がかかる上にミスも発生しやすい…」
このようにZoho CRMへの予定登録において、手作業による手間やヒューマンエラーに悩まされていませんか？
もしWebミーティングの作成などをトリガーにして、Zoho CRMへ予定を自動登録できる仕組みがあればこれらの悩みから解放されますね。
これにより、登録漏れや入力ミスといった課題を解決できるので、よりスムーズな顧客管理が実現するでしょう。
その結果、本来注力すべき営業活動や顧客対応に時間を使えるようになります！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できる方法を使います。
ぜひこの機会に導入して、日々の業務を効率化しましょう。
YoomにはZoho CRMに予定を追加する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
Zoomで商談や打ち合わせを設定した後、別途Zoho CRMに予定を手入力する作業に手間を感じていませんか。こうした二重入力は時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスや登録漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用することで、Zoho CRMとZoomの連携がスムーズになり、Zoomでミーティングを作成するだけで、関連情報がZoho CRMへ自動で予定として登録されるため、手作業による手間やミスを解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それではここから代表的な例として、Zoomミーティングが作成されたら、Zoho CRMに予定を追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定していくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Zoho CRM
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
Zoomで商談や打ち合わせを設定した後、別途Zoho CRMに予定を手入力する作業に手間を感じていませんか。こうした二重入力は時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスや登録漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用することで、Zoho CRMとZoomの連携がスムーズになり、Zoomでミーティングを作成するだけで、関連情報がZoho CRMへ自動で予定として登録されるため、手作業による手間やミスを解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ここではYoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
以下の手順をご参照ください。
※Authentication（権限系）のエラーが起こった場合は、マイアプリ連携の動作に不備があることが多いです。
特にScopeの選択ミスが多く見られるため注意しましょう。
Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
以下の手順をご参照ください。
まず準備として、Zoho CRMでテスト用の商談情報を登録しておきましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要
Zoomで商談や打ち合わせを設定した後、別途Zoho CRMに予定を手入力する作業に手間を感じていませんか。こうした二重入力は時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスや登録漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用することで、Zoho CRMとZoomの連携がスムーズになり、Zoomでミーティングを作成するだけで、関連情報がZoho CRMへ自動で予定として登録されるため、手作業による手間やミスを解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
「ミーティングが作成されたら（Webhook）」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「ミーティングが作成されたら（Webhook）」のまま「次へ」をクリックします。
まず。Zoomの設定画面でWebhookイベント受信設定を行いましょう。
※Webhookは作成したアプリ内で作成する必要がありますのでご注意ください。
続けて、テスト用のミーティングを作成します。
Zoho CRMで作成した商談タイトルを含んでください。
ここまで完了したらYoomの設定画面に戻りテストしてください。
特定のユーザーをホストに設定することで、フローボットの起動条件を絞ることもできます。
成功したら保存しましょう。ここで取得した値を次以降のステップで活用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に「テスト」を実行して取得した値のことです。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
Zoomのトリガーアクションはデフォルトでは取れるデータが少ないため、詳細情報を取れるこのアクションを設定し、後続で使用できる値をより詳細に取得していきます。
「ミーティングの詳細情報を取得」をクリックしてください。
ステップ3と同様、アクションは「ミーティングの詳細情報を取得」のまま「次へ」をクリック。
ミーティングIDの欄にはZoomから取得した「ミーティングID」の値が予め設定されているので、そのままテストしましょう。
※以下のように取得した値を設定することで、トリガーが実行されるたびに最新のミーティング情報を反映できます。
成功したら保存してください。Zoomミーティングの詳細情報を取得できました！
先ほど取得したZoomのミーティング情報から、Zoho CRMでの商談検索や予定作成に必要な項目を抽出します。
「テキストからデータを抽出する」をクリックしましょう。
ステップ3・4と同様、アクションは「GPT-4o mini｜3,500文字以内のデータからテキストを抽出（2タスク）」のまま「次へ」をクリック。
()内のタスクを消費しますので、使用プランやデータの容量によって選択しましょう。
ステップ4と同じく、対象のテキストの欄にはZoomから取得した値が予め設定されているのでそのままでOKです。
抽出したい項目も設定されていますが、編集・追加する場合はカンマ区切りで入力してください。
任意で指示内容も入力可能です。
設定が完了したらテストしましょう。
成功したら保存してください。
AIが商談検索・予定作成のための必要事項を抽出してくれました！
先ほど抽出したテキストをもとに、Zoho CRMで予定に関連付ける商談を検索します。
「商談情報を検索」をクリックします。
これまでのステップと同様、アクションは「商談情報を検索」のまま「次へ」をクリック。
まず検索対象項目をプルダウンから選択しましょう。
今回は検索ワードとして、ステップ5でミーティング名を抽出したため「商談名」を選んでいます。
値の欄には、ステップ5から取得した「ミーティング名」の値が設定されているのでそのままで大丈夫です。
最後に、テキストボックス下部の説明通りにZohoドメインを入力してテストしてください。
成功したら保存しましょう。用意した商談がヒットしました！
ここまできたらあとひと息です！いよいよZoho CRMで予定を作成します。
「予定の作成」をクリックしてください。
アクションは「予定の作成」のまま「次へ」をクリック。
イベントのタイトルの欄にはこれまでのステップ同様「トピック」の値が設定されているので、そのままでも任意の名称に変更しても問題ありません。
詳細も設定されていますが、ご自身の業務に合わせて編集してみましょう。
タイトルと詳細は、これまで取得してきた値や日付などの変数・固定のテキストを組み合わせて自由にカスタマイズできます。
次に、終日の予定か否かをプルダウンから選択してください。
プルダウンで選択した値は、今後このフローで追加されるすべての商談に適用されます。
開始日時・終了日時・関連するレコードIDには、それぞれステップ4・5・6から取得した値が予め設定されているのでそのままでOKです。
任意で連絡先IDを入力することもできます。
続けて、こちらも任意で関連するレコードIDのモジュール名を選択しましょう。
最後に、ステップ6と同じZohoドメインを入力してテストしてください。
成功したら保存しましょう。
Zoomのミーティング情報をもとに、Zoho CRMで商談に紐づいた予定が作成されました！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認してください。
以上が、Zoomミーティングが作成されたら、Zoho CRMに予定を追加する方法でした！
見込み客やタスクが作成・更新されたらチャットツールへ通知したり、開発プラットフォームやデータベースに情報を自動転記します。
逆に、日程調整ツールや広告プラットフォームなどの情報をトリガーに見込み客や取引先を自動作成します。
情報連携の正確性と営業活動のスピードが向上します。
■概要
Googleスプレッドシートで行が追加されたらZoho CRMで取引先を作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Googleスプレッドシートを業務で活用している方
・情報管理を行う営業アシスタント
・顧客からの情報をいち早く反映させたいフィールドワーカー
2.Zoho CRMを活用した取引管理を行う企業
・顧客管理に使用している総務担当者
・案件の進捗状況を把握するために使用している営業部長
■このテンプレートを使うメリット
Googleスプレッドシートは追加した内容がすぐに反映されるため、素早い情報共有を行うために有効的なツールです。
しかし、Googleスプレッドシートに追加された情報を手動でZoho CRMに再入力するのは、作業効率を低下させる可能性があります。
作業効率を上げるために手入力をなるべく減らしたいと考える方にこのフローは適しています。
Googleスプレッドシートに行が追加されたら、自動で追加された内容を引用してZoho CRMに取引先を追加するため、手作業を省くことができます。
また引用された内容を反映することができるため、情報の精度を保ちます。
■注意事項
・Googleスプレッドシート、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Calendlyで予定が登録されたらZoho CRMに見込み客を追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Calendlyで予定の作成や管理を行なっている方
・顧客との打ち合わせを作成している営業担当や営業アシスタント
・ウェビナーを企画運営するカスタマーサービス部門の担当者
・無料セミナーの集客などを行っているマーケティング担当者
2.Zoho CRMを利用して顧客の登録を行っている方
・顧客の情報管理を行う営業担当や営業アシスタント
・関係企業の情報やデータを管理している総務担当者
・支店を多く持つ企業の統括部門のご担当者
3.手入力の手間を削減し、自動化を考えている方
・業務効率化を目指すスタートアップ企業の経営者
・入力作業を多くこなす事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・Calendlyでの登録内容を自動でZoho CRMに見込み客として登録するため、手入力の手間を省くことで、営業担当者の負担を軽減することができます。
・Zoho CRMに見込み客を自動で登録することで登録漏れを防ぎ、確実に営業アプローチを行うことができます。
・予定の登録と同時にZoho CRMに情報が入力されるため、予定開始までに十分な事前準備の時間を確保することが可能となり、質の高いマーケティングや営業を行うことができます。
・登録後に再度Slackで完了通知することで、担当者が内容の確認を行える為、Zoho CRMの登録情報の精度を上げることができます。
■注意事項
・Calendly、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Zoho CRMで新しい見込み客が作成または更新された場合、自動的に指定のChatworkのルームに通知します。
通知内容や送信先のChatworkルームはカスタマイズ可能です。
■設定方法
・Zoho CRM、ChatworkそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
・Zoho CRMの「見込み客が作成または更新されたら」というトリガーでzohoドメインを設定してください。
・Chatworkの「メッセージを送る」というオペレーションで、連携アカウントや送信先のルーム、メッセージ内容の設定を行ってください。
■注意事項
・Zoho CRM、Chatworkそれぞれでアカウントとの連携設定が必要です。
・Chatworkの投稿先のルームや通知内容を任意の値に置き換えてご利用ください。
■概要
Zoho CRMに新規見込み客が登録されたら、Microsoft Teamsに連携して指定のチャンネルにメッセージを通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.見込み客を顧客化する業務の担当者
・営業アシスタントや部門長
・展示会やイベントに出展する企業の営業担当
2.名刺や企業担当者データをZoho CRM管理しているの方
・デジタルツールを活用してスケジュール管理を行なっている事務職員
・マーケティング業務の担当者
3.手作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務の自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・Zoho CRMへの登録完了を自動で通知してくれるため、手作業での連絡の必要がなく業務効率化に繋がります。
・Microsoft Teamsへ完了通知することで、チーム全体への周知を行える為リード情報に関する情報共有などが活発になり、チーム全体の連携が強化されます。
・新規見込み客が登録されると、直ぐにMicrosoft Teamsの指定チャンネルに通知が届くことで、営業担当者はリード獲得を逃すことなく、迅速なフォローアップが可能に繋がります。
■注意事項
・Microsoft Teams、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Zoho CRMの商談情報が更新されたら、boardに登録していた案件情報も更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zoho CRMとboardの両方を利用する営業チーム
・Zoho CRMで更新した商談情報をboardにも自動で反映させたい方
・商談情報の二重更新を避けて作業効率を向上させたい方
・Zoho CRMとboardで案件情報を常に同期させたい方
2.Zoho CRMを主に利用する営業担当者
・boardで案件の進捗管理やタスク管理を行いたい方
・Zoho CRMの商談情報が更新されたら自動でboardの情報も最新の状態にしたい方
■このテンプレートを使うメリット
Zoho CRMとboardはそれぞれ顧客管理とプロジェクト管理に特化した優れたツールですが両者を連携させることで、よりシームレスな業務フローを実現できます。
この自動化フローを活用すれば、Zoho CRMでの商談進捗に合わせて、boardの案件情報もリアルタイムで更新されます。これにより営業チームとプロジェクトチーム間の情報共有がスムーズになり、連携ミスや対応の遅れを防ぐことができます。
また手作業による情報更新の手間が省けるため、担当者はより重要な業務に集中することができます。さらに常に最新の情報を両システムで共有できるため、意思決定の迅速化や顧客満足度の向上にも繋がります。
■注意事項
・Zoho CRM、boardのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Meta広告（Facebook）でリード情報が登録されたら、Zoho CRMにもリード情報を作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.マーケティング担当者
・Meta広告（Facebook）の成果をZoho CRMと連携させて分析したい方
・Zoho CRM上でリード情報を可視化してチームで共有したい方
2.Meta広告（Facebook）運用担当者
・Meta広告（Facebook）から獲得したリード情報をZoho CRMに手動で入力する手間を省きたい方
・リード情報の入力ミスを減らしたい方
・Meta広告（Facebook）とZoho CRMのリード情報を自動で同期させたい方
■このテンプレートを使うメリット
Meta広告（Facebook）は新規の見込み客を獲得するための強力なツールですが、獲得したリード情報を効果的に活用するためには、営業活動との連携が不可欠です。
リード情報をZoho CRMに自動的に取り込むことにより、手作業による入力の手間を省いて営業担当者はより重要な業務に集中することができます。
このフローを使用すると、Meta広告（Facebook）から得られた貴重なリード情報は、迅速にZoho CRMに反映されて営業チームは迅速なフォローアップが可能になります。
また自動化によってヒューマンエラーを軽減してデータの正確性を保つこともできます。
■注意事項
・Meta広告（Facebook）、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
YouCanBookMeで新しく予定が登録されたら、Zoho CRMにリードを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.YouCanBookMeとZoho CRMを併用している営業チーム
・YouCanBookMeで獲得した見込み客を自動でZoho CRMに登録し、リード管理を効率化したい方
・手作業でのZoho CRMへのリード登録の手間を省きたい方
・YouCanBookMeの予約情報を活用して、Zoho CRMで効果的なリードナーチャリングを行いたい方
2.営業/カスタマーサポート担当者
・効率的にリードを獲得し、成約率を高めたい方
・YouCanBookMeの予定情報に基づいた顧客対応を行い顧客満足度を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
・YouCanBookMeで予約されたリード情報をZoho CRMに自動で登録することにより、手入力の手間が省くことができリード管理の効率が向上します。
・手入力によるミスを減らし、正確なリード情報をZoho CRMに登録することができます。
・YouCanBookMe予定が入ると同時にZoho CRMにリード情報が登録されるため、営業担当者はすぐにリードに対してアプローチすることができます。
・YouCanBook.meで予定を登録した顧客を自動的にZoho CRMに追加することにより、リード管理の手間を省くことができ効率的なフォローアップが可能になります。
■注意事項
・YouCanBookMe、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携させてください。
・YouCanBookMeのWebhook設定方法はこちらをご参照ください。
■概要
Zoho CRMでタスクが登録されたらMicrosoft Excelに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.営業活動の情報管理でZoho CRMを利用している方
・Zoho CRMで顧客情報を一元管理している営業部門の方
・リードに応じたフォローアップのタスク管理をしている方
2.タスクの一元管理でMicrosoft Excelを活用している方
・Microsoft Excelでタスク管理をしているプロジェクトマネージャーの方
・Zoho CRMのタスクを都度Microsoft Excelに追加している方
■このテンプレートを使うメリット
Zoho CRMは顧客情報や営業活動の情報を一元管理することができ、営業活動の効率を向上させることができます。
しかし、チーム内のタスクをMicrosoft Excelで管理している場合、Zoho CRMに登録したタスクを都度反映させる必要があり、手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Zoho CRMでタスクが登録されるとMicrosoft Excelへのタスク追加を自動化できるため、タスク管理を効率化することができます。
Microsoft Excelへのタスク追加が自動化されることで、手動による作業が不要となり、ヒューマンエラーの発生を防止することが可能です。
また、チャットツールと連携することでZoho CRMに登録されたタスクをチームメンバーに共有することもできます。
■注意事項
・Zoho CRM、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Zoho CRMで新しい商談が作成されるたびに、関連資料を保管するためDropboxに手動でフォルダを作成する作業に手間を感じていませんか。この定型的な作業は、重要な情報管理の一環でありながら、作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーの温床にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Zoho CRMとDropboxをスムーズに連携し、商談作成の情報を元にフォルダ作成を自動化できるため、こうした課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Zoho CRMでタスクが登録されたらGitHubに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.営業タスクの管理でZoho CRMを活用している方
・営業関連のタスクをZoho CRMで管理している方
・商談の進捗やリードの管理でZoho CRMを利用する方
2.チーム内のタスクを管理する方
・GitHubでタスク管理を行っている方
・Zoho CRMとGitHubを連携してタスク管理を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Zoho CRMは顧客対応を効率化でき、営業活動を円滑に進めることができます。
しかし、営業関連とそれ以外の業務でツールを分けてタスク管理をしている場合、プロジェクト全体のタスク管理が煩雑になる可能性があります。
このテンプレートは、Zoho CRMでタスクが登録されるとGitHubに自動でタスクを追加することができ、管理業務を効率化できます。
プロジェクト全体のタスクがGitHubに集約されるため、タスクの可視化に役立ち、チーム内の情報共有をスムーズにすることが可能です。
また、GitHubへの誤入力や登録漏れも防止できるため、プロジェクト運営が円滑になります。
■注意事項
・Zoho CRM、GitHubのそれぞれとYoomを連携してください。
Zoho CRMと様々なツールを連携して予定の作成を自動化することで、これまで手作業で行っていた情報転記の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより予定の登録漏れや重複といったミスが減り、より正確で効率的なスケジュール管理が実現するでしょう。
結果的に、営業担当者は顧客対応などのコア業務に一層集中する環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：商談名以外を商談に紐づける方法はありますか？
A：はい、あります。
例えばZoomミーティングの「説明」に取引先名を入力しておき、ステップ5で「説明」の値から取引先を抽出するよう設定すると、取引先名でも紐づけることができます。
ステップ3
ステップ4の取得した値
ステップ5
ステップ6
Q：予定にWeb会議のURLや参加者リストも自動で登録できますか？
A：ステップ7のAPI接続設定で、取得した値を「詳細」に追記することで登録できます。
Q：関連する商談が見つからない場合、処理はどうなりますか？
A：テスト自体は成功と表示されますが、値が取得されません。
そのため、予定が作成されないことになります。
必ず共通のミーティング名を含めたタイトルを設定しましょう。
