■概要
Zoomで商談や打ち合わせを設定した後、別途Zoho CRMに予定を手入力する作業に手間を感じていませんか。こうした二重入力は時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスや登録漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用することで、Zoho CRMとZoomの連携がスムーズになり、Zoomでミーティングを作成するだけで、関連情報がZoho CRMへ自動で予定として登録されるため、手作業による手間やミスを解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoho CRMとZoomを連携させ、ミーティング設定から予定登録までを自動化したい営業担当者の方
- Zoomで作成したミーティング情報をZoho CRMへ手作業で転記しており、非効率だと感じている方
- 営業活動における定型業務を自動化し、チーム全体の生産性向上を目指すマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomでミーティングを作成するとZoho CRMへ自動で予定が登録されるため、これまで手作業で行っていた二重入力の手間を省き、時間を有効活用できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、日時の間違いや参加者の登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を保つことができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとZoho CRMをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが作成されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでZoomの「ミーティングの詳細情報を取得」アクションを設定します。
- 次に、AI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、ミーティングの議題などから商談情報を抽出します。
- その後、Zoho CRMの「商談情報を検索」アクションを設定し、抽出した情報をもとに該当の商談を探します。
- 最後に、Zoho CRMの「予定の作成」アクションを設定し、ミーティング情報を紐付けて予定を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能のデータ抽出設定では、ミーティングの議題や説明文から、Zoho CRMでの検索や予定作成に利用したい情報（例：商談名、顧客名など）を任意に抽出するよう設定できます。
- Zoho CRMでの商談検索や予定作成時には、AIで抽出した情報に加えて、担当者名などの固定値を設定したり、検索条件を柔軟にカスタマイズしたりすることが可能です。
■注意事項
- Zoom、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
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