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Shopifyで注文が入るたびに、手作業で請求書や納品書を作成する業務に追われていませんか？
「毎日同じ作業の繰り返しで時間がもったいない…」
「手入力による金額のミスや送付漏れが怖い…」など、ECサイト運営におけるバックオフィス業務には、このような悩みがつきものです。
もし、Shopifyで支払い済みの注文情報をもとに、請求書などのPDF書類を自動で作成できる仕組みがあれば、こうした日々の煩わしい作業から解放され、商品開発やマーケティング施策といった、より事業の成長に繋がるコア業務に集中する時間を確保できます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、日々の業務を効率化しましょう。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはShopifyの注文情報をもとにPDF書類を作成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう。
■概要
Shopifyで注文が入るたびに、手作業で請求書を作成し、PDFとして送付する業務は手間がかかるものです。特に注文数が増えるにつれて、この定型業務は担当者の負担となり、本来注力すべき業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、Shopifyでの支払い完了を検知し、注文情報をもとに請求書PDFを自動で作成、お客様へのメール送信までを自動化できるため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Shopifyで注文が入るたび、手作業で請求書PDFを作成・送付しているストア運営者の方
・注文情報の転記ミスや、請求書の送付漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい経理担当者の方
・Shopifyの請求書発行業務を自動化し、顧客対応などのコア業務に集中したい方
■注意事項
・Shopify、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
Shopifyの注文情報から請求書PDFを自動作成するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Shopifyで注文の支払いが行われた際に、その注文情報から請求書PDFを自動で作成するフローを解説していきます。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Shopify／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
Shopifyで注文が入るたびに、手作業で請求書を作成し、PDFとして送付する業務は手間がかかるものです。特に注文数が増えるにつれて、この定型業務は担当者の負担となり、本来注力すべき業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、Shopifyでの支払い完了を検知し、注文情報をもとに請求書PDFを自動で作成、お客様へのメール送信までを自動化できるため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Shopifyで注文が入るたび、手作業で請求書PDFを作成・送付しているストア運営者の方
・注文情報の転記ミスや、請求書の送付漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい経理担当者の方
・Shopifyの請求書発行業務を自動化し、顧客対応などのコア業務に集中したい方
■注意事項
・Shopify、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
ステップ1：マイアプリ連携と準備
まず、Yoomとそれぞれのアプリを連携して操作が行えるようにしていきます。
ShopifyとGoogle スプレッドシートをマイアプリに連携します。
こちらは以下の手順をご参照ください。
ステップ2：テンプレートのコピー
ここからはフローを作っていきます。テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
■概要
Shopifyで注文が入るたびに、手作業で請求書を作成し、PDFとして送付する業務は手間がかかるものです。特に注文数が増えるにつれて、この定型業務は担当者の負担となり、本来注力すべき業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、Shopifyでの支払い完了を検知し、注文情報をもとに請求書PDFを自動で作成、お客様へのメール送信までを自動化できるため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Shopifyで注文が入るたび、手作業で請求書PDFを作成・送付しているストア運営者の方
・注文情報の転記ミスや、請求書の送付漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい経理担当者の方
・Shopifyの請求書発行業務を自動化し、顧客対応などのコア業務に集中したい方
■注意事項
・Shopify、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます。
ステップ3：Shopifyのトリガーを設定する
今回は、Shopifyで注文の支払いが行われたときに自動で処理を開始するトリガーを設定します。
1つ目のフローを選択します。
アクション設定画面で「注文の支払いが行われたら（Webhook）」を選びます。
連携するShopifyアカウントを指定し、「次へ」をクリックします。
表示されたWebhook URLをコピーします。
Shopify管理画面の「設定」→「通知」→「Webhookを作成」から「注文の支払い」を選び、このURLを貼り付けます。
設定が終わったら先に下のテスト用商品を支払い済みにして、「テスト」をクリックします。
Shopifyでテスト注文を作成し、支払い済みにしましょう。
これにより、Webhookイベントが送信されます。
テストが成功すると、取得した注文データ（注文番号・金額・メールアドレスなど）が表示されます。
内容を確認し、「完了」をクリックします。
ステップ4：Shopifyで注文情報を取得する設定
続いて、Webhookで受け取った注文IDを使って、詳細な注文情報を取得します。
2つ目の赤枠を選択します。
アクション設定で「注文情報を取得」を選びます。
連携するShopifyアカウントを指定し、「次へ」をクリックします。
サブドメインを入力します。
注文ID欄には前ステップで取得した注文IDを設定します。
テストを実行し、注文データが正しく取得できるか確認します。
「完了」をクリックします。
ステップ5：Google スプレッドシートで請求書を発行する
次に、取得した注文情報を使ってGoogle スプレッドシートで請求書を作成します。
3つ目の赤枠を選択しましょう。
今回のテスト用に以下のGoogle スプレッドシートを用意しておきます。
Google スプレッドシートの連携アカウントを確認します。
注釈に沿って請求書テンプレートのGoogle スプレッドシートIDと、保存先のGoogle DriveフォルダIDを入力します。
出力ファイル名を任意で入力し、「次へ」をクリックしましょう。
テンプレート内の項目（顧客ID、作成日時、注文番号、小計、合計金額）にShopifyの注文データを設定します。
取得した値を利用することで、トリガーが起動するたびに最新の値を自動で引用できます。
設定が終わったら「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功すると、PDF形式の請求書が自動で作成されます。
発行されたファイルを確認し、「完了」をクリックします。
発行結果をダウンロードして、PDFに注文データが反映されていることを確認します。
ステップ6：メールで請求書を送信する
最後に、発行した請求書をメールで自動送信する設定を行います。
4つ目の赤枠を選択しましょう。
宛先（To）に、Shopify注文データから取得したメールアドレスを設定します。
件名と本文を入力します。
本文には注文番号や金額などを取得した値から挿入してください。
「任意で設定してください」の文言は削除してください。
添付ファイルには「発行した書類」を選び、「次へ」をクリックします。
入力したメール内容が正しいか確認します。
テストをクリックして実際に送信を試しましょう。
テストが成功すると、「メールを送信しました」と表示されます。
「完了」をクリックして設定を終了します。
テスト結果として、メールの送信内容が表示されます。
宛先・件名・本文・添付ファイルが正しいことを確認します。
これで、Shopifyで支払いが完了した注文に対して、請求書発行とメール送信が自動化されました！
ステップ7：トリガーをONにして起動準備完了
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。以上がShopifyの注文情報からPDF書類を自動作成する方法でした。Shopifyを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、ShopifyのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
Shopifyを中心に、受注処理から商品管理、外部ツール連携までを自動化することで、日々の運用負担をぐっと軽くできます。
ご紹介するワークフローでは、注文発生時の通知やフォルダ作成、顧客・商品データの登録、翻訳対応など、複数サービスとの連携をスムーズにし、ショップ運営をよりシンプルで効率的に進められるようになるでしょう！
まとめ
Shopifyでの注文発生時にPDF書類の作成を自動化することで、これまで手作業で行っていた請求書作成などの定型業務から解放され、ヒューマンエラーの防止にも繋がります。
これにより、バックオフィス業務の負担を軽減し、売上向上に直結するマーケティングや顧客対応といったコア業務にリソースを集中させることが可能になるでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できるので、 もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ下のサイトから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：PDFのデザインは自由にカスタマイズできますか？
A：
Yoomは雛形（Googleドキュメント/スプレッドシート）の置換でPDF化します。
ロゴ・社判や項目配置は雛形編集で対応できます。
詳しくは下記のサイトをご参照ください。
Q：特定の注文のみ自動化するなど、条件分岐は可能ですか？
A：
はい。可能です。
Shopifyの「注文情報の取得」の後に「分岐」を使うことで高額注文のみPDF発行、ギフト注文は除外、特定タグのみ処理などの設定ができます。
※有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
Q：メール送信失敗など、エラー発生時の検知や対処方法は？
A：
Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
また、通知先はメールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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