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「Salesforceに新しいリードが登録されたら、すぐに担当者へフォローアップのToDoを割り当てたい…」
「リードが増えるたびに手作業でToDoを作成していて、抜け漏れや対応の遅れが心配…」
このように、Salesforceのリード管理とToDo作成の連携に手間を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Salesforceに新しいリードが追加された際に、関連するToDoを自動で作成し担当者に割り当てられる仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放されるでしょう。
また、迅速かつ正確なリードフォローアップ体制を構築し、本来注力すべき商談活動に集中できます。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定可能です。
手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Salesforceのリード情報を活用してタスクを自動生成する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう。
ここからSalesforceにリードが追加された際に、ToDoオブジェクトにレコードを自動で追加するフローを解説していきます。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Salesforce
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。」
それでは、ここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Salesforceのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
※Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ここからはフローボットの設定を進めていきます。
まず、「リードオブジェクトに新規レコードが登録されたら」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。タイトルは任意で変更も可能です。
Salesforceと連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
ここで、テスト操作の準備を行います。
実際に新規リードを登録する必要があるので、Salesforceで実行します。
作成する内容は架空の情報（例：「山田テスト」など）で構いません。
説明欄には、ToDoに連携したい内容を入力しておきましょう。
準備が完了したら、Yoomに戻り設定を進めていきます。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で選択可能です。
「マイドメインURL」は、注釈を確認し入力してください。
設定が完了したら、テストを行いましょう。
テストが成功すると、下記のような取得した値が表示されます。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。
リード情報が反映していればOKです。
「保存する」を押して次に進みましょう！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「テキスト抽出」をクリックしてください。
変換タイプは 「GPT-4o mini｜3,500文字以内のデータからテキストを抽出（2タスク）」 が、デフォルトで設定されています。
抽出対象となるテキストの文字数によって消費タスク数が変動するので、「変更する」から任意の変換タイプを選択してください。
確認が完了したら「次へ」をクリックしましょう。
「対象のテキスト」は、取得した値から「説明」を設定しましょう。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映されます。
「抽出したい項目」は、どの項目を抽出したいか入力します。
今回のテストでは【タスク名】と【詳細】を抽出します。
「指示内容」は、AIに対して抽出する際の条件や指示を自由に記入できます。
設定が完了したら「テスト」を実行しましょう。
設定した項目が抽出されていれば、テスト成功です。
「保存する」を押して次へ進みます。
「レコードを追加する」をクリックしてください。
再度、Salesforceと連携するアカウントに間違いがないかを確認しましょう。
データベースの連携を行います。
「マイドメインURL」は、ステップ3と同じ値を入力してください。
「オブジェクトのAPI参照名」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
今回は【ToDo】にレコードを追加するので、以下のように設定します。
設定が完了したら、次へ進んでください。
「追加するレコードの値」はステップ3や4で取得した値を基に、連携したい項目を設定していきましょう。
リードIDなども入れておくと、後で探しやすくなりそうです。
全ての設定が完了したら、「テスト」をクリックしてください。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
また、ToDoにレコードが追加されるので、Salesforceを確認してみましょう。
確認できたら、Yoomに戻り「保存する」を押してください。
これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう！お疲れさまでした。
新規リードや取引先が登録されたら、チャットツールへ通知したり、データベースに情報を自動記録します。
逆に、Webフォーム、決済システム、カレンダー、他社CRMからの情報をトリガーにリードや商談を自動作成します。
情報連携の正確性と営業活動のスピードが向上します。
Salesforceのリード追加とToDo作成を連携・自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたリードへの対応依頼やタスク作成の手間を減らし、迅速なリードフォロー体制を構築できるでしょう。</span>
これにより、営業担当者はタスク管理に時間を割かれることなく、本来のコア業務である顧客とのコミュニケーションや商談活動に集中できる環境が整います。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：作成されるToDoの件名や説明を自由にカスタマイズできますか？
A：はい、できます。
取得した値と固定値を組み合わせられるため、例えば「新規問い合わせ（変数）」＋「_対応（固定値）」のようにカスタマイズすることも可能です。
Q：特定の条件を満たすリードのみを自動化の対象にできますか？
A：はい、できます。
「リードオブジェクトに新規レコードが登録されたら」トリガーの直下に、「分岐」オペレーションを追加することで、特定の条件のリードだけを自動化できるようになります。
※有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
Q：自動化がエラーで失敗した場合、どのように気づけますか？
A：Yoomに登録したメールアドレスに通知が届きます。
また、Yoom画面上に「認証に失敗しました」「設定内容に誤りがある」などのエラーメッセージが表示されます。
エラーが起きた際の対応方法については下記のサイトをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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