「プロジェクトが完了したのに、Googleコンタクトの連絡先グループが残ったままだ…」
「定期的に不要な連絡先グループを手作業で削除するのが面倒…」
このように、Googleコンタクトの連絡先グループの管理に手間を感じていませんか？手動での削除作業は時間がかかるだけでなく、削除漏れや誤操作の原因にもなりがちです。
もし、特定の条件、例えばフォームが送信されたら、指定した連絡先グループを自動で削除できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、常に整理された状態で連絡先を管理することができます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには
Googleコンタクトの連絡先グループを削除する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
フォームが送信されたら、Googleコンタクトの連絡先グループを削除する
試してみる
■概要
Googleコンタクトで不要になった連絡先グループの管理は、定期的に手作業で削除する必要があり、手間がかかるのではないでしょうか。特にグループ数が多い場合、削除漏れや誤ったグループを削除してしまうリスクもあります。 このワークフローを活用すれば、フォーム送信をきっかけに、指定したGoogleコンタクトの連絡先グループを自動で削除できるため、こうした手作業を効率化し、正確な管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleコンタクトの連絡先グループを手動で削除する作業に手間を感じている方
- 多数の連絡先グループを管理しており、定期的な整理を自動化したいと考えている方
- 手作業によるGoogleコンタクトの操作ミスをなくし、効率的に管理したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信をトリガーにGoogleコンタクトの連絡先グループが自動で削除されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業での削除に伴う、対象グループの選択ミスや削除漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がり、正確な連絡先管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleコンタクトをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、削除したい連絡先グループの情報を入力する項目を作成します。
- 続いて、オペレーションでGoogleコンタクトの「連絡先グループ一覧を取得する」アクションを設定します。
- 次に、AI機能のオペレーションで、取得したグループ一覧からフォームで指定されたグループ情報を抽出するためのマニュアル（指示）を作成します。
- 最後に、オペレーションでGoogleコンタクトの「連絡先グループを削除する」アクションを設定し、AI機能で抽出した情報を指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能では、削除したい連絡先グループを指定するための入力項目などを任意でカスタマイズしてください。
- Googleコンタクトの各アクションでは、固定値を入力したり、前段のオペレーションで取得した情報を変数として設定したりすることが可能です。
- AI機能によるテキスト抽出では、前段で取得した連絡先グループ一覧を変数として利用し、抽出したい項目を任意で指定できます。
- Googleコンタクトでグループ一覧を取得する際、ページトークンや同期トークンを任意で設定し、取得対象を細かく指定することも可能です。
■注意事項
- GoogleコンタクトとYoomを連携してください。
フォーム送信をトリガーにGoogleコンタクトの連絡先グループを削除するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Yoomのフォームが送信された際に、Googleコンタクトの連絡先グループを自動で削除するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行してください。
※今回連携するアプリの公式サイト：Googleコンタクト
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Googleコンタクトのマイアプリ連携
- 該当のテンプレートをコピーする
- フォームトリガーとGoogleコンタクト・テキスト抽出のアクション設定
- トリガーをONにして、フローが起動するかを確認する
フォームが送信されたら、Googleコンタクトの連絡先グループを削除する
試してみる
■概要
Googleコンタクトで不要になった連絡先グループの管理は、定期的に手作業で削除する必要があり、手間がかかるのではないでしょうか。特にグループ数が多い場合、削除漏れや誤ったグループを削除してしまうリスクもあります。 このワークフローを活用すれば、フォーム送信をきっかけに、指定したGoogleコンタクトの連絡先グループを自動で削除できるため、こうした手作業を効率化し、正確な管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleコンタクトの連絡先グループを手動で削除する作業に手間を感じている方
- 多数の連絡先グループを管理しており、定期的な整理を自動化したいと考えている方
- 手作業によるGoogleコンタクトの操作ミスをなくし、効率的に管理したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信をトリガーにGoogleコンタクトの連絡先グループが自動で削除されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業での削除に伴う、対象グループの選択ミスや削除漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がり、正確な連絡先管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleコンタクトをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、削除したい連絡先グループの情報を入力する項目を作成します。
- 続いて、オペレーションでGoogleコンタクトの「連絡先グループ一覧を取得する」アクションを設定します。
- 次に、AI機能のオペレーションで、取得したグループ一覧からフォームで指定されたグループ情報を抽出するためのマニュアル（指示）を作成します。
- 最後に、オペレーションでGoogleコンタクトの「連絡先グループを削除する」アクションを設定し、AI機能で抽出した情報を指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能では、削除したい連絡先グループを指定するための入力項目などを任意でカスタマイズしてください。
- Googleコンタクトの各アクションでは、固定値を入力したり、前段のオペレーションで取得した情報を変数として設定したりすることが可能です。
- AI機能によるテキスト抽出では、前段で取得した連絡先グループ一覧を変数として利用し、抽出したい項目を任意で指定できます。
- Googleコンタクトでグループ一覧を取得する際、ページトークンや同期トークンを任意で設定し、取得対象を細かく指定することも可能です。
■注意事項
- GoogleコンタクトとYoomを連携してください。
ステップ1:Googleコンタクトのマイアプリ連携
ここでは、YoomとGoogleコンタクトのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
GoogleコンタクトはGoogle スプレッドシートと同じ手順で連携可能です。
以下の手順をご参照ください。
≪事前準備≫
Googleコンタクトにテストで削除するための連絡先グループを作成しておきましょう！
（架空の設定で問題ありません。）
ステップ2:テンプレートのコピー
続いて、Yoomのテンプレートをコピーします。
下記バナーの「試してみる」をクリックしてください。
フォームが送信されたら、Googleコンタクトの連絡先グループを削除する
試してみる
■概要
Googleコンタクトで不要になった連絡先グループの管理は、定期的に手作業で削除する必要があり、手間がかかるのではないでしょうか。特にグループ数が多い場合、削除漏れや誤ったグループを削除してしまうリスクもあります。 このワークフローを活用すれば、フォーム送信をきっかけに、指定したGoogleコンタクトの連絡先グループを自動で削除できるため、こうした手作業を効率化し、正確な管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleコンタクトの連絡先グループを手動で削除する作業に手間を感じている方
- 多数の連絡先グループを管理しており、定期的な整理を自動化したいと考えている方
- 手作業によるGoogleコンタクトの操作ミスをなくし、効率的に管理したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信をトリガーにGoogleコンタクトの連絡先グループが自動で削除されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業での削除に伴う、対象グループの選択ミスや削除漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がり、正確な連絡先管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleコンタクトをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、削除したい連絡先グループの情報を入力する項目を作成します。
- 続いて、オペレーションでGoogleコンタクトの「連絡先グループ一覧を取得する」アクションを設定します。
- 次に、AI機能のオペレーションで、取得したグループ一覧からフォームで指定されたグループ情報を抽出するためのマニュアル（指示）を作成します。
- 最後に、オペレーションでGoogleコンタクトの「連絡先グループを削除する」アクションを設定し、AI機能で抽出した情報を指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能では、削除したい連絡先グループを指定するための入力項目などを任意でカスタマイズしてください。
- Googleコンタクトの各アクションでは、固定値を入力したり、前段のオペレーションで取得した情報を変数として設定したりすることが可能です。
- AI機能によるテキスト抽出では、前段で取得した連絡先グループ一覧を変数として利用し、抽出したい項目を任意で指定できます。
- Googleコンタクトでグループ一覧を取得する際、ページトークンや同期トークンを任意で設定し、取得対象を細かく指定することも可能です。
■注意事項
- GoogleコンタクトとYoomを連携してください。
下記画面が表示されたら、「OK」ボタンをクリックしましょう。
ステップ3:フォームトリガーの設定
まずは、トリガー（自動化のきっかけ）の設定を行いましょう。
「フォーム」という項目をクリックしてください。
今回は、デフォルトで「削除対象のグループ名」が入力できるフォームとなっているので確認しましょう。
アクセス制限や共有フォーム利用時のフローボットの起動者は用途に合わせて選択しましょう。
有料プランでのみ設定できる項目もあるため、下記のページをご確認ください。
設定できたら「次へ」ボタンをクリックします。
「取得した値」を記入します。
事前準備でテスト用に作成したグループ名を記載してください。
入力できたら、「完了」ボタンを押しましょう。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4:Googleコンタクトの連絡先グループ一覧を取得する
続いて、「連絡先グループ一覧を取得」という項目をクリックしましょう。
Googleコンタクトと連携するアカウント情報は、自動化に使用したいアカウントが選択されているか確認してください。
確認できたら「次へ」をクリックしましょう。
ページトークンと同期トークンは未設定のままで問題ありません。
テストを実行しましょう。
テストが成功すると、Googleコンタクトの連絡先グループ一覧の情報が取得した値に反映されるので、確認し「完了」ボタンを押してください。
ステップ5:テキストを抽出する
Googleコンタクトの連絡先グループ一覧から、フォームで送信された削除希望のグループのリソース名を抽出するための設定を行います。
「テキスト抽出」という項目をクリックしてください。
対象のテキスト、抽出したい項目、指示内容はデフォルトで設定されています。
※取得した値を利用することで、トリガーが起動するたびに最新の値を自動で引用できます。
設定が確認できたら「テスト」ボタンをクリックしてください。
テストが正常に完了すると、「取得した値」に抽出された結果が表示されます。
正しく抽出されていることを確認のうえ、設定を完了してください。
ステップ6:Googleコンタクトの連絡先グループを削除する
最後に、フォームに送信されたGoogleコンタクトの連絡先グループを自動削除するための設定を行います。
「連絡先グループを削除」という項目をクリックしましょう。
Googleコンタクトと連携するアカウント情報は、ステップ4で設定したアカウントと同じになっているのを確認してください。
確認できたら「次へ」ボタンをクリックします。
連絡先グループのリソース名は、先ほどテキスト抽出した「削除対象のリソース名」が自動で反映されるように設定されているので確認しましょう。
グループ内連絡先も削除するかは、用途に合わせてプルダウンを選択してください。
設定が完了したら、テストを実行しましょう。
テストが成功したら「完了」ボタンをクリックしてください。
実際に、Googleコンタクトで連絡先グループが削除されているのを確認しましょう。
ステップ7:トリガーをONにする
下記画面が表示されたら、「トリガーをON」に設定してください。
これで、
「フォームが送信されたら、Googleコンタクトの連絡先グループを削除する」フローの完成です！
Googleコンタクトを使った自動化例
あらゆるツールと同期し、顧客管理を強力に自動化します。新規登録に連動したCRMへのリード追加や、シートへの集計、メール通知をシームレスに完結。
フォーム回答やECサイト、メール内容からの自動登録、名刺のOCR解析による作成もノーコードで自動化します。
手作業による転記ミスを減らし、常に最新のコンタクトリストを自動で維持しましょう。
Mailchimpで購読者が追加されたら、Googleコンタクトに連絡先を作成する
試してみる
■概要
Mailchimpで管理している購読者リストを、手作業でGoogleコンタクトに登録していませんか。 このような二重入力は手間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れの原因にもなり得ます。 このワークフローを活用すれば、Mailchimpに新しい購読者が追加されると、自動でGoogleコンタクトに連絡先を作成する連携が実現するため、顧客情報管理の手間を削減し、常に最新の状態でデータを同期できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- MailchimpとGoogleコンタクトを併用し、顧客リストを手動で管理している方
- メールマーケティングツールとGoogleコンタクトの連携を自動化し、作業時間を短縮したい方
- 手作業によるデータ転記ミスを防ぎ、顧客情報の一元管理を目指しているチームの責任者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Mailchimpに購読者が追加されると、自動でGoogleコンタクトに連絡先が作成されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を削減できます。
- 手作業による連絡先の転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、MailchimpとGoogleコンタクトをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMailchimpを選択し、「購読者が追加されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogleコンタクトの「連絡先を作成」アクションを設定し、トリガーで取得した購読者の情報を紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Mailchimpのトリガー設定では、連携の対象としたいオーディエンス（リスト）のIDを任意で設定してください。これにより、特定のリストに追加された購読者のみを自動連携の対象とすることが可能です。
■注意事項
- Mailchimp、GoogleコンタクトのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailで受信した内容から、Googleコンタクトに連絡先を作成する
試してみる
■概要
Gmailで受信したお問い合わせや名刺交換後のフォローメールなど、大切な連絡先情報を手作業でGoogleコンタクトに登録していませんか？一つ一つの作業は単純ですが、件数が増えると時間もかかり、コピー＆ペーストのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、特定のキーワードを含むGmailのメール受信をきっかけに、自動でGoogleコンタクトへ連絡先を作成するため、こうした手間やミスを解消し、効率的な顧客情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取った連絡先情報を、手作業でGoogleコンタクトに登録している方
- 顧客や取引先の連絡先管理を効率化したい、営業担当者やカスタマーサポート担当の方
- GmailとGoogleコンタクトを連携させ、定型的な入力作業を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 特定のGmailを受信すると自動でGoogleコンタクトに連絡先が作成されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業による情報の転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogleコンタクトをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでテキスト抽出機能を選択し、受信したメールの本文から氏名や会社名、メールアドレスなどの情報を抽出するよう設定します
- 最後に、オペレーションでGoogleコンタクトの「連絡先を作成」アクションを設定し、3で抽出した情報を元に新しい連絡先を作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化のきっかけとしたいメールの件名や本文に含まれるキーワードを任意で設定してください
- 例えば「お問い合わせ」や「名刺交換」といったキーワードを設定することで、関連するメールを受信した時だけフローボットを起動させることが可能です
■注意事項
- Gmail、GoogleコンタクトのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google Driveの特定のフォルダに名刺ファイルが作成されたら、OCRを行いGoogleコンタクトに連絡先を作成する
試してみる
■概要
交換した名刺の情報を手作業で入力するのは、手間がかかり入力ミスも発生しやすい業務ではないでしょうか。このワークフローを活用することで、Google Driveの特定フォルダに名刺の画像ファイルを保存するだけで、OCR機能が自動でテキスト情報を読み取り、Googleコンタクトに連絡先として登録します。これにより、手作業によるGoogleコンタクトへの情報抽出と登録作業を自動化し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 名刺情報を手入力しており、Googleコンタクトへの登録に手間を感じている営業担当者の方
- Google DriveとGoogleコンタクトを活用し、顧客情報管理の自動化を進めたい方
- 多忙な中で、名刺情報の抽出やデータ入力の時間を削減し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveにファイルを保存するだけで、一連の作業が自動で実行されるため、これまで手作業での情報入力に費やしていた時間を短縮できます。
- OCRによる自動での情報抽出と登録によって、手作業で発生しがちな転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとGoogleコンタクトをYoomと連携します。
- トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- 続いて、OCR機能の「OCRで文字を抽出」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 最後に、Googleコンタクトの「連絡先を作成」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を元に新しい連絡先を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、名刺ファイルを保存する対象のフォルダを任意で指定してください。
- ファイルをダウンロードするGoogle Driveのオペレーションでは、対象のファイルIDを固定値や前のステップで取得した情報から任意に設定することが可能です。
- OCR機能では、名刺画像から抽出したい項目（氏名、会社名、電話番号など）を任意でカスタマイズできます。
- Googleコンタクトへの連絡先作成では、氏名やメールアドレスなどの各項目に、OCRで抽出したどの情報を割り当てるかを任意で設定できます。
■注意事項
- Google Drive、GoogleコンタクトのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Googleコンタクトでコンタクトが作成されたらGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Googleコンタクトで新しい連絡先を管理する際、都度Google スプレッドシートのリストへ手作業で転記していませんか？この作業は単純ですが、入力漏れやコピー＆ペーストのミスが発生する原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleコンタクトに新しい連絡先が作成された際に指定したGoogle スプレッドシートへ自動で情報が追加されるため、こうした課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleコンタクトとGoogle スプレッドシートで顧客情報を管理し、二重入力の手間をなくしたい方
- 手作業でのデータ転記による入力ミスや追加漏れといったヒューマンエラーを防止したい方
- 獲得したリード情報をスピーディーにリスト化し、営業活動の効率化を図りたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleコンタクトに連絡先が作成されると自動でGoogle スプレッドシートに情報が追加されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮します。
- システムが自動で処理を行うため、手作業による入力間違いや追加漏れといったヒューマンエラーの発生を防いでデータリストの正確性を維持できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleコンタクトとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleコンタクトを選択し、「コンタクトが作成されたら」というトリガーアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得した連絡先情報を追加するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートにレコードを追加するオペレーションでは、対象となるファイルや、そのファイル内のどのシートに情報を追加するかなどを任意で設定することができます。
■注意事項
- Googleコンタクト、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleコンタクトでコンタクトが作成されたらHubSpotにも追加する
試してみる
■概要
Googleコンタクトで新しい連絡先を追加した後、HubSpotにも手作業で情報を入力していませんか？この二度手間は時間がかかるうえ、入力ミスや転記漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用することで、Googleコンタクトにコンタクトが作成された際に自動でHubSpotにも同じ情報が登録されるため、こうした手間やミスをなくして効率的な顧客情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleコンタクトとHubSpotの両方で顧客情報を手動で管理している営業担当者の方
- 手作業によるデータの二重入力に手間や非効率を感じているマーケティング担当者の方
- 顧客情報の入力ミスや漏れを防ぎ、データ精度を向上させたいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleコンタクトへの情報登録をトリガーにHubSpotへ自動でコンタクトが作成されるため、これまで二重入力に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記がなくなることで、情報の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleコンタクトとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleコンタクトを選択し「コンタクトが作成または更新されたら」というトリガーアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトの作成」アクションを設定して、トリガーから取得した情報を紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- HubSpotにコンタクトを作成する際に、登録する情報を任意で設定できます。Googleコンタクトから取得した氏名や会社名、メールアドレスなどの情報を、HubSpotのどのプロパティに登録するかを自由にマッピングしてください。
■注意事項
- Googleコンタクト、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleコンタクトで特定条件のコンタクトが作成されたら、Outlookで通知する
試してみる
■概要
OutlookとGoogleコンタクトを併用する中で、それぞれの連絡先情報を手作業で確認・共有することに手間を感じていませんか。特に新しい連絡先が増えるたびに発生する転記作業や通知業務は、見落としのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Googleコンタクトで特定の条件を満たす連絡先が作成・更新された際に、指定した内容でOutlookから自動でメール通知を送信できます。手作業による連絡先の共有漏れを防ぎ、重要な情報を迅速に関係者へ展開することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookとGoogleコンタクトを併用しており、連絡先の情報共有を効率化したい方
- 手作業での情報共有による通知漏れや遅延を防ぎ、対応の迅速化を図りたいチームリーダーの方
- GoogleコンタクトとOutlook間の連携を自動化し、定型的な連絡業務を削減したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleコンタクトへの登録をトリガーに、Outlookから関係者へ自動で通知が送信されるため、これまで手作業で行っていた情報共有の時間を短縮できます。
- 手動での共有作業が不要になることで、通知漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGoogleコンタクトをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleコンタクトを選択し、「コンタクトが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を追加し、特定の条件（例：特定のラベルがついたコンタクトなど）に合致した場合のみ後続のアクションが実行されるよう設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、トリガーで取得したコンタクト情報を含んだメールを指定の宛先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、Googleコンタクトから取得した情報をもとに、「特定のラベルが含まれていたら」や「会社名が〇〇だったら」など、通知対象を絞り込むための条件を任意で設定可能です。
- Outlookのメール送信アクションでは、通知先のメールアドレス（To, Cc, Bcc）や件名、本文の内容を自由に設定できます。
■注意事項
- Googleコンタクト、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Googleフォームの回答をもとに、Googleコンタクトに連絡先を作成する
試してみる
■概要
Googleフォームでお問い合わせやイベント申し込みを受け付けた後、その情報を一件ずつGoogleコンタクトへ手作業で登録していませんか。この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや登録漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーに、Googleコンタクトへ連絡先を自動で作成し、こうした手作業の課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで得た情報を手作業でGoogleコンタクトへ転記している方
- 顧客やイベント参加者の連絡先管理を効率化したいマーケティングや営業担当者の方
- 手作業によるデータ入力ミスや登録漏れなどのヒューマンエラーを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームに回答があると自動で連絡先が作成されるため、これまで転記作業に費やしていた時間を短縮し、コア業務に集中できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogleコンタクトをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogleコンタクトの「連絡先を作成」アクションを設定し、フォームの回答内容をもとに連絡先が作成されるように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleコンタクトに連絡先を作成する際、Googleフォームから取得したどの回答をどの項目（氏名、会社名、メールアドレスなど）に登録するかを任意で設定できます。
- 例えば、フォームの「お名前」という質問の回答を、コンタトの「氏名」に登録するなど、変数を用いて柔軟なマッピングが可能です。
■注意事項
Shopifyで作成された顧客情報をGoogleコンタクトに同期する
試してみる
■概要
Shopifyで獲得した新しい顧客情報を、都度Googleコンタクトへ手入力していませんか？
この作業は単純ですが、件数が増えると手間がかかり、入力ミスや同期漏れも起こりやすくなります。
このワークフローを活用すれば、Shopifyで顧客情報が作成されると、Googleコンタクトへ自動で連絡先が作成されるため、顧客管理に関する課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ShopifyとGoogleコンタクトを利用し、顧客情報の二重入力に手間を感じている方
- 手作業によるデータ入力での、入力ミスや情報の更新漏れを未然に防ぎたい方
- 顧客管理を効率化し、より重要なマーケティングや営業活動に注力したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Shopifyでの顧客情報作成をトリガーに自動でデータが同期されるため、これまで手作業で行っていた入力の時間を短縮することができます。
- 手作業でのデータ転記がなくなることで、名前や連絡先の入力間違い、コピー＆ペーストのミスといったヒューマンエラーの発生防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ShopifyとGoogleコンタクトをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでShopifyを選択し、「顧客情報が作成されたら（Webhook）」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogleコンタクトを選択し、「連絡先を作成」のアクションを設定し、Shopifyから取得した顧客情報を紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleコンタクトの連絡先作成では、Shopifyから取得した情報を任意の項目に割り当て、自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- Googleコンタクト、ShopifyのそれぞれとYoomを連携してください。
- Shopifyはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Googleコンタクトでコンタクトが作成されたら、Salesforceに連絡先を追加する
試してみる
■概要
Googleコンタクトで管理している連絡先情報を、手作業でSalesforceに連絡先として登録する作業に手間を感じていませんか。 このワークフローを活用することで、Googleコンタクトへの登録をトリガーにSalesforceへ自動で連絡先を追加できます。これまで手動で行っていたGoogleコンタクトとSalesforceの連携作業を自動化し、データ入力の手間を削減しながら、スムーズなリード管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleコンタクトとSalesforceの連携を手作業で行っている営業担当の方
- リード情報の入力漏れや登録ミスを防ぎ、データ管理を効率化したい方
- 獲得したリード情報をスムーズにSalesforceに反映させたいマーケティング担当の方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleコンタクトに新しい連絡先が追加されると自動でSalesforceにリードが作成されるため、手作業での入力時間を削減できます
- 手作業によるデータの転記が不要になることで、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleコンタクトとSalesforceをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogleコンタクトを選択し、「コンタクトが作成または更新されたら」を設定します
- 続いて、オペレーションでSalesforceの「レコードを取得する」アクションを設定し、登録済みのリード情報と重複がないかを確認します
- 次に、分岐機能を設定し、Salesforceに該当のリードが存在しない場合のみ、次の処理に進むように条件を設定します
- 最後に、オペレーションでSalesforceの「レコードを追加する」アクションを設定し、Googleコンタクトの情報を基に新しいリードを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceの「レコードを取得する」アクションでは、メールアドレスなどをキーにして、取得するレコードの条件を任意に設定できます
- 分岐機能では、前段のSalesforceで取得したレコードの有無といった情報をもとに、後続の処理を分岐させる条件を自由にカスタマイズ可能です
- Salesforceにリードを追加する際、Googleコンタクトから取得した氏名や会社名などの情報を、Salesforceのどの項目にマッピングするかを自由に設定できます
■注意事項
- Googleコンタクト、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- データベースを操作するオペレーションで、レコード追加や更新を行う際は、Salesforceの入力形式に沿って設定を行ってください。例えば、Salesforceの入力形式が選択式かつ英語入力の場合、選択肢に存在しない値や異なる言語で入力した値はエラーとなりますのでご注意ください。
Googleコンタクトでコンタクトが作成されたら、TeamleaderでContactを作成する
試してみる
■概要
GoogleコンタクトとTeamleaderで顧客情報を別々に管理しており、手作業でのデータ入力に手間を感じていませんか。同じ情報を二度入力する作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れの原因にもなり得ます。 このワークフローを活用すれば、Googleコンタクトに新しい連絡先が登録されると、TeamleaderにもContactが自動で作成されるため、こうしたデータ同期の課題を解消し、顧客情報を正確に管理することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleコンタクトとTeamleaderの両方で顧客情報を管理している方
- 顧客情報の登録を手作業で行っており、入力ミスや作業漏れを減らしたい方
- 顧客管理に関連する定型業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleコンタクトへの登録だけでTeamleaderへも自動でContactが作成されるため、手作業での二重入力にかかっていた時間を削減できます。
- 手動でのデータ転記が不要になることで、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの一貫性と正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleコンタクトとTeamleaderをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleコンタクトを選択し、「コンタクトが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでTeamleaderの「Search Contacts」アクションを設定し、登録済みのContactがないか検索します。
- 次に、分岐機能を使って、検索結果に応じて「Contactが存在しない場合のみ作成する」といったように処理を分岐させます。
- 最後に、オペレーションでTeamleaderの「Create Contact」アクションを設定し、Googleコンタクトの情報をもとに新しいContactを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、Teamleaderで検索したContact情報をもとに「Contactが存在しない場合のみ作成する」など、実行条件を自由にカスタマイズできます。
- TeamleaderにContactを作成する際、Googleコンタクトから取得した情報をもとに、Email TypeやEmail Addressなど、登録する項目を任意で設定してください。
■注意事項
- Googleコンタクト、TeamleaderのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
Googleコンタクトの連絡先グループ削除を自動化することで、手作業で行っていた定期的な整理作業や、プロジェクト完了後の後処理の手間を削減し、削除漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者は連絡先管理の煩わしさから解放され、より重要な業務に集中できる時間を確保できるでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：フォーム送信以外のきっかけで削除できますか？
A：
はい、可能です。
フォームトリガーの右上にある✕印をクリックし、トリガーを削除してください。
自動的に手動起動に切り替わります。
スケジュールトリガーやその他のアプリをきっかけにしたい場合は、「変更」ボタンをクリックし設定してください。
Q：連携が失敗した場合の通知や対処法はありますか？
A：
連携に失敗した場合は、Yoomにご登録のメールアドレスへエラー通知が送信されます。
通知には、エラーが発生した処理の詳細が記載されていますので、内容をご確認いただき、原因の特定や設定の修正にお役立てください。
ご自身での解決が難しい場合は、ヘルプページをご参照いただくか、サポート窓口へのお問い合わせをご検討ください。
Q：グループを削除したことをメッセージツールに通知できますか？
A：
はい、可能です。
作成が完了したフローの一番下にある＋ボタンをクリックしてください。
アプリ一覧から使用したいメッセージツールを選択し、アクションを設定してください。
※例えば、Slackと連携したい場合は下記画像のような設定になります。
