■概要
Gmailで受信したお問い合わせや名刺交換後のフォローメールなど、大切な連絡先情報を手作業でGoogleコンタクトに登録していませんか？一つ一つの作業は単純ですが、件数が増えると時間もかかり、コピー＆ペーストのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、特定のキーワードを含むGmailのメール受信をきっかけに、自動でGoogleコンタクトへ連絡先を作成するため、こうした手間やミスを解消し、効率的な顧客情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取った連絡先情報を、手作業でGoogleコンタクトに登録している方
- 顧客や取引先の連絡先管理を効率化したい、営業担当者やカスタマーサポート担当の方
- GmailとGoogleコンタクトを連携させ、定型的な入力作業を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 特定のGmailを受信すると自動でGoogleコンタクトに連絡先が作成されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業による情報の転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogleコンタクトをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでテキスト抽出機能を選択し、受信したメールの本文から氏名や会社名、メールアドレスなどの情報を抽出するよう設定します
- 最後に、オペレーションでGoogleコンタクトの「連絡先を作成」アクションを設定し、3で抽出した情報を元に新しい連絡先を作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化のきっかけとしたいメールの件名や本文に含まれるキーワードを任意で設定してください
- 例えば「お問い合わせ」や「名刺交換」といったキーワードを設定することで、関連するメールを受信した時だけフローボットを起動させることが可能です
■注意事項
- Gmail、GoogleコンタクトのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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