「Googleコンタクトに新しい連絡先を追加するたびに、手作業でCRMにも同じ情報を入力している…」
「複数のツールで顧客情報を管理しているため、情報の更新漏れや入力ミスが発生しがち…」
このように、Googleコンタクトと他のアプリケーション間での情報同期に関する手作業に、多くの時間と労力を費やしていませんか？
もし、Googleコンタクトで情報が作成・更新された際に、その内容を自動的にCRMなどの他のツールへ連携できる仕組みがあれば、面倒な二重入力や転記作業から解放され、常に最新かつ正確な顧客情報を維持しながら、より戦略的な業務に集中する時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには
Google 連絡先の情報を他のデータベースやCRMサービスと連携する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Googleコンタクトでコンタクトが作成または更新されたら、HubSpotに未登録の場合のみ追加する
試してみる
■概要
GoogleコンタクトとHubSpotの両方に、同じ連絡先情報を手入力していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Googleの連絡先とHubSpotのスムーズな連携が実現し、Googleコンタクトへの登録・更新をトリガーにHubSpotのコンタクトを検索し、未登録の場合のみ自動でコンタクト情報を追加できるため、顧客管理の効率化とデータの一元化を進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleコンタクトとHubSpot間の手作業による情報登録に手間を感じている方
- Googleコンタクトの連絡先とCRMの連携を自動化し、顧客情報管理を効率化したい方
- 手入力によるデータ転記ミスを防ぎ、情報の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleコンタクトへの登録をトリガーに自動でHubSpotへデータが連携されるため、二重入力の手間を省き、作業時間を短縮できます
- 手作業によるデータ転記が不要になることで、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleコンタクトとHubSpotをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogleコンタクトを選択し、「コンタクトが作成または更新されたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでHubSpotの「コンタクトを検索」アクションを設定し、トリガーで取得した情報を基に既存コンタクトがないか確認します
- 次に、分岐機能を使用し、HubSpotに該当のコンタクトが存在しない場合のみ、次の処理に進むよう設定します
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトの作成」アクションを設定し、新しいコンタクトを登録します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- HubSpotのコンタクト検索では、メールアドレスなどトリガーで取得した情報をキーワードに、既存コンタクトを検索できます。
- HubSpotでコンタクトを作成するアクションでは、どの項目にどの情報を登録するかを任意で設定する必要があります。Googleコンタクトから取得した氏名やメールアドレス、電話番号といった情報を、HubSpotの対応するプロパティに紐づけてください
■注意事項
- Googleコンタクト、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます
Googleコンタクトの連絡先をHubSpotを連携するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Googleコンタクトで連絡先情報が作成または更新された際に、HubSpotにその情報が未登録の場合のみ自動で追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Googleコンタクト／HubSpot
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- GoogleコンタクトとHubSpotのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Googleコンタクトのトリガー設定と各アクションの設定
- フローをONにし、正常に起動するかを確認
Googleコンタクトでコンタクトが作成または更新されたら、HubSpotに未登録の場合のみ追加する
試してみる
■概要
GoogleコンタクトとHubSpotの両方に、同じ連絡先情報を手入力していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Googleの連絡先とHubSpotのスムーズな連携が実現し、Googleコンタクトへの登録・更新をトリガーにHubSpotのコンタクトを検索し、未登録の場合のみ自動でコンタクト情報を追加できるため、顧客管理の効率化とデータの一元化を進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleコンタクトとHubSpot間の手作業による情報登録に手間を感じている方
- Googleコンタクトの連絡先とCRMの連携を自動化し、顧客情報管理を効率化したい方
- 手入力によるデータ転記ミスを防ぎ、情報の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleコンタクトへの登録をトリガーに自動でHubSpotへデータが連携されるため、二重入力の手間を省き、作業時間を短縮できます
- 手作業によるデータ転記が不要になることで、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleコンタクトとHubSpotをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogleコンタクトを選択し、「コンタクトが作成または更新されたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでHubSpotの「コンタクトを検索」アクションを設定し、トリガーで取得した情報を基に既存コンタクトがないか確認します
- 次に、分岐機能を使用し、HubSpotに該当のコンタクトが存在しない場合のみ、次の処理に進むよう設定します
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトの作成」アクションを設定し、新しいコンタクトを登録します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- HubSpotのコンタクト検索では、メールアドレスなどトリガーで取得した情報をキーワードに、既存コンタクトを検索できます。
- HubSpotでコンタクトを作成するアクションでは、どの項目にどの情報を登録するかを任意で設定する必要があります。Googleコンタクトから取得した氏名やメールアドレス、電話番号といった情報を、HubSpotの対応するプロパティに紐づけてください
■注意事項
- Googleコンタクト、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます
ステップ1：GoogleコンタクトとHubSpotをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
【Googleコンタクトのマイアプリ登録】
GoogleコンタクトはGoogle スプレッドシートと同じ手順で設定するため、上記で紹介した基本のナビ動画のGoogle スプレッドシートを参考に設定してください。
【HubSpotのマイアプリ登録】
以下のナビ動画を参考に設定してください。
詳しくはHubSpotのマイアプリ登録方法をご確認ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下のバナーの「試してみる」をクリックします。
Googleコンタクトでコンタクトが作成または更新されたら、HubSpotに未登録の場合のみ追加する
試してみる
■概要
GoogleコンタクトとHubSpotの両方に、同じ連絡先情報を手入力していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Googleの連絡先とHubSpotのスムーズな連携が実現し、Googleコンタクトへの登録・更新をトリガーにHubSpotのコンタクトを検索し、未登録の場合のみ自動でコンタクト情報を追加できるため、顧客管理の効率化とデータの一元化を進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleコンタクトとHubSpot間の手作業による情報登録に手間を感じている方
- Googleコンタクトの連絡先とCRMの連携を自動化し、顧客情報管理を効率化したい方
- 手入力によるデータ転記ミスを防ぎ、情報の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleコンタクトへの登録をトリガーに自動でHubSpotへデータが連携されるため、二重入力の手間を省き、作業時間を短縮できます
- 手作業によるデータ転記が不要になることで、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleコンタクトとHubSpotをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogleコンタクトを選択し、「コンタクトが作成または更新されたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでHubSpotの「コンタクトを検索」アクションを設定し、トリガーで取得した情報を基に既存コンタクトがないか確認します
- 次に、分岐機能を使用し、HubSpotに該当のコンタクトが存在しない場合のみ、次の処理に進むよう設定します
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトの作成」アクションを設定し、新しいコンタクトを登録します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- HubSpotのコンタクト検索では、メールアドレスなどトリガーで取得した情報をキーワードに、既存コンタクトを検索できます。
- HubSpotでコンタクトを作成するアクションでは、どの項目にどの情報を登録するかを任意で設定する必要があります。Googleコンタクトから取得した氏名やメールアドレス、電話番号といった情報を、HubSpotの対応するプロパティに紐づけてください
■注意事項
- Googleコンタクト、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーができているので、「OK」をクリックします。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。
【事前準備】
今回のフローでは、Googleコンタクトで連絡先が作成または更新されたことをトリガーにしています。まずHubSpotに同じ連絡先が登録されていないかを検索し、未登録の場合のみHubSpotに新しいコンタクトとして登録するというアクションが実行されるように設定していきます。
そのため、まずはGoogleコンタクトで新しく連絡先を追加してください。
今回は以下のように追加しました
ステップ3：Googleコンタクトのトリガー設定
まずは「コンタクトが作成または更新されたら」をクリックしてみましょう！
アクションは変更せず、アカウント情報がマイアプリ連携をしたアカウントと一致することを確認したら、「次へ」をクリックしてください。
トリガーの起動間隔を選択します。
トリガーの起動間隔は契約プランに応じて異なります。
各プランの機能制限や使用上限の一覧からご自身のプランの内容を確認してください。
特にこだわりがなければ、使用しているプランの最短時間の選択をおすすめします！
設定できたら、コンタクトの新規作成ができていることを確認してから「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、取得した値に情報が追加されるので、「完了」をクリックします。
※取得した値とは 設定時の「テスト」で取得した値のことです。後続ステップの入力値として利用でき、実行のたびに最新の内容に更新（変動）されます。
詳しくは、テストの重要性：「取得した値」のテスト値についてをご確認ください。
ステップ4：HubSpotでコンタクトを検索する設定
フローに戻り、「コンタクトを検索」をクリックします。
アクションは変更せず、アカウント情報がマイアプリ連携をしたアカウントと一致することを確認したら、「次へ」をクリックしてください。
検索キーワードは、以下のように取得した値から設定します。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
今回はデフォルトで設定されていますが、【取得した値から選択してください｜例）】は削除してください。
入力できたら、「テスト」をクリックしてください。
テストが成功したら、「完了」をクリックします。
なお、ここでは該当する値が見つからなかった（新規登録された連絡先の）ため、取得した値に情報は入っていません。
ステップ5：分岐設定
フローに戻り、「分岐する」のアイコンをクリックします。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
「分岐」の設定方法もあわせてご確認ください。
分岐条件を設定します。
今回はHubSpotに連絡先が存在しない（Googleコンタクトで新規登録があった場合）に分岐したいので、以下のように設定しています。
内容を確認し、このまま「完了」をクリックしてください。
ステップ6：HubSpotにコンタクトを作成する設定
フローに戻り、「コンタクトの作成」をクリックします。
