「Zoho Sheetで管理しているプロジェクトが完了したのに、レコードが残ったままだ…」
「不要になったレコードを手動で削除しているけど、間違えて必要なものまで消してしまいそうで怖い…」
このように、Zoho Sheetのデータメンテナンスを手作業で行うことに、手間やリスクを感じていませんか？
もし、Slackなどの別ツールでの報告やステータス更新をきっかけに、Zoho Sheet上の該当レコードを自動で削除できる仕組みがあれば、こうした手作業による手間やヒューマンエラーの心配から解放されます。
また、クリーンな状態でデータを管理しつつ、より重要な分析や企画業務に集中できる時間を生み出すことができるでしょう！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはZoho Sheetのワークシートからレコードを削除する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Slackで受信したメッセージをもとに、Zoho Sheetでレコードを削除する
試してみる
■概要
Slackで受けた依頼をもとにZoho Sheetのデータを手作業で更新する際、手間がかかったり対応漏れが発生したりしていませんか？ このワークフローを活用すれば、特定のSlackチャンネルへのメッセージ投稿をきっかけに、Zoho Sheetのワークシートから該当のレコードを自動で削除することが可能です。手作業によるデータ更新作業をなくし、迅速かつ正確なデータ管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Slackからの依頼をもとに、Zoho Sheetのレコード削除を手作業で行っている方
- Zoho Sheetのワークシートにある不要なレコードを、迅速かつ正確に削除したいデータ管理者の方
- チーム内のデータ更新プロセスを自動化し、業務の属人化を防ぎたいと考えているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Slackに投稿するだけでZoho Sheetのレコード削除が自動で実行されるため、これまで手作業での検索や削除に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による削除対象の指定ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SlackとZoho SheetをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSlackを選択し、「メッセージがチャンネルに投稿されたら（Webhook）」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、投稿されたメッセージから削除対象のレコード情報を抽出するための指示を作成します。
- その後、オペレーションでZoho Sheetの「ワークシートのレコードを削除」アクションを設定し、抽出した情報をもとにレコードを削除します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「スレッドにメッセージを送る」アクションを設定し、処理が完了したことを元の投稿に返信する形で通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackのトリガー設定では、削除依頼を投稿するチャンネルを任意で設定してください。
- AI機能のテキスト抽出では、Slackのメッセージから削除対象のレコードを特定するための情報を、どのように抽出するかを任意で設定します。
- Zoho Sheetでレコードを削除するアクションでは、対象のワークブックIDとワークシート名を任意で設定してください。
■注意事項
- Slack、Zoho SheetのそれぞれとYoomを連携してください。
SlackのメッセージをトリガーにZoho Sheetのレコードを削除するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Slackで受信したメッセージをもとに、Zoho Sheetのレコードを自動で削除するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Zoho Sheet／Slack
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Zoho SheetとSlackのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Slackのトリガー設定とZoho Sheetのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Slackで受信したメッセージをもとに、Zoho Sheetでレコードを削除する
試してみる
■概要
Slackで受けた依頼をもとにZoho Sheetのデータを手作業で更新する際、手間がかかったり対応漏れが発生したりしていませんか？ このワークフローを活用すれば、特定のSlackチャンネルへのメッセージ投稿をきっかけに、Zoho Sheetのワークシートから該当のレコードを自動で削除することが可能です。手作業によるデータ更新作業をなくし、迅速かつ正確なデータ管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Slackからの依頼をもとに、Zoho Sheetのレコード削除を手作業で行っている方
- Zoho Sheetのワークシートにある不要なレコードを、迅速かつ正確に削除したいデータ管理者の方
- チーム内のデータ更新プロセスを自動化し、業務の属人化を防ぎたいと考えているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Slackに投稿するだけでZoho Sheetのレコード削除が自動で実行されるため、これまで手作業での検索や削除に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による削除対象の指定ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SlackとZoho SheetをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSlackを選択し、「メッセージがチャンネルに投稿されたら（Webhook）」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、投稿されたメッセージから削除対象のレコード情報を抽出するための指示を作成します。
- その後、オペレーションでZoho Sheetの「ワークシートのレコードを削除」アクションを設定し、抽出した情報をもとにレコードを削除します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「スレッドにメッセージを送る」アクションを設定し、処理が完了したことを元の投稿に返信する形で通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackのトリガー設定では、削除依頼を投稿するチャンネルを任意で設定してください。
- AI機能のテキスト抽出では、Slackのメッセージから削除対象のレコードを特定するための情報を、どのように抽出するかを任意で設定します。
- Zoho Sheetでレコードを削除するアクションでは、対象のワークブックIDとワークシート名を任意で設定してください。
■注意事項
- Slack、Zoho SheetのそれぞれとYoomを連携してください。
ステップ1：Zoho SheetとSlackをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
基本的な設定方法を解説しているナビがありますので、まずはこちらをご覧ください。
今回のフローで使用するSlackのマイアプリ登録方法についてもナビ内で解説しているので、こちらを参考にYoomとの連携を進めてみてくださいね！
Zoho SheetとYoomのマイアプリ連携
新規接続をクリックしたあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでZoho Sheetと検索し、対象アプリをクリックしてください。
ドメイン
注釈に沿って入力し、「追加」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、任意のアカウントでログインしましょう。
以上でマイアプリ登録は完了です！
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Slackで受信したメッセージをもとに、Zoho Sheetでレコードを削除する
試してみる
■概要
Slackで受けた依頼をもとにZoho Sheetのデータを手作業で更新する際、手間がかかったり対応漏れが発生したりしていませんか？ このワークフローを活用すれば、特定のSlackチャンネルへのメッセージ投稿をきっかけに、Zoho Sheetのワークシートから該当のレコードを自動で削除することが可能です。手作業によるデータ更新作業をなくし、迅速かつ正確なデータ管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Slackからの依頼をもとに、Zoho Sheetのレコード削除を手作業で行っている方
- Zoho Sheetのワークシートにある不要なレコードを、迅速かつ正確に削除したいデータ管理者の方
- チーム内のデータ更新プロセスを自動化し、業務の属人化を防ぎたいと考えているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Slackに投稿するだけでZoho Sheetのレコード削除が自動で実行されるため、これまで手作業での検索や削除に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による削除対象の指定ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SlackとZoho SheetをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSlackを選択し、「メッセージがチャンネルに投稿されたら（Webhook）」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、投稿されたメッセージから削除対象のレコード情報を抽出するための指示を作成します。
- その後、オペレーションでZoho Sheetの「ワークシートのレコードを削除」アクションを設定し、抽出した情報をもとにレコードを削除します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「スレッドにメッセージを送る」アクションを設定し、処理が完了したことを元の投稿に返信する形で通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackのトリガー設定では、削除依頼を投稿するチャンネルを任意で設定してください。
- AI機能のテキスト抽出では、Slackのメッセージから削除対象のレコードを特定するための情報を、どのように抽出するかを任意で設定します。
- Zoho Sheetでレコードを削除するアクションでは、対象のワークブックIDとワークシート名を任意で設定してください。
■注意事項
- Slack、Zoho SheetのそれぞれとYoomを連携してください。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
【事前準備】
Zoho Sheetで、あらかじめワークブックにレコードを用意しておきましょう。
このレコードが、今回の連携フローにおいて削除の対象となります。
ステップ3：Slackのトリガー設定
それでは、ここから設定を進めていきましょう。
「メッセージがチャンネルに投稿されたら」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Slackと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
表示された手順にて、SlackにYoomの情報を登録してください。
なお、この作業はワークスペースごとに一度のみ必要です。
