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「カオナビから退職者の情報を削除し忘れてしまった…」
「SmartHRで退職処理をした後、カオナビでも同じ作業をするのが二度手間で面倒…」
このように、退職者が出るたびに発生するアカウント情報の削除作業に、手間や煩わしさを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">人事労務ソフトで退職処理が行われた際に、連携しているカオナビからも従業員情報が自動で削除される仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、削除漏れといったヒューマンエラーを防げます。
これにより、より重要な人事業務に集中できる時間を生み出すことができるでしょう！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">退職者の従業員情報を自動で削除する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、SmartHRで従業員が削除された際にカオナビからも従業員情報を自動で削除するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行してください。
[Yoomとは]
今回は「SmartHRで従業員が削除されたらカオナビからも削除する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、アプリごとの操作を行えるようにしましょう。この設定は初回のみ必要です。
まずは、基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、今回のフローで使用するSmartHRとカオナビのマイアプリ登録方法を解説していきます。
1.SmartHRの登録方法
SmartHRを検索すると下記画面が表示されます。
赤線を確認の上、サブドメインを入力し「追加」ボタンを押してください。
2.カオナビの登録方法
カオナビを検索すると下記画面が表示されます。アカウント名とAPIトークンをそれぞれ入力し「追加」ボタンを押してください。
それでは、ここから自動化フローの構築を始めましょう。
Yoomでは、初心者の方でもスムーズにご利用いただけるよう、実用的で分かりやすいテンプレートを多数ご用意しています。
まずは、下のバナーをクリックし、遷移先の画面で「このテンプレートを試す」ボタンを押してください。
確認画面が表示されたら 「OK」 をクリックして設定を進めましょう。
フローボットが動き出すタイミングとなる操作を、「トリガー」と呼びます。
まずは、「従業員が削除されたら（Webhook）」という項目を設定しましょう！
次のページは、初期設定済みです。
SmartHRと連携するアカウント情報に誤りが無いか確認したら、「次へ」ボタンをクリックしてください。
サブドメインは、枠外の注釈を確認しSmartHRのURLから設定しましょう。
テストを実行し、成功すると下記画面が表示されるので確認し次のページに進みましょう。
続いて、 トリガーの動作テストを行います。
SmartHRにログインし、リスト用の従業員を削除してください。
※架空の人物での設定でOKです！
Yoomの画面に戻り、テストを実行してください。
テストが成功すると、先ほど削除した従業員情報が「取得した値」に表示されます。
取得した値はこの後のステップで使用できます。確認ができたら「保存する」ボタンをクリックしましょう。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
次に、SmartHRで削除した従業員をカオナビのメンバーからも自動で削除する設定を行います。
「メンバーを削除」という項目をクリックしましょう。
次のページも自動で設定されます。
連携するカオナビのアカウント情報を確認できたら、次のページに進みましょう。
社員番号は、下記画像の通り設定されています。（変更不要です。）
このように設定すると、SmartHRで従業員が削除されたら「従業員ID」を自動で取得することが可能です。
設定できたら「テスト」ボタンを押しましょう。
テストが成功すると、該当するカオナビのメンバーが削除されるので確認してください。
問題無く削除できたら、再びYoomの画面に戻り「保存する」ボタンをクリックします。
これで、「SmartHRで従業員が削除されたらカオナビからも削除する」フローの完成です！
下記画面が表示されるので、「トリガーをON」に設定してください。
従業員情報が登録・更新されたら、データベースなどへ自動転記したり、チャットツールへ通知します。
逆に、他ツールからの情報をトリガーに従業員情報を登録したり更新します。
手動でのデータ入力がなくなり、情報連携の正確性と従業員ライフサイクルの管理効率が向上します。
SmartHRとカオナビの連携により、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた退職者のアカウント削除作業の手間を削減し、対応漏れといったヒューマンエラーを防げるかもしれません。</span>
これにより、人事担当者は毎月の定型業務から解放され、採用活動や制度設計といったコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：特定の従業員のみを自動削除の対象にできますか？
A：はい、できます。
トリガーアクションの「従業員が削除されたら（Webhook）」の下にある＋ボタンをクリックし、「分岐」オペレーションを追加することで、特定の従業員のみを自動削除の対象にできます。
※有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
例えば下記画像のように分岐の設定を行うと、雇用形態が「アルバイト」の場合のみ、SmartHRと連動してカオナビのメンバーも自動削除することができます。
Q：自動削除に失敗した場合、エラーに気づけますか？
A：Yoomに登録したメールアドレスに通知が届きます。
また、Yoom画面上に「認証に失敗しました」「設定内容に誤りがある」などのエラーメッセージが表示されます。
エラーが起きた際の対応方法については下記のサイトをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：従業員はどの情報（社員番号など）で紐付けられますか？
A：SmartHRの従業員IDと、カオナビの社員番号を同一にして紐づけておくと管理がしやすいです。
そのため、同姓同名の方がいるケースでも誤削除の可能性を防げます。
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