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■概要
従業員の退職に伴う手続きは、複数のシステムを利用していると煩雑になりがちではないでしょうか。
特にSmartHRで退職処理を行った後、カオナビからも手動でメンバー情報を削除する作業は、手間がかかる上に削除漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、SmartHRで従業員が削除されたことをトリガーに、退職者の情報をカオナビから自動で削除するフローが実行され、こうした情報管理の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
「カオナビから退職者の情報を削除し忘れてしまった…」
「SmartHRで退職処理をした後、カオナビでも同じ作業をするのが二度手間で面倒…」
このように、退職者が出るたびに発生するアカウント情報の削除作業に、手間や煩わしさを感じていませんか？
もし、人事労務ソフトで退職処理が行われた際に、連携しているカオナビからも従業員情報が自動で削除される仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、削除漏れといったヒューマンエラーを防げます。
これにより、より重要な人事業務に集中できる時間を生み出すことができるでしょう！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには退職者の従業員情報を自動で削除する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
従業員の退職に伴う手続きは、複数のシステムを利用していると煩雑になりがちではないでしょうか。
特にSmartHRで退職処理を行った後、カオナビからも手動でメンバー情報を削除する作業は、手間がかかる上に削除漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、SmartHRで従業員が削除されたことをトリガーに、退職者の情報をカオナビから自動で削除するフローが実行され、こうした情報管理の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それではここから代表的な例として、SmartHRで従業員が削除された際にカオナビからも従業員情報を自動で削除するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行してください。
[Yoomとは]
今回は「SmartHRで従業員が削除されたらカオナビからも削除する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
■概要
従業員の退職に伴う手続きは、複数のシステムを利用していると煩雑になりがちではないでしょうか。
特にSmartHRで退職処理を行った後、カオナビからも手動でメンバー情報を削除する作業は、手間がかかる上に削除漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、SmartHRで従業員が削除されたことをトリガーに、退職者の情報をカオナビから自動で削除するフローが実行され、こうした情報管理の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、アプリごとの操作を行えるようにしましょう。この設定は初回のみ必要です。
まずは、基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、今回のフローで使用するSmartHRとカオナビのマイアプリ登録方法を解説していきます。
1.SmartHRの登録方法
SmartHRを検索すると下記画面が表示されます。
赤線を確認の上、サブドメインを入力し「追加」ボタンを押してください。
2.カオナビの登録方法
カオナビを検索すると下記画面が表示されます。アカウント名とAPIトークンをそれぞれ入力し「追加」ボタンを押してください。
それでは、ここから自動化フローの構築を始めましょう。
Yoomでは、初心者の方でもスムーズにご利用いただけるよう、実用的で分かりやすいテンプレートを多数ご用意しています。
まずは、下のバナーをクリックし、遷移先の画面で「このテンプレートを試す」ボタンを押してください。
■概要
従業員の退職に伴う手続きは、複数のシステムを利用していると煩雑になりがちではないでしょうか。
特にSmartHRで退職処理を行った後、カオナビからも手動でメンバー情報を削除する作業は、手間がかかる上に削除漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、SmartHRで従業員が削除されたことをトリガーに、退職者の情報をカオナビから自動で削除するフローが実行され、こうした情報管理の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
確認画面が表示されたら 「OK」 をクリックして設定を進めましょう。
フローボットが動き出すタイミングとなる操作を、「トリガー」と呼びます。
まずは、「従業員が削除されたら（Webhook）」という項目を設定しましょう！
次のページは、初期設定済みです。
SmartHRと連携するアカウント情報に誤りが無いか確認したら、「次へ」ボタンをクリックしてください。
サブドメインは、枠外の注釈を確認しSmartHRのURLから設定しましょう。
テストを実行し、成功すると下記画面が表示されるので確認し次のページに進みましょう。
続いて、 トリガーの動作テストを行います。
SmartHRにログインし、リスト用の従業員を削除してください。
※架空の人物での設定でOKです！
Yoomの画面に戻り、テストを実行してください。
テストが成功すると、先ほど削除した従業員情報が「取得した値」に表示されます。
取得した値はこの後のステップで使用できます。確認ができたら「保存する」ボタンをクリックしましょう。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
次に、SmartHRで削除した従業員をカオナビのメンバーからも自動で削除する設定を行います。
「メンバーを削除」という項目をクリックしましょう。
次のページも自動で設定されます。
連携するカオナビのアカウント情報を確認できたら、次のページに進みましょう。
社員番号は、下記画像の通り設定されています。（変更不要です。）
このように設定すると、SmartHRで従業員が削除されたら「従業員ID」を自動で取得することが可能です。
設定できたら「テスト」ボタンを押しましょう。
テストが成功すると、該当するカオナビのメンバーが削除されるので確認してください。
問題無く削除できたら、再びYoomの画面に戻り「保存する」ボタンをクリックします。
これで、「SmartHRで従業員が削除されたらカオナビからも削除する」フローの完成です！
下記画面が表示されるので、「トリガーをON」に設定してください。
従業員情報が登録・更新されたら、データベースなどへ自動転記したり、チャットツールへ通知します。
逆に、他ツールからの情報をトリガーに従業員情報を登録したり更新します。
手動でのデータ入力がなくなり、情報連携の正確性と従業員ライフサイクルの管理効率が向上します。
■概要
Airtableで従業員情報が登録されたらSmartHRに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でAirtableを利用する方
・従業員情報をAirtableのデータベースで管理している方
・AirtableのデータをSmartHRにも連携している方
2.管理業務でSmartHRを活用している方
・SmartHRで従業員情報の一元管理をしている方
・AirtableとSmartHRを連携して業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
SmartHRは人事労務の業務を効率化できるクラウド型のプラットフォームです。
しかし、Airtableのデータベースで管理している従業員情報をSmartHRにも反映する必要がある場合、手動による転記作業は時間がかかります。
このテンプレートは、Airtableで従業員情報が登録されると自動でSmartHRにも追加できるため、手動作業を軽減することができます。
SmartHRへの従業員情報の追加作業が効率化されるため、誤入力や追加漏れといったヒューマンエラーの防止をすることが可能です。
このフローの後に、チャットツールと連携することで従業員情報の追加をメンバー間で共有できるため、管理業務をスムーズに進めることができます。
■注意事項
・Airtable、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
採用担当者や関連部署から新しい従業員の情報がメールで届くたびに、その内容を確認しながら手作業で従業員情報を登録する業務は、手間がかかり入力ミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信するだけでAIがメール本文から必要な情報を自動で読み取り、SmartHRに従業員情報として登録できます。こうした定型業務を自動化することで、人事労務担当者の負担を軽減できるでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
SPIRALで従業員情報が登録されたらSmartHRに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でSPIRALを利用する方
・SPIRALで従業員情報を管理している方
・従業員情報をSmartHRにも連携している方
2.SmartHRで人事労務の業務を進めている方
・SmartHRを利用して入社手続きや書類発行を担当している方
・SmartHRへの従業員情報の登録を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
SmartHRはクラウドで従業員情報の管理ができるため、メンバー間の情報共有を容易にし、人事労務の業務を効率的に進めることができます。
しかし、従業員情報の登録をSPIRALから手動でSmartHRに転記している場合、時間がかかり非効率的だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、SPIRALで従業員情報が登録されると自動でSmartHRに追加できるため、登録作業にかかる時間を大幅に削減することができます。
SmartHRへの従業員情報の登録がシームレスに行われるため、登録後に発生する作業をスピーディーに進めることが可能です。
また、ツール間のデータの整合性が常に保たれるため、管理業務も楽になります。
■注意事項
・SPIRAL、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
SmartHRで従業員が削除されたらMicrosoft Entra IDからユーザーを削除するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.従業員の管理や削除を頻繁に行う必要がある方
2.ユーザー管理作業を減らし、自動化したいと考えている方
3.SmartHRとMicrosoft Entra IDを日常的に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
・自動化されたフローにより、手作業でのユーザー削除手続きを省力化し、IT部門や人事部門の負担を軽減します。
・自動化により、ヒューマンエラーによるミスや遅延を防ぎ、企業のリソースを最適化します。
■注意事項
・SmartHR、Microsoft Entra IDそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Microsoft Entra IDはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
SmartHRで従業員が削除されたらZoomでユーザーを削除するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRで従業員情報の管理を行っている人事担当者
・従業員の入退社情報を管理しているが、退社した従業員のZoomアカウントを手動で削除するのが手間と感じている方
・人事情報と連携して効率的にアカウント管理を行いたいと考える方
2.Zoomを利用して会議を行うことが多い企業
・複数のSaaSツールを日常的に使用しており、それらのツール間での手作業が多くなっていると感じている方
■このテンプレートを使うメリット
SmartHRで従業員が削除されたらZoomでユーザーを自動削除するフローを使うことで、管理の手間を削減できるというメリットがあります。
手動での削除作業が不要になるため、時間と労力を他の重要な業務に集中できるでしょう。
また、自動で削除されることで削除し忘れるリスクが軽減します。
これによりセキュリティリスクが軽減するため、会社の信頼性向上に寄与します。
■注意事項
・SmartHRとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
SmartHRで従業員が登録されたらMicrosoft Excelの従業員管理表にも追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRで労務管理をしている方
・入退社関連の手続きを行う方
・従業員の情報を蓄積している方
2.Microsoft Excelを使ってデータを整理している方
・従業員の一覧表を作成している方
・従業員に関する資料を情報と同時にシート上で管理し業務に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
SmartHRは従業員の情報を本人に登録依頼できるため、労務管理を効率化できるツールです。
さらにMicrosoft Excelを併用することで集計や分析業務を効率化できます。
しかし、SmartHRで登録された従業員情報を手作業でMicrosoft Excelに入力するのは、本来注力すべき業務への時間を奪うことになります。
入力作業に手間と時間をかけたくないと考える方に、このフローは適しています。
このテンプレートを活用すると、SmartHRで従業員の登録後自動でMicrosoft Excelの従業員管理表に従業員を追加するため、入力ミスやデータの転記漏れを防ぎます。
また、手作業の時間を省くことで、チーム全体がコア業務に注力することができ、業務効率化につながります。
■注意事項
・SmartHR、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
SmartHRで従業員が登録されたら、OneDriveに従業員毎のフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でSmartHRを利用する方
・従業員管理でSmartHRを活用している方
・各種申請の効率化でSmartHRを利用している方
2.フォルダ管理を担当している方
・従業員毎にフォルダを作成し管理している方
・Onedriveでのフォルダの作成を手動で行っている方
■このテンプレートを使うメリット
OneDriveはクラウド上でフォルダやファイルの管理ができるため、場所を問わずアクセスできるのがメリットです。
しかし、OneDriveのフォルダを従業員毎に作成・管理している場合、手動による作成作業が煩わしいと感じているかもしれません。
このテンプレートは、SmartHRで従業員が登録されたら、OneDriveに自動で従業員毎にフォルダを作成することができるため、手動による作成作業が不要になります。
OneDriveへのフォルダの作成がシームレスに行われることで、タスクの集中を妨げることが無くなり、業務効率を向上させることが可能です。
また、フォルダの作成漏れやフォルダ名の誤りといったヒューマンエラーを防止することができます。
■注意事項
・ SmartHR、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
SmartHRに従業員が登録されたら、GoogleChatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRを利用している人事・総務担当者
・新規従業員登録をGoogle Chatで関係部署や担当者に迅速に通知したい方
・従業員情報をGoogle Chatで共有し、入社手続きをスムーズに進めたい方
・手作業での通知の手間を省き、業務効率を向上させたい方
2.SmartHRを利用しているチームリーダー・マネージャー
・新規メンバーの情報をチームメンバーに共有し、歓迎ムードを高めたい方
・入社日に合わせたタスクやイベントのリマインダーをGoogle Chatで自動送信したい方
■このテンプレートを使うメリット
・SmartHRに従業員が登録されたら直ぐにGoogle Chatに通知が届くため、迅速な対応が可能となり情報伝達がスムーズに行くことで入社手続きの遅延を防ぎます。
・Google Chatに通知することによって、担当者はSmartHRにアクセスすることなく、新規従業員の情報をすぐに把握することができます。
・手作業でのGoogle Chatへの通知や情報共有が不要になるため、人事担当者の負担を軽減することができ、他の業務に時間を割くことができます。
・手入力による情報伝達に伴うミスを削減して、正確な情報を関連する部署に共有することができます。
■注意事項
・SmartHR、GoogleChatのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記をご参照ください。
■概要
SmartHRに従業員が登録されたら、ジョーシスにも自動的に従業員情報を追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRを利用している企業やチーム
2.ジョーシスを利用している企業やチーム
3.人事情報とシステム連携の自動化を推進している方
■このテンプレートを使うメリット
・手動での情報入力の手間を省き、リアルタイムで正確な従業員情報がジョーシスに反映されるため、業務効率が大幅に向上します。
・従業員情報の一元管理が可能になり、人事業務やIT管理のプロセスがシンプルでスムーズになり、迅速な対応や効果的なリソース管理が可能となることで業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・SmartHR、ジョーシスそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
kintoneにレコードが登録されたら、SmartHRに社員を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneで従業員管理を行う方
・従業員の情報登録を行い手続きを行う方
・人事情報の可視化に活用している方
2.SmartHRで人事業務を行なっている方
・従業員の勤怠管理に使用している方
・入退社に伴う手続きを行う方
■このテンプレートを使うメリット
kintoneは従業員名簿として使用することで、情報の一元管理ができるツールです。
さらにSmartHRで勤怠管理や手続きを行うことで、業務進行を円滑にします。
しかし、kintoneの従業員情報を再度手入力でSmartHRに登録するのは、業務フローの改善を阻害する可能性があります。
このフローでは、kintoneの従業員情報の登録をトリガーにして、自動でSmartHRに情報追加を行い、手入力を省きます。
これまで手入力で起きていた入力ミスや漏れなどのヒューマンエラーを未然に防ぎ、業務の効率化をすることができます。
また手作業にかかっていた時間を他の業務に充てることで、チーム全体がコア業務に注力でき生産性向上に繋げることができます。
■注意事項
・kintone、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
SmartHRとカオナビの連携により、これまで手作業で行っていた退職者のアカウント削除作業の手間を削減し、対応漏れといったヒューマンエラーを防げるかもしれません。
これにより、人事担当者は毎月の定型業務から解放され、採用活動や制度設計といったコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：特定の従業員のみを自動削除の対象にできますか？
A：はい、できます。
トリガーアクションの「従業員が削除されたら（Webhook）」の下にある＋ボタンをクリックし、「分岐」オペレーションを追加することで、特定の従業員のみを自動削除の対象にできます。
※有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
例えば下記画像のように分岐の設定を行うと、雇用形態が「アルバイト」の場合のみ、SmartHRと連動してカオナビのメンバーも自動削除することができます。
Q：自動削除に失敗した場合、エラーに気づけますか？
A：Yoomに登録したメールアドレスに通知が届きます。
また、Yoom画面上に「認証に失敗しました」「設定内容に誤りがある」などのエラーメッセージが表示されます。
エラーが起きた際の対応方法については下記のサイトをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：従業員はどの情報（社員番号など）で紐付けられますか？
A：SmartHRの従業員IDと、カオナビの社員番号を同一にして紐づけておくと管理がしやすいです。
そのため、同姓同名の方がいるケースでも誤削除の可能性を防げます。
