Outlookで受信したメールをもとに、SmartHRで従業員情報を登録する

■概要

採用担当者や関連部署から新しい従業員の情報がメールで届くたびに、その内容を確認しながら手作業で従業員情報を登録する業務は、手間がかかり入力ミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信するだけでAIがメール本文から必要な情報を自動で読み取り、SmartHRに従業員情報として登録できます。こうした定型業務を自動化することで、人事労務担当者の負担を軽減できるでしょう。

■このテンプレートをおすすめする方

• OutlookとSmartHRを利用し、手作業で従業員情報を登録している人事労務担当者の方
• 従業員の入社手続きにおける情報連携のミスや漏れをなくし、業務を標準化したいと考えている方
• 定型的な入力作業を自動化することで、本来注力すべきコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでメールを受信するだけでSmartHRへの従業員登録が自動で完了し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• システムが自動で処理を行うため、メールからの情報転記の際に発生しがちな、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとSmartHRをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し「特定の件名のメールを受信したら」というトリガーアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、受信したメールの本文から従業員情報（氏名、メールアドレスなど）を抽出します。
4. 最後に、オペレーションでSmartHRの「従業員の登録」を選択し、AIが抽出した各情報をマッピングして登録処理を実行します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー起動条件として、特定の件名に含まれるキーワードを任意で設定してください。
• AI機能のプロンプト（指示文）を編集することで、メール本文から抽出したい情報を自由にカスタム可能です。
• SmartHRに従業員情報を登録する際、AIが抽出したどの情報をSmartHRのどの項目に登録するか任意にマッピングできます。

■注意事項

• Outlook、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。